Тема 8. Управление контрактами проекта

Контракт, виды контрактов

Процессы управления контрактами

 

Контракт, виды контрактов

Исполняющая организация во многих случаях не может собственными силами обеспечить выполнение содержания проекта. Тогда часть продуктов и услуг, исполнение части работ проекта необходимо купить на стороне. Процессы управления контрактами должны обеспечить получение недостающих и необходимых работ, продуктов, услуг для целей проекта вне исполняющей организации. В этих взаимоотношениях исполняющая организация выступает покупателем, а подрядная организация – поставщиком.

В процессе планирования покупок и приобретений устанавливается, какие нужды проекта можно удовлетворить путем закупок товаров, услуг или результатов у сторонних по отношению к проекту организаций, а какие нужды проекта можно удовлетворить силами команды проекта в процессе выполнения проекта.

Этот процесс также предполагает рассмотрение нескольких вопросов: покупать или нет? Если покупать, то что именно, сколько и когда?

В случае приобретения необходимых для проекта товаров, услуг или результатов у сторонних организаций для каждого предмета покупки или приобретения выполняются все процессы от планирования покупок и приобретений до закрытия контракта.

Процесс планирования покупок и приобретений также предусматривает изучение потенциальных поставщиков, особенно если покупатель заинтересован в сохранении определенной степени влияния или контроля над заключаемыми контрактами.

Следует также уделять внимание тому, кто именно отвечает за получение или обладание необходимыми разрешениями и лицензиями, которые могут потребоваться при выполнении проекта в соответствии с требованиями законодательства, нормативных актов или организационной политики. Расписание проекта может существенным образом повлиять на процесс планирования покупок и приобретений.

На расписание проекта могут повлиять решения, принимаемые в процессе разработки плана управления поставками проекта. Эти решения тесно связаны с разработкой расписания, с оценкой ресурсов операции и с решениями «производить или покупать». В процессе планирования контрактов происходит подготовка документов, необходимых для поддержки запроса информации у продавцов и выбора продавцов. К инструментам и методам планирование контрактов относятся стандартные формы и экспертная оценка.

К стандартным формам относятся стандартные контракты, стандартные описания предметов приобретения, договоры о неразглашении информации, контрольные списки критериев оценки предложений или стандартизованные версии всех частей необходимой документации по предложениям. В организациях, где заключают много контрактов, должны быть разработаны типовые формы многих из этих документов.

Организации–покупатели и организации–продавцы, оперирующие предметами интеллектуальной собственности, должны гарантировать, что перед предоставлением другой стороне информации, являющейся интеллектуальной собственностью и имеющей отношение к проекту, все договоры о неразглашении информации должны быть одобрены и подписаны. В результате планирования поставок нужно создать план управления поставками и контрактами, который интегрируется в сводный план проекта, и документ определения работ. Документ определения работ может быть подготовлен либо заказчиком, либо подрядчиком. В нем четко описывается, что будет закупаться, условия поставок, спецификации, расписание поставок.

Взаимоотношения покупателя и поставщика регулируются контрактами (договорами). Контракт – это обязательное соглашение правового характера между двумя или более правомочными сторонами с заранее определенными условиями, основанное на взаимном интересе и преследующее некоторую законченную цель.

В зависимости от содержания, контракты подразделяют на:

• контракты на поставку товаров и услуг;

• контракты на выполнение работ и услуг.

Содержание контрактов первого вида, как и их исполнение, достаточно стандартизировано и предполагает поставку товаров и услуг массового спроса.

Содержание контрактов второго вида предполагает выполнение поставщиком части работ или услуг по проекту. При этом поставщик становится фактически сторонним участником проекта, что требует дополнительных усилий покупателя по администрированию контрактов с целью эффективного взаимодействия и продвижения по проекту в целом. А именно:

• контракт дополняется документами, раскрывающими содержание, параметры качества, порядок выполнения и передачи работ – техническим заданием, сметой, план-графиком и пр.; кроме этого, могут передаваться необходимые планы и документы основного проекта;

• исполнение контракта не ограничивается одной лишь передачей конечных результатов, но также сопровождается взаимодействием покупатель-поставщик, передачей промежуточных результатов, промежуточных отчетов о выполнении, отчетов о качестве, руководств по эксплуатации и других документов;

• рекомендуется, чтобы поставщик рассматривал свою часть работ как проект и владел методологией управления проектами, чтобы поставлять промежуточные и основные результаты необходимого качества и в определенные контрольные точки основного проекта покупателя;

• в команде проекта покупателя необходимо назначение хотя бы одного ответственного человека – менеджера контракта, который будет практически отслеживать, согласовывать организационные и технические вопросы с поставщиком по переданной части работ.

Типы контрактов

В зависимости от рисков покупателя и поставщика, контракт попадает в одну из трех категорий:

• контракты с фиксированной ценой, которые имеют заранее установленную цену на поставляемый продукт, который должен быть описан в контракте детально. Детальное описание содержания и результатов необходимо как для расчета точной цены контракта, так и во избежание разногласий при приемке-сдаче работ. Риски покупателя минимальны, риски поставщика максимальны, поскольку есть риск недооценить работы при установлении цены;

• контракты с возмещением затрат, в которых оплата (возмещение) заранее неизвестна и рассчитывается от фактически понесенных поставщиком затрат с добавлением интереса (прибыли) поставщика. Отметим, что прибыль поставщика здесь заранее не фиксируется. Затраты поставщика складываются из прямых затрат на работы проекта и косвенных затрат. Косвенные затраты (или накладные расходы) есть затраты на управление работами по контракту и обычно рассчитываются как процент от прямых затрат. Контракт с возмещением затрат заключается в случаях, когда покупателю не удается детально описать работы, продукт, услуги. Покупатель несет наибольший риск, так как стоимость контракта заранее неизвестна;

• контракты с ценой за единицу, так называемые контракты Время и Материалы (T&M, Time&Material). В них оговаривается цена единицы работ, товара, а общее количество единиц заранее неизвестно. Например: 45$ за час работы аналитика, 45$ за час работы программиста или 10$ за кв.м обработанной поверхности. Сумма контракта вычисляется по завершении работ как произведение Цены за единицу * Количество единиц. Как видно, этот тип контракта содержит элементы первых двух типов контрактов.

Преимущества и недостатки рассматриваемых типовконтрактов сведены в таблицу:

На практике покупатель всегда заинтересован в фиксации цен, сроков и качества. Поставщик же склонен определять цену по окончании работ, не устанавливать жестких сроков. С целью синхронизации целей, увеличения управляемости контрактов со стороны покупателя и повышения интереса поставщика за конечные результаты, используют различные разновидности трех рассмотренных выше типов контрактов:

1. Контракт с фиксированной ценой плюс вознаграждение за результаты. Здесь покупатель платит поощрительное вознаграждение, если поставщик завершает проект раньше срока, с лучшим качеством или с превышением других показателей.

2. Контракт с фиксированной ценой плюс экономическая корректировка. Здесь поставщик страхует себя от отрицательных изменений рынка и экономики, например, инфляции. Контракт разбивается на несколько периодов. По окончании каждого периода цена контракта за период корректируется относительно базовой цены за период, в соответствии со средним процентом за период (по определенной формуле как вверх, так и вниз).

3. Контракт с возмещением затрат плюс фиксированное вознаграждение. В отличие от обычного контракта с возвещением затрат, здесь прибыль поставщика фиксируется. У поставщика появляется небольшой стимул к контролю затрат, так как перерасход средств не влечет за собой дополнительного вознаграждения (прибыли). Покупатель возместит все затраты плюс оговоренную сумму после передачи работ по контракту.

4. Контракт с возмещением затрат плюс процент от затрат. Здесь вознаграждение устанавливается в виде фиксированного процента, который добавляется к затратам. Этот тип контракта крайне невыгоден покупателю.

5. Контракт с возмещением затрат плюс периодические премии. Контракт разбивается на периоды (например, кварталы), которые могут соответствовать, например, контрольным точкам. И вознаграждение выплачивается в конце каждого периода, что стимулирует поставщика выполнить очередную порцию работ.

6. Контракт с возмещением затрат плюс вознаграждение за результаты. Соответствует контракту с возмещением затрат плюс фиксированное вознаграждение, к которому еще добавляется премия за результаты, если поставщик завершает проект раньше срока, с лучшим качеством или с превышением других показателей. Т.е сумма выплат поставщику состоит из трех частей: затраты + фиксированное вознаграждение + премия, которая выплачивается лишь при превышении показателей и является стимулом для поставщика.

7. Другие сочетания перечисленных типов контрактов.

Следует также знать, что контракты (договора) различают по хозяйственному существу сделки, влияющему на отражении хозяйственных операций по контракту на счетах и в аналитике бухгалтерского и финансового учета исполняющей организации. Поэтому каждый контракт должен быть заточен и завизирован главным бухгалтером или финансовым директором на предмет будущего правильного отражения в Плане счетов, оптимизации налогов и прибыли.

Приведем, в качестве примера, некоторые типы сделок с указанием наименования и предмета договоров, названий сторон:

Жизненный цикл контракта

Жизненный цикл контракта состоит из нескольких фаз, каждая из которых требует управления: