Лекция 7 .Автоматизированная обработка документов

Цель лекции: рассмотреть автоматизированную обработку документов

План лекции:

1.Новые технологии в современном гостиничном хозяйстве

2.Использование электронных замковых систем

Обеспечение высокого уровня обслуживания в гостинице в со­временных условиях невозможно без применения новых техноло­гий. Новые технологии предусматривают автоматизацию многихгостиничных процессов, в частности электронное резервирование, и способствуют улучшению качества обслуживания одновременно при сокращении персонала. Автоматизированные системы направ­лены на повышение производительности труда и уровня знаний увысших управленческих работников.

Становится обычным явлением совмещение профессий, что влечет за собой потребность в более фундаментальной подготовке персонала, в обучении его нескольким профессиям. В современном мире высоких технологий не может существовать без выхода в гло­бальную компьютерную сеть Интернет. Доступ к Интернету даетпрактически неограниченные возможности в поиске деловых парт­неров, налаживании отношений, рекламы и продвижения услуг, атакже предоставляет возможность связи снепосредственными кли­eнтами, минуя многочисленных посредников, что снижает себес­тоимость услуг. Помимо этого необходимым является также нали­чие компьютерной системы бронирования (КСБ), которая позво­ляет бронировать и резервировать места в гостинице в зависимостиот потребностей гостей и имеющихся возможностей гостиницы.

Международная компьютерная сеть Интернет развивается столь стремительно, что ежегодно число ее подписчиков и объем ин­формационных ресурсов практически удваиваются. Не остается встороне от этого туристический и гостиничный бизнес. Только в1996 г. в Интернете появились тысячи самостоятельных разделовтурагентств, гостиниц, авиакомпаний, десятки систем брониро­вания туристических услуг.

Открытие в Интернете систем бронирования гостиниц, авиа­билетов и других составляющих тура позволяет клиентам самосто­ятельно организовать свой отдых, не прибегая к услугам агентств. Сегодня многомиллионная армия пользователей Интернета мо­жет не только просматривать и выбирать с помощью домашнихкомпьютеров, но и бронировать все сегменты тура (гостиницы, авиабилетыI' автомобили, экскурсии).

Свой собственный туристский сервер был открыт в 1996 г. рос­сийской компанией «Академсервис,>. На англоязычной части сер­вера можно получить подробное описание более чем 150 гостиницна территории бывшего СССР, описание городов, в которых онирасположены. В этом сервере есть возможность формирования иотправки заявки в нужную гостиницу с помощью специальнойформы резервирования, детально описывающей все параметрызаказа (размещение, трансфер). Уже через несколько секунд ответ­ственный менеджер компании получает заказ, из какой бы точкиземного шара он бы ни был отправлен. Русскоязычная часть серве­ра содержит хорошо иллюстрированное подробное описание ту­ров «Академсервиса» в 11 странах мира.

Создание собственной web-странички или специализированного сервера -. наиболее эффективный способ электронной рекламы. Информация, помещенная на эту страницу, становится доступна всем, кто пользуется Интернетом.

И все же некоторые отели не торопятся присоединяться к Ин­тернету, называя в качестве причин нерешенные проблемы: от­ветственности частных лиц за резервации, оплаты через сеть, за­щиты от несанкционированных резервирований.

Система бронирования гостиниц и авиарейсов в сети Интернет содержит детальную информацию по всем ведущим гостиничным цепям и авиакомпаниям, имеет систему поиска по клиентскому запросу и встроенную подсистему поиска сегментов с мини­мальными тарифами. Поиск требуемого средства размещения можно выполнить по нескольким критериям:

местоположению, названию, типу (гос­тиница, мотель, турбаза и пр.), принадлежности к гостиничнойцепи, требуемому набору услуг и стоимости. Далее идет формиро­вание запроса. Через минуту на экране появляется список отелей, из которого выбирается желаемый. На экране отображается фото­графия вида отеля, приводится его описание (расположение, на­личие ресторанов, баров, оснащение номеров, порядок расчетов ­всего свыше 20 информационных полей). Для бронирования необ­ходимо заполнить анкету с указанием данных о клиенте, в томчисле и номера кредитной карточки. Бронирование через Интер­нет происходит 24 ч в сутки в режиме реального времени, позво­ляет осуществлять мгновенное бронирование и подтверждение. При всем многообразии форм представления гостиниц в Ин­тернете схема заказа номера остается более или менее общей: поиск нужной гостиницы по ряду критериев (цена или рассто­яние до аэропорта и др.); подробное изучение правил работы с выбранной гостиницей (сроки бронирования и отказа от бронирования, комиссионные агентам и др.); заполнение формы бронирования (сроки проживания, имена клиентов и т.д.); получение либо подтверждения о приеме бронирования в обра­ботку, либо подтверждения самого бронирования.

Принципиально отличаются бронирования, сделанные на трех типах серверов: на сервере гостиницы или гостиничной цепочки, на сер­вере туроператора и на сервере центра резервирования.

Большинство серверов гостиниц или гостиничных цепочек ори­eнтиpoвaнo на прием бронирования от частных лиц, а не от тура­гентств и туроператоров, которые уже имеют отлаженную техно­логию взаимодействия с гостиницей. Предлагаемые на этих серве­рах цены немного ниже базового тарифа и не включают агентскуюкомиссию.

На серверах центра резервирования представлено значительно больше гостиниц. В зависимости от маркетинговой политики цен­тра резервирования он может объединять как гостиницы отдель­ного региона, так и гостиницы всего мира. Кроме того, гостиницачасто работает с несколькими центрами, что позволяет расширятьей круг потенциальных клиентов.

Представленные на сервере туроператора гостиницы, как пра­ВИло, относятся к тем городам и регионам, с которыми туропера­тор имеет устойчивые связи, позволяющие ему гарантировать раз­мещение клиента.

Компьютеры широко используют в информационно-вычисли­тельных центрах гостиниц. С их помощью происходит управление резервированием, учет посетителей, распределение комнат, учет инвентаря и контроль поставок питания.

В гостинице должны быть установлены автоматизированные ра­бочие места для персонала, которые обеспечивают автоматизациюосновных функциональных процессов.

Все автоматизированные рабочие места объединяются в локаль­ную компьютерную сеть, которая организует взаимодействие междуотделами, уменьшая время для обеспечения коммуникации, ипозволяет эффективно наладить работу всей гостиницы.

Любая гостиница осуществляет в процесс е СJ30ей деятельнос­ти ряд стандартных операций с документами: создание рекла­мы, отправку писем и запросов, оформление отчетов, сбор ианализ данных. Для накопления и хранения поступившей ин­формации и обеспечения быстрого ее поиска используют систе­мы управления базами данных. Для этого можно посоветоватьвоспользоваться Мiсrosоft Оficсе 2003. Она одержит пакет стандар­тных программ, которые позволяют осуществлять основные дей­ствия с данными.

Деятельность гостиницы регламентируется правилами, норма­ми и указами как федерального значения, так и местными. В дан­ном случае помогают программы «Консультант» И «Кодекс». Дляведения бухгалтерского учета и всех финансовых операций реко­мендуется использовать программу lС 8 версия Бухгалтерия. Необходимо автоматизировать также и другие службы гостини­цы: например, складское хозяйство - при помощи программ Инфо­склад, Товар; существуют различные программы для автоматизацииработы в ресторане. В некоторых гостиницах работают системы, специально разра­ботанные для этой гостиницы с учетом ее особенностей.Преимущество «Эдельвейс» состоит В том, что эта система ра­ботает в операционной системе Windows, которая является совре­менной и перспективной в сравнении с MS DOS, в которой рабо­тает «Русский отель».Технический уровень зарубежных систем резервирования зна­чительно выше отечественных систем. Они более мобильны, мно­гофункциональны, надежны, просты в управлении, интегрирова­ны в Интернет. К числу таких систем относятся: Gabrial, Sabre,

Galileo, Amadeus, Fidelia Hotel Bank.

Во всех компьютерных системах можно:

· бронировать места и номера;

· следить за загрузкой номеров;

· регистрировать клиентов;

· вести картотеку гостей;

· производить расчеты;

· составлять финансовые отчеты.

Выполнение всех этих функций в автоматическом режиме зна­чительно улучшает качество обслуживания гостей.