Тема 7. Управление коммуникациями проекта

Коммуникации в проекте

Процессы управления коммуникациями

 

Коммуникации в проекте

Основным предметом рассмотрения в процессах управления коммуникациями (взаимодействием) проекта является информация и связанные с ней вопросы – типы коммуникаций, процедуры обмена, сбора, распространения, хранения, использования информации. Вся сгенерированная по проекту информация должны быть доставлена потребителям внутри и вне проекта, использована для достижения целей проекта, сохранена в архиве проекта.

Согласно статистике 80% времени проекта тратится на коммуникации – письменное и устное общение в разных формах. Например, подготовка и представление формальных отчетов, презентаций, докладов, неформальные обсуждения, наброски и рецензирование документов, обмен сообщениями по электронной почте, совместная работа над документами в электронной среде, внутренние совещания с членами команды, внешние встречи с другими участниками проекта и сторонними представителями, брифинги и т.д. Эффективность этих коммуникаций является едва ли не самым важным критерием управления проектами.

Каждому участнику проекта информация необходима в нужном объеме, в нужное время, в нужном виде и от нужного источника. Отсутствие такой информации приводит к задержкам проекта, демотивации персонала, к появлению ложных заключений, несогласованности, непониманию и, в конечном счете, ставит под угрозу успех проекта.

Коммуникация - это обмен информацией и ее понимание; обмен мнениями, желаниями, навыками и т. д. Коммуникация осуществляется для создания и подержания необходимых связей и контактов, со всеми субъектами вне и внутри организации.

В литературе по психологии принято выделять в процессе общения три составляющие или три стороны общения: коммуникативную, интерактивную, перцептивную.

Интерактивная составляющая коммуникации - это межличностное взаимодействие или совместное действие партнеров в конкретной ситуации, причем одна и та же ситуация может быть по-разному воспринята участниками общения и их действия могут отличаться.

Взаимодействие - главное содержание общения. Смысл и содержание взаимодействия невозможно понять вне определенной ситуации, причем одна и та же ситуация может быть «прочитана» партнерами по–разному и соответственно их действия могут быть различными.

Взаимодействие - это процесс, который складывается: из физического контакта, совместного перемещения в пространстве, группового действия, из духовного вербального контакта, невербального информационного контакта.

Взаимодействие, при котором партнеры адекватно воспринимают друг друга, одинаково направляют свои действия, определяется как «кооперация».

Если же партнеры демонстрируют неадекватность понимания позиций друг друга, и активно проявляют свои собственные намерения и действия; то такое взаимодействие характеризуется как конкуренция.

Процесс общения имеет и определенную иерархическую структуру. Общаясь с коллегами, руководством организации, подчиненными, каждый человек занимает определенную позицию. Позиционное взаимодействие делится на три типа: над, наравне, под.

Взаимодействие типа «над»  характеризуется тем, что активным, доминирующим субъектом выступает инициатор общения. Он проявляет инициативу, контролирует ситуацию, осуществляет свои цели.

Взаимодействие типа «наравне» осуществляется в общении равных партнеров, при котором оба проявляют инициативу, стараются учитывать роли и интересы друг друга.

Взаимодействие типа «под» характерно для взаимоотношений руководителя и подчиненного, детей и родителей.

В реальной жизни позиции смещаются и «правила» общения нарушаются. Вся гамма и оттенки отношений, многообразие их проявлений не могут быть позиционированы и определены.

Перцептивная составляющая коммуникации - это восприятие одним партнером другого, это как бы «беглое чтение» другого человека, расшифровка его внешних данных, манеры поведения, утаиваемых соображений и т. д.

Для того чтобы быть успешным в общении, нужно обладать некоторыми знаниями и умениями.

Во-первых, во время общения (в коммуникативном процессе) происходит непросто движение информации. Люди еще обмениваются взглядами или выражают свое отношение к предмету или событию.

Информация передается посредством нескольких каналов. Это:

· Речь (вербально), занимает 7-10% от общего потока передаваемой информации.

· Интонация.

· Мимика (невербально).

· Жесты или пантомимика (невербально).

Для эффективности необходимо пользоваться всеми каналами передачи информации. Еще очень важен темп речи - не быстрее 180 слов в минуту. Но и не стоит говорить слишком медленно. И еще - выбор дистанции, или «организация пространства».

Американский ученый Э. Холл был одним из первых в области изучения пространственных потребностей человека и в 1969 г. написал книгу «Молчаливый язык». Он же ввел термин «проксемика» (от англ. Proximity – «близость»). Это та дистанция, которую соблюдают люди, и это биологическая закономерность их поведения.

Например, по европейским правилам этикета в ресторане или кафе даме или уважаемому человеку предлагают место спиной к стене. Это дает наибольший психологический комфорт.

Психологами доказано, что у человека повышается частота дыхания и сердцебиение, если он сидит спиной к открытому пространству, особенно если за спиной - постоянное хождение. Кроме того, напряжение увеличивается, когда спина человека повернута к входной двери или к окну, особенно если это – окно первого этажа.

При проведении презентации следует учитывать не только место, но и дистанцию, и взаимную ориентацию людей в пространстве.

Размеры личной пространственной территории человека можно разделить на четыре зоны:

· Интимную - от 15 до 45 см;

· Личную - от 46 до 120 см;

· Социальную - от120 до 360см;

· Общественную, или публичную, - более 360см.

Интимная зона самая главная. Именно эту зону человек охраняет, как будто это его собственность.

Личная зона - это то расстояние, которое обычно разделяет нас, когда мы находимся на официальных приемах и дружеских вечеринках.

Социальная зона - это то расстояние, на котором мы держимся от людей, которых не очень хорошо знаем.

Публичная зона - это то расстояние, которое соблюдается, когда мы адресуемся к большой группе людей.

Известно, что на расстоянии более 8 м эффективность общения снижается.

Скученность людей на концертах, в кинозалах, в транспорте и лифте приводит к неизбежному вторжению в интимные зоны друг друга. Существует ряд неписанных правил поведения для европейцев в условиях скученности, например, в автобусе или в лифте. Это следующие правила:

1. ни с кем не рекомендуется разговаривать, даже со знакомыми;

2. не рекомендуется смотреть в упор на других;

3. лицо должно быть совершенно бесстрастным - никакого проявления эмоций;

4. если у вас в руках книга или газета, то вы должны быть полностью погружены в чтение;

5. чем теснее в транспорте, тем сдержаннее должны быть ваши движения

6. в лифте следует смотреть только на указатель этажей над головой.

Выбор дистанции зависит от взаимоотношений между людьми (как правило, люди стоят ближе к тем, кому они симпатизируют) и от индивидуальных особенностей человека.

В процессе делового общения взаимное расположение людей может помочь установлению контакта или наоборот подчеркнуть разногласия участников.

Существуют правила взаимного расположения в пространстве, и их нужно знать и выполнять в зависимости от того, какое место за столом переговоров занимают участники общения. Друзья - рядом, конкуренты - через стол, участники деловой беседы - через угол стола или за круглым столом.

В качестве примера рассмотрим размещение участников делового общения в условиях рабочего кабинета за стандартным прямоугольным столом при следующих четырех положениях вашего собеседника:

 

 

Угловое расположение,

Угловое расположение характерно для людей, занятых дружеской непринужденной беседой (рис. 1). Эта позиция способствует постоянному контакту глаз и представляет простор для жестикуляции и возможность для наблюдения за жестами собеседника.

Угол стола служит частичным барьером в случае опасности или угрозы со стороны собеседника. При таком расположении отсутствует территориальное разделение стола.

 

Рис.1. Позиция углового расположения