Выравнивание ресурсов расписания

Сетевой график со сроками станет реальным расписанием только тогда, когда будет гарантирован наличием ресурсов. Менеджер проекта должен выровнять расписание и ресурсы так, чтобы все работы проекта были вовремя обеспечены достаточным количеством ресурсов. Но при выравнивании ресурсов расписания обычно существует одно из двух ограничений: либо проект ограничен во времени (длительность операций не может быть увеличена), либо проект ограничен по количеству ресурсов.

Искусство менеджера проекта заключается в том, чтобы определить приоритеты проекта, свести к минимуму риск задержки проекта в целом и не превысить лимит ресурсов. При этом возможно исследование множества вариантов с помощью компьютерных программ.

В программах календарного планирования для каждой операции можно придерживаться одного из двух принципов выравнивания ресурсов:

• фиксированная длительность, когда длительность работ сохраняется постоянной, но будет меняться обеспеченность этого объема работ назначаемыми ресурсами;

• фиксированный объем ресурсов, когда ресурсы назначаются с учетом их доступности, т.е. будет меняться длительность работ зависимости от доступности назначаемых ресурсов.

Таким образом, уменьшая обеспеченность работ ресурсами, их длительность возрастает, а увеличивая число ресурсов – длительность сокращается.

ПО составления расписания позволяет назначать ресурсы операциям (работам) – в часах, днях или процентах занятости в день. Обычно расчет ведется на базе 8-часового рабочего дня и 40-часовой рабочей недели. Компьютерные программы дают возможность выявить проблемы с ресурсами при составлении расписания. Обязательным условием является наличие описания потребности и доступности ресурсов на входе рассматриваемого процесса. В нашем проекте, если в нем занят один человек со 100% дневной занятостью, то гистограмма загруженности ресурсов будет выглядеть, как показано на предыдущем рисунке. Как видно, в первой половине расписания происходит перегрузка ресурсов. Ее можно выровнять либо а) добавлением ресурсов, либо б) увеличением периода выполнения операций, либо в) сокращением трудозатрат операций. В нашем случае разумно применить последний вариант выравнивания ресурсов. Например, перегрузку ресурсов можно ликвидировать уменьшением трудозатрат операций, т.е. следующей загрузкой одного человека по операциям: операция №1 – 100%, №2 – 50%, №3 – 50%, № 4 – 50%, №6 – 100%, № 7 – 100%. 7.9

Управление расписанием

Сроки – одно из трех ограничений проекта. Соблюдение расписания проекта – базового плана по срокам – требует усилий и определенных действий по контролю.

Процесс управления расписанием заключается:

• в регулировании факторов, влияющих на расписание;

• в анализе отклонений, выявлении изменений и фактическом изменении расписания как документально, так и корректирующими воздействиями на участников проекта.

На входе процесса управления расписание мы имеем:

• расписание проекта;

• отчеты по исполнению;

• запросы на изменения;

• план управления расписанием.

На выходе:

• уточнение расписания, корректировка Плана проекта;

• корректирующие действия.

Отметим, что расписание чувствительно к рискам, точнее к дополнительным работам, которые вызывают риски. Поэтому окончательное расписание составляется после детального планирования рисков.

 

Этап 7. Планирование ресурсов. Построение реального графика работ

Работы проекта для своего выполнения требуют разнообразных ресурсов. На данном шаге определяется их перечень и количество, требуемых для выполнения работ проекта. Основой для выполнения этой работы служит разработанная ранее ИСР.

Практический смысл этого шага проектирования состоит в том, чтобы учесть все необходимые ресурсы, правильно оценить и распределить их.

Ресурсами в проекте являются люди, оборудование, материалы, информация в разном виде, деньги.

Краткая характеристика ресурсов дана в таблице:

При планировании вводят два основных типа ресурсов: возобновляемые и невозобновляемые.

К типу возобновляемых относят ресурсы, которые в ходе работы сохраняют свою натурально–вещественную форму и по мере высвобождения могут использоваться в других работах. Если возобновляемые ресурсы простаивают, то их недоиспользованная способность к функционированию в данный отрезок времени не компенсируется в будущем. Примерами ресурсов данного типа являются люди, машины, механизмы, станки и т.п.

К типу невозобновляемых относят ресурсы, которые не могут повторно использоваться.

Но в случае если они не были использованные в данный отрезок времени, то их недоиспользованная способность к функционированию компенсируется их использованием в будущем. Примерами ресурсов данного типа являются топливо, финансовые ресурсы и т.п.

Все ресурсы имеют стоимостную оценку, однако ее недостаточно для планирования, важно оценить такие параметры как наличие ресурсов и их доступность, качество, сезонность и многое другое.

Основными типовыми ресурсами проекта являются:

• рабочее время сотрудников (основной персонал проекта и привлеченные специалисты),

• использование техники (имеющейся в собственности и арендуемой),

• новое оборудование,

• материалы — основные и расходные,

• стоимость информации, методик, технологий авторских прав,

• расходы на командировки, связь, аренду помещений и пр.

В процессе планирования ресурсов также определяется организационная политика в отношении ресурсов, например порядок закупок, найма персонала, отношений с поставщиками.

В процессе планирования разрабатывается система требований к ресурсам, например квалификация рабочих, качество металла, сроки транспортировки и т.д.

После определения перечня ресурсов строят матрицу распределения ресурсов по работам проекта.

Рис. Матрица распределения ресурсов по работам проекта

Планирование ресурсов – это процесс определения потребностей в ресурсах для выполнения работ проекта.

После построения матрицы распределения ресурсов по работам строится профиль доступности ресурсов. При помощи профиля доступности ресурсов, показывают наличие ресурсов в каждый момент времени реализации проекта.

Рис. Профиль доступности ресурсов

Недоступность отдельных ресурсов, например сезонная, является основанием для внесения корректировок в календарный план.

После построения профиля доступности строят ресурсные гистограммы, показывающие перегрузку / недогрузку ресурсов.

Рис. Ресурсная гистограмма

Перегрузка отдельных работников, как показано на рис., также является основанием для корректировки календарного плана в сторону увеличения времени производства работ.

Таким образом, оценка доступности ресурсов приводит к дальнейшей оптимизации календарного плана проекта.

Существует соотношение между основными показателями проекта: временем, стоимостью и качеством. При улучшении одного параметра, всегда ухудшаются два других. Основной задачей менеджера при оптимизации плана проекта является поиск оптимального баланса между тремя показателями.

Процедуру дальнейшей оптимизации называют выравниванием ресурсов и при ее реализации используют следующие приемы:

• разнесение параллельных задач (приводит к увеличению времени проекта);

• увеличение длительности задач (приводит к увеличению времени проекта);

• разрыв задач (приводит к увеличению времени проекта);

• назначение дополнительных ресурсов и / или изменение их профиля (приводит к увеличению стоимости проекта);

• смешанный подход (приводит к увеличению времени и стоимости проекта).

Во всех вариантах выравнивания происходит либо увеличение времени, либо увеличение стоимости проекта.

В процессе оптимизации идеального календарного план–графика проекта с учетом ограничений на ресурсы разрабатывается реальный календарный план проекта.

Таблица.

Процедура составления календарного плана проекта согласно стандарту PMBОK.