Тема 4 Комплектование кадров

Процесс комплектования кадров включает в себя несколько этапов:

- поиск необходимого персонала;

- отбор кандидатов на вакантную должность;

- наем персонала;

- распределение по рабочим местам;

- продвижение по службе.

Задачи менеджера по персоналу по комплектованию кадров:

1. Определение оптимальной численности исполнителей.

2. Определение качественного состава персонала.

3. Подбор кадров, необходимых для реализации целей организации.

4. Распределение по рабочим местам в соответствии с уровнем квалификации работника и направлениям профессиональной деятельности.

5. Сохранение квалифицированных работников.

6. Обеспечение продвижения по службе внутри организации.

Правильное построение работы по подбору персонала является главным условием формирования работоспособного и успешного коллектива. В этом процессе выделяются следующие этапы:

1. Предварительное определение круга обязанностей сотрудника, из которого вытекают требования к качеству и уровню знаний кандидата на должность, к уровню его квалификации.

2. Составление перечня ценных и конфиденциальных сведений, с которыми будет работать сотрудник.

3. Составление перечня мер поощрения сотрудника.

4. Составление перечня личных качеств человека, возрастных, профессиональных и иных характеристик.

5. Составление должностной инструкции.

В результате такой подготовки должно получится описание вакантной должности, с которым знакомится кандидат.

Описание вакансии может представлять собой следующую таблицу:

 

Должностные обязанности экспедитора службы ДОУ	Требования к кандидату
Доставка документов из почтового отделения и обратно	Наличие личного автомобиля, наличие прав, отсутствие вредных привычек
Оформление доставки в почтовом отделении	Аккуратность, ответственность, порядочность
Работа с персональными данными работников	Наличие подписки об ответственности за неразглашение конфиденциальной информации, возраст не менее 35 лет, наличие характеристики или рекомендательного письма с предыдущего места работы.

Должностная инструкция – это локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника конкретные должностные обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция – эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Инструкция позволяет оценивать работу каждого сотрудника. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор.

Разработка должностных инструкций – обязанность руководителя службы управления персоналом. Инструкция согласовывается с руководителем структурного подразделения и юристом организации. Утверждает инструкцию первый руководитель.

Структура текста должностной инструкции

1. Общие положения

1.1. Определение категории работника (руководитель, специалист или технический исполнитель).

1.2. Условия приема на работу и увольнения (кто принимает на работу и освобождает от должности).

1.3. Кому подчиняется данный работник.

1.4. Какими нормативно-правовыми документами руководствуется в своей профессиональной деятельности.

1.5. Требования к образованию и квалификации, к стажу работы.

2. Должностные обязанности (какие виды работ должен выполнять).

3. Права работника.

4. Ответственность работника.

Требования к кандидату на должность могут быть отражены в квалификационной карте. Квалификационная карта – документ, в котором отражен набор квалификационных характеристик, которыми должен обладать сотрудник.

Поиск кандидата на должность не должен быть бессистемным, не должен иметь случайный характер. Случайные претенденты на должность обычно рассылают резюме по разным предприятиям, так как им не важно место работы, их интересует работа по данной специальности, что противоречит основной задаче кадровой службы – обеспечение предприятия кадрами, заинтересованными в успехе деятельности этого предприятия.

Способ подбора персонала из случайных людей не должен быть единственным. Методы подбора персонала, сочетание их различных видов – основная задача кадровой службы. Можно отметить следующие активные методы подбора персонала:

1. Поиск кандидатов внутри организации. Этот метод дает возможность продвигать перспективных работников по служебной лестнице, воспитывает преданность предприятию. Но передвижение персонала должно базироваться только на деловых качествах человека.

Преимущество этого метода заключается в том, что коллектив знаком с кандидатом на должность и поэтому период адаптации минимален.

Недостаток метода заключается в том, что без притока новых людей коллектив теряет свои творческие качества.

2. Поиск кандидатов среди студентов и выпускников ВУЗов. Специалист кадровой службы устанавливает связь с подразделениями вузов, отвечающих за трудоустройство выпускников. В данном случае необходимо вести поиск способных студентов, привлекать их к работе в процессе учебы (прохождение различного вида практик) и даже финансировать их обучение (оплата обучения на внебюджетных формах, выплата стипендии или дополнительного поощрения на бюджетных отделениях).

Этот метод позволяет омолаживать коллектив и реализовывать перспективные направления в бизнесе.

3. Обращение в бюро по найму рабочей силы. Подобные бюро ведут целенаправленный поиск специалистов в соответствии с требованиями работодателя.

4. Изучение и публикация объявлений в средствах массовой информации. Поиск работников таким способом невозможен на должности, связанные с обработкой конфиденциальной информации.

5. Использование личных связей и рекомендаций знакомых и коллег.

6. Рекомендации работающих в организации специалистов. Обычно такие рекомендации отличаются ответственностью и взвешенностью, так как впоследствии с рекомендуемыми людьми придется работать вместе.

После того как будут найдены кандидаты на вакантную должность, проводится процедура отбора персонала. Общие принципы отбора:

1. Обеспечение соответствия индивидуальных качеств претендента требованиям, предъявляемым содержанием работы.

2. Равный доступ любого человека в организацию, чьи способности и профессиональная подготовка соответствуют требованиям.

3. Поиск не идеальных кандидатов (таких не бывает), а подходящих на данную должность.

4. Ориентация на наиболее квалифицированные кадры, но не более высокой квалификации, чем это требует рабочее место.

5. Отказ в приеме новым работникам, если потребности в них нет.

6. Включение в процесс элементов социологического, психологического и медицинского отбора.

7. Соблюдение законодательных норм и этических правил.

Во всем мире приняты следующие критерии отбора: образование, уровень профессиональных навыков, опыт работы и личностные качества претендента.

Методы отбора персонала:

1. Анализ анкетных данных, содержащихся в документах, представленных кандидатом на должность. Данный метод отличается простотой и небольшими затратами на отбор персонала. Но при этом можно получить только информацию о прошлом кандидата, определить же перспективу его роста невозможно.

2. Наведение справок о кандидате через третьих лиц (руководитель на последнем месте работы, сотрудники, друзья и т.п.) Применение данного метода возможно только при получении на это разрешения самого кандидата. Данный метод дает возможность обезопасить организацию от нечестных людей, но информация, полученная таким образом, может быть очень субъективной.

3.Собеседование. Собеседование проводится поочередно, отдельно с каждым из кандидатов в присутствии руководителя структурного подразделения и руководителя кадровой службы. Как правило, собеседование проводится один раз. Возможно предварительное и окончательное собеседование.

Собеседование может проводится тремя способами:

· По заранее подготовленной схеме вопросов, от которой эксперт не отклоняется. При подобной схеме не выявляются индивидуальные особенности кандидата.

· Заранее готовится схема основных вопросов, которую эксперт расширяет, направляя беседу в необходимое русло.

· По заранее подготовленному списку тем, которые необходимо затронуть в беседе.

В процессе собеседования ведется протокол. Ход беседы может фиксироваться на видео- или аудиопленку, но только после получения письменного согласия на это кандидата.

При проведении экспертных мероприятий обязательно проверяются паспортные данные, фотографии на соответствии личности кандидата.

Данный метод позволяет получить наиболее полную информацию о кандидате, и кандидат, в свою очередь, получает информацию об организации. Слабой стороной данного метода является потенциальная опасность ошибочной оценки кандидата на основе первого впечатления, субъективности этой оценки.

4.Тестирование проводится для определения уровня профессиональной пригодности и диагностики личностных качеств претендента. Данный метод позволяет объективно оценить кандидата, но требует достаточно больших затрат на проведение процедуру отбора.

5. Оценка по реферату (докладу, проекту): кандидат представляет презентацию подготовленного проекта. Данный метод наиболее оптимален для отбора кадров управления.

6. Метод проведения деловых игр. Организовывать и применять данный метод должен специально подготовленный специалист (модератор) и психолог. Поэтому данный метод является финансово затратным.

7. Метод «Центр оценки». Основная идея метода – провести кандидатов через серию специально разработанных упражнений, моделирующих основные стороны их деятельности. Оценку дают специально подготовленные эксперты. В данном случае обеспечена объективность оценки и возможность получить информацию о потенциале кандидата. Но данный метод трудоемкий и дорогой.

8. Испытательный срок: основная цель – оценить кандидата в процессе профессиональной деятельности.

 

 

Факторы, влияющие на комплектование кадров:

Внешние факторы	Внутренние факторы
- демография - уровень социально-экономического развития общества - трудовое законодательство	- организационно-технический уровень организации - стратегия организации - масштаб работы - содержание работы - сложность работы - отношение к работе

Состав процедур приема граждан на работу. Технология приема граждан на работу включает следующие процедуры:

1. Обращение гражданина в кадровую службу.

2. Ознакомление гражданина с описанием вакансии и получение его предварительного согласия.

3. Получение от гражданина необходимых документов (паспорт, военный билет, трудовая книжка, страховое свидетельство пенсионного фонда, свидетельство о присвоении ИНН) и их изучение.

4. Собеседования гражданина с руководителем структурного подразделения, прохождение инструктажа по технике безопасности, инструктажа по исполнению должностных обязанностей, медицинского

осмотра (при условии, если работа связана с наличием необходимого уровня состояния здоровья, или при наличии в соцпакете медицинской страховки) и т.д.

5. Составление, согласование, подписание трудового договора.

6. Выдача работнику одного экземпляра трудового договора.

7. Оформление приказа о приеме на работу, ознакомление работника с приказом и выдача по его просьбе ксерокопии приказа.

8. Информирование руководителя структурного подразделения о приеме на работу нового сотрудника и о дате начала работы.

9. Внесение данных о работнике в табель учета рабочего времени и расчета заработной платы.

10. Заполнение личной карточки по учету кадров.

11. Внесение данных о работнике в учетные бухгалтерские документы.

12. Внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

13. Выдача работнику удостоверения или пропуска для свободного доступа к рабочему месту.

Лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство пенсионного фонда оформляются работодателем.

Если гражданин направлен на работу службой трудоустройства, он должен предъявить соответствующее направление. Если должность работника требует специальных знаний, предъявляется документ об образовании или профессиональной подготовке.

Работодателю запрещается требовать от гражданина какие-либо письменные справки, когда необходимые данные подтверждены в паспорте, трудовой книжке, в свидетельстве о рождении и других государственных документах.

Запрашивать медицинскую информацию работодатель имеет право только тогда, когда выполнение работником трудовых функций требует определенного состояния здоровья и при получении права на социальные пособия. Если гражданин проходит медицинский осмотр, то его выводы должны касаться только допуска к предполагаемой работе.

Состав документов, необходимых при приеме на работу. Помимо документов, указанных в технологической цепочке приема граждан на работу, необходимы следующие документы: резюме, автобиография, характеристика, список научных трудов и изобретений, список печатных работ.

Законом не предусмотрено обязательное составление гражданином заявления о приеме на работу: эту функцию исполняет трудовой договор. Резюме только входит в практику российского кадрового делопроизводства и не является обязательным для заполнения документом.

Документы каждого кандидата на должность должны храниться в отдельной папке, на обложке которой указываются фамилия, имя, отчество гражданина, его домашний адрес и телефон, предполагаемая должность,структурное подразделение, дата обращения о приеме на работу, технологическая цепочка оформления. Внутри папки должна быть опись документов. Папки хранятся в металлическом шкафу или сейфе. Передача папок с документами кандидатов внутри кадровой службы и работа с ними допущенных к этим документам лиц осуществляется под роспись в специальном передаточном журнале.

Контроль достоверности персональных данных. Представленные кандидатом на должность документы тщательно проверяются на достоверность: соответствие фамилий, имен и отчеств и других персональных данных во всех документах; идентичность фотографий и личности гражданина; наличие необходимых отметок и записей; отсутствие подчисток и исправлений; качество печатей и наличие необходимых подписей. Сведения, включенные в характеристики, могут быть проверены путем обращения в организацию, выдавшую документ. Документы, вызвавшие сомнения, возвращаются гражданину и одновременно ему отказывают в приеме на работу.

Особое внимание обращается на оформление паспорта и трудовой книжки. Трудовая книжка должна соответствовать установленной форме. Все печати должны соответствовать названиям организаций, которые их поставили.

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие задачи приходится решать менеджеру по персоналу при комплектовании кадров?

2. Назовите основные методы отбора персонала?

3. Почему подбор кандидатов на должность должен иметь комплексный характер?

4. Какова технология приема граждан на работу?

 

 

Практическая работа № 3

по дисциплине «Управление персоналом»