Уменьшение риска неликвидности запасов

Рискованность торговли запасными частями состоит в постоянной, ежедневной опасности образования неликвидов — нереализуемых запасов деталей. Они могут образовываться по следующим причинам:

• падение спроса из-за появления конкуренции;
• падение спроса из-за ликвидации потребителя — ваш клиент, скажем, дорожно-строительная организация, стал работать в другом районе и там же ремонтирует машины;
• ошибочные закупки излишних количеств;
• ошибочные закупки деталей устаревшей конструкции;
• порча деталей из-за повреждений, повышенной влажности;
• брак, не замененный поставщиком по рекламациям;
• появление новой модификации деталей, заменяющей прежние;
• изменение технологии ремонта — например, в районе появился мастер по ремонту генераторов, и новые генераторы в сборе перестали покупать;
• оприходование по ошибке;
• пересортица в поставках;
• несписание реализованных деталей;
• пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске другой детали;
• потери на складе из-за небрежности в указании адресов или нанесения их нестойкой краской, обнаруженные при инвентаризации;
• разукомплектование узла и невозможность продать некомплектный.

На первый взгляд кажется, что подобные случаи нечасты. Однако если вы работаете с номенклатурой более сотни позиций, сами не заметите, как быстро будут возникать и нарастать неликвиды.

Ежемесячно проверяйте перечень деталей, не имевших спроса с начала года. Ведите статистику поквартальной реализации каждой детали в штуках, чтобы отслеживать колебания спроса и анализировать их причины. В договорах с поставщиками добивайтесь права возврата ошибочно заказанных деталей, удовлетворения рекламаций по количеству и качеству. Только тщательный учет и хорошая организация управления запасами избавят вас от образования неликвидов. Вот некоторая информация, которую складская служба должна готовить руководству фирмы для управления:

• ежемесячный перечень товаров, не пользовавшихся спросом более месяца или двух — критерий устанавливается руководством. Это необходимо для принятия мер по ускорению реализации, т. е. высвобождению "'замороженных" в товарах средств для дальнейшего использования и предотвращению образования неликвидов, превращающихся чаще всего в убытки;
• еженедельный или ежемесячный перечень товаров, запас которых снизился меньше установленного минимума. Это нужно для своевременного размещения заказов;
• ежеквартальные расчеты оборачиваемости по каждому наименованию. Это необходимо для принятия мер по оптимизации сроков и объемов заказов новых партий;
• ежемесячный перечень товаров, переданных на реализацию и находящихся у посредников сверх установленных сроков. Это нужно для решения вопросов продления сроков реализации или возврата;
• ежеквартальные предложения по списанию испорченных, утерянных, похищенных и неликвидных товаров.

Ниже перечислены некоторые моменты, на которые следовало бы обратить особое внимание при работе с многочисленной номенклатурой товаров при нарастающем объеме сбыта, в целях предотвращения образования неликвидов:

• проводить перманентную инвентаризацию по утвержденному бухгалтером плану — проверку соответствия наличия учетным данным определенного количества наименований или определенной группы товаров в месяц. Такая инвентаризация практикуется на всех крупных складах, чтобы не останавливать работу надолго в конце года;
• при размещении товаров на складе обеспечивать оптимальное использование площадей и объемов складов и свободный доступ к каждому товару. Это необходимо для быстрой раскладки и отбора товаров — т. е. экономии трудозатрат. Особенно это важно при увеличении числа и объемов отгрузок в день;
• систематизировать приемку, отбор, упаковку и отгрузки товаров в целях оптимального использования рабочего времени, установив график и не допуская авралов и привлечения дополнительной рабочей силы. Например, все отгружаемые партии должны быть упакованы и снабжены документами до конца рабочего дня или до обеда — в зависимости от способов отгрузки. Получатель при самовывозе должен тратить не более часа на получение товаров и оформлять все документы в одном месте. То же касается привлеченных транспортных организаций — длительный простой удорожает перевозки. Приемку товаров (проверка по количеству и качеству, раскладка) выполнять в свободное от отгрузок время;
• ввести и строго соблюдать систему адресов для ячеек, стеллажей и других мест хранения товара. Ведомость наличия на складе должна содержать адрес каждого товара. Своевременно корректировать в картотеках и памяти компьютера адреса при изменениях места хранения товара. Поддерживать в читабельном состоянии бирки адресов и наименований товаров во избежание ошибок при размещении и отборе;
• обеспечивать соблюдение рекомендуемых поставщиком правил хранения каждого товара;
• выполнять приемку поступающих товаров по количеству и качеству. Своевременно оформлять рекламации, контролировать их удовлетворение поставщиками. Возвращать или актировать бракованные товары. Вести учет направленных рекламаций, их удовлетворения или финансовой компенсации;
• своевременно рассматривать рекламации покупателей, обеспечивать их удовлетворение;
• вести учет полученных рекламаций, их удовлетворения или финансовой компенсации;
• обеспечить невозможность хищений товаров со склада, повреждения товаров при перемещениях;
• изучить и использовать все возможности компьютерной программы по складскому учету;
• вести картотеку поставщиков, покупателей, перевозчиков;
• вести учет товаров, переданных на реализацию, контролировать сроки их нахождения у посредников, их реализацию и оплату, возврат и качество нереализованных.

Из различных ведомостей, которые нужно готовить при помощи компьютера для анализа и принятия мер, отметим несколько, предварительно указав, что все они могут быть распечатаны или только выведены на дисплей компьютера:

1. Ведомость деталей, не пользовавшихся спросом за период с начала года — это первое, что нужно для контроля. Данная ведомость поможет выявлять неликвиды, являющиеся проблемой всех складов запасных частей, а иногда и причиной банкротств.

2. Ведомость запасов сверх максимально установленных количеств — это перечень излишних закупок.

3. Ведомость для анализа цен — с указанием номеров и наименований деталей, розничных и закупочных цен и коэффициентов, определяющих соотношение этих цен и степень доходности.

4. Ведомость деталей, наличие которых на дату контроля меньше установленного минимума — для контроля запасов и своевременных заказов.

5. Ведомость движения товаров за период — с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода.

6. Ведомости наличия на складе с указанием номера детали, наименования, адреса, количества и розничной цены необходимы персоналу склада для текущей работы по раскладке и отбору деталей.

7. Те же ведомости, но в закупочных ценах с обсчетом общей суммы необходимы для контроля стоимости запасов, справок, а также после инвентаризации.

8. Ведомость наличия на складе с сортировкой по возрастанию адреса служит для инвентаризаций: в ней оставлено место для внесения вручную фактического наличия при инвентаризации, а также имеются колонки "недостача" и "излишки". После ввода в компьютер данных инвентаризации эта ведомость печатается со старыми и новыми данными, с обсчетом итогов.

Следует предусмотреть возможность изменения розничных цен по группам деталей на основе вводимых коэффициентов для подготовки прейскурантов. Прейскурант печатается после корректировок цен.

Современные компьютеры рассчитаны на то, что у терминалов работают не специально подготовленные операторы, а обычные сотрудники фирмы, прошедшие обучение. Это значительно ускоряет обработку данных, но требует аккуратности при вводе информации в компьютер. Поэтому уделяйте достаточно внимания соответствующему инструктированию персонала и периодическому контролю данных, получаемых с компьютера.

Практика торговли запасными частями в различных странах показывает, что дилеры не изучают в достаточной степени номенклатуру запасных частей, и многие заказы (особенно телефонные) поступают на региональные склады без указания номеров деталей по каталогу. Только немногие крупные и длительное время работающие дилеры, имеющие опытных механиков и складских работников, достаточно уверенно пользуются каталогами и оформляют заявки с указанием номеров деталей. Что касается мелких дилеров, то они, как правило, плохо знают номенклатуру запасных частей. По этой причине работники регионального склада, принимающие телефонные заказы, обязаны консультировать заказчика, сверяться с каталогами. Прием заказов по телефону и проверка письменных заказов требуют не только много времени, но и высокой квалификации приемщиков заказов. Персонал должен изучать системы нумерации товаров по каталогам поставщиков и применяемости хранимых товаров во избежание ошибок при приемке, учете и отгрузке, а также для консультирования потребителей и уточнения их заявок, учитывая, что номенклатура, указанная в каталогах наших поставщиков, часто не соответствует той, что поставляется в запчасти. Кроме того, нужно систематически информировать персонал о новых деталях, взаимозаменяемости и т. д.

В любых странах персонал складов запчастей состоит обычно из людей с невысоким образовательным уровнем, получивших профессиональные знания и навыки в результате короткого обучения и практики. Работники, добросовестно относящиеся к своим обязанностям, достаточно серьезно изучают номенклатуру запасных частей и ее особенности. Однако из-за ограниченности штата и высокой степени занятости они нередко не осваивают всю номенклатуру, ограничиваясь лишь деталями постоянного спроса. Если не имеется возможности иметь в штате склада достаточно восприимчивых к обучению и заинтересованных в работе служащих, нужно систематически проверять правильность исполнения всех операций, порученных персоналу, т. к. от качества поставок запасных частей зависит репутация машин и их реализация на рынке.