Базовые элементы, подсистемы и функции современного управления проектами

Проект представляет собой открытую систему из совокупности связанных между собой работ, которая взаимодействует с окружающей средой, получая от нее необходимые ресурсы и предоставляя полученные результаты.

Таким образом, можно выделить три базовых элемента любого проекта:

1) ресурсы;

2) работы;

3) результаты.

Эти базовые элементы можно обозначить как основные объекты управления проектом.

Под ресурсами следует понимать совокупность материальных, энергетических и информационных объектов, необходимых для выполнения работ. Существуют три основные группы ресурсов, используемых в управлении проектом:

1) человеческие, представляющие активные субъекты деятельности, объединенные в системы взаимодействия друг с другом и другими ресурсами.

Человеческие ресурсы, выступая как активные субъекты деятельности, по отношению друг к другу могут являться и объектами. С экономической точки зрения человеческие ресурсы переносят свою стоимость на результаты труда постепенно, создавая при этом добавленную стоимость. К человеческим ресурсам относят руководителей и работников;

2) материальные - это пассивные средства и предметы деятельности, используемые для выполнения работ. Средства деятельности переносят свою стоимость на результаты работ постепенно. Предметы деятельности переносят свою стоимость на результаты работ полностью, как правило, изменяя свою натуральную форму и материально присутствуя в результатах работ. К средствам деятельности относят машины и механизмы (активные средства), здания и сооружения (пассивные средства). К предметам деятельности относят материалы и комплектующие;

3) информационные - это управляющие воздействия, направляемые субъектами деятельности на объекты деятельности, определяющие цели и результаты работ. Информационные ресурсы выступают одновременно и как средство, и как предмет управленческой деятельности. К информационным ресурсам следует отнести проектные решения, модели, управляющие команды (приказы, распоряжения, задания), отчетную документацию и пр.

Работа - это часть деятельности, направленная на достижение результатов с использованием необходимых ресурсов. К работам следует относить деятельность по созданию материальных результатов (производственные работы), выработке и передаче управляющих воздействий и обратной связи (решения и отчеты), перемещению материальных объектов, например ресурсов (поставки).

Результат - это продукт деятельности (работы), воплощающий в себе ранее поставленные цели.

Результаты могут быть материальные (продукция, изделия) и нематериальные (информационные - документы, социальный эффект), прямые и косвенные, промежуточные и окончательные.

Кроме этого, окружающая среда является источником различных возмущений, прямым или косвенным образом воздействующих на проект в целом и его базовые элементы. Такие возмущения можно обобщенно обозначить как риски. Риски, определяемые как совокупность вероятностных взаимодействий проекта с окружающей средой, тоже представляют базовый элемент управления проектом.

Все базовые элементы управления проектом находятся во взаимодействии друг с другом, которое можно условно представить в виде пирамиды. Ресурсы используются в ходе выполнения работ; работы создают результаты; в результатах содержатся материальные и экономические субстраты ресурсов. Риски воздействуют на ресурсы, работы и результаты.

Проект воздействует на окружающую среду и, таким образом, на риски. Деятельность по управлению проектом подразумевает управление всеми базовыми элементами и состоит из нескольких направлений.

Поскольку весь проект как деятельность, подвергаемая управлению, является системой, а управление проектом является приложением системного подхода, то различные виды (или направления) деятельности можно назвать подсистемами управления проектом.

Выделяют восемь таких подсистем управления:

1) содержанием;

2) продолжительностью (временем);

3) стоимостью;

4) качеством;

5) персоналом (человеческими ресурсами);

6) материально-техническим обеспечением (ресурсами);

7) коммуникациями;

8) рисками.

Каждая из этих подсистем по-разному взаимодействует с базовыми элементами.

Управление содержанием определяет структуру и состав работ, ресурсов, результатов и рисков.

Управление продолжительностью, прежде всего, воздействует на работы, но и на ресурсы (так как начало работ означает поступление или начало использования ресурсов), результаты (так как окончание работ означает создание результата) и риски (так как воздействие факторов окружающей среды сказывается и на продолжительности).

Управление стоимостью и качеством направлено на все базовые элементы.

Управление персоналом, материально-техническим обеспечением и коммуникациями направлено на соответствующие виды ресурсов (человеческие, материальные и информационные).

Управление рисками направлено на взаимодействие всего проекта с окружающей средой.

Деятельность всех подсистем управления проектом с системной точки зрения представляется как совокупность взаимосвязанных процессов и точек принятия решения. В процессе (как и в проекте в целом) выделяют вход, выход и процессор (рис.).

В науке менеджмента существует концепция, согласно которой управление может быть разбито на четыре основные функции: планирование, организация, учет и контроль.

Эти четыре функции вполне применимы и к управлению проектами. (Более развернуто функции управления проектом включают: планирование, контроль, анализ, принятие решений, составление и сопровождение бюджета проекта, организацию осуществления, мониторинг, оценку, отчетность, экспертизу, проверку и приемку, бухгалтерский учет, администрирование).

Кратко концепция четырех функций управления представлена на следующем рисунке. В центре схемы в кружочке указаны действия, которые совершают отдельные участники проекта. Эти действия направлены на получение конкретного результата. Как это часто бывает, деятельность людей осуществляется нестройно и хаотически, если она не подчинена какому-то плану и логике. Привести действия в соответствие с планом позволяет реализация четырех функций управления, замкнутых в единый цикл.

Рис. Схема управления проектом

Планирование. На начальном этапе цикла управления определяется, какие действия и в какой последовательности необходимо выполнить, чтобы достичь желаемого результата. Далее в рамках план определяется, кто будет осуществлять эти действия, каким образом, в какие сроки и какие для этого потребуются ресурсы.

Организация. План является главным ориентиром как для руководителя, так и для конечных исполнителей проекта. Руководитель проекта – это человек, который раздает исполнителям задания и следит за тем, чтобы они их выполняли. Для этого ему нужно постоянно поддерживать связь с подчиненными, мотивировать их деятельность и разрешать конфликты между участниками проекта, если таковые возникают.

Учет. Руководитель не в состоянии уследить за всей многообразной деятельностью своих сотрудников, поэтому ему требуются регулярные проверки того, удается ли соблюсти сроки, бюджет и график реализации проекта. Такие проверки, как правило, осуществляются с определенной периодичностью – например, раз в месяц, неделю или даже раз в день. Цель этих проверок – своевременно выявить отклонения от плана, определить степень и характер отклонения.

Контроль. Если выявлены отклонения, то следует принимать меры по возвращению проекта в плановые рамки. Следует обсудить проблему и определить насколько она является серьезной, провести ее анализ, установить причину отклонения и разработать мероприятия, направленные на его устранение. Все это происходит на рабочих совещаниях или в рамках специальных аналитических групп.

Все эти четыре функции замыкаются в единый цикл, который постоянно воспроизводится на различных уровнях управления проектом.

ВЫВОДЫ

Таким образом, особенности управления в современных условиях определяются переходным периодом становления рыночных отношений в экономике. Переходный период требует использования методов и механизмов, характерных как для рыночной системы, основанной на частной собственности и относительно свободных ценах, так и для системы планового регулирования.

Особенности механизма управления переходного периода проявляются в концептуальных принципах построения, организационной структуре, целях и задачах управления, системе методов, исполнительных, экономических и организационных механизмах, законодательно оформленных правилах и условиях управления.

Переход на проектные методы управления в первую очередь связан с ликвидацией организационной системы, основанной на планово-распределительных методах управления и переходом к рыночным отношениям. Для государства основной формой программного управления являются целевые комплексные программы, они выступают в форме государственных целевых программ.