Наиболее распространенные виды замечаний

Для того чтобы достойно встретить замечания и возраже­ния, мы должны знать, что, когда и как следует ответить. А для того чтобы знать, что нужно сделать, мы должны узнать, с какими видами замечаний можно столкнуться в том или ином случае (рис. 17).

1. Невысказанные замечания — это те, которые собе­седник не успевает (так как мы не даем ему возможно­сти), не хочет или не смеет высказать, поэтому мы долж­ны сами их выявить и нейтрализовать.

Рис. 17. Основные типы замечаний

 

• Анализ: собеседник не произнес ни слова, но заметно, что он выражает сомнение и недовольство.

• Причина: молчаливость или недоверие к нам. А час­то — невозможность сказать слово из-за нас самих.

• Тактика: обуздать свою разговорчивость и перейти к диалогу с собеседником, активизировав его с помощью ряда «открытых вопросов».

• Пример тактики:

Что Вы думаете об этом?

Какие возможности Вы видите при данном стечений обстоятельств?

Какой подход, по Вашему мнению, лучше всего при­менить для решения этой проблемы?

2. Отговорки по своей сущности не являются настоя­щими замечаниями.

• Анализ: по смыслу высказанное не соответствует пред­шествующей аргументации. Это может быть маневром или нежеланием продолжать беседу. Часто это является сигналом того, что мы еще не добились профессионально­го контакта с собеседником, поэтому тема его все еще не заинтересовала.

• Причина: слишком быстрый переход к фазе аргумен­тации, поэтому партнер остается «холоден», т. е. контакт

с ним не установлен, что ставит под сомнение нашу аргу­ментацию. Но наряду с этим причиной может быть и не­решительность нашего собеседника.

• Тактика: принять к сведению и больше по поводу это­го замечания не дискутировать.

• Пример: «Хорошо, продолжим! Давайте посмотрим, каковы в данном случае особые преимущества аналитиче­ской оценки рабочих мест!»

3. Предубеждения относятся к причинам, вызывающим неприятные замечания. Особенно в том случае, если точка зрения собеседника полностью ошибочна. Тогда никакие контрдоказательства не помогут, так как его позиция име­ет под собой эмоциональную почву и, следовательно, логические аргументы являются практически выстрелом в небо.

• Анализ: собеседник, пользуется «агрессивной» аргумен­тацией, выдвигает особые требования или видит только отрицательные стороны предмета беседы (он — песси­мист).

• Причина: неверный подход с нашей стороны, антипа­тия к тому, что мы представляем, ошибочно составленная аргументация, неприятные впечатления.

• Тактика: разграничение предубеждений и субъектив­ных замечании, выяснение мотивов и точки зрения собе­седника, «наведение мостов» с подготовкой отступления. Хорошую службу может сослужить сравнение с аналогич­ными ситуациями, где мы не столкнулись с подобными предубеждениями.

• Пример: «По сравнению с чем, по Вашему мнению, время, предусматриваемое для реализации проекта строи­тельства белградского железнодорожного узла, является слишком большим?»

4. Ироничные (ехидные) замечания являются след­ствием плохого настроения собеседника, а иногда — и его желания проверить наши душевные возможности.

• Анализ: непрочная связь данной фазы с предшествую­щим ходом беседы. Замечание носит вызывающий и даже оскорбительный характер.

• Причина: недовольство нашим поведением, личные и деловые неудачи, плохое настроение или «спортивное» изучение наших возможностей.

* Тактика: проверить, сделано ли замечание всерьёз или оно имеет характер «спортивного» вызова. В любом случае нельзя попадаться на удочку. Реакция может быть ост­роумной или вообще никак не проявиться — замечание можно пропустить мимо ушей.

• Пример: «Вы рассуждаете с чисто теоретических по­зиций так, как Вам бы это никогда не удалось».

5. Стремление к получению информации. Замечание, указывающее на это, требует точного объяснения пред­мета беседы, поэтому оно имеет положительное значение для успешного ведения беседы. Оно является доказатель­ством заинтересованности нашего собеседника и указыва­ет на недостатки фазы передачи информации и конструк­ции нашей аргументации, причем сразу же появляются возможности устранить замеченные недостатки.

• Анализ: собеседник явно хочет получить дополнитель­ную информацию; вероятно, ему не совсем ясны все пре­имущества предложения, о котором мы ему сообщили.

• Причина: неясность нашей аргументации и. возможно, неуверенное изложение. Кроме того, часто собеседник хо­чет получить дополнительную информацию для своего руководства или же он просто прослушал какие-то детали.

• Тактика: дать спокойный и деловой ответ и попытаться разобрать вопрос вместе с собеседником.

• Пример: «Давайте вместе подумаем, как можно решить эту проблему. Положение вещей в настоящий момент вы­глядит следующим образом...»

6. Желание проявить себя. Многие замечания можно объяснить стремлением собеседника высказать собствен­ное мнение или что в данном вопросе он максимально беспристрастен. Как ни странно, частота этих замечаний пропорциональна правильности и силе нашей аргумента­ции: чем она мощнее и обстоятельнее, тем больше потреб­ность у собеседника высказать иное мнение.

• Анализ: собеседник выступает с непрофессиональными и неделовыми объяснениями, преследуя цель лишь вы­сказать собственное мнение и подчеркнуть необходимость его вмешательства. Нетрудно заметить, что в эти моменты он чувствует себя оставленным без внимания или притесненным и замечания служат ему средством преодо­ления такого состояния.

- Причина: эти замечания вызваны слишком сильной аргументацией с нашей стороны, которая отличается со­вершенством и безупречностью, так же как и наш, быть может, излишне самоуверенный тон.

- Тактика: не создавать впечатление, что все выводы исходят от нас и мы держим все нити в своих руках. Беседу нужно направить в такое русло, чтобы собеседник нашел в ней известное подтверждение своих идей и мне­ний. В любом случае при принятии решений следует учи­тывать точку зрения собеседника.

Пример:

Что подсказывает Вам опыт решения подобных во­просов?

Соответствует ли это Вашему мнению?

Какие еще факты следует принять во внимание? 7. Замечания субъективного характера. Они, несомнен­но, относятся к наиболее сложным. В отдельных случаях наш собеседник имеет все основания для таких замеча­ний, а в других случаях практически нет никакой воз­можности его разубедить. В любой среде существуют лю­ди, которые уверены, что их проблемы уникальны, что их дела нельзя сравнивать с делами других людей и что чужой опыт к ним самим неприменим, одним словом, они занимаются чем-то исключительным. Если мы увидим та­кое отношение со стороны собеседника, можно считать, что наша аргументация была формальной и обобщенной и не затронула его интересов и проблем.

- Анализ: вместо анализа приведем типичную формули­ровку нашего собеседника в данном случае: «Все это пре­красно, но мне это не подходит».

- Причина: слишком мало детальной информации для придания убедительности аргументам, недостаточно вни­мания к личности собеседника, в результате чего он не соглашается с предлагаемыми доказательствами. Кроме того, вероятно, он не доверяет нашим источникам инфор­мации, а поэтому он не ценит и факты.

- Тактика: усилить акцент на «Вы-подход», принять во внимание проблемы собеседника. Вместо формального перечисления особенностей и технических характеристик нужно больше внимания уделять преимуществам и воз­можностям предлагаемых решений.

- Пример: «Ваши проблемы действительно очень сложны. Как Вы думаете, в чем заключается ключевая проблема?»

Или: «Этот пример должен Вам показать возможности применения сложного расчета издержек производства, Может быть, Вы заинтересованы в том, чтобы мы вместе рассмотрели возможности введения планового расчета из­держек в Вашей организации?».

8. Объективные замечания. Это замечания, которые со­беседник высказывает для того, чтобы развеять свои сомнения, и которые относятся к сущности проблемы, т, е. замечания, на которые он вполне откровенно, без тактиче­ских уловок, хочет получить ответ, чтобы выработать соб­ственное мнение.

· Анализ: собеседник не согласен с предложенным ре­шением. У него все еще сохранились веские причины против конкретного решения, он не принял наше объяс­нение преимуществ предложенного решения.

· Причина: у собеседника другой подход к теме, и он не согласен с нашим методом решения.

· Тактика: не противоречить собеседнику в открытую. Довести до его сведения, что мы учитываем его взгляды, а потом объяснить, какие преимущества даст ему наше решение.

Пример: «Мы понимаем Ваш подход к проблеме. По­этому' мы предлагаем еще раз вместе с Вами рассмотреть распределение загрузки мощностей.

Какие именно воздействующие факторы Вы имеете в виду?»

9. Общее сопротивление. Здесь речь идет не о замеча­ниях в прямом смысле слова. Эти замечания и наблюде­ния возникают у собеседника, как правило, в начале аргу­ментирования, поэтому они не являются и не могут быть конкретными. Попытаться разобраться в них поглубже — значит свернуть с дороги.

- Анализ: замечания собеседника неясны, они имеют малозначащий общий характер и относятся к широкому кругу вопросов. Поэтому беседа сводится к простому из­менению отдельных предложений.

- Причина: собеседник еще не познакомился с нашей аргументацией, а область беседы четко не определена. Но, если фронтальное сопротивление, возникшее в начале аргументирования, будет возрастать, это может означать, что тема или тактика выбраны нами неверно.

- Тактика: четко определить область беседы и начать аргументацию. Если сопротивление собеседника растет;

нужно пересмотреть тактику в отношении собеседника, «'«крайнем случае и саму тему беседы, которую нужно будет частично переформулировать и, возможно, допол­нить.

- Пример: трудно привести пример наиболее приемлемой тактики для борьбы с этой группой замечаний, так как они очень разнообразны и их трудно систематизировать. Но всё же давайте попытаемся: «Я предлагаю сначала выявить область беседы и ознакомить Вас с нашими аргу­ментами. Это позволит нам более точно определить пред­мет беседы и по необходимости привести его в соответст­вие с Вашими требованиями».

10. «Последняя попытка». Эти замечания собеседник редко делает всерьез. Перед окончанием любой беседы со­беседника охватывает неприятное «ощущение конца». Он уже начинает размышлять о делах, которые его ожидают, о трудностях и препятствиях, связанных с реализацией принятого решения, возникает страх из-за преждевремен­ности или бесцельности принятых мер, все это — нор­мальные явления и ощущения, проявляющиеся в замеча­ниях типа «без одной минуты двенадцать».

Анализ: часто эти замечания представляют собой лишь слегка измененные замечания, высказанные собеседником раньше, в ходе беседы, на которые он уже получил от­вет; в то же время они являются сигналом к завершению беседы и принятию окончательного решения.

Причина: неприятное «ощущение конца» — это симп­том последней, часто тщетной попытки собеседника от­срочить принятие решения. Эта попытка скорее делается для очистки и успокоения совести.

Тактика: вместо того чтобы прямо отвечать на подоб­ные замечания, целесообразно привести еще один косвен­ный аргумент в пользу предложенного решения и после этого быстро перейти к последней фазе беседы — к при­нятию решения.

Пример: предоставим читателю удовольствие попытать­ся самому найти такой пример в своей практике.