Формування інформаційного середовища корпорації

 

Сучасні методи обробки інформації в організації реалі­зуються за допомогою інформаційного середовища, що створю­ється інформаційною структурою. Інформаційне середовище організації є сукупністю технічних засобів, методів і способів руху інформації в організаційній системі, каналів та потоків її розповсюдження.

Основна мета інформаційного середовища − це формува­ння відповідних баз документів і реалізація інформаційних відносин між ними і елементами організації. Інформаційна система повинна охоплювати всі основні показники діяльності організації, що піддаються формалізації, а також передбачати можливість аналізу внутрішнього і зовнішнього положень організації й оперативного надання інформації керівництву.

Система формується на основі таких принципів:

1) досягнення «прозорості» фінансово-економічного, гос­подарського, кадрового, адміністративно-управлінського й органі­заційного стану організації для забезпечення високо­ефективного керівництва;

2) безперервності діяльності;

3) формування порівняльних показників внутрішньої-звітності при оцінці діяльності підрозділів і посадових осіб;

4) глибини аналізу (до кожного співробітника включно) і його періодичність.

Інформаційне середовище сучасного підприємства засновано на:

Ø внутрішніх мережах (інтранет)

Ø зовнішніх міжорганізаційних мережах (екстранет);

Ø глобальної мережі (Інтернет).

Інформаційне середовище існує для виконання трьох життєво важливих функцій у корпорації:

1. Забезпечення ділових операцій. Скрізь, від бухгалтерії до виконання замовлень клієнтів, інформаційні системи забез­печують підтримку в щоденних операціях. Оскільки швидке реагування на зміну ситуації стає чимраз більш важливим, здатність інформаційних систем збирати й інтегрувати інформацію щодо усіх функцій бізнесу винятково важлива.

2 Забезпечення прийняття управлінських рішень. Інфор­маційні системи повинні бути здатні об'єднувати інформацію, що може допомогти менеджерам у визначенні майбутніх тенденцій і оцінці результатів попередньо прийнятих рішень.

3. Забезпечення стратегічної переваги. Інформаційні сис­теми, побудовані відповідно до стратегічних цілей визначеної компанії, сприяють створенню конкурентної переваги на ринку.

Інформаційна структура корпорації − це організована й керована взаємодія людей, технічних засобів, програмного забезпечення даних і системних ресурсів, що збирають, перетворюють і поширюють інформацію в корпорації. Ключові поняття цього визначення охоплюють:

1. Людські ресурси. У функціонуванні інформаційної системи беруть участь як кінцеві користувачі, так і фахівці зі створення й експлуатації інформаційної системи. Кінцеві користувачі використовують інформаційну систему або інформацію, яку ця система створює. Фахівцями є люди, що розробляють інформаційні системи і приводять їх у дію.

2. Технічні ресурси. До них належать усе технічне обладнання і матеріали, які використовуються в обробці інформації. Це включає не тільки комп'ютери й інше устаткування, але й усі носії даних, тобто всі матеріальні об'єкти, на яких ці дані записуються, від паперу до магнітних дисків.

3. Програмні ресурси. Це сукупність програм, що забезпечують функціонування комплексу технічних засобів. Універсальна концепція програмного забезпечення включає базовий (операційні системи, сервісні програми, транслятори) і прикладний (бази даних, експертні системи, редактори, електронні таблиці і т.п.) рівні.

4. Ресурси даних. Ресурси даних інформаційних систем організовані в бази даних, що зберігають створені й оброблені бази даних і знань. Тут у різноманітних формах містяться знання, такі як факти, правила і приклади випадків успішного застосування ділової практики.

5. Мережневі ресурси. Телекомунікаційні мережі типу Internet, інтранет та екстранет стали необхідними для успішних дій усіх типів організаційних і інформаційних систем. Системні ресурси включають засоби зв'язку і мережну підтримку.

Внутрішнє інформаційне середовище корпорації форму­ється під впливом організаційної структури, організаційних процесів, стратегії, технології збору й обробки інформації, організаційної культури, позиції лідера, відносин у колективі.

Важливе значення має співвідношення формальної і неформальної структури організації. Формальна структура в основному підтримує регламентовану документовану інфор­мацію, що циркулює в організації. Неформальна структура підтримується прийнятою системою комунікацій, міжособистих і міжгрупових відносин.

Під формальним інформаційним потоком будемо розуміти ре­гламентований документообіг у паперовому, електронному або іншому фіксованому вигляді. Під неформальним потоком − інформаційно-комунікаційні процеси, що не піддаються формалізації і регламентації.

Слід зазначити, що формальні інформаційні потоки зв'язують між собою посади або підрозділи, а неформальні − приватних осіб. По формальних каналах здійснюється передача тільки офіційної інформації, по неформальних − як офіційної, так і особистої. Неформальний інформаційний потік іноді служить каналом поширення чуток. Типовою інформацією, передаваною по каналах поширення чуток, є інформація на теми: майбутнього скорочення або розширення штатів, заходи щодо покарань за невиконання роботи, зміни в структурі організації, переміщення і підвищення, виклад думок керівників, особисті зв'язки, симпатії й антипатії.

Розглянемо характер, властивості й основні складові формального інформаційного потоку, оскільки саме він є керованим параметром в управлінні корпорацією.

Формальний інформаційний потік реалізується в рамках корпорації шляхом створення і поширення різного роду документів: наказів, інструкцій, службових записок, розпо­ряджень і т.п. Основною властивістю такого обміну інфор­мацією є закріпленість її на матеріальних носіях і, як наслідок, збереженість і вірогідність.

Регулювання і формалізація інформаційного потоку - це найважливіший бізнес-процес, що включає створення, реєстра­цію, збереження, пошук, передачу документів і контроль за їх виконанням. Діловодство в кінці XX століття перейшло від текстових документів до документів, що містять текст, гіпер­текст, графіку, звук і відео. Так, за даними дослідження, проведеного компанією Xerox, до 2003 року близько 90 % документів мали бути створені й існувати в електронному вигляді.

На великих підприємствах інформаційні потоки струк­турно розділені по вертикалі і по горизонталі, коли інформація може передаватися «нагору», «згори» при переході з рівня на рівень, а також «у паралелі» − між функціональними й іншими структурними підрозділами одного рівня. Крім центрального документообігу, існує спеціалізований документообіг у підрозділах.

До документів ставиться ряд вимог, основна з яких − чіткість щодо їхньої мети. Такою метою може бути інформація для працівників, інструктаж у зв'язку зі здійсненням тієї або іншої роботи, контроль за її результатами, звіт про роботу за певний період і т.п.

Відповідно до мети створення документи можуть бути:

Ø розпорядницькими (наказ, вказівка);

Ø організаційними (положення, статут, інструкція, протокол);

Ø інформаційно-довідковими (довідка, пояснювальна записка, акт, службовий лист, телеграма, телефонограма, факс, посвідчення про відрядження):

Ø особистими (автобіографія, заява, доручення).

Ще одна вимога до документа − визначеність стосовно одержувача. При підготовці документа необхідно чітко уявляти, якою інформацією той володіє з питань, які містяться в документі, яке його ставлення до цих питань і до відправника (згода, довіра, підтримка, неупередженість, байдужість, сумнів, упередження, опір і т:п.). Усе це дозволяє правильно відібрати інформацію, що включається в документ, а також сформу­лювати зрозумілі одержувачу завдання.

Типів документів, використовуваних у роботі компаній, досить багато (на окремих підприємствах їхня кількість досягає 500-600). У той же час основні види документів можна поділити на три класи:

1. Вхідні. Це документи, що надійшли на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь установ-лений термін. Терміни встановлюються або нормативними актами, що пропонують той або інший час відповіді на вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.

2. Вихідні. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина вихід­них документів готується на основі внутрішніх документів корпорації. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад, запити сторонніх організацій).

3. Внутрішні. Дані документи використовуються для організації роботи підприємства. Через канцелярію проходять не усі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівництва підприємства. Через канцелярію проходять і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, за загальними правилами діловодства, єдиний спосіб надіслати запит, лист або матеріали у зовнішню організацію − це направити внутрішній документ у канцелярію, де його перетво­рять на вихідний і надішлють у сторонню організацію.

Найважливішими внутрішніми документами акціонерного товариства є установчі документи, внутрішні положення, інша юридична документація, яка поділяється на такі категорії:

1. Договори:

Ø документи, що стосуються кредитів, угоди щодо цінних паперів, договори купівлі-продажу, застави та інші договори, за якими акціонерне товариство прямо чи опосередковано має дебіторську або кредиторську заборгованість;

Ø договори про оренду та угоди, що стосуються нерухомого майна, яке є власністю AT або знаходиться в його користуванні;

Ø договори з партнерами щодо розробки, виробництва або поставки продукції AT (включаючи всі інженерні та проектні кре­слення);

Ø договори з постачальниками, дистриб'юторами, транспортними агентами та інші договори, що укладені AT з партнерами;

Ø договори, які стосуються переходу права власності на акції акціонерного товариства.

2. Процесуальні документи (судові процеси та арбітраж):

Ø копії всіх листів, претензій, позовів, що пред'являються AT або до AT;

Ø копії усіх рішень суду або арбітражного суду стосовно будь-яких судових або арбітражних процесів, у яких брало участь AT;

Ø записи щодо всіх судових спорів, що очікуються.

3. Документація, що стосується цінних паперів Товариства:

Ø документи щодо реєстрації випуску цінних паперів у Державній комісії з цінних паперів та фондового ринку;

Ø реєстр власників іменних цінних паперів AT;

Ø звітність AT, пов'язана з випуском та обігом цінних паперів.

Ø річна звітність про фінансово-господарський стан та результати діяльності перед громадськістю та Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку;

Ø квартальна звітність AT, що самостійно веде реєстр власників іменних цінних паперів, перед Державною комісією з цінних паперів та фондового ринку.

4. Документація, що стосується інтелектуальної власності.

Інтелектуальна власність є виключним правом на отримання доходу від документально засвідчених розробок та результатів творчої діяльності.

У міжнародній практиці інтелектуальну власність поділяють на такі категорії:

v об'єкти промислової власності (патенти на винахід, свідоцтва на корисні моделі, патенти на промислові зразки, свідоцтва на товарні знаки, фірмові найменування та інша інтелектуальна влас­ність, що належить AT або зареєстрована AT у відповідних держав­них установах тощо);

v об'єкти авторського права (наукові публікації, в тому числі монографії, дисертації, звіти про науково-дослідні, конструкторсько-технічні та проектні роботи, аудіовізуальні твори, витвори архітектури, містобудування, комп'ютерні програми, бази даних, топології інтегральних мікросхем тощо). Як правило, авторське право має бути належним чином зареєстроване;

v ноу-хау (комерційні таємниці, технологічні таємниці, фінансові таємниці, організаційні таємниці тощо);

v права, що випливають із ліцензійних договорів, укладених AT, на використання винаходів, захищених патентами, що належать іншим особам або навпаки, дозволяють третім особам використовувати патенти Товариства за певну плату;

v права, що випливають з укладених договорів, на використання комп'ютерних програм;

v інші аналогічні права.