Регламентация разделения труда в организации

 

Необходимым условием совершенствования организации труда, производства и уп­равления является разработка и обязательное применение нормативных документов, регламентирующих деятельность подразделений и отдельных исполнителей. К их числу относятся положения о подразделениях и должностные инструкции работникам управления, карта исследования и проектирования трудового процесса исполнителей.

Деятельность структурных подразделений регламентиру­ется положениями, утверждаемыми руководителем организации. Положение о структурном подразделении представляет собой документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации его деятельности и определяющий роль и место подразделения в системе управления организацией. Положения призваны обеспечить четкое разграничение за­дач, функций, прав и ответственности органов управления, способствовать не только своевременному и полному выполне­нию подразделениями возложенных на них функций, но и обо­снованной оценке результатов их деятельности для принятия решения о моральном и материальном стимулировании под­разделений за достижение лучших показателей в работе.

При разработке положений следует учитывать ряд основ­ных требований:

· подготовка и утверждение положений для всех структур­ных подразделений осуществляются одновременно или по строго установленному графику;

· положения составляются по единой методике;

· положения должны быть конкретными;

· разработанные положения вводятся сроком на один год, по истечении которого они уточняются и утверждаются как по­стоянные;

· пересмотр положений осуществляется, как правило, при изменении содержания функций, закрепляемых за подразделе­нием, методов и средств их выполнения.

Составлению положений о подразделениях должно предше­ствовать изучение содержания и объема выполняемых ими функций. При осуществлении этой работы целесообразно про­вести сравнение фактически выполняемых подразделениями функций с обязанностями, закрепленными в ранее состав­ленных положениях, либо предусмотренными в других норма­тивных документах, регламентирующих деятельность этих подразделений. Кроме того, полезно изучить опыт организа­ции работы подобных подразделений на других организациях отрасли. Анализ деятельности подразделений осуществляется на ос­нове составления детального перечня выполняемых работ, изу­чения их трудоемкости и периодичности, порядка подготовки и представления необходимой информации в другие подраз­деления. Большую практическую помощь при составлении организациями положений о структурных подразделениях могут оказать типовые положения, имеющие как межотраслевой, так и отрасле­вой характер.

Исходным документом для его разработки является Устав организации, закрепляющий основные аспекты деятельности аппарата управления, его звеньев и отдельных работников.

«Положение о структурном подразделении» включает в себя несколько разделов.

Общая часть, в которой кратко определяется место, значение данного подразделения в общей системе управления организацией, указывается, в чьем непосредственном подчинении оно находится, должностное положение лиц, возглавляющих данное звено (в соответствии со штатным расписанием), порядок назначения и освобождения этих лиц от занимаемой должности; особенности деятельности подразделения.

Цели и задачи подразделения. В данном разделе формулируются цели и задачи звена, указывается конечный результат, для достижения которого оно создается.

Функции подразделения. В разделе устанавливается состав закрепляемых за звеном функций, необходимых для выполнения возложенных на него задач, а также указывается состав работников или групп работников, если они организационно обособлены. Чтобы избежать дублирования в работе связанных между собой подразделений, особое внимание обращается на разграничение функций между звеньями управления. Функции не следует отождествлять с задачами. Функции отражают содержание деятельности органа.

Права и ответственность звена. Устанавливают круг прав, необходимых для выполнения закрепленных за звеном функций. Права осуществляются руководителем звена и другими должностными лицами (в соответствии с распределением обязанностей). При этом следует разграничить права руководителя и его заместителя по руководству звеном управления. При предоставлении функциональным звеньям права решать вопросы, касающиеся работы производственных (линейных) звеньев (управляющий, бригадир и др.), права функциональных звеньев не должны ущемлять прав оперативных работников, иначе все указания работникам, например, отделения даются только через управляющего и т.д. Права, которыми наделено подразделение, не должны даваться другим подразделениям управления или вышестоящим должностным лицам, за исключением случаев, когда осуществление или неосуществление этих прав соответствующими подразделениями (звеньями, лицами) находится в противоречии с требованиями закона. Обязанности и права связаны с ответственностью за их исполнение. Под термином «ответственность» следует понимать конкретные показатели или дела, которые находятся в ведении данного звена и за выполнение которых оно отвечает.

Взаимоотношения службы с другими структурными подразделениями. В этом разделе указывают: круг лиц, с которыми оно связано в процессе оперативной работы. Во избежание параллелизма в работе необходимо взаимоотношения функциональных звеньев с линейными определять в Положениях о соответствующих линейных производственных и функциональных звеньях. Одновременно коротко формулируются права и обязанности, характеризующие взаимоотношения структурных звеньев по всем указанным выше направлениям; порядок получения и выдачи соответствующей плановой, технической, технологической и другой информации одному звена другому; порядок рассмотрения разногласий, которые могут возникнуть между звеньями в процессе работы.

Должностная инструкция определяет место и роль работника управления в системе управления организацией, основные задачи, обязанности, права и ответствен­ность за выполняемую работу. Правильно разработанные должностные инструкции способствуют улучшению организации управления, повышению эффективности и каче­ства работы, укреплению производственной и хозяйственной дисциплины.

Должностная инструкция работника управления может состоять из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.[5]В общих положениях устанавливаются следующие: основные задачи работника, например, основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов; порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник; профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.); основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.В разделе «Обязанности работника» указываются особенности, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы; требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий; порядок исполнения поручений; этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются, и т.д.В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции.

При разработке должностных инструкций рекомендуется руководствоваться квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.[6] Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94. Обозначение наименования должностей в штатном расписании организации в соответствии с Классификатором имеет значение, например, в случае прохождение сертификации на соответствие стандартам ИСО серии 9000. Представленные в справочнике характеристики в организациях могут применяться как в качестве нормативных документов прямого действия, так и могут служить основой для разработки должностных инструкций. При необходимости обязанности, включённые в характеристику определённой должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В той же мере, обязанности, включённые в характеристику определённой должности, могут быть объединены в должностной инструкции одного исполнителя.

Трудовые функции исполнителей регламентируются, например, в Карте исследования и проектирования трудового процесса.

Первая часть карты – общие сведения. Они содержат: наименование цеха, участка, рабочего места; сведения об оборудовании и технической оснастке; сведения об исполнителе работ; тип производства; разряд работы; продолжительность операции; действующая норма времени.

Вторая часть карты – планировка рабочего места. Здесь представлена схема рабочего места, фиксируется положение средства, предмета труда в начале и в конце действия.

Третья часть карты – метод выполнения операций. Основная таблица этой части включает трудовые приёмы в порядке последовательности их выполнения; порядок выполнения приёмов в микроэлементах, выполняемых левой и правой руками, туловищем и ногами (по каждому микроэлементу проставляются обозначения факторов, коды и нормативная продолжительность); представлена расчётная норма времени на единицу изделия.

Документы организационного регламентирования призваны сыграть важную роль в организации труда работников, формализации его разделения и кооперации, способствовать наиболее целесообразной специализации работников, их чёткому взаимодействию, обеспечить на этой основе более высокие конечные результаты совместной деятельности.

 

Контрольные вопросы и задания

 

1. Выполнение каких работ относят к функции организации?

2. Охарактеризуйте понятие и сущность категории «организационная структура управления».

3. Дайте характеристику основных типов организационной структуры управления.

4. Раскройте сущность и содержание основных теоретических подходов построения организационных структур управления.

5. Какими методами осуществляют проектирование организационных структур управления?

6. Какие разделы содержит должностная инструкция?

7. Раскройте содержание карты исследования и проектирования трудового процесса.