Структуры управления предприятием. Общие организационные принципы.

Организация производства складывается в процессе разделения труда и распределения функций управления. Выполняемую работу можно подразделить двояким образом: по вертикали - подразделение по так называемому линейному принципу и по горизонтали - подразделение по так называемому функциональному принципу. Например, ремесленник, расширяя свое производство за счет увеличения числа работающих, обычно осуществляет первичное разделение труда по линейному принципу. Сделав это, ему придется наблюдать за работой нанятых работников. Далее, возможно, он сочтет необходимым осуществить функциональное разделение и создать две или более функциональные группы. Это - первичное функциональное разделение труда. Теперь ему придется руководить теми, кому в свою очередь поручено следить за работой других, поскольку отдельные функциональные группы нуждаются в соответствующем руководстве. Здесь уже имеет место вторичное разделение труда по линейному принципу. Позднее он по мере усложнения сбыта, проектно-конструкторской работы, работы с кадрами, финансовых операций, научно-исследовательской работы и снабжения сочтет необходимым произвести дальнейшее разделение труда по функциональному признаку. В ходе разделения труда, по какому бы принципу оно не

 

производилось, возникают проблемы необходимости обеспечения связи и регулирования взаимоотношений между руководителями и подчиненными. Разделение труда означает, что каждый занимается своим вполне определенным делом и у него остается мало времени, чтобы заниматься чем-либо другим.

Цепь организационных уровней, идущих сверху донизу, образуется в результате того, что каждая ступень отражает определенную ответственность, известное структурное положение и конкретные связи. Если вопрос относится только к структуре, то типичное крупное предприятие имеет 6 структурных уровней.

 

1-ый уровень - Доверенные акционеров (правление)

2-ой уровень - Общее руководство (президент и вице-президент-распорядитель)

3-ий уровень - Руководство отделами (вице-президенты)

4-ый уровень - Среднее звено (руководители отделений и цехов)

5-ый уровень - Низшее звено (мастера)

6-ой уровень - Рядовые рабочие (операторы)

 

Общее руководство и руководители отделов занимаются определением общего направления деятельности предприятия и перспективным планированием. На противоположном конце иерархической лестницы находятся мастера или руководители низшего звена, которые возглавляют работу рядовых рабочих. Они в основном занимаются распределением работы и регулированием взаимоотношений непосредственных участников производственного процесса. Руководители средних звеньев освобождены от непосредственного руководства рабочими. Они руководят руководителями и не связаны с рабочими ни по технической линии, ни по социальной или какой-либо другой линии, так же как не связаны и с высшим руководством.

Разделение труда предполагает разумное распределение обязанностей, прав и ответственности. Неправильное их распределение может приводить, а в ряде случаев и приводит к определенным трудностям

Вообще обязанности должны быть четко разграничены с тем, чтобы не допускать даже частичного их дублирования, и в то же время каждая из обязанностей должна быть за кем-то закреплена.

При распределении обязанностей следует использовать принцип «исключительности»; он состоит в том, что обычные работы поручаются подчиненным и только исключительные задачи руководитель оставляет за собой. Следует отметить, что понятие «исключительности» относится здесь не к технической стороне выполняемых работ, так как подобные виды работ могут быть переданы соответствующим специалистам функциональных («штабных») подразделений предприятия. Здесь имеется в виду те работы по общему руководству, которые входят в прямые обязанности руководителя и за выполнение которых он получает свою заработанную плату. Обязанности нельзя распределять экспромтом. Подобно любому другому процессу управления, распределение обязанностей должно быть тщательно продумано.

Таблица 1.3. Затраты рабочего времени руководителя

 

Виды работ	Время в %% ко всему времени	Замечания
Обычная повседневная     Творческая (организаторская)   Специальная     Несложная, периодически повторяющаяся		Следует выполнять быстро и возможно лучше, но без особого напряжения   Направлена на ускорение и совершенствование выполнения работ по руководству   Некоторые из этих работ используются как испытание для дальнейшего продвижения по| службе   Подчиненные могут выполнять такую же работу лучше руководителя

 

Распределение функции привело к возникновению ряда других проблем. Основанием для разделения функций является экономическая целесообразность. Однако проблемы регулирования взаимоотношений, возникающие в результате такого разделения, могут свести на нет экономические выгоды Поэтому у «хозяина» может возникнуть стремление вернуться к «добрым старым временам», когда каждый работник энергично брался за выполнение порученной ему работы, вместо бумажного творчества, которое занимает иногда так много времени.

По традиции считается, что на промышленном предприятии подразделение, производящее продукцию, предназначаемую для сбыта, является «линейным». Для оказания помощи линейным подразделениям могут создаваться группы специалистов, например по кадрам, по закупкам и по контролю качества. Такие группы специалистов известны как «штабные» подразделения

Специалисты могут находиться в составе как линейных, так и штабных подразделении, но в последних их намного больше. Обычные обязанности штабного специалиста распространяются на небольшой, но важный участок деятельности. Он обязан осуществлять техническое руководство по вопросам, относящимся к его специальности. Однако работники линейных подразделений также являются специалистами. Рабочий у станка является специалистом. Мастер является или должен быть специалистом по руководству людьми. Руководители среднего звена и отделов - это специалисты по вовлечению в единый производственный процесс ресурсов рабочей силы, материалов и оборудования. Чем выше человек продвигается по служебной лестнице, тем в большей степени он становится руководителем более широкого профиля. И, наконец, на самом высшем уровне он превращается в своеобразную аномалию - специалиста по самому широкому кругу вопросов.

Большинство организационных подразделений выполняет как линейные, так и штабные функции. Если линейной функцией считать собственно производство готовых изделий для сбыта, а штабной - оказание ему технической помощи, то взаимодействие между ними могут быть проиллюстрированы при помощи следующей таблицы

Таблица 1.4.. Взаимосвязь «линейных» и «штабных» подразделений.

•	Наименование под подразделения	Результат работы	Линейная функция	Штабное подразде­ление, которое мо­жет оказать помощь
	Отдел закупок	Документация по закупкам	Оформление заказов на закупку	Подразделение по ка­лендарному планированию
	Отдел планирования контроля качества	План контроля качеств;	Разработка плана контроля качества	Лаборатория контрольно-измерительных приборов
	Отдел организации производства	Методики производст-венной деятельности	Разработка и составление методик производства	Инструментальный цех
	Отдел заработанной ведомости	Платежная ведомость	Составление платежной ведомости	Отдел нормирования

 

Из рассмотренной таблицы следует, что ни одну из функций нельзя считать строго линейной или строго штабной.

Согласно обычному, наиболее распространенному представлению, имеются два основных типа штабных работников. Штабные работники общего типа, по существу, составляют аппарат руководителя. В эту категорию входят вице-президенты (заместители) и всякого рода «помощники». Специализированные же штабные подразделения выполняют особые специализированные функции.

Различают три вида специализированных. штабных функций — консультативные функции, функции обслуживания и функции управления.

1-ый тип - работники, выполняющие консультативные функции, не выдвигают каких-либо проблем по собственной инициативе. Это эксперты, к которым обращаются для разрешения специальных задач. В роли таких экспертов могут выступать консультанты со стороны, представитель отдела кадров или юрисконсульты (Их советы могут приниматься и не приниматься). Вопрос по этому решается по усмотрению руководителя. Руководитель может и сам наложить дисциплинарное взыскание на рабочего, но от него могут потребовать обращения за соответствующей консультацией к представителю отдела кадров или юрисконсульту до принятия решения. (По своему усмотрению он может принять его или отклонить, но в большинстве случаев как раз принимается этот совет, поскольку он исходит от специалиста.)

2-ой тип. Штабные группы по обслуживанию оказывают услуги линей- ным и другим штабным подразделениям. Примеры обслуживания - копировально-множительные и фоторепродукционные лаборатории, отдел закупок, отдел главного механика, хозяйственная часть и др.

3-ий тип. Штабные группы, выполняющие функции управления. Примеры: подразделения по управлению производством, контролю качества, управлению запасами, регулированию заработанной платой, организации производства и учету издержек производства

Под управлением подразумевается право давать распоряжения. Однако за распоряжения несут ответственность руководители линейных подразделений. Поэтому штабные подразделения, выполняющие функции управления, занимают в структуре фирмы специфическое положение и управляют линейными подразделениями лишь косвенно, посредством специальной системы команд (распоряжений). Обычно распоряжения организационному подразделению (единице) направляются сверху вниз, но они никогда не переда

Ются по горизонтали от одного подразделения другому. Поэтому в многоступенчатой цепочке, приведенной ниже, Е не может давать распоряжения (или управлять) О, и наоборот. Однако, если группа Е

 

 

А

B L

С М

D N

E О

Рис. 1.7. Связь между линейными и штабными подразделениями.

представляет собой штаб, выполняющий функции управления, то было бы неразумно требовать, чтобы все его распоряжения, направленные к О, шли сначала вверх по ступенькам DСВА к А и затем - вниз по ступенькам LMNO к О. При таком положении трудно было бы добиться выполнения какого бы то ни было распоряжения. Поэтому в существующей практике между D и N, Е и О устанавливаются определенные деловые связи, благодаря чему мероприятия, проведение которых предлагается подразделением Е, приобретают для всех подразделений такую же обязательную силу, как если бы они исходили от А Подразделение Е выступает в данном случае как штабная группа выполняющая функции управления. В армейской практике такого рода распоряжения подписываются обычно «от имени командира».

Вышестоящие органы управления могут различными путями помогать установлению оптимальных взаимоотношений в работе.

Во - первых, при организации работы штабных подразделений можно исходить из опыта, накопленного линейными подразделениями.

Во- вторых, работников штабных подразделений вместе с руководителями линейных подразделений нужно направлять на семинары и учебные конференции, где работники штабных групп будут знакомиться с работой линейных подразделений, и наоборот.

В – третьих, работник штабного подразделения может состоять членом специальной группы или бригады по рационализации, возглавляемой руководителем линейного подразделения (кружки качества, «рабочие диссертации»).

Для успешного выполнения своих задач сотрудник штабной службы должен обладать многими необходимыми для этой работы.