Фільтр за виділеним фрагментом

Фільтр за виділеним фрагментом дозволяє відібрати за-

 

писи з використанням значень, які вибираються у таблиці, запи-ті або у полі форми у режимі таблиці.

 

Порядок створення фільтра:

1 Відкрити таблицю, запит або форму.

2 Виділити значення, які повинні містити записи.

3 Вибрати меню Записи→Фильтр→Фильтр по вы-

 

деленному або натиснути відповідну кнопку. Приклад 3.1 Нехай подана таблиця вAccessзображена на

 

рис. 9.9. Знайти осіб з вищою освітою.

 

 

Рисунок 9.9 – Інформація про працівників фірми

 

За допомогою фільтра за виділеним ми можемо вибрати працівників з вищою освітою. Для цього необхідно вибрати будь-якого працівника з вищою освітою та поставити курсор мишки полі Освіта в той запис, де написано Вища і застосувати фільтр за виділеним фрагментом. Результат виконання зображе-

 

ний на

рис. 9.10.

 

 

Рисунок 9.10 – Інформація про працівників фірм з вищою освітою

 

Для відмічення дій фільтра вибрати меню Запи-си→Удалить фильтр або натиснути на відповідну кнопку.

 

Фільтри зберігаються автоматично під час зберігання таб-лиці, запиту або форми.

 

Звичайний фільтр

Звичайний фільтр дозволяє відібрати записи шляхом вве-дення критеріїв у порожню таблицю, запит або форму.

 

Наприклад, необхідно з таблиці Табель відібрати записи, в яких поле МІСЯЦЬ=2 та КІЛЬКІСТЬ ВІДПРАЦЬОВАНИХ ДНІВ>=20.

Порядок створення звичайного фільтра:

1 Відкрити таблицю, запит або форму.

 

2 Вибрати меню Записи→Фильтр→Изменить фильтр або натиснути відповідну кнопку.

 

 

3 На екрані з‟явиться таблиця для введення критеріїв. У від-повідних полях необхідно ввести умову відбору записів. Для введення значень розкрити список та вибрати потрібне значення. Для введення виразу можна використати побу-довник виразів. Для пошуку записів, які повинні містити в конкретному полі порожні або непорожні значення, необ-хідно ввести вираз IS, NULL або IS NOT NULL.

 

4 Вибрати меню Записи→Применить фильтр або натисну-ти відповідну кнопку на панелі інструментів.

 

Приклад. 3.2 Для таблиці,зображеної на рис.9.9,які пра-цюють в головному офісі.

 

Розв’язання

 

Спочатку задаємо звичайний фільтр, як це написано в пун-кті 2 зі списку порядку створення фільтра. З‟являється пуста таблиця з заголовками полів з таблиці, що зображена на рис. 9.9. Тут по кожному полю можна задати просту умову, за допомо-гою якої і необхідно застосувати простий фільтр. Вибір умов здійснюється вибором їх у списку, що розкривається. Наводимо мишку на пусте поле під назвою поля Підрозділи й у списку, що розкривається, вибираємо пункт Головний офіс (рис. 9.11).

 

 

Рисунок 9.11 – Вибір умов за допомогою простого фільтра

 

Результат виконання одержимо після натискання на кноп-ку Применение фильтра на панелі інструментів і отримаємо таблицю, що зображена на рис. 9.12.

 

Рисунок 9.12 – Результат виконання простого фільтра з однією умовою

 

За допомогою простого фільтра можна також задавати дві та більше простих умов пошуку інформації в таблиці.

 

Приклад 3.3 У таблиці,що зображена на рис.9.9,необхід-но знайти записи про всіх осіб, що працюють у головному офісі з вищою освітою.

 

Розв’язання

 

Необхідно викликати простий фільтр та задати дві умови пошуку: у полі Підрозділи задати умову Головний офіс, а у полі

 

Освіта – Вищу (рис.9.13).

 

 

Рисунок 9.13 – Задання декількох простих умов за допомогою простого фільтра

 

Після натискання на кнопку Применение фильтра на па-нелі інструментів одержимо результат, зображений на рис. 9.14.

 

 

Рисунок 9.14 – Результат виконання простого фільтра з двома умовами

 

Розширений фільтр

Розширений фільтр дозволяє створити складні критерії

 

відбору запитів.

 

Порядок створення розширеного фільтру:

1 Відкрити таблицю, запит або форму.

2 Вибрати меню Записи→Фильтр→Розширенный фильтр.

 

У результаті відкривається вікно, схоже на вікно конструк-тора запитів.

 

3 Додати поле або поля, для яких будуть задані умови для відбирання записів.

 

4 Задати порядок сортування.

 

5 Задати шукане значення або ввести вираз у порядок Усло-вие отбора для кожного поля.Вираз можна ввести безпо-

 

середньо у комірку, або з використанням побудовника ви-разів.

 

6 Вибрати меню Записи→Применить фильтр або натисну-ти на відповідну кнопку панелі інструментів.

 

Наприклад, приклад 3.3 можна виконати за допомогою ро-зширеного фільтра (рис. 9.15).

 

 

Рисунок 9.15 – Використання розширеного фільтра

 

Використання запитів

 

Поняття про запит

У СУБД Access на рівні з найпростішими засобами пошу-ку і фільтрації даних з однієї або кількох зв‟язаних таблиць ви-користовують зручні та потужні засоби – запити (рис. 9.16).

Запит –об‟єкт,за допомогою якого можна отримати пот-рібні дані з однієї чи кількох таблиць.

 

За їх допомогою можуть бути виконані обчислення, відно-влення даних у таблицях, додані або вилучені записи. При цьо-му результати виконання запиту подаються у зручному вигляді

 

– у формі таблиці. Запит може будуватися з використанням тим-часової таблиці, створеної за допомогою іншого запиту.

 

Засобами запиту можна виконати таку дію:

 

1) вибрати записи з кількох таблиць, що задовольняють умову вибору;

 

2) включити в підсумкову таблицю додаткові поля і в разі необхідності виконати обчислення для них;

 

3) згрупувати записи з однаковими значеннями в деякому полі;

 

4) на основі зв‟язаних таблиць створити нову таблицю;

 

5) вилучити зі зв‟язаних записи, що відповідають деяким умовам і т. д.

 

Рисунок 9.17 – Створення запиту

 

Види запитів

У СУБД Access залежно від задачі, яка розв‟язується, мо-жна створити кілька видів запитів, кожний з яких має свою пік-тограму.

Існують такі види запитів:

 

1 Запрос на выборку таблицы –запит,що забезпечує вибірданих зі зв‟язаних таблиць і таблиць, побудованих під час реалізації інших запитів.

 

2 Запрос на создание таблицы –запит,що ґрунтується назапиті на вибирання і забезпечує формування та запов-нення нової таблиці.

 

3 Запрос на обновление –запит,що дає можливість вноситизміни в групу записів, які відбираються за допомогою запиту на вибирання.

 

4 Запрос на добавление –це запит,за допомогою якого за-писи з таблиці результату запиту добавляються в табли-ці бази даних.

 

5 Запрос на удаление –запис,що забезпечує виключеннязаписів з однієї або кількох зв‟язаних таблиць.

 

Основою будь-якого запиту є запит на вибирання. Резуль-тати виконання запиту відображаються у вигляді таблиці, яка формується на підставі умов відбору. Поля таблиці визначають-ся користувачем і зазначаються на бланку запиту.

 

Фактично, запит – це уявлення користувача про потрібні дані з різних таблиць або інших запитів. У процесі відкриття за-питу в режимі таблиці або використання його у формах та звітах створюється новий набір записів з поточного змісту бази даних. Дані в запитах можна редагувати. Всі зміни фіксуються у табли-цях, дані з яких використовуються у запиті.

 

Запити в Access можна створювати за допомогою майстра та за допомогою конструктора.

 

4.3 Створення запиту в режимі «Конструктор»

 

Режим Конструктор дозволяє розробити новий запит. Цей режим після активації видає вікно Запрос на выборку (рис. 9.18). Потім необхідно у вікні Добавление таблицы виб-рати необхідні таблиці та запити і натиснути кнопку Добавить. Вийти з цього вікна можна за допомогою кнопки Закрыть. У результаті цього на екрані з‟явиться вікно конструктора запиту, поділене на дві панелі.

 

 

Рисунок 9.18 – Створення запитів у режимі Конструктор

 

Верхня панель містить схему даних запису, яка складаєть-ся з вибраних для цього запиту таблиць і запитів з існуючими зв‟язками між ними. Нижня панель є бланком запиту за зразком, який потрібно заповнити. Кожен стовпчик бланка належить до одного поля, з яким необхідно працювати в запиті.

 

Рядок Поле призначений для задання полів, які будуть ви-користовуватися в запиті. Щоб виділити одне поле, необхідно клацнути один раз по імені цього поля, кілька полів – натиснути

 

клавішу Ctrl і клацнути по іменах полів. Щоб виділити всі поля необхідно натиснути клавішу Shift, клацнути перше, а потім останнє поле. Для вилучення поля з бланка запиту, слід виділити колонку, в якій воно розміщується та натиснути клавішу Delete

 

або вибрати команду Правка→Удалить столбцы.

 

Рядок Имя таблицы використовується для вибору табли-ці, на основі якої буде створюватися запит. Рядок Сортировка дозволяє задати порядок сортування значень поля. Рядок Выводна экран може використовуватися для відміни виведення на ек-ран деяких полів під час виконання запиту. Рядок Условие от-бора та или використовуються для створення умов відбираннязаписів.

 

Готовий запит виконується після клацання по кнопці За-пуск на панелі інструментів Конструктор запросив або вибору команди Запрос→Запуск чи Вид→Режим таблицы.

 

Якщо необхідно внести зміни в запит, слід перейти в ре-жим конструктора запиту кнопкою панелі інструментів Вид або за допомогою команди меню Вид→Конструктор.

Зберігання запиту відбувається за допомогою меню

Файл→Сохранить або Сохранить как→Экспорт.