Процесс контроля деятельности подчинённых

 

В процессе контроля выделяют три чётко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реального положения и принятие необходимых корректирующих действий. Каждый этап характеризуется реализаций различных мероприятий.

Первый этап демонстрирует, насколько связаны между собой функции управления, в частности, контроля и планирования. Стандарты деятельности вытекают из процессов планирования и организации. Они различны для различных групп работников в организации. Вместе с тем, они должны отвечать определённым требованиям: поддаваться количественному или качественному измерению; иметь временные рамки; конкретный критерий, по которому можно оценить степень выполнения работы.

Для работников, занятых в сфере управления, с преобладанием умственного труда, определяются рациональные должностные обязанности, права и ответственность, процедуры и правила реализации отдельных процессов и функций. Стандарты деятельности работников управления закрепляются, прежде всего, в таких документах, как трудовой договор, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, положении о планировании, положении об оплате труда, положениях о внутрихозяйственных подразделениях, коллективном договоре, положение о корпоративной этике, перспективных и текущих планах, устанавливающих натуральные и стоимостные ориентиры деятельности, и других. Основными критериями деятельности работника управления являются эффективность и результативность возглавляемого им подразделения организации или организации в целом, а также своевременность и качество принимаемых управленческих решений.

Для исполнителей, осуществляющих свою деятельность с преобладанием физического труда, определяются рациональные трудовые операции, условия труда, нормы труда. Стандарты деятельности рабочих закрепляются, прежде всего, в Карте исследования и проектирования трудового процесса. Основным контролируемым показателем рабочего является норма труда.

В организации используется система норм труда, отражающих различные стороны трудовой деятельности. Наиболее широкое применение получили нормы времени, выработки, обслуживания, численности, управляемости, нормированные задания.[11]

Норма времени - это величина затрат рабочего времени на выполнение единицы работы, устанавливаемая работнику или группе работников (бригаде) соответствующей квалификации в определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки - это установленный объем работы, который работник или группа работников соответствующей квали­фикации обязаны выполнить за единицу рабочего времени в опре­деленных организационно-технических условиях. Она устанавливается, как правило, в массовом и крупносерийном производстве, где на каждом рабочем месте вы­полняется одна или несколько операций.

Норма обслуживания - это количество производствен­ных объектов (единиц оборудования, станков, рабочих мест и т.д.), которые работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны обслужить в течение единицы рабочего времени в опреде­ленных организационно-технических условиях.

Норма времени обслуживания - это количество време­ни, необходимое, в определенных организационно-технических условиях, на обслуживание в течение смены единицы оборудова­ния, квадратного метра производственной площади и т.д.

Норма численности - это установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного состава, необходимая для выполнения конкретных производ­ственных функций или объема работ в определенных организаци­онно-технических условиях.

Норма управляемости определяет количество работни­ков, которое должно быть непосредственно подчинено одному ру­ководителю.

По своему содержанию к норме выработки близка другая фор­ма затрат труда - нормированное задание. Под нормированным заданием понимают ус­тановленный состав и объем работ, который должен быть выпол­нен одним или группой работников за определенный период вре­мени (смену, месяц).

В зависимости от методов обоснования и установления норм их принято подразделять на опытно-статистические и технически обос­нованные.

Нормы, определенные на основании опыта нормировщика или мастера, а также на основе аналогичных работ, без изучения и анализа производствен­ных возможностей, технических и экономических расчетов, отно­сятся к опытно-статистическим.

Под технически обоснованной нормой понимается норма, ус­тановленная инженерно-экономическим расчетом, на основе про­ектирования рационального технологического процесса и организации труда и предусматривающая эффективное использование средств производства и самого труда. Технически обоснованная норма, определяя затраты времени на выполнение конкретных работ при оптимальных условиях, яв­ляется эталоном высокоорганизованного производства. При тех­нически обоснованных нормах трудовой процесс организуется и планируется в единстве с техникой и технологией. Однако, нес­мотря на свое название, такие нормы обосновываются не только с технической, но и экономической, психофизиологической, соци­альной стороны.

Свою организующую и мобилизующую роль нормы могут вы­полнять лишь тогда, когда они всесторонне и комплексно обос­нованы и учитывают действительные возможности техники, пе­редовой опыт производства, психофизиологические и социаль­ные факторы.

Второй этап процесса контроля предполагает сопоставление реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер также должен установить, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов и принять решение по поводу корректирующих мероприятий. Определение результатов осуществляется путём посещения менеджером подразделений, наблюдения за ходом выполнения трудовых операций, получения информации от подчинённых, аттестации руководителей и специалистов, аттестации рабочих мест, анализа учёта выполненных работ, данных управленческого учёта, аудита, ежемесячных и ежеквартальных совещаний, данных оперативного учёта, на основе применения специальных методов изучения затрат рабочего времени, таких как фотография рабочего времени, самофотография, хронометраж, метод моментных наблюдений, анкетный и устный опросы.

При определении масштаба допустимых отклонений деятельности от стандарта используют метод управления по принципу исключения. Сущность метода состоит в том, что система контроля срабатывает только при наличии заметных отклонений от стандартов. При этом действия, которые изначально имеют тривиальный характер, не следует даже измерять.[12]

На третьем этапе, после оценки информации о результатах, менеджер должен выбрать одну из трёх альтернатив поведения: ничего не предпринимать; устранить отклонение; пересмотреть стандарт.

Альтернатива «ничего не предпринимать» допустима в том случае, если сопоставление фактических результатов со стандартами свидетельствует, что установленные цели достигаются.

Альтернатива «устранить отклонение» применяется для того, чтобы не допустить крупных проблем в организации. Корректировка должна концентрироваться на устранении причины отклонения путём возвращения к правильному образу действий.

Пересмотр стандартов осуществляется в том случае, когда выявлено, что стандарты оказываются нереальными, как правило в силу неточности планов. При пересмотре планов пересматриваются и стандарты.

Полная модель процесса контроля разработана М.Х. Месконом, М. Альбертом и Ф. Хедоури[13] (рис. 13.1) и может быть использована при организации контроля деятельности подчинённых.

 

 

Рис. 13.1 - Модель процесса контроля