Операции при проведении инвентаризации

В процессе инвентаризации проверяются:

• сохранность единиц хранения;
• правильность их хранения, отпуска;
• состояние весового и измерительного инструмента;
• порядок ведения учета товарно-материальных ценностей.

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации и ее документального оформления изложен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49.

Инвентаризация, т.е. сплошной или выборочный подсчет всей продукции. Продукция, которая, при необходимости, может перевешиваться и перемериваться. Полученные данные в натуральном выражении оцениваются в действующих ценах и сводятся по товарным группам в общую сумму. Недостатками данного метода являются большая трудоемкость и невыгодность для предприятия, так как при проведении инвентаризации склад, как правило, не функционирует.

ОПЕРАТИВНЫЙ УЧЕТ

Снятие остатков или оперативный учет, т.е. сверка материально ответственными лицами фактического наличия товара с данными товарного счета. При этом подсчитываются не товары, а товарные места (ящики, рулоны, мешки и др.). Затем с учетом соответствующих норм производится пересчет. Определяется количество товаров, которое и оценивается по действующим ценам. Недостаток данного метода — меньшая точность, чем при инвентаризации.

Рекомендуется периодически проводить инвентаризацию наличных запасов и других активов с тем, чтобы определить себестоимость реализованной продукции и включить в отчет данные о своем финансовом состоянии. База, на которой осуществляется оценка запасов, существенно сказывается на затратах и доходах, отражаемых в отчетах о прибылях и убытках, а также на стоимости активов, показываемой в балансе. Проведение инвентаризаций необходимо для:

• защиты капиталовложений предприятия;
• поддержания высокого уровня обслуживания клиентов;
• поддержания требуемого уровня рентабельности и темпов роста;
• выявления случаев и причин пропажи продукции.

ВИДЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИЙ

По объему проверки различают инвентаризации:

• сплошные;
• выборочные;
• текущие.

По времени:

• плановые
• внезапные.

Также бывают обязательные инвентаризации.

Обязательные инвентаризации

Обязательные инвентаризации проводятся:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при выявлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи продукции (немедленно при установлении таких фактов);
• в случае пожара или стихийных бедствий (немедленно по окончании);
• при ликвидации и реорганизации предприятия.

Текущие проверки

Выборочные или текущие проверки проводятся в межинвентаризационный период. Они осуществляются по распоряжению руководства предприятия членами комиссии из специалистов, состоящих в штате предприятия или специальными комиссиями. В состав специальных комиссий включаются прочие должностные лица, знающие товарно-материальные ценности, учет и отчетность, и заключающиеся в подсчете продукции, находящейся в месте хранения. Подсчет продукции должен производиться до любой операции или манипуляции с продукцией.

Инвентаризации подлежат все материалы предприятия независимо от его местонахождения.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также материалы, не учтенные по каким-либо причинам.

Инвентаризация материалов производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель предприятия (заместитель директора) или главный бухгалтер.

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫЕ КОМИССИИ

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризации.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении продукции и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписку, которая включается в заголовочную часть акта, о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии материалов заносятся в инвентаризационные описи формы № инв-3 по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, номенклатурного номера, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Акты инвентаризации составляются не менее, чем в двух экземплярах. Они могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

Инвентаризация продукции проводится, как правило, в порядке расположения продукции в помещении. При хранении продукции в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки продукции вход в помещение не допускается (опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение. Комиссия в присутствии материально-ответственного лица проверяет фактическое наличие продукции путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

Не допускается вносить в описи данные об остатках продукции со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Результаты инвентаризации остатков массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и др.) должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления акта.

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫЙ ЯРЛЫК

В тех случаях, когда инвентаризационная комиссия, по условиям организации, не имеет возможности сразу подсчитать материальные ценности и записать данные о них в инвентаризационную опись, применяется инвентаризационный ярлык (форма № инв-2).

Ярлык заполняется инвентаризационной комиссией в одном экземпляре для учета фактического наличия сырья, материалов, топлива, тары. На оборотной стороне ярлыка отражается движение продукции во время инвентаризации. Ярлык хранится вместе с пересчитанной продукцией и используется для заполнения инвентаризационной описи.

ОСОБЫЕ СЛУЧАИ ПРИЕМКИ