Суть та поняття та необхідність функції контролю

 

Розглянемо зміст терміну "конт­роль в управлінні" відносно сфери управління виробництвом.

Під контролем розуміють перевірку діяльності когось або чо­гось, за його допомогою виявляють негативні тенденції під час вико­нання запланованих завдань, запобігають зривів у виробництві.

Термін "контроль", як і термін "влада", викликає, перш за все, негативні емоції у виконавців. Для них контроль пов'язаний з певними обмеженнями, відсутністю самостійності та виявів ініціативи у при­йнятті рішень, примусовим виконанням визначених дій, застосуванням штрафних санкцій за порушення встановлених правил і процедур.

Контроль — це процес забезпечення досягнення цілей орга­нізації за допомогою оцінки та аналізу результатів діяльності, опера­тивного втручання у виробничий процес і прийняття коригуючих дій.

Контроль також визначають як механізм перевірки дотримання та виконання нормативно встановлених завдань, планів та рішень. Зазначимо, що контроль завжди має функціональне призначення і ви­никає на певній стадії управлінського процесу.

Контроль є підсумковим етапом управлінської діяльності, що дозволяє зіставити досягнуті результати із запланованими.

Дуже поширеним є погляд на контроль лише як на засіб, фіксований, універсальний шаблон, за допомогою якого досягається порівняння результатів із завданнями, вимогами і застосування, у випадку необхідності, коригуючих дій. Такий вузький підхід до визна­чення призводить до того, що процедура контролю на практиці зво­диться до простої перевірки правильності арифметичних розрахунків (обґрунтованості підсумків у касових звітах, платіжних відомостях тощо).

До основних економічних категорій, що стосуються контро­лю, належать: контрольна діяльність, норми контролю, об'єкт та суб'єкт контролю, відхилення від норм тощо.

Контроль — це одна з функцій управління, що має аналітичний характер. Під час її. виконання здійснюється спостере­ження за ходом виробничих процесів і дотриманням виробничої про­грами, порівнюються величини та значення параметрів, що контро­люються з заданою програмою, фіксуються результати порівняння у зручній для використання формі.

Трактування терміну "контроль" залежить від об'єкта контро­лю. Наприклад, його зміст змінюється, якщо мова йде про контроль за діяльністю підприємства в цілому, і про контроль якості продукції зокрема.

Поняття "контроль в управлінні" необхідно розглядати у трьох основних аспектах:

§ як систематичну та конструктивну діяльність керівників та ор­ганів управління, одну з управлінських функцій, тобто контроль як діяльність;

§ як підсумкову стадію процесу управління, серцевиною якої є меха­нізм зворотного зв'язку;

§ як складову процесу розробки, прийняття та реалізації управ­лінських рішень, яка безперервно бере участь у цьому процесі від його початку до завершення.

Керівництво розпочинає здійснювати функцію контролю з ви­значення цілей і завдань або з моменту створення організації. Відсут­ність контролю породжує хаос, а координація й узагальнення діяльнос­ті структурних підрозділів стає неможливою. Вже самі собою цілі, плани та структура організації визначають напрями її діяльності, роз­поділяють зусилля та впливають на виконання робіт. Пітер Друкер за­значає, що "контроль та напрями діяльності — взаємозалежні поняття".

Будь-який контроль має багато ознак та характери­стик: завдання, об'єкт і суб'єкт, типи та загальні види.

У будь-якій діяльності мета контролю полягає у перевірці того, чи все відбувається згідно з заздалегідь прийнятим планом, діючими інструкціями та встановленими принципами.

Завдання контролю є загальними та конкретними. Конкретні завдання поширюються тільки на якусь певну сторону діяльності об'єкта (фінанси, дотримання трудового законодавства, достовірність звітних даних), а загальні - всебічна діяльність об'єктів, що контролю­ються.

Основними завданнями контролю є:

q визначення фактичного стану об'єкта чи його частини в даний мо­мент часу;

q прогнозування стану та поведінки об'єкта та його частини на визна­чений майбутній період часу;

q зміна стану та поведінки об'єкта чи його частини таким чином, щоб при зміні зовнішніх умов в допустимих межах були забезпечені необхід­ні та оптимальні значення характеристик об'єкта чи його частини:

q завчасне визначення місця та причин відхилень значень характеристик об'єкта від заданих (тих. що передбачались);

q збір, передача, обробка інформації про стан об'єкта;

q забезпечення стійкого стану об'єкта при досягненні критичних зна­чень характеристик об'єкта.

Об'єкт контролю — це те, що (хто) контро­люється. У системі управління виробництвом об'єктами контролю є народне господарство в цілому, його окремі галузі, регіони, об'єднання та підприємства. Все­редині підприємства об'єктами контролю є всі, без винятку, виробничі процеси. Контролюються технологічні процеси, якість продукції, що виготовляється, витрати сировини та матеріалів, інструменти, викори­стання основних виробничих фондів, дані про продуктивність праці та заробітну плату, випуск продукції, постачання матеріалів і обладнання, реалізацію продукції."2

До числа об'єктів контролю належать такі технологічні системи, як наприклад, машина, агрегат, поточна лінія; технологічний лан­цюжок: потік - лінія - цех - завод - об'єднання.

Предметом управління є отримання запла­нованого результату об'єктом управління.

Предмет контролю — це стан і поведінка об'єкта управління. Предметом контролю таких об'єктів, як об'єднання, підприємство, організація, структурний підрозділ або їх окремі частини та елементи, є їх діяльність відповідно до встановле­них законів, норм, правил, рішень, доручень, тобто певний стан об'єкта контролю на конкретну дату.

Стан об'єкта контролю описується якісними, кількісними, структурними характеристиками, а також такими, що визначені у часі та просторі, закріплені відповідними стандартами.

Суб'єктом контролю може бу­ти група людей або організація, що на­ділена відповідними повноваженнями.

 

 

КЛАСИФІКАЦІЯ ВИДІВ КОНТРОЛЮ

 

Існує велика кількість різновидів контролю, які для зручності аналізу, дослідження та використання класифікують за різними ознаками.

Характеристики відносно часу зумовлюють наявність поперед­нього, поточного та заключного (підсумкового) контролю. Попе­редній контроль здійснюється з метою передбачення стану об'єкта або його окремих вузлів у майбутньому. Поточний - визначає стан об'єкта в процесі виконання операції, а заключний - після її завершення.

Характеристики, пов'язані з простором, засновані на наявності літучого та стаціонарного контролю. Літучий контроль передбачає необхідність виїзду суб'єкта контролю на територіальне віддалений об'єкт. При стаціонарному — суб'єкт та об'єкт територіальне розміщені в одному місці.

Залежно від якісних характеристик розрізняють одиничний, множинний, одно- та багатофункціональний контроль. Контроль, пов'язаний з однією контрольованою величиною, називають одинич­ним, а з багатьма - множинним або багатомірним.

Залежно від обсягу операцій, контроль поділяється на одно- та багатофункціональний.

За характером стосунків суб'єкта та об'єкта контролю, тобто між тими, хто контролює і кого контролюють, розрізняють контроль внут­рішній та зовнішній. При внутрішньому - суб'єкт та об'єкт контролю функціонують у межах однієї системи, а при зовнішньому - суб'єкт відокремлений, діє автономно, незалежно від об'єкта.

Залежно від завдання доцільно розрізняти лінійний, функ­ціональний та операційний типи контролю. При лінійному типі контролюється об'єкт в цілому (наприклад, контроль з боку директора підприємства); при функціональному - лише його частина (контроль з боку головного економіста, технолога тощо). Контроль лише однієї окремої характеристики стану та поведінки об'єкта (наприклад, співвідношення рівня, продуктивності праці та заробітної плати) є різновидом операційного типу контролю.

Серед загальних видів контролю, відносно стадії вико­нання господарської операції, можна виділити попередній, направляючий, фільтруючий i заключний контроль.

Направляючий та фільтруючий — це дві складові поточного контролю.

За допомогою попереднього контролю визначаються необ­хідність і можливість досягнення бажаної мети шляхом виконання за­планованої операції, а також якісні, кількісні та структурні характери­стики оптимального варіанту операцій, які плануються, через їх моде­лювання у часі та просторі. Під час попереднього контролю пере­віряється правильність поставлених цілей, достовірність і точність прогнозів, можливість забезпечення запланованої операції ресурсами та доцільність здійснення самої операції.

Систему процесів управління операцією можна зобразити так: бажана загальна мета => стратегія досягнення => планування досяг­нення мети => організація досягнення. Завданням попереднього кон­тролю є визначення правильності сформульованої мети, визначення передумов і стратегії. Прикладами попереднього контролю є: розраху­нок потенційної потреби у новій продукції (роботах, послугах), можли­вості забезпечення виробництва капіталовкладеннями, сировиною або іншими ресурсами тощо.

Направляючий (спрямовуючий) контроль застосовується від початку практичного здійснення господарської операції і до моменту досягнення необхідного результату. Під час такого контролю відбувається вимірювання, порівняння та оцінка стану та поведінки контрольованого об'єкта, а також розробляються та застосовуються коригуючі дії, що дозволяють у визначений строк і якісно досягти на­мічених результатів. При здійсненні направляючого контролю пере­віряється правильність застосування таких видів управлінської діяльності, як організація та мотивація. Визначальна риса такого кон­тролю - безперервне стеження за станом і поведінкою контрольо­ваного об'єкта.

Фільтруючий контроль також застосовується при перевірці здійснення господарської операції. Якщо хід операції не відповідає встановленим нормам, то виконання операції зупиняють до того часу, поки вона не буде відповідати вимогам.

За допомогою фільтруючого контролю відокремлюють добро­якісну продукцію від бракованої. Якщо виріб не відповідає встановле­ним вимогам, то його відсилають на виправлення. Якщо виріб відповідає всім технічним характеристикам, то він надходить на діль­ницю складання, де з окремих деталей роблять вузли. Фільтруючий контроль застосовується лише кілька разів протягом виконання господарської операції, а не безперервно, на відміну від спрямовуючого. Як практичну ілюстрацію розглянемо процедуру візування наказу в уста­нові. Зміст та форма наказу коригується до того часу, поки він не буде задовольняти вимоги усіх працівників, що мають відношення до його розробки та виконання.

Заключний (остаточний) контроль, чи контроль за результа­тами, проводиться після закінчення операції. Прикладом такого кон­тролю є ревізія використаних трудових ресурсів і фонду заробітної плати, фінансових результатів та рентабельності роботи підприємства за минулий місяць, квартал, рік.

Всі чотири види контролю необхідні для того, щоб контролюва­ти роботу підприємства в цілому чи якусь одну важливу операцію. Найбільші можливості для ефективного управління виробництвом маємо при використанні направляючого контролю, оскільки є можли­вість наперед скоригувати ті чи інші дії і тим самим успішніше реа­лізувати визначену мету.

Плани та організаційна структура дають лише певну уяву про те, якою буде організація у майбутньому.

На практичну реалізацію планів впливає безліч об­ставин: зміни у законодавстві та технології, соціальні пріоритети, умо­ви конкуренції та ін. Контроль виступає ефективним механізмом оцінки впливу цих змін, а також попереджує деструктивність бізнесу та кризові ситуації.

 

 

ПРОЦЕС КОНТРОЛЮ

 

Процес контролю — це діяльність об'єднаних у визначену структуру об'єктів контролю (органів контролю, керівників, контро­лерів, аудиторів, організацій державного регулювання), спрямована на гарантію досягнення поставлених цілей управління. Найбільш ефек­тивно та продуктивно це досягається через реалізацію визначених зав­дань контролю і застосування відповідних принципів, типів, методів і техніки контролю.

Суть процесу визначають такі характеристики: змістова, ор­ганізаційна і технологічна.

Змістова характеристика дає відповідь на питання: що робиться в межах процесу контролю? Організаційна — ким робиться й у якому порядку це відбувається? Технологічна — як робиться?

Процес контролю поділяється на кілька послідовних етапів:

q визначення бажаного результату (стандарту);

q вимірювання фактичного результату виконання;

q оцінка результатів виконання;

q коригуючі дії.

А) Встановлення бажаного результату (стандарту)

Контрольна діяльність, як і вся управлінська праця, розпочи­нається з встановлення мети. Коли мета відома, необхідно відобразити. бажаний результат у вимірюваних величинах, якщо це можливо.

Під час здійснення процесу контролю мета конкретизується, уточнюється, перетворюючись т норми функціонування - критерії, за якими оцінюється дія системи управління або хід виконання вироб­ничого процесу.

Існує три форми норм функціонування: числова, шкальна і дескриптивна. При числовій формі контрольовані параметри ви­мірюються за повними числовими значеннями. Параметри (кількість продукції), періоди часу, як правило, подаються у числовій формі. Але крім кількісних параметрів, досить часто зустрічаються якісні - ди­зайн, зручність в експлуатації тощо. Вони рангуються за допомогою бальної оцінки порівнянням аналогічних параметрів різних виробів чи моделей між собою.

Норми функціонування, які не можуть бути визначені першим і другим способом, формулюються дескриптивно, описово. Норми час­то встановлюються графічно.

До основних вимог, які ставляться до норм функціонування, на­лежать: обґрунтованість, зручність, можливість порівняння та ін.

Основні види норм і нормативів:

· норми витрат живої праці;

· норми витрат предметів праці (витрати сировини і матеріалів, пального, енергії);

· нормативи використання засобів праці (виробничих потужно­стей, машин, обладнання та устаткування);

· норми і нормативи функціонування організації, виробництва (тривалість виробничого циклу, обсяг незавершеного виробництва).

Під нормами розуміють максимально допустиму величину аб­солютних витрат сировини, матеріалів, пального, енергії для виготов­лення одиниці продукції (або виконання роботи встановленої якості при умовах виробництва планового періоду).

Нормативами називаються показники, що характеризують відносні величини (ступінь) використання засобів і предметів праці, їх розхід на одиницю площі, ваги та ін.

Окремо виділимо такий елемент норм функціонування, як нор­ма керованості. Це та кількість працівників, яка перебуває у безпосе­редній підлеглості одного функціонального керівника. Її ще називають сферою, масштабом чи діапазоном контролю, зоною управління.

Параметри контролю — це рівні досягнення норм функ­ціонування, відображені у величинах, що підлягають виміру.

Параметри контролю виконують дві функції: вони є мотива­ційною метою, яку виконавець прагне досягти, та використовуються у плануванні та контролі, як очікуваний результат.

Б) Вимірювання фактичного результату виконання

Процедура виміру фактичного результату виконання — це засіб отримання необхідної інформації для суб'єкта управління та контро­лю. Цю процедуру можна визначити як зіставлення фактичної величи­ни з еталоном.

До основних типів виміру в процесі виробництва належать фізичний та динамічний виміри. Фізичний вимір відображає форму, розмір, зовнішній вигляд об'єкта контролю. Основні одиниці фізич­ного виміру - штуки, метри, тонни, гривні тощо. Динамічний вимір ха­рактеризує рівень.використання тих чи інших ресурсів за відповідною якістю чи властивістю, наприклад, інтенсивність, темп, питома вага, повторюваність. Прикладами одиниць динамічного виміру можуть бу­ти показники фондовіддачі, енергоозброєності, рівня продуктивності.

В) Оцінка результатів виконання

Стадія порівняння та оцінки фактичного та очікуваного резуль­татів безпосередньо стосується ходу виконання господарської опера­ції. При цьому відбувається не тільки оцінка контрольної ситуації, а й вироблення альтернативних рішень для застосування коригуючих дій.

Завдання даної фази процесу контролю:

· визначення адресата тієї чи іншої інформації (кому призна­чається?);

· отримання інформації, що відповідає таким характеристикам — швидкість її передачі чи надходження, точність, достатність, надлишковість, регулярність, корисність та ін.;

· адекватне відображення отриманої інформації у звітності (звітах, доповідях, довідках).

Г) Коригуючі дії

Контрольні звіти є індикаторами відхилень від плану. За резуль­татами цих звітів досліджуються причини проблем, розробляються ва­ріанти їх подолання і виправляється стан справ застосуванням кори­гуючих дій.

Існує два типи коригуючих дій:

1) за рахунок внутрішніх зусиль і резервів, без зміни показників за­твердженого плану, виконання виробничої програми досягається в повно­му обсязі;

2) змінюються плани, їх обсяги, номенклатура продукції.

Корекція може бути негайною чи відстроченою.

Якщо при порівнянні та оцінці результатів фактичний показник тільки порівнюється з нормою функціонування і знаходиться величина будь-якого відхилення, тобто контроль здійснюється автоматично, то встановлення значущості відхилень для діяльності підприємства - най­важливіше завдання для особи, що здійснює контроль.

Обрати відповідну лінію поведінки при застосуванні коригуючих дій — значить визначити вид коригуючого впливу. Тут можливі такі варіанти:

· ліквідація причин відхилення (наприклад, зміна профілю продукції, що випускається при її моральному застарінні);

· пошуки кращого способу пристосування до зовнішніх умов;

· перегляд планів і стандартів;

· відсутність впливу при нормальному функціонуванні.