Подведение итогов обучения и утверждение на должность

Собеседование с Гатетулиной Людмилой

Результат обучения

Обучение по проекту Кадровый Резерв считается успешным, если по итогам заявленных сроков сотрудник соответствует уровню развития компетенций ИОА и способен уверенно выполнять функции ИОА.

Критерии отбора администраторов

Компетенции администратора:

1. Командное Лидерство и решение конфликтов
2. Принятие решений
3. Управление работой магазина
4. Мотивация и развитие персонала

Личностные качества:

1. Стрессоустойчивость

2. Ответственность

3. Целеустремленность

4. Коммуникабельность

Этапы обучения

Программа подготовки для КРА при обучении менее 2х месяцев

Программа обучения зависит от сроков обучения и начального уровня кандидата.

Действующие продавцы составляют ИПР от своего текущего уровня до ставки ИОА

Программа подготовки для стажеров-администраторов (программа Экстернат)

Обучение по Экстернату для внешних соискателей предполагает прохождение следующих этапов:

Срок	Цель
1ая неделя	Тест в офисе по ассортименту
2-3 неделя	Аттестация по 1С и техническим навыкам
4-5-6 неделя	Аттестация по управленческим навыкам
7-8 неделя (дополнительный, но не обязательный этап)	Ведение магазина – игра «админ в отпуске»
В течение 2х месяцев после аттестации на ИОА стажер-админ сдает 2 сервисные аттестации (110, 120).
3ий, 4ый месяцы	Аттестация на 110 и 120руб

Для сотрудников компании, обучающихся по Экстернату, предполагаются такие же этапы, с учетом текущего уровня.

Примечание. После прохождения основного этапа стажировки по программе Экстернат (8 недель) возможно 2 варианта продолжения работы в компании:

1. назначение на позицию Администратора сразу после сдачи аттестации на ИОА;
2. в случае если на данный момент бывшему стажеру-администратору не может быть предложен магазин (по территориальному признаку, другим причинам), то он занимает должность Заместитель управляющего в одном из магазинов компании до момента появления подходящего магазина.
   

Оплата стажировки (программа Экстернат)

Стоимость часов стажера-админа (1 неделя):

- 70 р/ч – до теста в офисе

Оплата стажера-админа:

1. 35000р за 170 часов.
2. Бонус по итогам стажировки:

10 000 р. – среднее арифметическое по оценкам по итогам обучения 5,0; соблюдение временных рамок (допустимо отклонение + 1 неделя)

5 000 р. – среднее арифметическое по оценкам 4,0-4,9; отклонение по срокам обучения не более 2х недель.

 

После вступления в должность ИОА:

- 120 р/ч

- % от продаж

- 40 р/ч профессиональная ставка администратора

- премия «Профессиональная оценка администратора»

- премиальная составляющая за оценку

- премии за выполнение финансовых показателей

 

После вступления в должность Заместитель управляющего:

- 120 р/ч

- % от продаж

- 20 р/ч или 30р/ч профессиональная ставка (на усмотрение курирующего менеджера со стороны Отдела кадров и наставника)

- премиальная составляющая за оценку

- премии за выполнение финансовых показателей

Работа наставника [1]

Задачи Наставника

1. Полная информационная поддержка участника КРА
2. Обратная связь участнику КРА по его действиям
3. Информирование Отдела Кадров о процессе прохождения обучения

Работа наставника оценивается по компетенциям наставника (см. Критерии оценки работы наставника), а также по критериям изложенным ниже.

Обучение стажера-администратора (программа Экстернат)

Стажер обучается от 1,5 мес. до 2-х месяцев. На это время стажер закрепляется за наставником, который обеспечивает стажера необходимой информацией и контролирует ее усвоение. Большая часть обучения (70-80% времени) проходит на рабочем месте, в одном из магазинов. Помимо этого, предусмотрено посещение тренингов, выезды в другие магазины на обмен опытом, посещение ежемесячных собраний администраторов сети и участие в промо-акциях.

Контроль обучения осуществляется 2мя способами:

1. Ежемесячная оценка от наставника
2. Сдача аттестаций (3 за 2 месяца)

 

Премии наставнику

Существует 2 вида премий наставнику:

1. Премии за обучение сотрудника по программе Экстернат
2. Пролонгированная премия за успешное прохождение адаптационного периода у ИОА

За обучение сотрудника по программе Экстернат, Наставник получает бонус, состоящий из 2х частей:

1. Премия, включенная в профессиональную оценку по итогам каждого месяца
2. Премия в зависимости от оценки по итогам обучения

Пролонгированная премия за успешное прохождение адаптационного периода у ИОА: Выплачивается, если в течение 6 месяцев ИОА повышает свою профессиональную ставку на следующий уровень (60р в час).

* Данная премия распространяется на наставников обучающих и по программе Экстернат, и по классическому варианту –внутренний КРА (т.е. более 3-х месяцев).

Критерии расчета премий для наставника

Премия, включенная в профессиональную оценку по итогам каждого месяца

Сумма	Количество рабочих часов стажера-админа за месяц
2 000 руб.	Более 170 часов
1000 руб.	100-169 часов
500 руб.	50-99 часов

Премия в зависимости от оценки по итогам обучения (по итогам 1 месяца работы стажера на ставке ИОА/по итогам 2 месяцев работы в должности зам.администратора):!!!!!!

 

Оценка	Сумма	Качественные критерии	Сроки
	15 000 руб.	Все аттестации сданы с 1го раза; Соответствие компетенциям наставника на уровне 2; После беседы по итогам стажировки получена рекомендация сразу назначить сотрудника администрировать.	Полное соблюдение/сокращение сроков обучения (8 недель)
5-	10 000 руб.	Допустимо: сдача 1ой из аттестаций со 2го раза Одна из компетенций наставника выражена на уровне 2, другая – на 1,5 После беседы по итогам стажировки получена рекомендация сразу назначить сотрудника администрировать.	Допустимо отклонение по срокам обучения +1 неделя
	5 000 руб.	Допустимо: сдача 2х аттестаций со 2го раза Обе компетенции выражены на уровне 1,5 После беседы по итогам стажировки получена рекомендация продолжить развитие в должности зам. управляющего	Допустимо отклонение по срокам обучения +2 недели
4-	- 2000 руб.	Одна из компетенций наставника выражена на уровне 1,5, другая – на 1
	- 5000 руб.	Обе компетенции выражены на уровне 1 или ниже

*срок обучения = период с дня сдачи аттестации на 100 до дня сдачи аттестации на ИОА

Пролонгированная премия за успешное прохождение адаптационного периода у ИОА:

Сумма	Условие получения
10 000 руб.	1 В течение 6 месяцев ИОА повышает свою профессиональную ставку на следующий уровень (60р в час) Среднее арифметическое по оценкам на ставке ИОА 4 и выше

Приложение 1. Процедура подачи заявки в КРА

Для классического обучения (более 3х месяцев):

1. Сотрудник с помощью своего администратора составляет ИПР

2. Куратор магазина отправляет заявку (шаблон заявки приложен к Мануалу отдельным файлом) и составленный сотрудником ИПР на почту Анне Астафьевой [e-mail]. Сроки обновления КРА куратором ежеквартально (25 марта, 25 июня, 25 сентября, 10 января). ПРИ ЭТОМ, при появлении потенциального сотрудника сроки обновления по факту- максимально оперативно!

3. После отправления ИПР сотрудник, включенный в КРА, должен приехать на знакомство с сотрудником Отдела кадров. Записаться на встречу можно, связавшись с Астафьевой Анной по телефону/отправив заявку на почту [e-mail]

**Ежемесячно с 25 по 30/31 число каждого месяца администратор сотрудника из КРА дает ОС Астафьевой Анне по итогам работы за месяц (оценка, результаты выполнения заданий, которые были прописаны в ИПР).

Для ускоренного обучения по программе Экстернат:

1. Куратор магазина дает заявку Анне Астафьевой [e-mail]

2. Сотрудник проходит групповое / индивидуальное собеседование

 

Приложение 2. «Календарь» работы наставника

Период	Что делает наставник	С кем взаимодействует / формат
За 1 день до аттестации на 100	Отправляет характеристику стажера, свою промежуточную оценку (см. Мануал по наставничеству), предполагаемую дату и время аттестации. Ждет ответа от менеджера – кому стажер сдает аттестацию.	Ведущий менеджер / письмо на почту
По итогам сдачи аттестации на 100	Записывает стажера на тест. *в день сдачи теста происходит оформление сотрудника. Проконтролируйте, чтобы Ваш стажер взял с собой все необходимые документы!	Тест – Анна Астафьева / устно по телефону Оформление – Сергеева Виктория/Шатухина Ольга
После сдачи аттестации на 100	Записывает стажера на любые групповые активности (чаепитие с Тиграном, Домяники и т.д.) – по желанию.	Стандартная схема записи на указанную активность
В течение 5 дней после аттестации на 100	Отправляет предварительное расписание стажера с планом обучения и подготовки на следующую аттестацию *т.е. примерно на месяц вперед с дня сдачи атт. на 100. Причем не календарный месяц, а фактический!	На почту ведущего менеджера
После сдачи аттестации по 1с и техническим навыкам	Организует индивидуальную КЗ для стажера	Письмом на почту [e-mail] (по стандартной схеме заявки индивидуальной КЗ)
Через 2 недели после сдачи аттестации на 100	Записывает стажера на встречу с ведущим менеджером стажировки «Промежуточные итоги стажировки».	устно по телефону/письмом на почту
За 2 недели до сдачи аттестаций	Записываются на аттестацию самостоятельно. Ведущему менеджеру сообщают дату, время, ФИО Аттестатора и присылают характеристику в свободной форме.	Ведущему менеджеру на почту (характеристику отправить и менеджеру и аттестатору)
По итогам каждой аттестации	Берет ОС у аттестатора.	Аттестатор / устно по телефону
После сдачи всех аттестаций	Сам стажер-админ записывается на итоговое собеседование с Людой Гатетулиной, назначение на должность ИОА.	Люда Гатетулина / устно по телефону
До 20го числа каждого месяца	Сообщаем сумму аванса стажера – админа (не должен превышать суммы отработанной на данный момент!)	Татьяна Устинова устно / письмом на почту [e-mail]
До 10:00 1го числа каждого месяца	Отправляет проверенное расписание стажера-админа. *рсп должно быть проверенным (правильно указаны часы, авансы, премии, депремирование; информация по заменам; согласованная оценка)!	Устиновой Тане / письмом на почту [e-mail]
По итогам сдачи аттестации на ИОА (до 25 числа)	Согласовывает бонус стажеру	Ведущий менеджер устно/письмо на почту
По итогам первого месяца администрирования стажера (до 25 числа)	Согласовывает свою оценку за обучение стажера (см. критерии выплаты бонуса)	Ведущий менеджер устно/письмо на почту
При повышении проф уровня стажера -администратора	Согласовывает пролонгированную премию наставника	Прохорова Ольга письмо на почту [e-mail] (см. заявка на получении пролонгированной премии)

 

Приложение 3. План обучения для стажера-админа

 

Период	Что делает стажер-админ
В течение / по итогам 2х дней	Знакомится с компанией в общих чертах. Узнать что такое Администратор в КК. Изучает Мануал (что это, зачем и как применять), изучает компетенции администратора. Обсуждает с наставником темы: ценности и миссия КК; лидерство, вдохновение, видение. Отвечает на вопросы: хочу ли я работать в КК? Способен ли я работать в КК?
1 неделя (максимально 40 часов)	Готовится к аттестации на 100 р/ч (см. вопросы для аттестации на 100). Изучает и применяет правила работы с гостем (ведение покупки; КЗ). Сдает тест в офисе по теории и ассортименту.
2 – 3 неделя (максимально 80 часов)	Готовится к аттестации по 1с и техническим навыкам. Посещает собрание администраторов. Посещает круглый стол для стажеров-администраторов (мероприятие, которое проходит один раз в месяц в отделе кадров). Отличное знание программы 1С. Учится/узнает как: работать с ассортиментом (заказы; анализ оборотных ведомостей; анализ затоварки магазина; анализ внешнего вида магазина и витрин; акции и конкурсы по сети; инструменты повышения выручек, инструменты по работе с нелеквидом и элитными позициями, специфика работы в летний и зимний сезон) проводить инвентаризацию проверять расписание (искать ошибки) и составлять график работы на следующий месяц делать отчет по магазину по итогам месяца (объяснить основной смысл, показать, как правильно снять все необходимые показатели, проверка отчета, проверка формул, поиск ошибок) планировать финансовые показатели (на месяц, на полгода) работать с компетенциями работать с разнообразными рейтингами распределять обязанности взаимодействовать с офисом, куратором («расписание» обмена информацией; «персоналии» - к кому и по каким вопросам обращаться), взаимодействие с администрацией ТЦ работать с персоналом (количество сотрудников в магазине; прием и адаптация новых сотрудников; оформление сотрудников, процедура увольнения в компании, постановка испытательного срока) составлять ИПР (что это, зачем и как делать) давать ОС по продажам и по организации дел в смену планировать работу на следующий месяц За 3-4 дня до даты аттестации на почту аттестатора отправляет задание: - составленный план – календарь дел на месяц с учетом текущей ситуации в магазине (заказы, чистота магазина, отчетность и т.д.) - финансовое планирование магазина на полгода - разбор идей из диска Джон Вон Эйкена «19 ловушек для менеджеров» Выбирает 3 ловушки, которые будет отрабатывать в следующий месяц
4-5-6 неделя (максимально 120 часов)	Готовится к аттестации по управленческим навыкам. Посещает и прорабатывает менеджерские тренинги: «SMART. Постановка целей и задач», «Техника обратной связи», «Решение конфликтов», «Мотивация и развитие персонала», «Адаптация в должности ИОА». Применение навыков на практике. Посещает разные магазины с целью обмена опытом с администраторами и кураторами. Изучение Библиотеки КК (выступления на СА). Может: ставить цели и задачи по технологии SMART: при постановке личных задач, задач магазина и сотрудникам выставлять оценки персоналу на различных ставках и транслировать их применять инструменты по выявлению и работе с мотивами сотрудников эффективно взаимодействовать с другими отделами компании, добивается решения поставленных задач применять разные инструменты по командообразованию самостоятельно провести собрание в магазине За 3-4 дня до даты аттестации на почту аттестатора отправляет задание: - таблица по мотивации сотрудников (описать мотивы каждого сотрудника в магазине, примеры-доказательства этих мотивов, как можно использовать на практике и собственные примеры) - свой профиль с управленческими компетенциями, с прописанными примерами из работы - свой ИПР + ИПР одного из сотрудников магазина - 3 ловушки над которыми работал и каких результатов добился Книга Майкл Уоткинс «Первые 90 дней стратегии успеха для новых лидеров всех уровней», выделить 3 идеи, которые будет применять в работе.
Дополнительно 7-8 неделя (максимально 80 часов)	Игра «админ в отпуске» - стажер-админ полностью ведет магазин под контролем и при помощи наставника. Проходит собеседование-назначение на должность с генеральным директором.

 

Обязательные мероприятия для стажеров админов:

1. Собрания в магазине + собрания администраторов,
2. Круглый стол для стажеров-админов,
3. Чаепитие с генеральным директором,
4. Индивидуальная беседа с ведущим менеджером из отдела кадров.

 

Аттестацию по техническим навыкам принимает: Богданова Вика, Головина Татьяна, Стрельникова Мария.

Аттестация по управленческим навыкам: Прохорова Ольга, Астафьева Анна, Гончарова Лиля, Пронина Женя, Одоевских Виктория.

* Внимание! Сроки считаем не по календарным месяцам, а с момента начала стажировки! Т.е. если аттестацию на 100 стажер-админ сдал 15 июня, то ее «1ый месяц» будет с 15 июня до 15 июля, «2ой месяц» с 15 июля до 15 августа, «3ий месяц» с 15 августа до 15 сентября. Аналогично с периодами «1ая неделя», «2ая неделя» и т.д.

Приложение 4. Отчет от наставника по адаптации ИОА

Для получения пролонгированной премии необходимо подать письменную заявку Прохоровой Ольге proxola@yandex. ru после повышения профессиональной ставки.

* Если у администратора было несколько наставников в процессе обучения, пролонгированную премию получает основной наставник, который определяется по согласованию с Олей Прохоровой.

Содержание заявки: ФИ наставника, ФИ стажера-админа, месяц окончания стажировки, = 10 000 рублей.

К заявке необходимо приложить отчет по адаптации (см. таблицу ниже):

	Пошаговые действия наставника	Сроки	Заполняется наставником
1.	Узнать результаты итоговой аттестации	В течение одного дня после сдачи аттестации.	Здесь наставник описывает ОС, полученную по итогам аттестации.
2.	Дать сотруднику обратную связь по итогам аттестации.	В течение одного дня после сдачи аттестации.	Здесь наставник описывает содержание беседы с сотрудником.
3.	Взаимодействие с куратором магазина, куда назначили ИОА	В течение двух дней после сдачи аттестации.	Здесь наставник отмечает, последовал ли звонок от куратора, если не последовал, то наставник звонит сам. Осуществляют грамотно перевод.
4.	Наставник звонит своему бывшему сотруднику, с целью узнать, как происходит адаптация, нужна ли какая-либо помощь	В течение первого месяца работы	Здесь наставник описывает содержание беседы, итоги работы в магазине (какие приоритетные задачи решает, какие сложности были, что получается и т.д.)
5.	Наставник звонит своему бывшему сотруднику. Цель звонка: узнать, как проходит работа над ИПР, поставлены ли цели на квартал нужна ли помощь в подготовке. Узнать, каковы взаимоотношения в коллективе, как протекает работа с клиентами, оправдались ли ожидания по з/п и графику работы. - при необходимости обсудить, возникшие ситуации с куратором.	Каждый последующий месяц	Здесь наставник описывает содержание разговора. Комфортно ли сотруднику, оправдались ли ожидания, как проходит работа над ИПРом, поставлены ли цели на квартал, понимал ли как будет достигать поставленных целей. Были ли сложности, какие действия предпринял наставник
6.	Сотрудник звонит наставнику и сообщает по итогам повышения проф. ставки. (если сотрудник не позвонил, наставник звонит сам). Наставник либо поздравляет с повышением, либо узнает, что было не так и предлагает свою помощь	В течение 10-ти дней после повышении проф. ставки администратора	Здесь наставник пишет итоги повышения. При необходимости помогает в корректировке действий для достижения целей.

Приложение 5. Организационная часть

У сотрудников, обучающихся по программе Экстернат, отличается расписание и порядок выплат.

Сроки выплат для стажера-администратора:

1. ЗП с 10 до 13 числа каждого месяца
2. аванс с 20 до 25 числа каждого месяца
3. максимальная сумма аванса составляет 10 000 руб.
4. получение – лично, в отделе кадров, с 10:00 до 18:00, с понедельника по пятницу.
5. 50 % от стоимости медкнижки возмещается после сдачи аттестации по техническим навыкам, сумма подается ведущему менеджеру и выплачивается или с авансом, или с з/п (по согласованию со стажером – администратором).

 

Чтобы получить аванс: строго ДО 20го числа необходимо сообщить сумму аванса Устиновой Татьяне.

Проверкой расписаний и расчетом ЗП стажеров-администраторов занимается Устинова Татьяна. Согласованием оценок и бонусов, как стажеру, так и наставнику – ведущий менеджер.

Стажер-администратор НЕ фигурирует в основном расписании магазина. У стажеров-админов отдельное расписание. Его часы не влияют на общее количество рабочих часов в магазине и, соответственно, на % от продаж.

Расчет ЗП стажера производится на основании проверенного наставником расписания.

Если расписание не отправлено своевременно, ЗП не рассчитывается.

Если стажер выходит на замену: его часы проставляются также в его собственное расписание. При этом наставник помнит, что главное задача стажера-админа обучение и ситуации, что стажер-админ работал в магазине один в рабочую смену не допустимо и крайне не желательно.

 

Если часть месяца сотрудник работает как стажер-админ, другую часть месяца как админ/продавец – заполняем рсп соответственно статусу.

Если стажер-админ становится ИОА до окончания стажировки, оплата премий и надбавок определяется в индивидуальном порядке (оценка, бонус по итогам обучения, оплата должности и т.д.). Оплата премий наставнику – также обсуждается в индивидуальном порядке с ведущим менеджером.