Общие сведения об управленческой информации

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных, сведений, информации.

Обычно информацию разделяют на два больших класса:

• объективную, овеществленную в товаре;

• субъективную, отраженную, организованную людьми.

К объективной относится информация, полученная от объекта управления как потребительской стоимости. Например, информация о работнике: диплом об образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка, местожительство и т.д.; информация о конкуренте: прайс-листы на продукцию, его реклама, местонахождение, сведения о персонале и т.д. Основную долю составляет класс субъективной информации. Соотношение субъективного и объективного в отраженной информации зависит от многих факторов, в том числе от уровня профессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уровня и технических средств управления.

Задача субъекта управления заключается в следующем:

· отделить ценную информацию от «шумов»;

· выделить из информации наиболее важную часть, позволяющую анализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.

Важное значение имеет работа со слухами. В типичный перечень тем для слухов входит следующая информация:

• предстоящие сокращения;

• новые дисциплинарные и экономические меры наказания;

• изменения в структуре организации;

• грядущие кадровые перемещения и повышения;

• подробности споров руководителей;

• подробности личной жизни руководителей.

Управлять такой информацией необходимо. Если все пустить на самотек, то информация может достаточно быстро превратиться в дезинформацию, вредную как для руководителей, так и для подчиненных.

При проведении беседы, совещания, инструктажа или других подобных мероприятий их участники не все однозначно воспринимают информацию, а некоторые понимают ее неправильно и даже наоборот.

Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации:

· объем,

· достоверность,

· ценность,

· насыщенность

· открытость.

Объем информации должен рассматриваться с двух сторон — как объем символьной и воспринимаемой информации.

Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах (например, в документе имеется 900 символов).

Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения.

Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:

· информационная избыточность - повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации;

· субминимальный уровень - минимально-полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение;

· недостаток информации (информационный голод) - затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска.

Достоверность информации — это процент реальных сведений к общему объему информации.

Достоверность имеет три уровня:

• абсолютный (100%),

• доверительный (более 80%),

• негативный (менее 80%).

Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной.

Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения.

Ценность информации имеет четыре уровня:

· нулевой - имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления или представляющая ненужные для принятия решения характеристики,

· средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%) - имеет информация, создаваемая добросовестными, но потерявшими интерес к работе специалистами,

· высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) - представляют имитационные модели организаций, позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия реализации при различных вариантах решения,

· сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз) - представляет информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями.

Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет:

• улучшения настроения;

• поднятия эмоционального уровня;

• предварительной настройки внимания на заданную тему.

Насыщенность имеет три уровня:

• высокий (80—100%),

• нормативный (50—80%),

• низкий (менее 50%).

Открытость информации — это возможность предоставления ее различным контингентам людей.

Существует три уровня открытости информации:

· секретная (государственная тайна) — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование. Например, информация об обороне страны.

· конфиденциальная (для служебного пользования) — отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование (сведения о потенциале организации - кадровом, технологическом, научном и т.п.; инвестиционные программы и планы инвестиций, имущественное положение организации, методы изучения рынка сбыта и продаж, сведения о партнерах и клиентах, способ производства продукции и структура цены, условия сделок и контрактов).

· публичная (открытая) — отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

Рассмотренные пять характеристик информации оказывают влияние друг на друга. Корректировка одной из них влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения ее объема и открытости.

Формулировка закона информированности - упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).