Показатель эффективности управления запасами

Эффективность управления запасами моет оцениваться оборачиваемостью запасов за определенный период (например, за 1 год).

 

 

где

 

 

Перспективные задачи службы снабжения:

1. Служба снабжения должна стремиться к уменьшению числа закупок на малую стоимость.

2. Служба снабжения должна стремиться к уменьшению числа закупок в «последнюю минуту».

3. Служба снабжения должна следить за появлением новых товаров и подавать заявки на заменители.

7. Возможен ли нулевой запас?

1. Метод «Планирования потребностей в мощностях».

2. Метод JIT «точно в срок». Карточка учета передается в отдел поставки как только возникает точная потребность в определенной детали.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ФИЗИЧЕСКИХ ЗАПАСОВ

Запасы — это ключевой элемент себестоимости проданных товаров на всех предприятиях. У некоторых розничных торговцев для бухгалтерских целей осуществляют контроль запасов с помощью системы непрерывного учета. Менеджеры по логистике обычно прибегают к такой системе для учета весьма дорогостоящих элементов запаса которые быстро не реализуются. Так, систему непрерывного учета традиционно применяют торговцы автомобилями, тяжелым оборудованием и ювелирными изделиями, выборочную проверку физического наличия проводят только аудиторы.

Для большинства предприятий метод непрерывного учета непрактичен из-за наличия в запасах большого числа малоценных предметов. Вместо этого они прибегают к периодическому методу учета запасов. Даже при наличии компьютеров на контрольно-кассовых прилавках, в связи с ошибками в регистрации, порчей, убылью и кражами, получение более точных оценок состояния запасов предполагает их периодическую инвентаризацию. Малоценные предметы списываются на затраты по мере их получения особенно предприятиями сферы обслуживания — никто не хочет перечитывать канцелярские скрепки. А так как инвентаризацию, как правило, проводят раз в год или по окончании операционного цикла, промежуточные отчеты обычно основаны на оценках запасов. Может показаться, что пересчет в натуре обеспечивает более точное отражение стоимости запасов, однако связанная с ним аналитическая проблема не столь проста.

ОБЫЧНЫЙ И ПАРТИОННЫЙ УЧЕТ ТОВАРОВ

При партионном учете формирование товарных позиций расходной накладной ведется в строгом соответствии с приходами продукции (один приход – одна учётная карточка). При обычном учёте используется обобщённая учётная карточка товара. Обобщённая учётная карточка товара показывает, какое количество конкретной продукции имеется на всех складах предприятия или на определённом складе на данный момент времени и какова ее себестоимость. Независимо от выбранной системы учёта каждая товарная позиция расходной накладной связана с товарной позицией или позициями приходных накладных, по которым она сформирована.

Ведется учет двух значений себестоимости продукции:

• «бухгалтерская» себестоимость, не учитывающая стоимости затратных документов, связанных с приходными и расходными накладными;
• «реальная» себестоимость, которая учитывает все затратные документы, связанные с приходными и расходными накладными.

Себестоимость товарной позиции расходной накладной складывается из себестоимости товарных позиций приходных накладных, по которым она сформирована и стоимости затратных документов («Ведомость прямых расходов» и «Ведомость косвенных расходов») по этой расходной накладной. Суммарная стоимость позиций с услугами в расходной накладной распределяется по товарным позициям пропорционально их стоимости.

Себестоимость товарной позиции приходной накладной складывается из стоимости продукции, стоимости услуг, внесенных в приходную накладную, а так же стоимости затратных документов по этой приходной накладной. Суммарная стоимость позиций с услугами распределяется по товарным позициям приходной накладной пропорционально их стоимости.

Для организации продаж продукции «под заказ» необходимо включать в расходную накладную продукцию, отсутствующих на складе (торговля «в минус»). Позиции накладной с отсутствующей продукцией помечаются красным цветом. Предусмотрена возможность автоматического оформления заказов поставщику и приходных накладных от поставщика по таким товарным позициям.

УЧЕТ ЗАПАСА МАТЕРИАЛОВ И ЗАТРАТ НА ЕГО СОЗДАНИЕ И ХРАНЕНИЕ

Уровень запаса материалов

Уровень запаса материалов зависит от сроков их поступления и расхода. Ответственность за обеспечение оптимального запаса по каждому наименованию находящихся на хранении материалов несет заведующий складом (кладовщик). Он ведет оперативный учет количества наличных материалов в карточке складского учета (форма М-15). При обработке на компьютерах вместо карточек складского учета достаточно просматривать на дисплее информацию об остатках материалов и точке заказа. Несоответствие между спросом производства и предложением склада устраняется путем подачи заявки в отдел снабжения на определенное количество в размере повторного заказа. Если действует компьютеризированная система, то компьютер автоматически печатает заявку, когда уровень запаса достигает точки заказа. Практика показывает, что на складах могут быть допущены ошибки, влияющие на размер и точку заказа.

Для выявления неточных записей и других ошибок имеется система учета, объединяющая функции контроля запасов и контроля производства.

Сущность системы заключается в двухбункерном хранении запасов. При нем кладовщик должен вести основную картотеку, где каждое наименование материалов представлено двумя основными карточками. Кроме этого, имеется карточка повторного заказа, вложенная в пакет неприкосновенного запаса. В пакете неприкосновенного запаса указывается надежно упакованная или изолированная партия материалов, соответствующая точке повторного заказа для данного наименования. Пакеты неприкосновенного запаса хранятся в том же месте, где и основные запасы, но их нельзя трогать до тех пор, пока основной запас не будет полностью исчерпан. Только тогда пакет с неприкосновенным запасом можно распечатать и расходовать этот запас на удовлетворение потребностей до тех пор, пока не будет заказана или изготовлена новая партия. Когда маркировщик запасов открывает пакет с неприкосновенным запасом, он должен перенести вложенную в него карточку повторного заказа в отдельный ящик для повторных заказов.

Два или три раза в день ящики для новых заказов должны быть опорожнены группой учета запасов, производящей оформление нового заказа. Процесс оформления состоит в следующем: из основной картотеки изымается одна из двух основных карточек, связанных с данным наименованием, и на второй карточке, постоянно находящейся в основной картотеке, отмечается ожидаемая дата прибытия новой партии; изъятая из основной картотеки карточка ставится в еженедельную картотеку "трудных проблем" в соответствии с ожидаемой датой прибытия нового заказа. Карточка повторного заказа, изъятая из упаковки неприкосновенного запаса, передается группе контроля производства. Эта группа завершает процесс оформления нового заказа, подготовив все необходимые заказы цехам и на сторону. Группа отвечает за все виды заказов до тех пор, пока они не прибудут непосредственно в складское помещение.

После прибытия заказа на соответствующий склад в пакет вкладывается новая карточка повторного заказа, изготовленная группой контроля производства, в соответствии с предыдущей карточкой повторного запаса. Затем комплектуется новый пакет неприкосновенного запаса и заказ поступает на хранение. Одновременно склады передают копию отчета об исполнении заказа, которая посылается вместе с заказом кладовой группе учета запасов, чтобы она изъяла основную картотеку и отметила дату получения заказа на карточке, оставшейся в главной картотеке.

Картотека "трудных проблем" в основном служит средством двойного контроля для того, чтобы избежать запоздалого прибытия деталей. Для дефицитных деталей можно определять наиболее ранние сроки прибытия; картотека напоминает также, что необходимо принять меры для ускорения доставки, если материалы не прибыли вовремя.

До введения системы двухбункерного хранения отмечалось увеличение числа заявок на срочное приобретение материалов и рост (на 5—10%) расходов, связанных со срочным приобретением и хранением неожиданного (непланируемого) роста складских запасов, и в целом значительное повышение издержек против смет расходов.

Предложенная система дает снижение дефицита материалов до 0,5—0,75% в месяц. Главными причинами нехватки исходных материалов являются:

1. Неожиданно высокий спрос в течение короткого промежутка времени.

2. Необычно длительные задержки в производстве готовых деталей.

3. Невозможность для поставщика выполнить договор о поставках в установленный срок.

4. Брак, выявленный при осмотре.

Закупка материалов

Когда отдел снабжения получает копию заявки, служащий, который ведает вопросами закупок, выбирает соответствующего поставщика, основываясь на информации экспертов (агентов), которой располагает отдел, и затем составляет заказ на поставку. В нем содержится просьба к поставщику поставить материалы, перечисленные в заказе. Копия заказа на поставку направляется на склад для сверки данных этого документа с количеством товаров, когда они прибудут.

Приемка материалов

При приемке материалов складом их осматривают и сверяют с данными накладной на груз, заполненной поставщиком, и копией заказа на поставку.

Склад вносит полученные товары в приходные ордера или другие приходные документы и делает необходимые записи в соответствующей складской карточке (карточке складского учета) в графе "Принято". Документы о получении товара передаются в отдел снабжения и в бухгалтерию. В отделе материально-технического снабжения будет отмечено, что заказ выполнен, а в бухгалтерии документы о получении товара будут сверены со счетом поставщика, с тем, чтобы оплату произвести только за те товары, которые были действительно получены. Счет от поставщика обычно сдается через несколько дней после получения товаров, и бухгалтерия использует данные этого счета, чтобы оценить каждый из видов материалов. Затем записи о поступивших товарах вносятся в соответствующую графу накопительной ведомости, где отражаются данные о запасах. Пример такой ведомости представлен в табл. 1.

В данном документе просто фиксируются количество и стоимость каждого отдельного вида материалов, имеющихся в наличии. На предприятиях для ведения подобного учета должна использоваться вычислительная техника.

Таблица 1

Книга учета запасов

 

 

 

Отпуск материалов

Планово-производственный отдел отвечает за осуществление производственного процесса в соответствии с производственными планами и запланированными уровнями запасов.

Формальным основанием для того, чтобы приступить к производству, является выдаваемый планово-производственным отделом определенному производственному подразделению (цеху) заказ на производство.

Планово-производственный отдел также определяет количество материалов, необходимое для выполнения заказа, и перечисляет нужные материалы в требованиях на отпуск со склада (ТОС), которые прилагаются к заказу на производство (табл. 2).

Таблица 2

Требование на отпуск со склада

 

 

Начальник цеха, получив этот заказ, передает документы заведующему складом в обмен на соответствующие материалы. Заведующий складом после этого заносит данные, содержащиеся в документах на отпуск, в графу "отпущено" соответствующей складской карточки. Затем он направляет требование в бухгалтерию или вычислительный центр.

Многие предприятия вместо разовых требований используют в практике документирования отпуска материалов лимитные ведомости или лимитные карты.

Когда бухгалтерия получает ТОС, она проставляет цену и сумму по каждому перечисленному в нем виду материалов. Эти данные для каждого вида отпущенных материалов берутся из графы "Получено", а цены — из оборотной ведомости соответствующего наименования, в которой фиксируются запасы. Информация, содержащаяся в ТОС, переносится в графы "количество" и "сумма" различных наименований оборотной ведомости и подсчитывается баланс количества и итогов каждого конкретного вица материалов. На предприятиях, где эти операции выполняются при помощи компьютера, отпадает необходимость в некоторых регистрах. Например, в компьютер могут вводиться данные о получаемых и отпускаемых материалах, и тогда нет необходимости в складских карточках и книге учета запасов материалов. При нажатии соответствующих клавиш на дисплее появляется требуемая информация о получении, отпуске и балансе любых видов запасов.

Процедура учета материалов

Стоимость каждого отпущенного материала в зависимости от выбора метода оценки должна быть включена в затраты по соответствующему номеру заказа или отнесена к соответствующим накладным расходам, при этом необходимая информация берется из первичной документации. Номер заказа или номер записи о накладных расходах должен быть предварительно проставлен мастером цеха. Процедура учета материалов схематично представлена на рис. 1.

 

 

Рис. 1. Процедура учета материалов

 

Следующий этап состоит из операций, осуществляемых бухгалтерией:

1. Сокращение запасов сырья путем внесения записей об отпущенных ценностях в накопительную и оборотную ведомости по запасам.

2. Фиксация количества отпущенных материалов на счете, где отражаются данные о заказах или накладные расходы.

Учет закупок сырья

Запись о закупке материалов по операции (1):

 

Дебет контрольного счета складской книги	182 000
Кредит контрольного счета кредиторов	182 000

 

Эта учетная запись отражает тот факт, что компания принимает на себя краткосрочные обязательства, чтобы получить оборотные активы, состоящие из запасов сырья. Каждая закупка также заносится в колонку поступлений индивидуального счета складской книги (отдельная запись по каждой позиции закупленного материала), где отражаются полученное количество сырья, цена одной единицы и общая сумма. Кроме того, отдельная кредитовая запись делается на счете каждого кредитора. Заметьте, что записи на контрольных счетах составляют часть системы двойной записи, а отдельные записи в индивидуальных счетах представляют собой детализированные вспомогательные записи и не входят в систему двойной записи.

Запись операции (2) по материалам, возвращенным поставщику:

 

Дебет контрольного счета кредиторов	2 000
Кредит контрольного счета складской книги	2 000

 

Запись по возвращенным материалам также сделана в соответствующих счетах складской книги и в индивидуальных счетах кредиторов,

Учет отпуска материалов

Заведующий складом отпускает материалы со склада по соответствующим образом завизированной заявке на материалы. Для основных материалов на этой заявке записывается номер заказа, а для дополнительных материалов на заявке указывается номер счета накладных расходов. Отпуск основных материалов включает доставку материалов со склада в производственные подразделения. Для операции (3) данные по заявкам на материалы будут суммированы, и итоговые суммы будут записаны так:

 

Дебет счета незавершенного производства	165 000
Кредит контрольного счета складской книги	165 000

 

Учетная запись показывает, что запас сырья и материалов переводится в незавершенное производство. Кроме вышеуказанных записей на контрольных счетах на каждый заказ будет отнесена стоимость выданных материалов с тем, чтобы можно было подсчитать затраты на выполнение заказов. Каждая задача также записывается в колонке отпуска соответствующего счета складской книги.

Операции (4) по выдаче дополнительных материалов учитываются следующим образом:

 

Дебет контрольного счета общезаводских накладных расходов	10 000
Кредит контрольного счета складской книги	10 000

 

Помимо записи на контрольном счете общезаводских накладных расходов стоимость выданных материалов заносится на индивидуальные счета накладных расходов, которые обычно включают в себя индивидуальные счета дополнительных материалов каждого центра ответственности. Периодически итоговые цифры счета дополнительных материалов каждого центра ответственности заносятся в отчеты о выполнении сметы для сравнения с нормативными затратами дополнительных материалов.

После того, как сделаны записи по операциям (1)—(4), контрольный счет складской книги будет выглядеть следующим образом:

 

Контрольный счет складской книги
(1) Счет кредиторов
(2) Счет кредиторов	2 000
(3) Счет незавершенного строительства	165 000
(4) Счет общезаводских накладных расходов	10 000
Остаток на конец периода	5 000
Счета, сбалансированные досрочно

ЦЕЛЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Инвентаризация продукции - это установление фактического наличия продукции путем пересчета, т.е. снятия остатков и путем проверки учетных записей.

Цель инвентаризации - сопоставление фактического наличия материалов с данными бухгалтерского и складского учета в стоимостном и натуральном выражении.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
• при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при установлении фактов хищения или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) предприятия перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.