Несколько общих советов в связи с окончанием беседы

Свободно обращайтесь к собеседнику с вопросом, согла­сен ли он с нашей целью.

Во всех случаях ладите, чтобы собеседник сам согла­сился с нашими целями.

Не проявляйте неуверенности в фазе принятия реше­ний. Если вы колеблетесь в момент принятия решения, то не удивляйтесь, если начнет колебаться и собеседник. Сохраняйте спокойствие, умение анализировать исходя из своих позиций.

Всегда оставляйте в запасе один сильный аргумент, подтверждающий наш тезис, на тот случай, если собесед­ник в момент принятия решения начнет колебаться. Это принесет большую пользу. Опытные деловые люди никогда не допускают неожиданностей в конце деловой беседы. У них всегда в запасе есть отличный аргумент, с помо­щью которого они могут успешно завершить беседу, до­бившись своей цели. Например: «Да, я забыл добавить, в случае неудачи мы все расходы берем на себя».

Пользуйтесь достоверными аргументами, так как луч­ше, если собеседник примет решение сейчас, чем потом. При этом тщательно следите за тем, чтобы всегда оста­ваться последовательным с точки зрения истины. С по­мощью полуправды можно вынудить собеседника на ка­кое-то решение, но нельзя создать корректных деловых отношений. Оставьте несколько подходящих и удачных вопросов для завершения беседы.

Не отступайте, пока собеседник несколько раз отчет­ливо не повторит «нет». Не держите себя слишком на­пряженно в фазе достижения договоренности.

Не сдавайтесь на милость собеседника до тех пор, пока не испробуете все известные методы форсирования.

Попытайтесь привести положительный пример — со­шлитесь на случай, имевший место с тем, кто похож на Вашего собеседника, чтобы дать стимул для принятия положительного решения.

Постарайтесь сделать так, чтобы собеседнику не со­ставляло бы большого труда согласиться с Вашими выво­дами и рекомендациями.

Достигнув цели, прощайтесь с собеседником. Как только будет принято решение, поблагодарите собеседника, поздравьте его с разумным решением, скажите ему, что он будет доволен своим выбором, и удалитесь.

РЕЗЮМЕ

Пятая фаза беседы — принятие решений — венчает наши усилия и всю деловую беседу. С помощью принятого ре­шения достигаются основные цели, стоящие перед нами. Поэтому давайте еще раз кратко повторим эту главу, ее основные выводы.

Проявить инициативу никогда не рано, а зачастую — слишком поздно.

Никто не изменяет своего решения без того, чтобы как-то не проявить это внешне. Поэтому нужно внима­тельно наблюдать за поведением собеседника, которое может означать приближение конца беседы.

Все действия начинайте с резюме и сделанных на его основе выводов.

Ориентируйте собеседника на принятие решений с помощью:

«гипотетического» подхода;

поэтапных решений;

альтернативных решений;

ключевых вопросов.

Помните о рекомендованных тактических тонкостях: определите момент перехода к окончанию беседы; следите за поведением собеседника, свидетельствую­щим о том, что беседа подходит к концу; закончите беседу в нужный момент.

Заранее запланируйте альтернативные варианты и минимальные (запасные) цели.

Помните общие рекомендации по окончанию беседы.

Глава 7.
ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ БЕСЕДЫ

До сих пор мы в основном рассматривали структуру и организацию отдельных фаз беседы, пытаясь проникнуть в сущность элементов процесса коммуникаций, субъектами которого являются люди, а объектами — предметы бе­сед, методы и формы изложения. В ходе этих исследо­ваний мы выявили ряд правил и положений, имеющих различное значение для проведения деловых бесед в нуж­ном нам направлении. Несомненно, никакая голова не в состоянии сразу запомнить все многочисленные принципы и уж тем более никто не может одновременно применить их на практике. Но все они перечислены здесь созна­тельно, с целью пробудить у читателей творческое мышле­ние и показать всю проблематику ведения деловых бесед. Вполне естественно, что со временем отдельные прин­ципы могут приобрести иную значимость, выкристал­лизуется лишь десяток действительно ценных практиче­ских правил по ведению деловых бесед.

Следует добавить, что в последние годы, как бы пара­доксально это ни звучало, не было открыто ни одного нового фундаментального принципа ведения деловой бе­седы. Заметен существенный прогресс в разработке тех­ники и тактики ведения бесед, а также систематизации и организации накопленного опыта и знаний в этой обла­сти, особенно на основе сочетания этих знаний с выводами риторики, психологии и социологии. Поэтому полезно выучить несколько основных принципов ведения беседы и отработать их путем повседневной практики до совершен­ства, имея в виду, что, конечно же, невозможно освоить все принципы сразу. Без теоретической базы и длитель­ных тренировок это не получится. Только упорным само­стоятельным трудом и упражнениями мы можем и должны развить способность применять одновременно ряд ука­занных в этой книге принципов.

Поэтому выделим пять основных принципов ведения деловых бесед, которые более подробно были рассмотрены в предыдущих главах и которые являются универсальными и могут быть применены в любой ситуации.

• Если мы не в состоянии привлечь внимание собеседни­ка, если он нас не слушает, зачем нам вообще что-то говорить? Поэтому первый принцип — привлечь внимание собеседника (начало беседы).

• Когда наш собеседник проявит желание к беседе, по­тому что уверен, что наше выступление будет ему полезно, это означает, что он нас будет с удовольствием слушать. А это значит, что мы должны пробудить в нашем со­беседнике заинтересованность — это второй принцип (передача информации).

• Следующий шаг заключается в том, чтобы на основе вызванного интереса убедить собеседника в том, что он поступит разумно, согласившись с нашими идеями и пред­ложениями, так как реализация этих идей и предложений принесет ему и его предприятию определенную пользу. Это — третий принцип ведения деловой беседы — прин­цип детального обоснования (аргументация).

• Собеседник может интересоваться нашими идеями и предложениями, он может понять и их целесообразность, но он все еще ведет себя осторожно и не видит возмож­ностей применения наших идей и предложений на своем предприятии. Поэтому, вызвав интерес и убедив собесед­ника в целесообразности высказанного, мы должны вы­яснить и разграничить его желания. Поэтому четвертый принцип — выявить интересы и устранить сомнения на­шего собеседника (нейтрализация, опровержение).

• И последний, основной, пятый принцип ведения дело­вой беседы заключается в преобразовании интересов собеседника в окончательное решение (принятие решений).

Наряду с этими основными пятью принципами (пять фаз беседы), нужно постепенно запомнить девять сле­дующих рекомендаций по ведению деловых бесед (рис. 23). Их универсальный характер основывается на таком простом факте, что в любой беседе мы должны искусно приспособиться к своему собеседнику в данный момент независимо от того, о каких деловых или личных отношениях идет речь. Рекомендации эти следующие.

Рис. 23. Практические рекомендация по ведению беседы

 

• Внимательно выслушивайте собеседника до конца. Часто бывает, что беседа проходит безрезультатно из-за того, что собеседники не выслушали друг друга вниматель­но. К сожалению, прав один француз, говоривший: «Де­баты — это зачастую сердитый разговор, в котором два человека что-то друг другу говорят и сами же себя слу­шают». Слушать с должным вниманием то, что нам хочет сообщить собеседник, — это не только знак внимания к нему, но и профессиональная необходимость.

• Никогда не пренебрегайте значением предубеждений нашего собеседника! Трудно представить, насколько часто встречаются люди, находящиеся под давлением предрас­судков. Вспомним свой собственный опыт: часто наше мнение складывается до того, как мы тщательно взвесили все факты. И для нас, и для нашего собеседника будет лучше, если мы осознаем это.

• Избегайте недоразумений и неверных толкований! На­ше изложение должно быть ясным, наглядным, система­тизированным, сжатым и прежде всего простым и понят­ным. Многие деловые беседы и дискуссии «сворачивали с пути» или вообще оказывались бесплодными из-за неяс­ного, запутанного, несистематизированного, растянутого и непонятного изложения. В чем же здесь дело?

• Вспомните несколько последних прочитанных Вами газетных статей или обзоров в различных журналах, ре­чей или выступлений по телевидению. Что можно заме­тить? Значения используемых терминов и специальных выражений часто неясны. Это касается в особенности но­вых слов и выражений, заимствованных из других кругов или иностранных языков и только начинающих входить в наш лексикон, поэтому их смысл непонятен тем, кто их употребляет. Отсюда возникает искажение смысла языковых конструкций, опирающихся на значение этих терминов. В результате мы оказываемся в ситуации, когда некоторые выступления нам понятны лишь частично или вообще непонятны. Мы, конечно, обвиняем себя в не­способности понять определенный материал или в чрез­мерной ограниченности, а причина кроется в другом Мы сами иногда понимаем какой-то материал лишь частично. Можно думать, что это случается и с другими людьми. Это с большой вероятностью относится и к на­шему собеседнику. Недоразумения и ошибочные толкова­ния возникают потому, что не хватает здоровой основы. Чтобы этого избежать, необходимо быстро и четко вы­яснить значение терминов и выражений. Поэтому при любой неясности сразу же безо всякого смущения прямо спрашивайте у собеседника, что он все же подразумевает?

• Уважайте своего собеседника! Ведь техника ведения бесед — это искусство общения с людьми. Будьте внима­тельны и предупредительны к собеседнику, цените его ар­гументы, даже если они слабы. Ничто так отрицательно не влияет на атмосферу деловой беседы, как презритель­ный жест, означающий, что одна сторона отбрасывает аргументы другой без малейших усилий вникнуть в их содержание. Если мы имеем дело с собеседником, кото­рый ниже нас по должности, было бы просто глупо де­монстрировать свое личное или профессиональное превос­ходство над ним. В этом случае результатом может быть лишь возникновение личной антипатии и нетерпимости. А это, конечно, не является нашей целью. Можно вспом­нить также людей, пренебрежительно относившихся к своим сотрудникам, а в результате окружающие посте­пенно свое плохое отношение к ним частично перенесли и в область деловых отношений. Итог оказался ошелом­ляющим.

• Всегда, когда возможно, будьте вежливы, дружески настроены, дипломатичны и тактичны. Напомним, что вежливость не снижает определенности просьбы или прика­зания, но во многом препятствует появлению у собеседника внутреннего сопротивления. Конечно, при этом вежли­вость не должна перерасти в дешевую лесть или в подхалимаж.

Всегда нужно следить за тем, чтобы быть вежливым в меру. Дружеское расположение еще больше увеличивает шансы успешного завершения деловой беседы. Нахмуренное лицо и надменное поведение больше напоминают неприятный дождливый день с грозой и громом, чем зеленый весенний пейзаж с голубым горизонтом, напоенный теплыми лучами солнца, что приятнее — не трудно догадаться. Следует также добавить, что дипломатичное поведение предполагает осторожность, сообразительность и простую учтивость.

• Если нужно, будьте непреклонны, но сохраняйте хлад­нокровие, когда температура беседы поднимается! Не воспринимайте как трагедию, если собеседник даст волю своему гневу. Опытный и закаленный в дискуссиях человек сохранит твердость и не обидится.

Любым возможным способом постарайтесь облегчить собесед­нику восприятие ваших тезисов и предложений, учтя внутрен­нюю борьбу между его желаниями и реальными возможностями, чтобы он мог сохранить свое лицо. Важно не допускать впечатления, что собеседник сдался или слишком далеко отступил со своих позиций: он дол­жен иметь возможность сохранить свое лицо. «Оптималь­ным» был бы достигнутый с помощью рассуждений успех, когда собеседник примет наши предложения пото­ку, что мы постепенно убеждали его в нашей правоте. Это означает, что мы не навязываем собеседнику никакого готового решения, а вместе с ним пробиваем путь к оп­ределенной цели. Наряду с этим мы должны дать собе­седнику достаточно времени для того, чтобы он постепен­но сам убедился в правильности наших положений.

Подумайте о тактических приемах ведения беседы. Эти приемы для каждой фазы беседы были подробно рассмотрены в предыдущих главах (со 2 по 6).

Попытайтесь в ходе беседы достичь своей цели или по меньшей мере найдите какой-нибудь приемлемый ком­промисс. Не всегда в деловой беседе удается добиться всего того, что было намечено. Часто приходится довольствоваться согласием лишь по некоторым важным пунктам; таким путем можно достигнуть некоторого компромисса с собеседником. Это похоже на то, как двое о чем-то спорят, выражая диаметрально противоположные точки зре­ния, а истина находится где-то посередине, может быть лишь несколько ближе к одному или другому собеседнику. Во многих случаях беседовать — это в сущности значит уступить собеседнику в одном вопросе, чтобы он нам уступил в другом. При этом очень полезно быть велико­душным в мелочах. Однако эта «компенсационная тех­ника» требует большого мастерства и опыта.

И в конце давайте вернемся к рис. 23. На нем симво­лически показаны отдельные рекомендации в форме ан­тичных колонн, на которые опирается успех деловой бе­седы со всеми ее пятью фазами. Конечно, некоторые колонны-рекомендации можно убрать из-под успеха «бесе­ды», и он при этом не покачнется. Однако если убрать все колонны, то успех беседы наверняка «сорвется».