Рациональная организация выполнения заказов

Товарная политика предусматривает установление порядка направления и выполнения заказов на запасные части. Поставщикам удобнее получать крупные заказы с длительными сроками поставок и регулярно. Дилерам удобнее не иметь запасов и получать запасные части при конкретной необходимости в течение нескольких часов после заказа. Эти противоречивые устремления примиряют путем установления высоких скидок на крупные заказы с квартальным и месячным сроком поставок и заметно меньших скидок — на еженедельные и срочные заказы. Для некоторых деталей устанавливается минимальное количество поставки, диктуемое количеством в одной упаковке или обязательностью одновременной замены (комплекты).

Поставщики регламентируют порядок представления заказов и их форму. В одних случаях региональные склады сами определяют потребности на предстоящий период, в других — поставщики предлагаю!- к поставке для пополнения запасов регионального склада деталей, количество которых на складе сократилось по данным обмена информацией в компьютерной сети поставщик — склад. Региональные склады запасных частей "Volkswagen" ежемесячно сообщают центральному компьютеру компании о наличии деталей на складе, о продаже за последние один, пять и пятнадцать месяцев. На основе этих данных поставщик рассчитывает потребность на соответствующий период и направляет предложение о поставке. Региональный склад окончательно корректирует его с учетом факторов рынка, не предусмотренных программами компьютера, и подтверждает отгрузку.

Для обеспечения рациональной организации поставок запчастей дилерам региональные склады вводят определенный порядок приема и исполнения заявок. Они подразделяются на два вида — заявки, которые не должны быть мелкими (несрочные), и заявки, которые не должны быть крупными (срочные). Региональные склады устанавливают каждому дилеру день недели для приема несрочных заявок. Нагрузка на склад распределяется так, чтобы каждый день выполнялись заявки, примерно равные по трудоемкости.

Заявки принимают по телефону, факсу, телексу или электронной почте. Для срочных заявок с поставкой в течение суток устанавливается время приема, обычно это до 11 или 12 часов утра, с тем, чтобы отгрузка была выполнена в тот же день. Поступившие заявки немедленно обрабатывают по наличию на складе, комплектуют и упаковывают заказы. Отгрузка запасных частей по срочным (а вместе с ними, если готовы, и по несрочным) заявкам, как правило, выполняется в 16-17 часов ежедневно автомобилем той транспортной компании, с которой у склада заключен договор.

Заявки, поступившие после 11-12 часов, выполняются на следующий день. Крупные склады практикуют круглосуточный прием срочных заявок, но срок отгрузки также фиксируется — для заявок, поступивших до 11 часов утра любого дня заказ выполняется в тот же день, для поступивших после этого часа — на следующий. При этом в обоих случаях скидка остается в размере, установленном для срочных заявок.

Для более удобного планирования отгрузок примите на вооружение практику развитых стран, которая скоро придет и к нам — сроки отгрузок по несрочным контрактам и заказам устанавливаются в виде указания порядкового номера недели, в течение которого товар обязательно будет отгружен поставщиком. Например, если в контракте или в подтверждении заказа упомянуто, что срок отгрузки — 1-я неделя, это значит, что товар будет отгружен точно в первую неделю апреля, в один из пяти рабочих дней. За рубежом даже выпускают деловые календари с нумерацией недель.

Для выполнения отгрузок позаботьтесь о таре и упаковке. Поскольку отгружаемых партий всегда больше, чем поступающих и меньше по объему, необходимо организовать ремонт поступающей тары, чтобы не терять поврежденную, и закупки новой тары — ящиков для тяжелых деталей, картонных коробок для легких и почтовых посылочных для отправок по почте, если она настаивает на фанерных ящиках. Кроме того, необходимо приобретать наполнитель — пенопластовые шарики и чипсы для заполнения пустот в ящиках, чтобы детали не терлись и не бились друг об друга и не болтались в коробках. Для этих целей применяют также макулатуру, стружку и опилки, но это нежелательно, так как они редко бывают сухими и детали от соприкосновения с ними ржавеют.

Оптовые поставщики упаковывают мелкие запасные части в стандартные картонные коробки. Тем самым заранее устанавливается минимальный размер заказываемой партии деталей. Мелкие детали и комплекты в своих упаковках укладываются в большие картонные коробки, а последние — непосредственно в контейнер или в автофургон. Запасные части большого размера, но небольшого веса (детали кузова) могут не иметь индивидуальной упаковки и отгружаются в картонных коробках, ящиках и контейнерах с сепарацией. Крупные тяжелые узлы, как правило, крепятся на поддонах и укладываются в контейнеры и автофургоны с предохранительными распорками. Прецизионные поверхности узлов защищаются специальными прокладками, толстыми полимерными пленками, служащими одновременно для консервации. Широкое распространение получили упаковка деталей для предохранения от влаги в пластиковые пакеты и вакуумная упаковка.

Компания "Volkswagen" организовала на заводских складах и складах скандинавских и европейских импортеров единую систему оборотных складских контейнеров по принципу "от стеллажа до стеллажа". Складской контейнер представляет собой металлическую конструкцию с сетчатыми стенками без крышки. Контейнеры с уложенными в них в цеху деталями везут на заводской склад и устанавливают на стеллаж. При поступлении заказа их снимают со стеллажа и погружают в автомобиль либо контейнер для железнодорожной или морской перевозки. Экспортер указывает адрес хранения детали на складе импортера в бирках, наклеиваемых на контейнер. Рабочие импортера устанавливают его на указанный в адресной бирке стеллаж своего склада. Таким образом, детали или узлы только один раз укладываются в контейнер и один раз вынимаются из него. Эта система не только позволяет лучше оберегать детали от повреждений при перевозках, но и дает значительную экономию на таре, упаковке, маркировке и затратах времени на приемку поставляемых запасных частей. После продажи деталей контейнеры возвращаются наполненными агрегатами для ремонта на заводской склад "Volkswagen". Стоимость оборотных контейнеров включается в счет заказчику и возвращается ему после возврата контейнера. Если контейнер не возвращается в срок, его стоимость взыскивается с заказчика.

При систематических поставках самолетом некоторые фирмы практикуют использование специальных авиаконтейнеров ("International Harvester'). Морские отгрузки запасных частей на дальние расстояния производятся в контейнерах или деревянных ящиках, причем внутри ящика они находятся в запаянном влагостойком мешке. По желанию заказчика на тару, кроме обычной, наносится условная маркировка — яркая, цветная, крупная — для облегчения поиска грузов в порту или на железнодорожной станции.

При поставках запасных частей используются все виды транспорта в зависимости от географии отгрузок, объема партий, сроков поставки и стоимости транспортировки. При отгрузках крупных партий запасных частей на большие расстояния заказчики предпочитают морской, речной или железнодорожный транспорт как наиболее дешевые. Чаще всего используются автомобильные перевозки. Почтовые посылки и авиаперевозки используются при доставке малых партий по срочным заказам. Крупные поставщики, осуществляющие большое количество срочных поставок, заключают договоры с авиакомпаниями на систематическое резервирование грузовых мест в самолетах. Например, '"International Harvester" по договору с авиакомпанией имеет право отгружать каждые сутки 1 тонну запасных частей ночным самолетом в Париж, для своего регионального склада.

Как правило, поставщики и дилеры заключают соглашения с транспортными компаниями о периодичности подачи транспорта и условиях оплаты. Например, в Дании имеется несколько автотранспортных компаний. Одни из них специализируются на перевозках крупных партий грузов, другие — мелких партий. Оба типа компаний 'выполняют перевозки по принципу ''от двери до двери". В назначенные дни и часы автомобили этих компаний объезжают заказчиков, собирают грузы, затем на своей базе комплектуют партии по месту назначения и отправляют их другими автомобилями в соответствующие города. По прибытии на место партии грузов сортируются по получателям и на автомобилях местных отделений транспортных компаний развозятся адресатам. Отправленные в 3-4 часа дня грузы из Копенгагена на следующий день до полудня поступают получателям, находящимся на расстоянии до 500 км.

Наши перевозчики постепенно переходят к современным методам, привлекая клиентов. При отгрузках мелких партий используйте все подходящие возможности отправок рейсовым транспортом — в багажных вагонах, почтовыми посылками, пассажирскими катерами, самолетами. Рейсовый транспорт предпочтительнее чартерного, т. к. известны точные сроки прохождения грузов.