Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь FAQ Написать работу КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Круг рассматриваемых вопросов↑ Стр 1 из 16Следующая ⇒ Содержание книги
Поиск на нашем сайте
Предлагаемый материал охватывает вопросы, связанные с принципами и способами ведения деловых бесед. Автор не ставил себе цель рассмотреть всю совокупность других, хотя и весьма важных для успешного ведения деловых бесед и официальных переговоров, факторов, таких, как национальные особенности партнеров, уровень их образования и культуры, исторические и общественно-политические условия их жизни, и многих других. Выбранные примеры взяты автором из современной жизни, из недавнего прошлого, поскольку они понятны современному деловому человеку, который, с одной стороны, испытывает нехватку времени, а с другой стороны, осуществляет свою деятельность в широких географических масштабах. Это ни в коей мере не означает отрицания. как может показаться, достижений в области ведения бесед предшествующих поколений, поскольку, по мнению большинства исследователей, искусство беседы у них находилось на очень высоком уровне. Приводимые в книге примеры в основном взяты из практики западных стран и частично из югославской жизни. Хотя в книге описаны в основном «классические» способы ведения деловых и официальных бесед, она может послужить своеобразным «трамплином» для последующих исследований в этой области. Тем не менее ряд утверждении, имеющихся в книге, не может быть в чистом виде примят в нашей жизни, так как они более действенны для контактов с зарубежными партнерами. ТИПИЧНЫЙ ПРИМЕР КУРСА ДЛЯ КОММЕРЧЕСКИХ РАБОТНИКОВ Чтобы читатель получил наглядное представление о способах, методах и границах применения техники изложения в различных деловых встречах на Западе, предлагается сокращенный вариант программы стандартного двухнедельного курса для коммерческих работников, цель которого обучить слушателей этой технике. Курсы такого профиля используются во многих фирмах западных стран для обучения своего торгового персонала. 0. Вводные замечания по программе и методам работы. 1. Список вопросов для слушателей с вариантами ответов. На основе статистической обработки ответов и их анализа определяется окончательный профиль курса. 2. Предложения по «обработке»» делового партнера. 3. Основы техники ведения беседы с освоением приемов риторики. 4. Планирование хода беседы и техническая подготовка к беседе. 5. Пример «обработки» собеседника. 6. Упражнения по проведению различных видов бесед: информационной беседы, беседы в «конкурентной ситуации», беседы «под нажимом собеседника», беседы- изложения. 7. Ответы на наиболее частые и типичные возражения. 8. Техника чтения лекций: упражнения по подготовке к лекции, упражнения с изложением критических замечаний. 9. Разработка тактики беседы в «конкурентных ситуациях упражнения. 10. Техника ведения дискуссии. 11. Предложения и тактика принятия решений. 12. Выводы. Занятия по такой программе проводят, как правило, известные специалисты в области маркетинга, которым активно помогают психологи и социологи. Для обучения слушателей используются современные вспомогательные средства обучения: магнитофоны, видеомагнитофоны (для записи поведения слушателей и последующего самостоятельного анализа и критического разбора), визуальные средства интерпретации, аппаратура для статистического учета ответов слушателей в ходе обучения. Эти средства позволяют критически проанализировать движения, мимику, жестикуляцию, интонацию речи, содержание и стиль наложения. Эффективность этих курсов настолько очевидна, что некоторые западные фирмы уже приступили к организации «антикурсов», то есть курсов, цель которых подготовить человека к защите от «обработки» со стороны коммерческого работника. В завершение вводной части предлагаем изложение статьи на данную тему, опубликованной в английском журнале «International Management». Это даст читателю некоторое представление о проблемах обучения искусству ведения беседы, а также покажет значение, которое в настоящее время придается, например в США, обучению деловых людей выступать и вести официальные беседы. В настоящее время считается, что ведущие бизнесмены американских фирм должны уверенно и свободно выступать перед любой аудиторией. Отдельные концерны направляют своих ведущих специалистов, тщательно натренированных в искусстве выступлений, на встречи с представителями общественности с целью разъяснения политики фирмы. Крупные предприятия обучают своих руководителей индивидуально и группами мастерству риторики. В про- грамму обучения включены ознакомление с основными понятиями логической аргументации, упражнения по произнесению речи перед избранным кругом слушателей и в конце — критические замечания и необходимые исправления в выступлении ученика. Концернам предлагаются тщательно и детально разработанные программы обучения. Количество слушателей ограничено (не более 12), поэтому каждый имеет право выходить на трибуну каждое занятие. Выступления анализируются самими слушателями, высказываются критические замечания. Критика выступлений со стороны самих слушателей курса является «неоценимым вкладом в развитие умения чувствовать ситуацию». В центре внимания слушателей курсов ораторскою мастерства находится также систематическая подготовка к риторическим выступлениям, тренировка определенной манеры поведения и корректного изложения в ходе делового разговора. В статье предупреждается, что «опытным оратором нельзя стать за четыре дня; но каждый, кто прошел курс, по крайней мере знает, каким образом построить свою речь, чтобы в ней не слишком бы были заметны «слабые места». Некоторые американские фирмы начали организовывать собственные курсы риторики, разрабатывать обширную учебную программу для своих сотрудников по совершенствованию умения выступать. В этих целях регулярно проводятся консультации в дирекции этих фирм для определения тем, которые могли бы привлечь внимание и интерес широкой публики. На что важно в связи с этим обратить внимание при подготовке к деловой беседе: 0. Прежде чем Вы согласитесь выступать, постарайтесь точно выяснить, почему выбор пал именно на Вас. Выступайте только на ту тему, которая не относится к разряду скучных и нудных и в которой Вы хорошо разбираетесь. 1. Узнайте заранее половозрастной состав аудитории и ее интересы 2. Тщательно и логично спланируйте и постройте выступление. Хорошим подспорьем для контроля является магнитофон. попробуйте записать на него первый вариант речи. 3. Подберите наглядные примеры, но не перегружайте ими свое выступление. Объясняйте слушателям взаимосвязь явлений с помощью легко воспринимаемых статистических данных. 4. Чаще бросайте взгляд на аудиторию. Обратите внимание на тех слушателей, которые постоянно смотрят на Вас. Таким образом Вы узнаете, как воспринимается Ваше выступление. 5. Подкрепляйте речь только необходимыми жестами. 6. Оставьте какой-нибудь впечатляющий момент на конец выступления. Избегайте избитых конструкций типа «благодарю Вас за проявленное внимание».
ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА Трудно установить период времени, к которому можно отнести возникновение первобытных форм «деловых бесед». Деловые беседы развились из первобытных, самых элементарных способов общения, которые, как утверждают некоторые лингвисты, появились несколько тысяч лет назад и сводились к мычанию и нечленораздельной речи, когда предметом общения были пища (коренья, плоды), жилище (дерево, пещера) или защита жизни (от зверей, от других племен). Вероятнее всего, это были беседы о труде, торговле, дружеских и родственных отношениях или о военных походах. Позже, в древние и средние века, виды бесед становились более многочисленными и разветвленными. Сейчас в зависимости от настроения, терпения и упорства можно составить целое «дерево» различных видов бесед. На рис. 1 изображен весьма упрощенный вариант «дерева бесед» с целью показать читателю одну из возможных классификаций и хотя бы приблизительно определить место и значение деловой беседы в XX веке.
Понятие «деловая беседа» довольно растяжимое, можно сказать, что его трудно определить конкретно. Однако в целом правильно и такое определение: это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В современной трактовке деловые беседы означают устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем. Теперь можно спросить, каково значение деловой беседы? Какое место она занимает в организации деятельности учреждений? Значение деловой беседы прежде всего обусловливается ее. функциями. Она является «генератором», «движущей силой» многих сторон деятельности предприятия или учреждения. Влияние беседы сходно с цепной реакцией в ядерной физике: образуется критическая масса, начинается реакция, вызывающая ряд деловых процессов, тесно связанных между собой; эти деловые процессы порождают новые процессы, которые необходимы для подкрепления предыдущих. Фактически правомерно утверждать, что почти все дела, все трудовые акции человеческого общества, любой коллективный человеческий труд начинаются, осуществляются и завершаются при помощи различных по форме, содержанию и функциям деловых бесед. Таким образом, значение деловой беседы для трудовой деятельности человека можно сравнить со значением речи для человечества и его развития в широком смысле. Если оставить в стороне возможные цели и содержание деловой беседы, которые нужно установить, то ориентировочно можно выделить следующие основные функции любой деловой беседы: начало перспективных мероприятий и процессов; контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов; обмен информацией; взаимное общение работников из одной деловой среды; поддержание деловых контактов на уровне предприятий. объединений, отраслей и целых государств; поиски, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях. В свете этих рассуждений возникает вопрос о теоретическом понимании феномена деловой беседы. Такой подход в современной литературе найти трудно. Скорее всего, его и нет. Определенная информация, рассуждения и систематизация прагматического опыта ведения торговых переговоров имеются, но теоретической базы еще не создано. Современная риторика разрабатывает ряд проблем, дает советы и устанавливает правила ведения общего, абстрактного разговора. Но и она не создает теоретических основ, из которых можно было бы исходить при разработке теории деловых бесед. Можно ожидать, что этим занимается теория коммуникации, тем более что беседа является ее одним из главных, ключевых предметов. С точки зрения логики деловые беседы можно отнести к классу феноменов современного нематериального общения людей, имеющих тем не менее большое влияние наряду с другими факторами на материальное состояние любого человека (общества). Как и некоторые другие общественные явления, они практически неповторимы. С теоретической точки зрения беседы представляют собой или должны представлять собой набор целесообразно подобранных слов, посредством которых один или несколько собеседников хотят оказать определенное влияние на другого собеседника или группу собеседников в целях изменения существующей деловой ситуации или деловых отношении, т. е. создания новой деловой ситуации или нового делового отношения. В соответствии с этим в так называемом двумерном разговорном пространстве (один параметр — это время, в течение которого произносятся и распределяются слова, а другой — влияние этих слов на делового собеседника) можно установить определенные законы, грамматику деловых бесед. С полной уверенностью можно сказать» что эта область науки пока еще ждет своих исследователей и ждет их с нетерпением. Но, как это уже часто случалось в культурной и научной истории человечества, практика под давлением повседневных нужд и неудач постепенно, с большими усилиями и потерями пробивает себе дорогу и в этой области; она дает материал и опыт и позволяет установить те или иные принципы и мерки. Она, так сказать, уже готова к глубокой теоретической «перепашке». К развитию теории ведения деловых бесед... Глава 1. Беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности нашей позиции, с тем чтобы он сам с ней согласился и поддержал ее. Поскольку беседу не всегда можно повторить, важно полностью использовать предоставленную возможность, особенно если в ней участвуют различные специалисты и руководители и если инициатива проведения беседы исходит от лица, занимающего более высокое положение. В связи с этим важно детально познакомиться с правилами и техникой проведения беседы, а также с методами оценки реакции собеседника. При этом надежду на удачу и стечение обстоятельств лучше заменить стратегией и тактикой. Начнем с собеседника. Какое положение он занимает? Как он к нам относится? При разработке стратегии и тактики деловой беседы личность будущего собеседника должна находиться в центре нашего внимания. Практически собеседник подвергается воздействию четырех факторов: авторитета инициатора беседы; содержания беседы; имеющейся в нашем распоряжении информации по теме беседы и силы нашей личности (рис. 2). Эти рассуждения дают возможность определить нашу позицию в данной беседе, в частности по отношению к данному собеседнику, а также согласовать действие перечисленных факторов, составить план и провести подготовку к беседе. СИСТЕМА ПОДГОТОВКИ К БЕСЕДЕ Известный государственный деятель на вопрос о том» сколько времени ему потребуется на подготовку к очередному выступлению по телевидению, ответил: «Если я
должен говорить всего десять минут, то на подготовку мне потребуется неделя. Если в моем распоряжении будет один час, то мне нужно два дня. Если же время моего выступления не ограничено, тогда я могу начать хоть сейчас». Как видим, подготовка к деловой беседе является трудным и ответственным делом, требующим больших усилий, Для начала рекомендуется запомнить два «золотых» правила: Обеспечьте себе достаточно времени на подготовку! Работайте по плану и методично! Планомерная и систематизированная работа в период подготовки к беседе включает некоторые виды логической деятельности, которые, как правило, необходимы для успешного проведения деловой беседы, с учетом того, что всю подготовительную работу можно свести к составлению плана деловой беседы, особенно в тех случаях, когда речь идет о длительных переговорах и деловых контактах по множеству спорных и деликатных вопросов (например, торговые переговоры, экономические, культурные и другие соглашения, договоры о кооперации, межбанковские сделки и т. п.).
Составление плана деловых бесед означает создание логически увязанной схемы, применимой для всех случаев, в соответствии с которой разрабатывается и реализуется любая деловая беседа. В какой степени мы будем придерживаться той или иной схемы, зависит от значимости беседы, масштабности темы, участников беседы, имеющегося времени и опыта ведения деловых бесед. Приняв условную концепцию разработки методологии составления плана проведения деловых бесед, мы попытались разработать универсальный подход, модель планирования, которая может послужить рабочим планом при подготовке к проведению беседы (рис. 3). Кроме того, при подготовке и организации беседы в зависимости от требований конкретной обстановки и определенных обстоятельств, а также от способностей человека, который подготавливает или проводит беседу, может возникнуть необходимость в дополнительных видах деятельности. Все эти виды деятельности находятся в тесной взаимосвязи. Их можно разделить на четыре группы: деятельность, связанная с инициативой проведения и составления плана деловой беседы; деятельность по оперативной подготовке беседы; деятельность по редактированию подготовленных к беседе материалов; деятельность по отработке хода беседы. Остановимся подробнее на каждом из перечисленных видов деятельности. (05). Предварительный анализ — это обдумывание деловой обстановки, которое дает возможность своевременно разработать наши собственные цели в переговорах с деловыми партнерами. Этот анализ позволяет определить темы, которые могли бы быть обсуждены в ходе беседы, а также ее возможных участников. (10). Инициатива в беседе в первую очередь зависит от нашей активности, интуиции, объема текущих дел и возможности провести предварительный анализ. Необходимо своевременно выявить потребность в беседе, выбрать наиболее подходящий момент и тему и только потом о ней договариваться. В этом случае инициатива останется в ваших руках и контролировать ситуацию будет легче. И наоборот, если нас приглашают участвовать в беседе, мы должны задуматься, не были ли мы слишком пассивными. В таком случае мы оказываемся не в лучшем положении, поскольку инициатива исходила не от нас и, следовательно, будущий собеседник определяет место, время, тему и цели, а также возможных участников беседы. (15). Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Первая задача — определить стоящие перед нами цели. Следующий шаг — разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы. (20). Подробный план деловой беседы представляет, собой четкую программу действий по подготовке и проведению конкретной деловой беседы. В нем устанавливается взаимосвязь между видами деятельности и объемом работ, которые требуется выполнить; количеством и качеством необходимой информации. Определяются временные рамки, затраты на подготовку и реализацию планов; привлекаются соответствующие работники. Поскольку указанные планы преимущественно основываются на прогнозах и оценках, от нас требуется в известной мере склонность к абстрактному мышлению и комбинаторике, богатое воображение, а это» конечно, свойственно далеко не всем. Поэтому вполне понятны ошибки, недосмотры и нежелание большинства деловых людей составлять планы бесед. Мы на каждом шагу сталкиваемся с тем, что составление планов и подготовка к деловым беседам осуществляются не полностью, формально, поверхностно или вообще не ведутся. Цели бесед подчас вообще не разрабатываются. Поэтому планированию деловых бесед посвящен специальный раздел книги. (30). Сбор материалов — не очень приятная работа, связанная со значительными затратами времени. Но это один из важнейших видов деятельности в оперативной подготовке беседы. Сюда включается поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, аналитических исследований, публикаций, официальных данных и т. п.), определение предварительных критериев отбора материалов, сбор материалов и информации, которые могли бы быть использованы при подготовке к беседе. При этом целесообразно сразу же дополнять собственные материалы примечаниями, поскольку подобные записи помогут в последних фазах подготовки беседы. Объем необходимых материалов во многом зависит от общей информированности, широты подхода к проблеме, уровня профессиональных знаний, от находчивости и, что самое главное, от заинтересованности в работе и настойчивости. Любая небрежность или пассивность снижает эффективность оперативной подготовки деловой беседы. (35). Отбор и систематизация материалов определяются целями беседы. Фактически это продолжение фазы сбора материалов. Из собранного материала нужно отобрать только то, что имеет существенное значение для подготовки и проведения беседы. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды на руднике, где руду обогащают, увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу и другие примеси, прежде чем приступить к плавке уже обогащенной руды. Кроме того, отобранный материал нужно привести в систему, продуманно сгруппировать факты, цифры и информацию. Сам порядок этих операций пока не имеет решающего значения, хотя о нем уже сейчас можно подумать, даже не мешает его наметить. (40). Анализ собранного материала позволяет определить взаимосвязи явлений, создать определенную систему, сделать выводы, подобрать аргументацию и свести все это воедино. Что это означает? Практически это означает, что имеющиеся и уже систематизированные данные нужно перепроверить и распределить по времени и месту их сообщения («логистика беседы»). Как этого добиться? В этих целях рекомендуется сосредоточиться в данный момент по возможности на одной мысли; представить себе собеседника, соотнести то, что собираемся ему сообщить или объяснить, с тем, чего мы хотим или должны достичь в данной деловой беседе. Поэтому важно тщательно, не торопясь, выделять наиболее существенные идеи, пусть они «осваиваются» постепенно. Важно усвоить, что даже подготовленную деловую беседу мы не можем подобно фокуснику, что называется, «извлечь из шляпы». Мы должны в течение известного времени «жить с ней», держа ее в голове. (45). Разработка рабочего плана беседы — это первая попытка скомбинировать и увязать собранный материал, свои идеи и рассуждения, выдвинутые задачи и требования (операция 15) в единое логическое целое, включающее окончательный вариант структуры изложения, представленный в общих чертах еще в фазе разработки планов беседы (операция 20), и первое ориентировочное определение величины каждого из элементов этой структуры. Затем отдельные элементы наполняются содержанием; обработанный и систематизированный материал раскладывается «по ячейкам» структуры беседы, а сами «ячейки» увязываются между собой в более крупные соединения. Дальше нужно стереть, уничтожить искусственно созданные границы между отдельными частями изложения и осоеды в целом, сложившиеся на начальных фазах подготовки. и таким образом представить как можно более полную картину будущей беседы. И наконец, полученные в ходе оперативной подготовки беседы результаты нужно дополнить предварительным текстом, т. е. текстом, состоящим из отдельных выразительных ключевых понятий и слов, связав которые, мы получим смысл изложения. Написанный предварительный текст — рабочий план беседы — должен быть наглядным, ключевые слова — легко читаться, бросаться в глаза, так как они «представляют собой опорные колонны, на которых держится все здание нашего изложения». На этом этапе, как правило, рабочий план еще весьма обширен, Все наиболее важные моменты нужно зафиксировать на бумаге. Точно так же следует без сокращений записать особенно удавшиеся формулировки и вставить их в предварительный текст. А затем следует выделить наиболее важные моменты путем подчеркивания, цветовой маркировки, обозначения особыми знаками (стрелочками, заштрихованными квадратиками, кружочками), буквами различной высоты. Таким образом мы придадим рабочему плану нашей беседы законченный вид. (50). Продолжением рабочего плана является стилизация основной части беседы, устная или письменная. При этом желательно стилизацию начальной и завершающей частей беседы выполнять после окончательной стилизации основной части. Это делается потому, что и начало, и завершение беседы тесно связаны с основной частью и во многом зависят от ее содержания, формы и результатов. Сама стилизация является технической работой, более глубокой детальной разработкой рабочего плана с включением в него конкретных предложений и разговорных формулировок. Разумеется, важные моменты следует записать полностью, так как только на бумаге можно наглядно увидеть свои рассуждения и оценить их критически. Некоторые авторы, разрабатывающие приемы ведения бесед, рекомендуют при стилизации пользоваться магнитофоном. Это особенно полезно тем деловым людям, которые не владеют техникой корректного ведения беседы и не являются одаренными ораторами. Использование магнитофона не ограничивает скорость записывания собственных мыслей и формулировок и снимает психологический барьер, присущий каждому из нас, по отношению к чистому листу бумаги, то есть подсознательный страх, что дописанное будет выглядеть недостаточно умным. Как выглядит процесс стилизации, можно прочитать в разделе 8.3., где параллельно приводятся отрывок из рабочего плана и его стилизация. (55). Начальная и завершающая части беседы разрабатываются при подготовке начала беседы; важно суметь «распахнуть двери» себе и собеседнику для проведения эффективной деловой беседы и привести ее к желаемому результату. Здесь нужно проявить деликатность и, конечно, нельзя терять связь между началом, серединой и окончанием беседы — они не должны выглядеть обособленными, независимыми частями. К этому требованию мы часто подходим формально или вообще не обращаем на это внимания, что снижает наши шансы на успех. (65). По окончании оперативной подготовки беседы производится проверка проделанной работы. Здесь нужна окончательная шлифовка, последняя риторическая доработка. Фактически это полировка нашего творения, подгонка его деталей, что может иметь исключительное, зачастую решающее значение. До нас дошла такая история, иллюстрирующая значение мелочей. Один любитель искусства наблюдал, как Микеланджело подправлял то одну, то другую деталь на своей картине. В конце концов удивленный посетитель воскликнул: «Все, что ты сейчас изменил, это мелочи, пустяки!» Живописец ответил: «Конечно, это мелочи. Но эти мелочи всегда ведут к совершенству, а совершенство, конечно же, — не мелочь». Таким образом, завершение подготовки беседы означает улучшение мелких лишь на первый взгляд деталей. При этом особое внимание нужно обратить на «ключевые фразы» в отдельных частях изложения. Не придали ли мы излишнего веса какому-либо факту, «испытывая несоразмерную ревность»? Важно учесть длительность изложения. Можно ли пойти другим, более коротким путем? Нет ли в нашем тексте мест, которые кажутся слишком растянутыми или недостаточно убедительными? Полезно несколько раз просмотреть весь текст разговора «со стороны»; можно занять положение слушателя или, что еще лучше, нашего оппонента и проверить действенность доказательств, формулировки ключевых предпосылок, прочность взаимосвязи между отдельными положениями. (70). По завершении контроля деловой беседе придается окончательная форма. Процитируем одного немецкого писателя: «Интенсивная работа обязательно приведет к сокращению текста. Все книги, за исключением словарей, — слишком длинны». Это имеет отношение и ко многим докладам и к деловым беседам: они слишком длинны и туманны. (80). Мысленная репетиция должна быть скорее внутренним разъяснением, чем заучиванием наизусть. Это упражнение — подготовка головы к определенной деловой беседе. Хорошо зарекомендовали себя следующие приемы запоминания основных идей и задач беседы: детально ознакомиться с распорядком беседы; постараться запомнить ее элементы и их очередность; «разжевать» и «переварить» каждую часть основной линии беседы, которую мы составили из ключевых понятий. В первый и даже в двадцатый раз это бывает трудно. Но потом мы и сами удивимся, как легко сводятся концы с концами. (85). Устная репетиция. Один немецкий риторик писал: «Нигде в мире не существует стопроцентной гарантии успешного проведения деловой беседы. Есть две радикальные меры предотвратить риторические крушения: · «процедить» еще и еще раз все выступление мысленно, начав с конца. Тогда выводы и результаты будут предшествовать предпосылкам, а их увязка будет более наглядной; · повторить свое выступление про себя, без движения губ. Если эти упражнения на концентрацию внимания удались, считайте, что вы приняли самые подходящие меры для подготовки вашего выступления». В случае важных переговоров можно с помощью магнитофона или без него провести полную устную репетицию, а заодно и проверить разговорные конструкции. Почему так важна устная репетиция? Потому что размышления вслух придают подготовленному тексту большую ясность и определенность, самые абстрактные идеи становятся более понятными, а осмысление всей картины — более простым и организованным. Иными словами, лишь произнесенное становится ясным и понятным. (90). Репетиция беседы с коллегой в роли собеседника представляет собой последнюю фазу в системе подготовки нашей деловой беседы. Наибольший эффект эта операция дает перед важными деловыми переговорами. Она также необходима в том случае, когда в целях координации действий и взаимной поддержки в беседе с нашей стороны участвуют несколько человек. Теперь можно задать себе такие вопросы: действительно ли асе без исключения виды деятельности — от операции 05 до операции 90 — необходимы для подготовки любой деловой беседы? Может ли современный деловой человек выкроить достаточно времени для такой обширной и длительной подготовки? Можно ли обойтись без некоторых операций? Следует подчеркнуть, что нужно в принципе придерживаться указанной или подобной очередности при подготовке особенно важных и длительных деловых бесед. Это имеет также большое значение для подготовки переговоров по множеству сложных вопросов. Для осуществления большинства повседневных или второстепенных деловых контактов можно, конечно, эту систему подготовки упростить. Отдельные операции в таких случаях сокращаются, а некоторые полностью исключаются. Например, можно осуществлять подготовку по операциям 10—15—30—45—55—65, но вообще-то корректное отношение к собеседнику требует тщательной подготовки. Для особо нетерпеливых приведем высказывание одного европейца, побывавшего на Востоке: «Трудно переоценить значение неторопливого взвешивания деталей и взаимоотношений. Жители Востока усматривают в суете и спешке, с которыми мы выполняем интеллектуальную работу, неспособность современных европейцев привести себя в уравновешенное состояние, что является верным и устрашающим признаком упадка нашей культуры». ПЛАНЫ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ Специальные планы подготовки и проведения любой деловой беседы являются ее «ахиллесовой пятой», роскошью, недостижимой в повседневной жизни, как считают многие деловые люди. Один директор крупной югославской внешнеторговой организации, который участвовал в рассмотрении идеи планирования важных деловых бесед, заявил: «Ну как можно планировать деловую беседу, если один новый момент или факт, внезапно всплывший по ходу встречи, как правило, основательно все меняет, разбивает план вдребезги. Зачем это планирование?». Целью планирования как раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние новых моментов, непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка беседы позволяет предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность «выпадов» собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции на случай неожиданных оборотов. Все это облегчит наше положение, если в ходе беседы мы окажемся на незнакомой и скользкой почве. В этом-то и заключается цель подготовки беседы, поскольку деловой человек — не гадалка, которая, «глядя в карты, предсказывает судьбу». Мы часто удивляемся своим деловым партнерам, когда они молниеносно парируют наши слова в ходе беседы, даже и в очень сложной для них ситуации. Обычно мы приписываем это их интеллекту и профессионализму. Но это не совсем так. Скорее всего наш собеседник — добросовестный и сознательный служащий, который в деталях распланировал деловую встречу с нами и мысленно или даже вслух неоднократно прорепетировал всю беседу вплоть до мелочей вместе со своими коллегами, предполагая если не совсем такие же, то хотя бы приблизительно похожие обстоятельства и неожиданности, перед которыми мы его впоследствии поставим. Таким образом, в момент, когда мы преподнесли ему «сюрприз» и нужна быстрая реакция, он может полностью сконцентрироваться на основной проблеме, не отвлекаясь на мелочи. Не исключено также что ответ у него уже наполовину готов, если он сумел предугадать наш вариант. Поэтому мы рассмотрим далее роль планирования при проектировании особо важных и масштабных деловых переговоров. При составлении проекта важных деловых переговоров составляются организационные планы, на реализацию которых уходит несколько дней (обычно 3—4 дня) или недель (3—5 недель и даже больше); кроме того, необходимо детально и как можно более точно спланировать все мероприятия, которые нужно осуществить в рамках плана переговоров. Такое планирование позволяет жестко контролировать выполнение работ, предусмотренных планом, сравнивать полученные показатели с плановыми, учитывать затраты и другие исходные параметры для определения потребностей и возможностей реализации какого- либо проекта. При этом исходят из проверенной истины: планирование является осмысленным установлением соответствующего порядка работы с учетом сроков, затрат в возможностей в целях выполнения задач. Планирование деловой беседы сводится к следующим действиям: составление и проверка прогноза деловой беседы; установление основных, перспективных задач беседы; поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии); анализ внешних и внутренних возможностей дли осуществления плана беседы; определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач беседы, их взаимосвязи и очередности; разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, планы по отдельным элементам беседы) и своевременное обнаружение и предотвращение появления узких мест в плане беседы; разбивка общих планов на мелкие, детальные планы. Так вырабатываются конкретные программы работ, которых нужно придерживаться при реализации плана беседы, но с необходимыми коррективами. Здесь, конечно, возникает вопрос: зачем вообще что-то планировать в рамках беседы? Особенно когда она небольшая и все виды работ по ее подготовке и проведению нам ясны, как белый день. Не будет ли это потерей драгоценного времени? Создается впечатление, что чем меньше опыта у деловых людей, тем скорее они отказываются от планирования — незаменимого в подготовке любой беседы инструмента. Причиной этого является недостаток опыта или легкомыслие, когда при подготовке беседы видна только незначительная часть дел, которую нужно выполнить для разработки и реализации плана беседы. А особенно когда беседа не очень важна. Тогда планирование десятка дел на 2—3 дня кажется непозволительной роскошью. А потом этот десяток дел разрастется до сорока (и это еще не все), а 2—3 дня растянутся на 2—3 недели. И к началу беседы, таким образом, приходят абсолютно неподготовленными. Чтобы избежать этого, необходимо выяснить, какие очевидные практические результаты дает планирование деловой беседы. Оно позволяет выявить конкретные, количественно определенные задачи уже в начале подготовки к беседе; заменить отдельные элементы будущей беседы, составить варианты планов, облегчающие принятие решений путем их перевода с интуитивных на реальные рельсы. Планирование помогает найти и устранить возможные узкие места в беседе; согласовать все действия и мероприятия по плану деловой беседы во времени и с профессиональной точки зрения. Планировани
|
||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2016-04-19; просмотров: 494; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.227.46.87 (0.015 с.) |