Тема 2. Процессы управления проектами

Жизненный цикл проекта

Группы процессов управления проектами

Основные документы проекта

Жизненный цикл проекта

Содержание управления проектами в значительной степени дифференцируется на различных этапах его создания и реализации. В этой связи эффективный выбор и применение методов и инструментария проектного менеджмента во многом зависят от характеристик работ, которые выполняются на тех или иных промежутках осуществления проекта. Управление стоимостью, рисками, ресурсами, командой проекта напрямую корреспондирует со спецификой жизненного цикла, особенностями перехода от стадии к стадии, и экономическим содержанием выделенных этапов реализации проекта, следовательно, существенную роль в проектном менеджменте играет определение жизненного цикла проекта и особенностей работ, выполняемых на разных стадиях его разработки и реализации.

Под жизненным циклом проекта (project life cycle) понимают временной интервал между появлением проекта и его ликвидацией, другими словами, жизненный цикл проекта — это продолжительность времени от момента зарождения идеи до момента ее полной реализации или ликвидации объекта (в случае необходимости).

Несмотря на то, что жизненный цикл конкретного проекта определяется его специфическими характеристиками и является уникальным для каждого проекта, существует несколько подходов к выделению универсальных этапов разработки и реализации проекта. При этом нужно учитывать, что очень часто сфера деятельности и отраслевая специфика накладывают свои отпечатки на жизненный цикл инвестиционного проекта. Принципиальная структура жизненного цикла инвестиционного проекта представлена на рис.

Рис. Принципиальная структура жизненного цикла традиционного инвестиционного проекта

Жизненный цикл проекта — последовательность фаз проекта, задаваемая исходя из потребностей управления проектом.

Жизненный цикл проекта (промежуток времени между моментом появления, зарождения проекта и моментом его ликвидации, завершения) является исходным понятием для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений. Причем для фаз проекта характерны определенное начало и завершение, фиксирующее промежуточные результаты реализации проекта. В данном контексте определение жизненного цикла проекта является, с одной стороны, инструментом планирования, с другой — инструментом контроля хода работ по проекту.

Всякий проект имеет начало и окончание. Когда начинается проект? Если брать с самого начала, то жизненный цикл проекта начинается с появления идеи проекта. А далее проект проходит следующие этапы:

1. Концепция (определение, инициирование) проекта. На этом этапе формулируется идея проекта, рассчитывается его предварительная стоимость, составляется предварительный план и смета расходов, оцениваются риски. Главное, на что необходимо получить ответ на данном этапе – стоит ли браться за осуществление проекта?

2. Разработка (планирование) проекта. Если принято положительное решение и проект принят к осуществлению, то следует детально спланировать все аспекты реализации проекта. На этом этапе формируется план проекта, составляется проект бюджета, распределяются обязанности и утверждаются сроки, определяются подрядчики и субподрядчики. Этот этап уже требует определенных затрат, поскольку он связан с расчетами и оценками, а также с переговорным процессом, но все же эти затраты на порядок ниже, чем затраты на следующем этапе. Завершением этого этапа считается утверждение проекта инвесторами или главным заказчиком проекта.

3. Реализация проекта. На этом этапе активность в рамках проекта достигает своего пика. Осуществляются запланированные работы, действия и операции, налаживается организация, учет и контроль за ходом процесса, производятся основная часть затрат на привлечение требуемых ресурсов. К моменту завершения этого этапа будут получены практически все запланированные результаты, которые будут готовы для передачи в руки заказчика.

4. Завершение проекта. На последнем этапе производится завершающая проверка и анализ полученных результатов, оценивается, насколько успешным был проект. Работы сворачиваются, производится окончательный расчет со всеми заинтересованными сторонами. Команду, которая работала над проектом, расформировывают и распускают.

В рамках методологии Института управления проектами PMI (Project Management Institute) жизненный цикл проекта имеет 5 фаз:

1. Инициация (англ. Initiating);

2. Планирование (англ. Planning);

3. Выполнение (англ. Executing);

4. Контроль и мониторинг (англ. Controlling and Monitoring);

5. Завершение (англ. Closing).

Укрупненно жизненный цикл проекта можно разделить на четыре основные смысловые фазы: прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную, ликвидационную.

На прединвестиционной стадии проводятся:

· анализ инвестиционных возможностей;

· предварительное ТЭО;

· ТЭО;

· доклад об инвестиционных возможностях;

· планирование;

· организация финансирования.

На инвестиционной стадии:

· переговоры и заключение контрактов;

· проектирование;

· строительство;

· маркетинг;

· обучение.

На стадии эксплуатации:

· приемка и запуск;

· производство;

· замена оборудования;

· расширение, модернизация, инновация.

На стадии ликвидации проекта проводится завершение проекта как одноразового мероприятия.

Дальнейшее разбиение существенно зависит от специфики проекта. Так, жизненный цикл может делиться на четыре фазы, в том числе:

· концептуальную фазу, включающую формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта;

· фазу разработки проекта, включающую определение структуры работ и исполнителей, построение календарных графиков работ, бюджета проекта, разработку проектносметной документации, переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и поставщиками;

· фазу выполнения проекта, включающую работы по реализации проекта, в том числе строительство, маркетинг, обучение персонала;

· фазу завершения проекта, включающую в общем случае приемочные испытания, опытную эксплуатацию и сдачу проекта в эксплуатацию;

· эксплуатационную фазу, включающую приемку и запуск, замену оборудования, расширение, модернизацию, инновацию.

Окончание каждой фазы знаменуется вехой. Веха — это опорная точка, отмечающая важное событие в проекте. Информация, доступная в начале проекта, зачастую недостаточна для детального планирования, но ее вполне достаточно для составления плана по вехам.

В плане по вехам представлены основные, ключевые события проекта:

· концепция утверждена,

· планы проекта утверждены,

· разработка завершена,

· готовность решения утверждена,

· внедрение завершено.

Часто руководители высшего уровня не вникают в детали и используют план по вехам для контроля хода проекта.

Каждая веха предоставляет возможность осмыслить результаты и извлечь уроки из завершившейся фазы. Анализ пройденных вех помогает повысить отдачу от такого осмысления. Такие проводимые в конце каждой фазы анализы часто называют завершением фазы, межфазовыми шлюзами (state gates) или точками отсчета (kill points).

 

Cпецифика жизненного цикла, на которую обращают внимание эксперты Project management Institute (PMI): уровень неуверенности в результатах проекта и риски его осуществления наиболее велики в начале и сокращаются по мере приближения к завершающим этапам, тогда как способность участников проекта влиять на стоимость и характеристики продукта высока в начале проекта и снижается по ходу его выполнения.

Именно специфика управления проектами на различных этапах его реализации обусловливает интеграцию фаз, функций и подсистем проектного менеджмента, в частности, можно привести пример управления стоимостью проекта на различных этапах его жизненного цикла (рис.)

Рис. Структура управления стоимостью на протяжении жизненного цикла проекта

При разработке и реализации промышленных проектов можно выделить следующие этапы жизненного цикла с учетом их специфических характеристик, участников, сроков выполнения и относительной стоимости работ на разных проектных стадиях: предварительный этап, получение финансирования, проектирование и строительство, запуск производства, производственная деятельность (табл.).

Таблица

Длительность этапов и стоимость создания нового промышленного бизнеса