Застосування розширеного фільтру

Основою розширеного фільтру є діапазон умов, який повинен складатися щонайменше з двох рядків. Його потрібно розмістити над або під таблицею даних. Якщо може виникнути потреба збільшення списку, то таблицю з критеріями потрібно розміщувати над списком. Для цього на початку таблиці варто залишити декілька порожніх рядків, в перший з яких скопіювати заголовки стовпців списку. У всіх випадках, крім створення умов з формулами, тобто крім обчислювальних умов, заголовки діапазону повинні точно співпадати з заголовками стовпців таблиці даних.

У комірки під відповідними заголовками, записують відповідні умови. Для об'єднання критеріїв за допомогою логічного оператора "І" їх потрібно записувати в одному рядку.

Якщо ж умови повинні бути об'єднані логічним "АБО", то критерії записуються у різних рядках.

Зауваження. Якщо множина критеріїв складається лише з декількох полів, то необов'язково копіювати усі заголовки стовпців, а можна скопіювати лише ті, які братимуть учать у фільтруванні.

При створенні текстових умов потрібно пам'ятати протаке:

• одна літера в умові означає, що належить вибрати записи,якіпочинаються з цієї літери;

• символи порівняння > та < означають, що треба знайтивсізаписи, які знаходяться за алфавітом після (>) або перед (<) введеним текстовим значенням;

• формула ="=text" означає, що необхідно знайти записи, які точно співпадають з послідовністю символів text.

• при створенні умов можна використовувати символи шаблону.

Обчислювальні умови відрізняються від звичайних умов з символами порівняння тим, що дозволяють використовувати значення, які отримуються в результаті обчислень за формулами. Наприклад, для того щоб відобразити на екрані лише записи тих працівників, оклад яких перевищує 250 грн., достатньо ввести умову на поле Оклад у вигляді виразу >250. Якщо ж потрібно вивести записи усіх працівників, у яких оклад перевищує середнє значення окладу по підприємству, то без обчислення цього середнього значення не обійтися.

При створенні обчислювальнихполів потрібно пам'ятати такі правила:

А: заголовок над обчислювальною умовою повинен відрізнятися від будь-якого заголовку стовпця списку; він може бути порожнім або містити будь-який текст;

В: посилання на комірки, які знаходяться за межами списку мають бути абсолютними;

С: посилання на комірки, які знаходяться в списку повинні бути відносними.

Якщо користувач часто використовує фільтрування відповідно до створених критеріїв, то діапазону умов варто присвоїти якесь ім'я.

Після того як створено таблицю критеріїв, необхідно виконати команду меню Данные => Фильтр => Расширенный фильтр. При цьому відкриється діалогове вікно Расширенный фильтр (Рис. 7).

Рис. 7. Діалогове вікно розширеного фільтру

У ньому потрібно вказати, де будуть розміщені відфільтровані записи: або на місці існуючої таблиці (як у випадку функції автофільтру), або в іншому місці робочого аркуша. Якщо Ви виберете опцію скопировать результат в другое место, то в полі Поместить результат в диапазон потрібно вказати адресу комірки, починаючи з якої буде заповнюватись новостворений список відфільтрованих даних.

 

Зауваження. При створенні нової таблиці з вибраних результатів фільтрування записів необхідно пам'ятати, що вся інформація, яка, може опинитися в діапазоні нової таблиці, буде знищена і її не можна буде вже відновити.

 

Якщо вказівник комірки знаходився в довільному місці списку, то в полі Исходный диапазон будуть знаходитись адреси діапазону списку. Якщо ж це поле порожнє, то заповнити його можна адресами, виділивши комірки, які потрібно фільтрувати, задопомогою миші.

Так само можна задати діапазон умов у відповідномуполідіалогового вікна. Якщо ж умови знаходяться в діапазоні,якомуприсвоєно ім'я, то це значно полегшить встановлення параметрів функції фільтрування.

 

Зауваження. При заданні діапазону критеріїв потрібно виділяти лише непорожні рядки, оскільки незаповнений рядок інтерпретується програмою як критерій, пов'язаний з іншими логічним - "АБО". Якщо діапазон критеріїв містить порожній рядок (який відповідає будь-якому значенню), то у результаті буде виведений увесь список.

 

Ввімкнена опція Только уникальные записи діалогового вікна Расширенный фильтр дозволяє усунути з відфільтрованого списку всі записи, які мають повторення. Дія цієї опції полягає в тому, що на відфільтрований список накладається ще один фільтр, який ховає рядки, що повторюються (ця опція є доступна лише у випадку, коли результат пошуку повинен розміститися у іншому місці аркуша).

Наприклад. для того щоб вивести на екран записи доцентів кафедри ММЕКТ та асис-тенів кафедри ГН (див. табл. на мал. 3.1), необхідно створити таблицю критеріїв у вигляді, запропонованомунамал. 3.11. Така таблиця може знаходитись безпосередньо після списку або над ним.

- Зауваження. Оскільки при створенні критеріїв велику роль відіграє точність введення назви поля та умови для пошуку, то при створенні цієї таблиці назви полів та значення, які мають виступати в ролі умов, варто не набирати з клавіатури, а копіювати,.

Завантаживши функцію розширеного фільтра, необхідно належним чином заповнити поля діалогового вікна (мал. 3.12). У результаті виконання дій отримаємо зображення, яке показано на мал. 3.13.

Тлумачний словник термінів

Список - це ділянка робочого аркуша, яка містить дані одного типу. При створенні списку використовуються мітки стовпців, які вказують на характер даних. Зі списками працюють як з базою даних, якщо розглядати рядок як запис, а стовпчик - як поле. Для вибору елементів списку використовують фільтри.

Поле - стовпчик списку, в якому знаходиться однорідна інформація,

Запис - рядок списку, який утворює сукупність даних, що стосується окремого |елемента об'єкта бази даних.

Критерій пошуку (фільтрування) - умова, яка накладається на поле бази даних для вибору тих записів, які задовольняють цій умові.

Фільтри використовуються для впорядкування даних та пошуку потрібних записів списку. Вони відповідають критеріям пошуку в програмах, які призначені для роботи з базами даних. При використанні фільтрів зі списку вибираються лише ті записи, які відповідають встановленому за допомогою фільтра критерію.

 

 

Контрольні запитання

 

1. Що таке список у таблицях Excel 2000?

2. Що таке поле та запис таблиці Excel 2000

3. Що визначає закінчення списку?

4. Як створити базу даних, використовуючи команду Форма?

5. Які поля знаходяться у діалоговому вікні Форма?

6. Які операції можна виконати за допомогою кнопок діалогового вікна Форма?

7. Для чого служать критерії?

8. Яким чином можна сортувати бази даних в Excel 2000?

9. Як посортувати базу даних по одному полю?

10. Як присвоїти імена полям бази даних?

11. Як переглянути записи, які відповідають простому критерію?

12. Що таке фільтрування списків?

13. Якими способами можна здійснювати фільтрування?

14. Яка різниця між автофільтром та розширеним фільтром?

15. Які функції можна використовувати для роботи зі списками?