Группы процессов управления проектами

Разбивая жизненный цикл проекта на фазы с промежуточными результатами, мы, тем самым, делаем его более управляемым, снижая степень неопределенности от фазы к фазе. Более того, некоторая фаза может вылиться в отдельный подпроект. Например, на фазе определения концепции проекта могут потребоваться глубокие маркетинговые исследования рынка, что можно выделить в отдельный проект маркетингового анализа со своими собственными фазами.

В этом разделе управление проектами рассматривается как совокупность взаимосвязанных процессов. Здесь и далее под процессами понимаются действия и процедуры, связанные с реализацией функций управления. Такое понимание процессов принято в международном сообществе.

Процесс — это последовательность действий, приводящая к результату.

Управление проектом — это интегративное действие. Интеграция управления проектом требует, чтобы все процессы проектов и продуктов были должным образом выстроены и связаны с другими процессами для облегчения их координации.

Знание процессов и их специфики позволяет в сочетании с областями знаний, используемых в управлении проектами, точно определить необходимые действия на каждом этапе.

Для того, чтобы провести проект по фазам к результату, необходимо выполнить некоторые серии действий. Причем в каждом проекте выполняются похожие процессы, не зависящие от предметной области. Такими общими для всех проектов процессами со схожим содержанием являются инициация, планирование, исполнение, управление и завершение проекта. Их взаимосвязь показана на рис. 5 – стрелками указаны направления потоков информации.

Как видно, за процессом инициации проекта следуют процессы планирования и исполнения проекта. Процессы управления могут возвращаться к процессам планирования, если не достигнут конечный результат, удовлетворяющий целям и ограничениям проекта. Процессы завершения закрывают проект.

Рис. 5 отражает тот факт, что из-за определенной уникальности и неопределенности каждого проекта, предусмотреть все непредвиденные обстоятельства заранее невозможно. Отклонения от начального плана неизбежны, а, значит, всегда происходит возврат к процессам планирования – вносятся изменения, детализируются графики, взаимосвязи и пр.

Интенсивность рассматриваемых групп процессов на протяжении жизненного цикла проекта различна. В реальности они накладываются друг на друга, как показано на рисунке ниже:

 

Раскроем содержание и взаимосвязи каждой группы процессов.

Содержание процессов управления проектами

Инициация (1) – определение деловой потребности в проекте и его авторизация, а именно:

• выбор проекта и определение деловых потребностей;

• сбор информации;

• определение целей проекта;

• определение ограничений и допущений;

• разработка описания продукта;

• определение обязанностей менеджера проекта;

• определение требований к человеческим ресурсам (кадры, квалификация);

• оценочное определение ресурсов;

• окончательная доработка Устава проекта и назначение менеджера проекта.

Процессы планирования (2) направлены на разработку планов по составляющим проекта (расписание, стоимость, бюджет, качество, персонал, риски, взаимодействие, контракты и пр.) и их интеграцию в целостный, согласованный документ - План проекта. Планирование это процесс, постоянно повторяющийся на протяжении всего жизненного цикла проекта.

В планировании выделяют:

· основные процессы, присутствующие всегда и выполняющиеся в строго определенном порядке,

· вспомогательные процессы, зависящие от характера проекта.

На рис. показан состав и связи процессов планирования.

Кратко поясним каждый процесс из рис.:

Планирование содержания – на основе Устава проекта и других входных документов, составляется документ, описывающий

а) уточненное описание продукта и результатов поставки;

б) классификацию возможных изменений и способ их обнаружения;

в) порядок оценки и включения изменений в проект.

Определение содержания – разбиение, декомпозиция целей проекта на меньшие и более управляемые части (подцели). Глубина декомпозиции должна обеспечивать возможность назначения законченных групп работ и исполнителей на эти части. Результатом определения содержания является ИСР (Иерархическая Структура Работ), англ. WBS (Work Breakdown Structure).

Определение состава операций – подготовка перечня всех операций, выполняемых по проекту, и уточнение ИСР. Операции, не включенные в уточненную ИСР, считаются не включенными в проект и не подлежат выполнению. Планирование ресурсов – определение потребности (состава, количеств) в людских и материальных ресурсах, необходимых для выполнения операций проекта.

Определение взаимосвязей операций – выявление взаимосвязей и взаимозависимостей операций, построение сетевых диаграмм работ проекта. Часть операций связана между собой жесткой логикой, другие операции могут выполняться в произвольной последовательности, т.е. связаны мягкой логикой.

Оценка длительности операций – установление количества единиц времени на операции проекта, вычисление резервов времени и критического пути с минимальной гибкостью по времени.

Оценка стоимости – количественная оценка возможных затрат на вовлекаемые ресурсы, составление сметы и плана управления стоимостью.

Планирование управления рисками – установление подхода и мероприятий (когда, как и что делать) при угрозе или наступлении нежелательных и незапланированных событий и отклонений, с целью их предотвращения или эффективного реагирования.

Составление расписания – анализ данных о последовательности и длительности операций и требуемых ресурсах с целью создания расписания исполнения проекта.

Разработка бюджета – определение сметной стоимости по отдельным пакетам работ и проекту в целом.

Разработка плана проекта – интеграция данных предыдущих процессов и составление согласованного Плана проекта – в виде одного документа или собрания документов.

Вспомогательные процессы планирования устанавливают стандарты качества, распределение ролей и ответственности, информационные потребности участников и способы взаимодействия, выявляют риски и последствия их воздействия на цели проекта и т.д.

Процессы исполнения (3) показаны на рис.

Исполнение плана проекта – есть непосредственное выполнение составляющих его операций. Вспомогательные процессы обеспечивают гарантии качества, комплектацию/распределение работ и информации, проведение совещаний о ходе работ и идентификацию изменений, развитие навыков и знаний команды, сбор предложений поставщиков, управление отношениями с поставщиками.

Процессы мониторинга, управления, анализа (4) направлены на сбор и распределение отчетности по состоянию проекта, контроль отклонений, координацию изменений расписания и бюджета. Состав и связи процессов исполнения показаны на рис.

Отчетность по исполнению – есть сбор и распространение информации о ходе проекта и прогнозах.

Общее управление изменениями – есть координация изменений по проекту в целом.

Вспомогательные процессы обеспечивают удостоверение правильности выполнения работ, фиксацию и принятие изменений, контроль и изменение расписания и бюджета, соответствие стандартам качества и устранение причин его снижения, отслеживание и выявление рисков, оценку мероприятий по снижению рисков.

Процессы завершения (5) упорядочивают закрытие проекта и состоят из процессов закрытия контрактов и административного завершения (рис.), а именно:

• проверка и тестирование конечного продукта;

• окончательные расчеты со всеми участниками проекта, финансовое закрытие;

• окончательное обновление документов проекта;

• завершение отчета о выполнении проекта;

• сбор, интеграция накопленных знаний и формирование архива проекта;

• официальная приемка проекта заказчиком, передача и запуск в эксплуатацию;

• освобождение задействованных ресурсов.