Отбор и систематизация материалов для беседы

Когда мы уже назначили деловую беседу, а еще лучше, когда мы приняли решение ее назначить или даже еще раньше — когда мы только решили ее провести, нужно начинать отбирать и систематизировать материалы к этой беседе. Большую помощь в этом нам окажет личный архив, из которого мы относительно легко и быстро мо­жем извлечь наиболее важные и нужные данные и сооб­щения. Кроме того, мы пользуемся деловой документа­цией (из нашего шкафа и письменного стола) из других служб и отделений нашего предприятия.

Для этой работы наиболее целесообразно с начала под­готовки к беседе завести особую папку-досье. Полезно уже в начале работы установить основные критерии от­бора материала для того, чтобы он не накапливался без надобности и не отягощал нас своим объемом и путанно­стью. Этими критериями могут быть вопросы, которые позволили бы нам быстрее и легче решать, включать ли конкретные данные в рабочий материал или нет.

Пример вопросов-критериев для отбора рабочих мате­риалов:

Какова реальная польза конкретного материала для проведения данной беседы, для нашей позиции?

Сколько времени нужно для его изложения?

Будет ли он достаточно понятным и убедительным для делового собеседника?

Соответствует ли он основному курсу беседы?

Насколько он важен для понимания ситуации и при­нятия окончательного решения?

Можно ли его отпустить? И так далее.

Таким образом, мы отсеиваем необходимый рабочий материал для подготовки к беседе. Было бы ошибкой при­водить собеседнику весь материал, который оказался у нас в руках. Это создаст путаницу, вызовет ненужные вопро­сы и отдалит нас от намеченной цели. В таких случаях нужно помнить практический совет: успех в беседе при­носит не столько объем собранного материала, сколько его проработка.

Рис. 28. Организация рабочих материалов в ходе подготовки и деловой беседе

Систематизация материала во время его сбора и подготовки к деловой беседе — также важная операция. Ре­комендуется иметь в папке отделения не только для об­легчения поисков, но и для направленного сбора и прора­ботки рабочего материала. Рабочий пример систематиза­ции материалов иллюстрирует рис. 28. Такой основной формой, иногда упрощенной, иногда усложненной, часто пользуется и автор при подготовке к отдельным деловым беседам.

Предлагаемый план систематизации рабочих материа­лов к конкретной деловой беседе разделен на три уровня (на рис. 28 изображен только первый и частично второй): функциональное целое, проектные группы, проектные де­тали.

Функциональное целое представлено в вертикальных графах (эти разграничения часто имеют искусственный характер), для большей наглядности и облегчения прора­ботки они обозначены номерами 10, 20,..., 100. Проект­ные группы объединяют совокупность однородных деталей на одном уровне плана (проекта) беседы; например группа «отдельных докладов» или «невыясненных вопросов». Эти группы, входящие в одно функциональное целое, располо­жены вертикально и пронумерованы порядковыми номе­рами. И наконец, в рамках каждой группы есть много проектных деталей, рассредоточенных по всему проекту (и по вертикали, и по горизонтали). Они обычно обозна­чаются каким-либо ключевым словом. Предложенная кон­цепция систематизации рабочих материалов для подготов­ки к деловой беседе наряду со структурой имеет еще и большую мотивационную ценность. Она выражается в том, что ориентирует человека на систематическое и орга­низованное мышление, а его усилия по подготовке к бесе­де способствуют повышению качества и эффективности ее проведения.

ПРОВЕРКА ПОДГОТОВЛЕННОСТИ К БЕСЕДЕ

До начала беседы полезно еще раз заглянуть в ма­териалы, проанализировать проделанную работу и уточ­нить некоторые детали. Для этого мы приводим контроль­ный список вопросов, который читатель может дополнить и приспособить к своим повседневным нуждам. Перед на­чалом беседы ответьте сами себе на следующие вопросы:

1. Все ли я тщательно продумал?

2. Вполне ли я готов правильно ответить на возмож­ные вопросы собеседника?

3. Пытался ли я представить себя на месте собеседни­ка и понять его?

4. Является ли мой план беседы точным, ясным и кор­ректным?

5. Не вызовет ли мой план беседы вопросов, на кото­рые я не смогу ответить?

6. Выглядят ли мои формулировки естественными и убедительными?

7. Правильно ли составлен план беседы, логично ли его построение?

8. Все ли мои мысли выражены точно и ясно?

9. Правильно ли выбран тон изложения?

10. Если бы эта беседа была проведена со мною, остал­ся бы я ею доволен?

СТИЛЬ ИЗЛОЖЕНИЯ

О стилях изложения написано много толстых книг, учеб­ников риторики и грамматик. Поэтому здесь мы коротко остановимся лишь на двух вопросах: на выборе слов и на составлении предложений.

Что касается выбора слов, то нужно всегда стараться употреблять простые, общеизвестные и общепринятые, всем понятые слова. Это иногда противоречит тому, что употребляемый термин должен быть одновременно и наи­более точным. Человек должен сознавать, что наслоение неясных, непонятных и невразумительных терминов мо­жет сделать бессмысленным все выступление независимо от того, насколько ясными и простыми были мысли высту­пающего. Ведь часто, выступая, человек старается пока­зать свою «ученость» и красноречие. На деле непонятное выступление лишь создает путаницу в головах собеседни­ков, вызывает у них усталость и непонимание, лишает ин­тереса.

Поэтому нужно затратить определенные усилия на поиск нужного слова, правильного понятия, следует избе­гать слов-суррогатов, которые значительно снижают яс­ность выражения. Об этом так говорил когда-то Марк Твен: «Разница между нужным словом и словом, которое близко ему по значению, точно такая же, как и разница между сверканием молнии и поблескиванием маленького светлячка».

Важно следить за тем, чтобы любимые словечки и по­говорки не превратили нашу речь в набор пустых фраз.

Будем помнить, что неуместные сокращения названий мо­гут довести нормального человека, несведущего в опреде­ленной специальной области, до настоящего отчаяния.

Особое внимание следует уделить исключению из сво­ей речи иностранных слов, выражений и модных конст­рукций предложений. Иностранные слова и выражения, перенесенные в наш язык, обычно существенно меняют свое первоначальное значение, отсюда возникает ряд не­доразумений. Понимание этих слов людьми, знающими данный язык, и людьми, до сознания которых дошло их измененное и упрощенное значение, отличается настоль­ко, что даже трудно представить.

Поэтому рекомендуется выбирать простые, всем понят­ные, наиболее подходящие и выразительные слова, кото­рые при необходимости можно легко заменить.

С построением предложений дело обстоит в сущности так же. Главное — быть ясными, говорить точно то, что хотите сказать, и так, чтобы слушатель-собеседник как можно лучше мог понять то, что ему говорят. Будем пом­нить старую истину: кто ясно мыслит, тот ясно излагает. И правда, нетрудно заметить, как не только люди с низ­ким уровнем образования часто жалуются на го, что не в состоянии понять многое из того, что встречается в пе­чати, на лекциях, по радио и телевидению. Это происхо­дит потому, что выступающий в основном старается под­черкнуть свою «ученость» и «образованность», а на деле непонятным сообщением создает путаницу, выбывает не­приязнь со стороны собеседников-слушателей. Здесь иног­да складывается и забавная ситуация, похожая на ту, ко­торую так хорошо описал и высмеял наш писатель Сима Матавуль в сцене, когда бестолковый Чаглина приветству­ет своего брата, вернувшегося в родные края. Чаглина обращается к ученому брату с «ученой» речью: «За здоровье вашего дорогого добро пожалования к тому, что всегда было нашим добро пожалованием, потому что оно всегда ходит-бродит между нами, грешными, прямо мудрость между волов... А ты песни поешь и молитвы разговариваешь. Как бог, что все знает, ведь мудрености, боголюбивости, крепости, лепости, милости, душевности, гордости в тебе — как в мешке. А потом, а потом, наш дорогой и благословенный, славный и верный, мирный ты наш, головой ты слышишь, ушами видишь... Так будь ты здо­ров, наш дивный фра Брне!»^[5] А родственники, вытаращив глаза, его слушают и дивятся его «учености» и «уму», а один из них и говорит: «Ежели б его учить, какая бы голова была!», а второй говорит: «Я даже почти ничего не понял!», а третий: «А я вообще ничего не понял». И все, пишет Матавуль, восторгались этой речью, из которой ниче­го не поняли.

Поэтому давайте будем употреблять в своих выступле­ниях ясные и понятные всем выражения. Они не должны иметь форму телеграфного сообщения, но и не быть длин­ными, как колбаса. Каждую новую мысль можно со спо­койной совестью облекать в новые предложения. Пред­ложение должно заключать в себе активную позицию; нужно приложить усилия и увязать все предложения в одно естественное, логическое целое. Исключительное зна­чение при этом имеет грамматическая правильность по­строения предложений.

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ЗАПОМИНАНИЯ

Обобщая опыт повседневной практики деловых бесед и сравнивая его с выводами и идеями признанных в этой области авторитетов (теоретиков и практиков), мы подо­шли к анализу нашей самой уязвимой способности — уме­нию быстро и полно запоминать. Если мы постараемся вспомнить содержание нескольких дискуссий, то не нужно будет специально подчеркивать роль наших «запоминаю­щих мощностей».

К счастью, можно значительно увеличить, и притом без особого труда, объем и точность запоминания. Нужно лишь применять несколько основных принципов, уже дав­но открытых исследователями. Мы не собираемся вникать в биологическую природу памяти или заниматься поис­ком различных определений этого все еще таинственного химико-биологического процесса. Оставим это специалис­там, биологам, психологам и химикам. Мы ограничимся практическими наставлениями, которые могут частично облегчить наши повседневные муки.

Ни в коем случае нельзя стараться запомнить все, что проходит через наши уши. Эта попытка наверняка закон­чится неудачно. Поэтому следует всегда тщательно отби­рать материал, который мы собираемся сохранить в памяти. При этом запоминание должно быть подчинено следую­щим перспективным целям: повысить эффективность на­шей трудовой деятельности; создать предпосылки для ин­тенсификации умственной деятельности.

Многие исследователи открыли и разработали десятки практических рекомендаций и принципов, применение ко­торых поможет развить память. Но запомнить все эти рекомендации было бы слишком сложно и нерационально. Поэтому мы отберем четыре-пять общих принципов, кото­рые должны быть достаточно емкими и включать в себя основные моменты остальных принципов. Эти общие пра­вила (принципы) следует применять сознательно до тех пор, пока они не станут нашей плотью и кровью» так как хорошая память является предпосылкой эффективного проведения любой деловой беседы.

* Каковы же общие правила запоминания (рис. 29)?

1. Наши мысли должны быть направлены только на то, чтобы точно запомнить сообщаемую информацию, т. е. не­обходимы воля и усилия, а не позиция ожидания.

2. Следует активно реагировать на то событие, которое мы должны запомнить; нужно слушать, обсуждать и обду­мывать его в тот момент, когда оно происходит.

3. Вспомните это событие позже в удобный момент, с тем чтобы оно закрепилось, не поблекло и не стерлось в памяти.

4. Внушите себе значимость того, что вы сознательно хотите запомнить, с тем, чтобы увязать это событие во вре­мени и пространстве с другими, создав таким образом «опорные точки» для вспоминания.

5. Наиболее надежный и быстрый способ улучшить память — разработать системы ведения записей и акку­ратно записывать все, что мы считаем необходимым. По возможности объем этого необходимого следует мак­симально увеличить.

Все эти правила лучше применять последовательно, что является главной предпосылкой повышения эффектив­ности проведения наших деловых бесед.

Напомним, что первые четыре правила нужно приме­нять только после того, как будет усвоено пятое. Факты свидетельствуют о том, что большинство людей, добив­шихся успеха, пользовались пятым правилом.

ВЕДЕНИЕ ЗАПИСЕЙ

Может ли кто-нибудь запомнить все, что нужно, или все, что он хотел бы запомнить? Психологи утверждают, а эксперименты подтверждают, что даже самые одаренные личности больше забывают, чем запоминают, то, что касается рабочих материалов. А половина того, что остается в памяти, к тому же неточна.

Рис. 29. Как помочь своем памяти

 

Таким образом, весь объем оставшегося в памяти в лучшем случае снижается до 15—20% того, что было сообщено. Эти строгие природ­ные ограничения неизбежно заставляют нас приоб­ретать особые навыки работы и удерживают нас от нера­зумных попыток держать все факты в памяти. А это под­водит нас к последнему правилу предыдущего параграфа — систематическому ведению соответствующих записей, что особенно важно для людей, занимающих ответственные посты и имеющих широкий круг обязанностей, поскольку это единственный способ раздвинуть границы нашей па­мяти. Известно выражение: «Блокнот с записями для де­лового человека — то же, что сеть для рыбака».

По этому поводу можно посоветовать: систематически делать записи в блокноте; вести их последовательно и в едином стиле; никогда не жалеть бумаги. Записи следует по возмож­ности снабжать подробными комментариями, так как «голые» факты часто впоследствии оказываются почти бесполезными, поскольку их очень трудно расшифровы­вать.

Возникает вопрос: что же нужно записывать? Полезно самим определить принципы, с помощью которых мы бу­дем отбирать материал по следующим направлениям: что следует записать, что запомнить, а что предать забвению.

Мы также постоянно должны осознавать, что сущест­вует риск переоценки собственных возможностей, так как всем свойственно стремление запоминать определенный материал, чтобы его не записывать.

И последний вопрос. Для каких целей можно исполь­зовать записи? Некоторые авторы рекомендуют разделить все материалы (или дела) на четыре группы записей для большей наглядности и облегчения их ведения.

К этим группам относятся:

• информация о будущих обязательствах с указанием времени. Дела, которые нужно выполнить в следующем месяце, следует дополнить напоминаниями о том, что предстоит (деловые беседы и встречи);

• особые задачи и дела, не относящиеся к нашей повсед­невной деятельности, но которые нам о себе напоминают до тех пор, пока мы их не выполним (письма, нужная нам информация, определение проблем для дискуссии);

• данные, которые нам могут понадобиться в будущем, что может быть тогда» когда они уже померкнут в памяти, а их важность такова, что мы должны будем их кому-то сообщить или употребить без ошибок и пропусков;

* записи, которые освежают память или способствуют белее полному и точному запоминанию (формулы, имена с описанием личности, спецификации, структура, термины с определением значения).

Автор книги ведет два личных блокнота: дневник, где записываются обязательства, дела и особые задачи, свя­занные со сроками; информационный блокнот (для двух последних целей). Он также ощущает необходимость создания специальной картотеки наиболее обширных и важных записей, не связанных со сроками.

АНАЛИЗ ПРОВЕДЕННОЙ БЕСЕДЫ

После сыгранной шахматной партии партнеры часто до глубокой ночи анализируют ситуации, упущенные шансы и возможные варианты. Приносят ли эти анализы пользу? Можно с уверенностью утверждать, что они это делают не только ради удовольствия! Почему бы и нам не после­довать их примеру и проанализировать деловые беседы, как шахматные партии, в частности беседы, которые мож­но считать сложными? К настоящему моменту мы уже имеем достаточно знаний из области ведения деловых бесед, чтобы провести такой анализ более или менее «про­фессионально».

Но прежде чем пойти дальше, давайте уточним, что такое анализ вообще? Или еще лучше, что такое системный анализ? Это понятие означает систематизированное рас­членение одного объекта (системы), представляющего собой единое целое, на составные части и выяснение их функций. Это расчленение обычно проводится с учетом наших, потребностей и интересов. Любой системный анализ состоит из пяти основных фаз: анализ целей, элементов, структуры, функций и характера связей со средой, в кото­рой находится объект (система).

Системный анализ деловой беседы, таким образом, включает в себя информационные взаимоотношения собы­тий в данной деловой беседе. Если быть реалистом и удовлетвориться такими задачами, которые действительно можно успешно разрешить, то первым объектом исследо­вания в системе «деловая беседа» должно стать наше «я» (рис. 30).

Таким образом, анализ беседы сведется лишь к анали­зу элементов нашего «я» и его связей со средой. Чтобы упростить и сделать доступным для широкого круга людей этот анализ, мы организовали «запись нашего состояния» при проведении деловой беседы, введя совокупность соот­ветствующих критериев. Оценки — положительные, нейт­ральные (0) и отрицательные — некоторых деловых бесед мы можем дать сами, но еще лучше, если это сделает наш сотрудник, который принимал участие в деловой бе­седе.

 

Рис. 30. Анализ нашего пят я беседе

 

 

Следующий шаг — оценка состояния по записям, выво­ды и их последовательное применение в повседневной практике.