Технология организации переговоров с поставщиками услуг

Подписанию договоров с поставщиками услуг предшествуют переговоры. Важно провести их таким образом, чтобы получить желаемый результат - необходимый туристский продукт (товар или услуги) хорошего качества, нужного количества и по же­лаемой вами цене.

К ведению переговоров с партнерами нужно тщательно гото­виться. Необходимо проанализировать:

1. Обстоятельства переговоров - что именно вам нужно от партнера? В каком объеме? В какой период? Что вы хоти­те дополнительно от партнера? Каков уровень цен на товар
или услуги у него и на рынке? Дифференцируются ли требова­ния? И т. д.

2. Пути реализации возможных решений - надо знать, кто и что конкретно делает и к какому сроку? Как одна стадия ре­шения будет переходить в другую? В какой степени готовности находятся средства заключения договора? Кто подготавливает проект договора и график заезда групп? Как будут обсуждаться вопросы по дополнительным услугам? Включать их в договор сразу или нет? Условия вносятся в текст договора, а в процессе переговоров либо исключаются, либо дополняются.

3. «Портрет» вашего партнера по переговорам – насколько цель партнера отличается от вашей? На каких параметрах (сро­ки, уровень обслуживания, набор услуг) будет базироваться стратегия партнера? И т. д.

Используя данные рекомендации, перед началом перегово­ров полезно составить план их ведения. Это поможет выявить слабые стороны вашей позиции и найти дополнительные реше­ния. План ведения переговоров даст вам возможность спрогно­зировать неожиданные варианты поведения партнера и поможет заранее подготовиться к альтернативным предложениям и ре­шениям.

В любых переговорах важен не только стратегический под­ход, но и психологический настрой. Вы уже подготовились к переговорам, итогом которых должен быть заключенный с поставщиком услуг договор на обслуживание туристов. Стра­тегический план готов. Готовы ли вы психологически? Часто переговоры проваливались только из-за неверно взятого тона. Чтобы этого избежать, специалисты попытались разработать психологические правила общения и ведения переговоров.

Девять правил психологического подхода к ведению пе­реговоров:

1. Аттитюды (установки). Выявляйте аттитюды своего партнера по переговорам (его интересы, ценности, цели) и используйте их в своих контрдово­дах, встраивая их в логику и ткань его рассуждений. К примеру, умело напомните партнеру, какую выгоду прине­сет ваше сотрудничество с ним (полную занятость номерного фонда, более полное использование автобусного парка и т. д.).

2. Вы-подход. В любых столкновениях мнений и конфликтах вначале выяс­ните намерения, ожидания и опасения вашего партнера. Изло­жите ему свои интересы и сомнения, а затем совместно с ним ищите варианты решения, в наибольшей степени удовлетво­ряющие обе стороны. Предоставьте ему свои гарантии сделки, например гаран­тию заполнения всего номерного фонда гостиницы при орга­низации конгресса, независимо от количества заехавших участ­ников.

3. Толерантность (терпимость к оценке действий другого). Не высказывайте оценку действий другого, а выражайте лишь свои чувства по поводу этих действий (например, «Ваши слова меня обижают» и т. п.).

4. Открытость ума. Другая позиция, другой взгляд - это всегда новая грань, но­вый аспект, скрытые от вас. Чужую позицию, пусть ошибочную, лучше не опровергать сразу, а принять как новый подход. Толь­ко выявив все возможные альтернативы, нужно выбрать лучшую из них. Но для этого требуется совместно с партнером по переговорам договориться об общих критериях оценки альтер­натив. Ими могут быть общие интересы, которые найдутся при любых обстоятельствах.

5. Рефрентность. Помните, что люди ведут себя в соответствии с тем, что ожи­дают от них окружающие. В психологии это называется «эф­фектом Пигмалиона». Вам важно быть значимым (рефрентным) для партнера, чтобы оказывать какое-то влияние на его реше­ния. Рефрентность - это тот товар, который мы получаем в об­мен на наше уважение, демонстрацию веры, доверия и соответ­ствие образу «приятного человека».

6. Интернальность (принятие на себя ответственности). В объяснении причин каких-либо неудач не сваливайте все на внешние обстоятельства и на других людей. Принимайте на себя персональную ответственность за происходящее. Способ­ность принять вину на себя, извиниться - это свойство зрелой личности. К тому же этот прием обезоруживает и заставляет партнера из солидарности брать вину на себя, ведь он не менее благороден.

7. Товарищеская позиция, или позиция взрослого. Помните, что своей цели вы достигнете, скорее всего, не вы­ходя из позиции «на равных». Это проявляется в спокойной, уверенной позе, жестах, тоне голоса, выражении лица. В переговорах необходимо проявлять уважительность, уве­ренность, увлекательность и умеренность - все эти качества приведут к успеху в переговорах.

8. Этичность. Не унижайте достоинство человека. Ведите честную игру, не допускайте обмана. Избегайте всего неэтичного. Пытайтесь ви­деть себя со стороны. Это поможет скорректировать поведение и оценить его с позиции эстетичности и этичности.

9. Творческое решение. Избегайте штампов, шаблонов, ищите нестандартные реше­ния. Будьте оригинальны. Можно использовать заранее разрабо­танные заготовки нешаблонного подхода в типичных ситуациях и вопросах.

Любой договор является юридическим фактом и документом, поэтому всегда влечет за собой правовые последствия. Следова­тельно, важно так подготовиться к заключению договора, чтобы учесть все возможные варианты взаимоотношений, а также форс-мажорных обстоятельств, условия материальной и финан­совой ответственности, сроки действия и возможности преждевременного аннулирования или пролонгации договора. Все это должно быть зафиксировано в виде письменного документа (договора, контракта), заверенного подписями руководителей договаривающихся фирм и печатями этих фирм. К договору необходимо подготовить графики заезда групп (для гостиниц), выделения транспорта (для автотранспортного предприятия) и т. д. с указанием дат, сроков и количества туристов, а также калькуляции или тарифы стоимости предоставляемых услуг по уровням и категориям.