Тема 10 Развитие организаторской и организационно-управленческой мысли

1. Основные функции развития и совершенствования организации
2. Виды контроля
3. Организационный аудит и его принципы
4. Современные тенденции развития организаций

Основными функциями развития и совершенствования органи­зации как процесса и как явления являются сбор информации, контроль, исследование, диагностика, управленческое консуль­тирование и регулирование.

Организация как процесс представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совер­шенствованию взаимосвязей между частями целого, а организа­ция как явление представляет физическое объединение элемен­тов для реализации программы или цели и действующих на ос­новании определенных правил и процедур в форме компании, общества, объединения и т.д.

Развитие и совершенствование организации как процесса предусматривает:

1. сбор информации о процессах, происходящих в управлен­ческой, обслуживающей и производственной деятельно­сти, в сфере неформальных отношений;

2. сравнение ее с принятыми нормами, правилами и стан­дартами, т. е. фактический контроль полученной инфор­мации. Если при этом результаты сравнения будут удовле­творять требованиям, предъявляемым к процессу, то вся процедура заканчивается, так как в совершенствовании и развитии нет необходимости. Если же выявятся сущест­венные отклонения, то развитие или совершенствование необходимы;

3. исследование полученной информации на степень ее влия­ния друг на друга и на результирующие характеристики процесса. Выявляют главную и второстепенную информа­цию, определяют возможности влияния для ее изменения в требуемую сторону;

4. диагноз процесса по результатам исследования сильных и слабых сторон рассматриваемого процесса. Например, процесс не представляет единого целого или слабые сто­роны доминируют над сильными, процесс безнадежно ус­тарел и т.д.;

5. консультирование при известном диагнозе процесса и тре­буемом состоянии процесса, т. е. разрабатывают набор решений либо по созданию нового процесса (развитие), либо по усилению сильных сторон реального процесса и уменьшению слабых (совершенствование). Если ни один набор решений не подходит по экономическим, органи­зационным или другим соображениям, то на этом проце­дура завершается;

6. регулирование — если существует выбранный вариант реше­ний, то он практически реализуется либо самими работни­ками компании, либо консультантами, либо совместно.

Классическим примером успешной реализации перечислен­ных функций является деятельность лечащего врача. У пациента сначала берутся анализы и определяются их характеристики — информация, затем эти данные вписывают в таблицы соответст­вующих бланков, где в отдельных колонках уже имеются сведе­ния о диапазоне нормальных значений — контроль; проводится их исследование, ставится диагноз; собирают врачебный конси­лиум и принимается решение о конкретных методах лечения; и, наконец, проводятся соответствующие действия: операция, при­ем медикаментов и т.п. — это регулирование.

Примерно такая же логика рассуждений и при осуществле­нии развития или совершенствования организации как явления, в том числе организационной структуры компании, ее персона­ла и т.д. Каждая из перечисленных функций развития или со­вершенствования, являясь самостоятельной, связана с другими определенной последовательностью выполнения.

Каждая из упомянутых функций вносит существенный вклад в развитие или совершенствование организации.

Из шести рассмотренных функций развития и совершенство­вания организации только две составляют предметную область для теории организации: сбор информации и контроль. Матери­ал об информации уже рассмотрен при изучении закона информированности—упорядоченности. Контроль — это первая аналитическая функция развития или совершенствования орга­низационных систем.

Процесс развития контроля сформировал новое направление в теории контрольной деятельности — контроллинг - совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объективно и качественно проанализировать и оце­нить работу организации для ее развития или совершенствова­ния исходя из поставленных целей.

Составные части (виды) контроля:

- администра­тивный контроль,

-технологический контроль,

- ревизия,

-функцио­нальный аудит,

- комплексный аудит,

- системный аудит.

Объекты контроля — сис­тема производства и управления.

Административный контроль — это проверка процессов и яв­лений и постоянное наблюдение за ними в целях фиксирования текущих состояний и отклонений от установленных админист­рацией значений для обеспечения достижения организацией своих целей.

Технологический контроль — это операция, являющаяся неотъ­емлемой частью технологического процесса (производственного или управленческого). Синонимы технологического контроля — операционный контроль, специальная приемка продукции и управленческий контроль использования ресурсов.

Ревизия — это документальная проверка финансово-хозяйст­венной деятельности организации или должностного лица с це­лью определения правильности и законности их действий. Реви­зия обычно проводится по заданию правоохранительных и кон­трольно-ревизионных органов, вышестоящих ведомств или собст­венника организации. При плановой ревизии проверяются доку­менты на соблюдение финансовой дисциплины, правильность постановки бухгалтерского учета, достоверность и законность со­вершения операций в целом. Ревизия по инициативе правоохра­нительных и вышестоящих органов обычно связана с установле­нием и проверкой фактов экономических или правовых преступ­лений в организации. Юридической основой для проведения плановой ревизии служат учредительные документы организации, а для внеплановой — Уголовно-процессуальный кодекс РФ, поста­новления вышестоящих органов управления, в том числе поста­новления собрания акционеров организации. Ревизоров обычно назначает вышестоящая организация.

Аудит — это документальная проверка данных в соответствую­щей профессиональной деятельности, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам. Ауди­торов обычно выбирает контролируемая организация.

 

Пассивный контроль характеризуется периоди­ческими действиями специалистов или руководителей по анали­зу текущей информации о функционировании системы произ­водства и управления организации (процесс активизируется в исключительных случаях).

Активный контроль характеризуется непрерыв­ным контрольным процессом обеспечения достижения целей ор­ганизации. При неудовлетворительной оценке контролируемого процесса или явления должно разрабатываться решение, направ­ленное в первую очередь на изменение организационной системы, во вторую очередь - на корректировку методики контроллинга и в третью очередь — на изменение критериев (перечня контроли­руемых параметров, диапазона их приемлемых изменений и т.д.).

Пассивному контролю соответствуют ревизия и аудит, актив­ному — административный и технологический контроль.

Таким образом, объектами контроля являются элементы, входящие в систему управления и систему производства, в том числе элементы технологии, структура и процесс управления, информация. Для реализации контроля в организациях соз­дают структурные подразделения, подчиняющиеся либо ком­мерческому, либо генеральному директору.

Основу контроля составляют стандарты, нормы, правила, допуски и посадки. Контроль охватывает основную часть параметров организации.

При обычном контроле большая часть параметров не отра­жается в документах и часто безвозвратно теряется.

Контроль может быть предварительный, текущий и за­ключительный.

Предварительный контроллинг осуществляется до начала реа­лизации целей и программ организации. Основная задача дан­ного контроля — разработка или корректировка критериев оценки, отладка методики и регламента проведения дальней­шего контроля. Неудачно разработанная система контроля мо­жет ориентировать работников не на выполнение поставленных целей, а на удовлетворение требований контроля.

Текущий контроль проводится в ходе выполнения работ орга­низацией по установленному регламенту.

Заключительный контроль выполняется после завершения ра­бот и достижения целей.

Философия контроллинга в широком понимании этого тер­мина, несомненно, является прогрессивным направлением в теории организации.

Контрольная деятельность в организации всегда существовала и будет существовать. Часто контроль является основной функци­ей для ряда руководителей. Однако только профессиональный подход к контрольной деятельности в области управления может принести ощутимые результаты. Данный подход реализуется в концепции аудита и его конкретного вида — организационного аудита.

В наиболее общем виде аудит — это процесс получения оценки (контроля) объективных данных (имеются международные нормати­вы аудита и стандарты на формы представляемых данных) в соот­ветствующей профессиональной деятельности (имеются стандарты на элементы этой деятельности), устанавливающий уровень их со­ответствия определенным критериям, нормам и стандартам. При­менительно к организационной системе аудит дает следующие преимущества по отношению к обычному контролю: гармониза­ция, достоверность, независимость, объективность, однозначность, повторяемость, понятность, профессионализм, уместность, сопос­тавимость, стабильность, своевременность.

Аудит постепенно превращается в большую взаимосвязанную систему контрольной деятельности. Он разделяется по отраслям, подотраслям, направлениям и полноте охвата.

Отрасли аудита: аудит имущества (АИ); аудит профессиона­лизма персонала (АПП); аудит интеллектуальной собственности (АИС); аудит методологии и процесса управления (АМПУ); ау­дит механизма управления (АМУ); аудит технологии и процесса производства (АТПП); аудит организации производства (АОП); операционный аудит (ОА); управленческий аудит (УА); аудит бухгалтерского учета (АБУ). Среди них:

• полностью разработанные отрасли — ОА, АБУ;

• отрасли разрабатываются — АПП, АИС, АМПУ, АМУ, АТПП, АОП, АУ;

• отрасли еще не разрабатываются — АИС.

Подотрасли

аудита имущества:

• аудит основных и оборотных управленческих средств;

• аудит основных и оборотных производственных средств;

• аудит основных и оборотных технологических средств.

аудита профессионализма персонала:

• аудит профессионализма руководителей;

• аудит профессионализма специалистов;

• аудит профессионализма рабочих и служащих;

• аудит повышения квалификации персоналом.

аудита интеллектуальной собственности:

• аудит интеллектуальной собственности руководителей;

• аудит интеллектуальной собственности специалистов;

• аудит интеллектуальной собственности рабочих и служащих.

аудита методологии и процесса управления:

• аудит целей и задач;

• аудит законов и принципов функционирования организации;

• аудит функций;

• аудит стратегий;

• аудит технологий управления;

• аудит коммуникаций;

• аудит свойств и схем процесса управления;

• аудит управленческих решений;

• аудит информационных технологий.

аудита механизма управления:

• аудит функциональных структур;

• аудит организационных структур;

• аудит оргтехники;

• аудит офисной мебели;

• аудит сетей связи;

• аудит схем и свойств документооборота.

аудита технологии и процесса производства:

• аудит техники и технологии производства;

• аудит процесса производства;

• экологический аудит.

аудита организации производства:

• аудит схем и свойств документооборота;

• аудит укомплектованности производства;

• аудит эргономики и техники безопасности;

• аудит должностных инструкций и положений.

операционного аудита:

• технологический контроль изделий;

• ведомственная приемка изделий;

• аудит самоконтроля изделий.

управленческого аудита:

• аудит деловых операций;

• аудит затрат ресурсов;

• аудит экономичности и эффективности производства.

 

По уровню полноты аудит может быть функциональный, комплексный и системный.

Функциональный аудит определяется разделением труда аудиторов по функциям производства и управления. Объектами функционального аудита являются в отдельности: бухгалтерский учет, финансы, персо­нал, делопроизводство, экология и др.

Комплексный аудит харак­теризуется охватом наиболее значимых элементов и процессов в деятельности организации, например, аудит управленческих технологий, целей и функций одновременно. Он осуществляется на базе функциональных аудитов, либо самостоятельно по при­нятому перечню проверок. Выделяют комплексный аудит произ­водства и управления.

Системный аудит — это более глубокий по сравнению с комплексным аудитом контроль организации путем учета влияния каждого функционального аудита друг на друга и аудита элементов и процессов, связывающих организа­цию с внешней средой. Системный аудит может использоваться в организации для подтверждения правильности расчетов по:

• экономической, организационной и социальной эффек­тивности работы организации,

• прогнозированию рисков,

• определению стоимости организации для продажи или страхования,

• определению стоимости системы управления для продажи или страхования,

• аттестации руководителей и специалистов,

• затратам на лоббирование интересов организации,

• затратам на услуги консультационных фирм.

По направлению аудит организации делится на технологический, экономический, организационный, правовой и социальный.

Технологический аудит — это контроль профессионального уровня и текущего состояния техники и технологии, используе­мых объектом аудита.

Экономический аудит — это контроль соблюдения экономи­ческих норм, правил расчетов и отчетности. Аудит бухгалтер­ского учета является его составной частью.

Организационный аудит — это контроль (функционирования процесса управления или реорганизации компании) на основе принятых норм, законов и принципов организации как процесса и явления.

Правовой аудит — это контроль выполнения международ­ных, государственных и местных законодательных актов и по­ложений, а также внутренних для организации уставных доку­ментов и распоряжений руководителя.

Социальный аудит — это контроль соблюдения социальных норм, правил и расчетов, связанных с деятельностью коллекти­вов в организации, выполнения психофизиологических реко­мендаций при назначении работников на должность, соблюде­ния требований эргономики.

Организационный аудит — связующий элемент системы об­щих видов аудита.

Особенности организационного аудита

Организационный аудит (ОА) можно рассматривать как процесс и как явление. Как процесс ОА — это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию системы управле­ния и совершенствованию самого ОА.

Как явление ОА — это объединение элементов для реализа­ции программы или цели, действующих на основании опреде­ленных правил и процедур.

Объектами организационного аудита выступают элементы системы управления организации. Функциональный ОА (аудит по отдельным эле­ментам системы управления) — это первый шаг на пути к сис­темному аудиту. Второй шаг — планирование и проведение комплексного ОА одновременно по ряду элементов для дости­жения двух целей:

· оценки соответствия реально полученных данных о функ­ционировании элементов системы управления с нормами или стандартами;

· определение степени соответствия между функциониро­ванием этих элементов, так как в организации все эле­менты системы управления связаны между собой и оказы­вают существенное взаимовлияние.

Среди направлений комплексного ОА в настоящее время отработаны:

• аудит целеполагания (реализации программ собственни­ка). Предусматривает выявление и согласование стратеги­ческих и тактических целей собственников и работников организации, составление перечня выполненных и выполняемых программ, анализ их выполнения с точки зре­ния возможного, необходимого, желательного и историче­ски приемлемого;

• аудит соответствия управленческой технологии организа­ционной структуре управления организации. Это проце­дура ОА на уровне центров хозяйственной ответственно­сти для проверки согласованности основных параметров управленческой деятельности. Данное направление осо­бенно актуально в связи с введением по ГК РФ широкой номенклатуры организационных форм юридического ли­ца: товарищества, общества, кооперативы, фонды, учреж­дения и др.:

• аудит распределения и выполнения сотрудниками функций управления. Основан на анализе конкретных и общих функ­ций управления, типовых процедур и набора операций;

• аудит информационной инфраструктуры. Также произво­дится по ряду показателей, характеризующих важнейшую сторону деятельности организации.

Организационный аудит позволяет проверить правиль­ность использования финансовых средств, выделен­ных на создание системы управления организации.

 

Основные принципы организационного аудита

Рассмотрим наиболее важные принципы организационного ау­дита.

• Принцип выделения главного: при проведении организацион­ного аудита работник должен выделять главное, характер­ное.

• Принцип соответствия: профессионализм работника, со­ставляющего аудиторское заключение, должен соответст­вовать его сложности ввиду того, что субъективизм реше­ния может сильно исказить достоверность учетных данных.

• Принцип энциклопедичности: в группе работников, состав­ляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специа­листа широкого профиля в области всей системы управления

(либо своего специалиста, либо привлеченного из консульта­ционной фирмы), способного сопоставить учетные данные по отдельным элементам системы управления или их совокуп­ности с набором стандартов. Это даст возможность избе­жать грубых ошибок или несостыковок. Так, при состав­лении бухгалтерского учета роль индикатора правильно­сти играет баланс предприятия. Для системы управления такого аналога нет и поэтому гармонизация учетных дан­ных с выводами аудитора должна перекладываться на вы­сококвалифицированного специалиста.

• Принцип полноты: чем точнее и достовернее требуется за­ключение о соответствии состоянии системы управления требуемому уровню, тем больше ее элементов должно быть подвержено учету и контролю. Принцип полноты требует от руководителя постоянно следить за необходимой пол­нотой номенклатуры элементов системы управления, для который проводится учет.

• Принцип системности: при проведении аудита необходимо учитывать взаимовлияние элементов системы управления. Так, управленческая технология «Управление по результа­там» будет эффективна только при линейной структуре управления, когда временной интервал между принятием решения и его реализацией составляет не более 1—7 дней в зависимости от характера производства.

• Принцип централизации учета: все аудиторские заключения об отдельных элементах системы управления должны сте­каться к одному специалисту для составления обоснованного общего заключения.

• Принцип стандартизации: за каждой формой учета элемен­тов системы управления должен стоять стандарт, норма, статья или положение закона, распоряжение руководителя.

• Принцип своевременного использования: учетные данные, предоставляемые аудитору, должны быть достоверны на день проведения аудита. Дальнейшее их использование или обработка должна регламентироваться распоряжениями соответствующих служб организации или вышестоящих руководителей.

• Принцип эластичности: эластичность определяется скоро­стью изменения текущего состояния учетных данных и со­ответственно результатов аудиторской проверки. Прин­цип эластичности требует от руководителя установления приемлемой периодичности проведения учетной работы по каждому элементу системы управления.

• Принцип планирования: каждая организация должна иметь обоснованный набор возможных значений учетных данных по каждому элементу для принятия соответствующих мер при существенном отклонении текущего значения параметра элемента от запланированного.

• Принцип координации: при непропорциональных изменениях контролируемых параметров элементов системы управления каждая организация должна вносить соответствующие коррективы в данный элемент.

• Принцип включения: система внутреннего аудита должна включаться в работу при достижении критического откло­нения текущего состояния параметра элемента от расчет­ного (по нормативу или стандарту).