Принципи та процедури проведення оцінки персоналу

 

Оцінка персоналу — досить складна як в методичному, такі в організа­ційному плані робота.

Перш за все, потрібно відмітити, що єдиної універсальної методики, придатної для вирішення всього комплексу завдань, які ставляться до оцін­ки персоналу, просто не існує. Поки що загальноприйнятої методики оцін­ки персоналу немає як у зарубіжній, так і у вітчизняній практиці. З цієї причини підприємства розробляють програму оцінки або користуються типовими методиками і рекомендаціями аналогічних підприємств.

Здоровий глузд підказує, що краще користуватись не зовсім доскона­лими методиками оцінки, ніж взагалі жодними. Адже найгірший вид оцін­ки — її відсутність.

Оцінка персоналу може повноцінно виконувати притаманні їй функції за умов дотримання таких принципів:

— об'єктивності — використання достовірної інформаційної бази та
повної системи показників для характеристики працівника, його діяльності, поведінки, з врахуванням періоду роботи та динаміки результатів протягом цього періоду;

— гласності — всебічне ознайомлення працівників з порядком і мето­дикою проведення оцінки, доведення її результатів до всіх зацікавлених
осіб через пресу, накази, розпорядження;

— оперативності — своєчасність і швидкість оцінки, регулярність її про­ведення;

— демократизму — участь членів колективу в оцінці колег і підлеглих;

— єдності вимог оцінки для всіх осіб однорідної посади;

— простота, чіткість і доступність процедури оцінки, обов'язковості,
загальності (оцінюють кожного);

— результативності — обов'язкове й оперативне прийняття відповід­них заходів за результатами оцінки;

— підтримки престижності оцінки, за рахунок обов'язкового її вико­ристання при прийнятті відповідних рішень з питань персоналу. Ніщо так
не вбиває систему оцінок, як незастосування її в практиці:

Оцінка персоналу є складовою процесу відбору й розвитку персоналу. В даний час існує два підходи оцінки:

—оцінка кандидатів на вакантну посаду;

—періодична оцінка працівників організації.

Вітчизняна і зарубіжна практика оцінки кандидатів на вакантну поса­ду виділяє чотири напрямки, які визначають зміст її процедури, а саме:

—аналіз анкетних даних;

—одержання довідок про працівника з місця попередньої роботи;

—проведення співбесіди;

—випробуваний термін.

Поточна, періодична оцінка працівників підприємства проводиться за двома напрямками:

—оцінки результатів роботи і факторів, що визначають міру досягнення цих результатів;

—аналізу динаміки результативності праці за певний проміжок часу, а
також динаміки умов, що впливають на результат.

Організаційна процедура підготовки проведення оцінки передбачає виконання таких обов'язкових заходів:

—розробка методики оцінки (якщо це доцільно, методику можна ку­пити) з урахуванням конкретних умов організації;

—формування оціночної комісії із залученням безпосередніх керівників
тих працівників, що оцінюються, та спеціалістів вищого рівня ієрархії, а
також спеціалістів служби управління персоналом;

—визначення часу та місця проведення оцінки;

—встановлення процедури підбиття підсумків оцінки;

—вивчення питань інформаційного забезпечення процесу оцінки;

—консультації авторами методичних розробок членів комісії з питань
оцінки.

Основною особою в оцінці персоналу є лінійний керівник. Він відпо­відає за об'єктивність і повноту інформаційної бази та проводить бесіду з працівником. Думка безпосереднього керівника є визначальною при оцінці кандидата на вакантну посаду.

При формуванні періодичної оцінки узагальнюються: думка колег і працівників взаємозв'язаних підрозділів; підлеглих; спеціалістів у галузі ділової оцінки, а також результати самооцінки працівників.

Основним питанням будь-якої ділової оцінки є визначення чітких по­казників і критеріїв, які залежать від цілей підприємства. При великій кількості показників їх можна умовно згрупувати в три групи:

—результативність праці;

—професійна поведінка;

—особисті якості.

При визначенні критеріїв оцінки можна керуватись двома цілями. Пер­ша — визначити, як добре, чи погано, і чому працівники виконують свої функції та обов'язки. Така ціль ставиться тоді, коли діяльність підприєм­ства є стабільною й обов'язки працівників чітко визначені і стабільні. Друга — визначення можливостей працівників в інших сферах діяльності відпо­відно до цілей підприємства, його перспективи. Вона ставиться тоді, коли діяльність підприємства характеризується динамічністю, а функції пра­цівників чітко не визначені.

Для того, щоб оцінка була дійовою, а потреба в її проведенні була зро­зумілою і мала мотиваційний характер, її потрібно проводити за основним змістом діяльності, яка прямо пов'язана з результатами праці і особисти­ми якостями працівників.

Оцінка професійних якостей ґрунтується на аналізі результатів роботи і відповідності компетентності спеціаліста функціональним обов'язкам і посадовим вимогам.

Така оцінка передбачає визначення узгоджених і оговорених критеріїв знань, умінь і навиків працівників. Вона здійснюється з обов'язковим за­лученням спеціалістів, компетентних уданій галузі.

 

 

Таблиця

Технологія оцінки професійних якостей

 

Джерела інформації	Методи	Результати
Лінійні керівники, колеги, клієнти	Метод аналізу результатів діяльності. Метод експертних оцінок із статичною перевіркою їх надійності. Бесіда	Звіт з обґрунтуванням надійності оцінок, аналізом джерел, можливих неточностей результатівоцінки

 

Лінійні керівники — безпосередні керівники дають інформацію: як ефективно, професійно справляється працівник зі своїми обов'язками; про виконання поставлених завдань; про якість роботи; причини неефектив­ної роботи.

Колеги — інтерв'ю з ними, пояснює деякі особливості роботи спеціаліс­та в процесі його взаємодії всередині підприємства, його вміння працюва­ти в команді, рівень його компетентності, можливі труднощі в роботі.

Клієнти — дають інформацію про міру свого задоволення діями даного спеціаліста як представника підприємства, про причини незадоволення його роботою.

Оцінка професійного рівня працівника повинна бути інтегральною і включати:

—оцінку безпосереднього керівника (якості, майстерності та ефективності праці робітника);

—оцінку професійної підготовки (знань, умінь і навиків);

—оцінку особистих якостей працівника;

—оцінку (висновки) останньої атестації.

Оцінка працівника безпосереднім керівником суб'єктивна. Інші види оцінок рекомендують визначити за допомогою тестових програм, психо­логічних досліджень, атестації кадрів, обліку і аналізу стану кадрів.

У цьому випадку оцінка рівня професіоналізму повинна визначає і як середня, і за нею, при потребі, можна зробити висновок щодо відповідності працівника вимогам робочого місця.

Зіставлення та аналіз інформації, одержаної із різних джерел, є важливою умовою підвищення її об'єктивності.

Психологічні особливості працівника оцінює спеціаліст з психодіагностики інтелекту.

 

Таблиця

Технологія оцінки особистих якостей

 

Джерела	Методи	Результати
Спеціаліст,	Метод експертних оцінок,	Психологічна
керівники,	інтерв'ю, аналіз документів,	характеристика з
колеги	тестування	обґрунтуванням
		висновків про кожного
		спеціаліста

 

Отже, оцінка персоналу проводиться для визначення відповідності працівників їхньому робочому місцю чи посаді, на основі трьох підходів:

—оцінка потенціалу працівника, тобто оцінка знань, досвіду, ділових
та моральних якостей, психології особистості, здоров'я, рівня загальної
культури;

—оцінка індивідуального вкладу, яка дає змогу визначити якість,
складність і результати праці конкретного працівника;

—атестація кадрів — це комплексна оцінка, яка враховує потенційний
та індивідуальний вклад працівників у кінцевий результат.

Вихідними даними для оцінки персоналу є:

—моделі робочих місць персоналу;

—положення про атестацію;

—методика рейтингової оцінки;

—правила внутрішнього трудового розпорядку;

—штатний розклад;

—особисті справи працівників;

—накази з кадрових питань;

—соціологічна анкета;

—психологічні тести.

Процедура оцінки забезпечує зворотний зв'язок з персоналом, вико­нує мотиваційну функцію і сприяє підвищенню віддачі в роботі.

Процедуру оцінки можна класифікувати за декількома напрямами:

1. За об'єктами, які оцінюють діяльність:

—складність, ефективність, якість, відношення до них;

досягнення цілей, кількісний та якісний результат, індивідуальний
вклад у загальні підсумки організації;

- наявність у працівників тих чи інших особистих якостей, міри їх враженостіі володіння ними.

За джерелами, на яких ґрунтується оцінка:

— документи (автобіографія, характеристика, резюме), на основі яких
можна дати оцінку з ймовірністю, як вважають спеціалісти, 0,2;

— результати співбесід, інтерв'ю;

— дані загального і спеціального тестування;

— звіти про виконання виробничих завдань або поведінки в специфіч­них ситуаціях;

— графологічна експертиза.

3. За способами проведення процедури оцінки і вибору кращого чи
гіршого показника.

4. За критеріями оцінки,

5. За суб'єктами (претендент чи працюючий, члени спеціальної комісії,
керівники, колеги чи самооцінка).

6. За мірою охоплення.

7. За періодами (за календарний рік, за час роботи в організації, на посаді).
Процедура оцінки значною мірою залежить від її цілей і можливостей

одержати необхідні матеріали для проведення самої оцінки.

Вся робота по проведенню оцінки персоналу включає три її складові:

—зміст оцінки;

—методи оцінки;

—процедуру оцінки.

Для того, щоб оцінка була дійовою, а необхідність проведення була зрозумілою і мала мотивуючий характер, її потрібно проводити за основ­ним змістом діяльності, за тими напрямами, які прямо пов'язані з працею та її результатами і особистими якостями працівника, що є передумовою ефективної трудової діяльності. Отже, зміст оцінки включаєоцінку осо­бистих якостей працівника, його праці та її результатів.

Після визначення того, що потрібно оцінювати, важливим етапом є визначення методів, які б дозволили виявити наявність елементів змісту оцінки; вимірювання величини того чи іншого елементу при допомозі кон­кретних показників.

Виявлення елементів (показників) змісту оцінки, із свою чергу, включає:

—програму збирання інформації;

—методи збирання інформації;

—методи їх обробки та оформлення.

Одна із основних проблем оцінки персоналу — це проблема збирання інформації. На практиці використовують такі основні групи методів зби­рання інформації:

—вивчення документів та інших письмових джерел;

бесіди й опитування;

— спостереження.

Вивчення документів та інших письмових джерел включає вивчений об'єктивних даних про працівників (вік, освіта, стаж роботи, послужний список) та результатів їх праці. Джерелом інформації про працівника можуть служити первинні документи обліку кадрів, накази, розпорядженні матеріали нарад, зборів. Інформація про результати праці — в матері звітності про виконання працівниками виробничих завдань, особистим творчих планах, про роботу структурних підрозділів і підприємства в цілому.

Важливим джерелом інформації є також бесіди й опитування. Бесіди — це отримання усної інформації від самого працівника, а опитування інформації про працівника від інших осіб.

Метод спостереження є також джерелом інформації, яка отримується під час ділових ігор, тренінгових занять, стажування працівників, вико­нання завдань.

Коли інформацію зібрано, потрібно її оцінити. Найпоширеніші мето­ди оцінки інформації пов'язані із використанням системи балів і ко­ефіцієнтів.

Третьою складовою оцінки персоналу є процедура самого оцінюван­ня, яка має дати відповіді на запитання: де і хто проводить оцінку? Який порядок і періодичність оцінки? Які використовуються технічні засоби? Як формуються результати оцінки, як їх доводять до працівників, як вико­ристовують?

Організація оптимізує систему оцінок персоналу через:

— універсальність системи оцінок. Відділ кадрів розробляє єдину систему оцінок для всієї організації і забезпечує їх застосування і розуміння у
всіх підрозділах;

—встановлення стандартів і норм оцінок;

—вибір методів оцінок.

Створити систему оцінок, однаково збалансовану з точки зору точності, об'єктивності, простоти, зручності і зрозумілості, досить складно, тому на сьогодні існує декілька підходів і систем оцінки персоналу, кожна із яких має як позитивні, так і негативні сторони.

 

 

Методи оцінки персоналу

 

Інструментарій системи оцінки персоналу сформувався під впливом потреб вирішення практичних завдань виробничо-управлінської діяльності на основі певних методів.

Методи оцінки персоналу мають відповідати структурі підприємства, ха­рактеру діяльності персоналу, цілям оцінки, бути простими і зрозумілими; включати 5-6 кількісних показників, поєднувати письмові та усні завдання.

Методи оцінки діляться на традиційні і нетрадиційні. Перші сфокусо­вані на окремого працівника і ґрунтуються на суб'єктивній оцінці керів­ника або колег. Традиційні методи ефективні у великих ієрархічних орга­нізаціях, які працюють в умовах досить стабільного зовнішнього середо­вища, їхніми недоліками є те, що оцінка дається окремому працівнику без врахування цілей організації, ґрунтується на оцінці керівника, при повно­му ігноруванні думки колег по роботі, підлеглих, клієнтів і т. д.; орієнтується на минуле (досягнені результати) і не враховуються довготермінові перс­пективи розвитку організації і працівника. Нетрадиційні методи — розгля­дають робочу групу (підрозділ, бригаду, колектив) і ставлять акцент на оцін­ку працівника його колегами і здатність працювати в групі; оцінка окре­мого працівника і робочої групи проводиться з урахуванням результатів всієї організації, і до уваги береться не тільки успішне виконання сьо­годнішніх функцій, а й здібності до професійного розвитку й освоєння но­вих професій і знань. Нетрадиційні методи почали застосовуватись 15 років тому, але вже зараз виступають як «стандартні» методи оцінки в багатьох фірмах світу. В літературних джерелах виділяють цілу систему методів, основними з яких є:

метод стандартних оцінок ~~ суть його полягає в тому, що керівник за­повнює спеціальну форму, характеризуючи кожен аспект роботи праців­ника. Це простий і доступний метод, але оцінка має суб'єктивний харак­тер; письмовий відгук керівника у вільній чи встановленій формі; ранжування працівників на основі попарних зрівнянь у межах групи; оцінку відхилення від середнього значення сукупних трудових якостей по групах працівників; оцінка поведінки в критичних умовах; графічне вираження оцінок;

метод алфавітно-числової оцінки (оцінка особистих якостей). Основу алфавітно-числової оцінки персоналу складає шкала. Відповідно до неї зіставляються трудові досягнення й особисті якості працівника. При прове­денні даної оцінки необхідно визначити, які фактори трудової діяльності і поведінки потрібно оцінити. Далі необхідно визначити стандарти, згідно з якими будуть вимірюватися ці факти, установити методи їх виміру. Резуль­тати оцінки при цьому значною мірою визначаються відношенням керів­ників до підлеглих, яких атестують. Уданий час застосовують системи з до­сить доцільною шкалою оцінок з різними рівнями і підрівнями. Наприк­лад, деякі американські підприємства використовують систему із семи рівнів оцінок, кожний з них диференційований з урахуванням трьох факторів:

А — оцінка працівника методом порівняння його діяльності з обов'яз­ками відповідно до посадової інструкції;

В — оцінка того, в якій мірі працівнику потрібна допомога і контроль з боку безпосереднього керівника для виконання ним своїх службових обо­в'язків;

С — оцінка професійного досвіду працівника, який він використовує при виконанні виробничих завдань.

Оцінка за результатами. Цей метод оцінки персоналу розглядається як комунікаційний механізм, за допомогою якого керівник і підлеглий за­цікавлені в досягненні виробничих результатів і рівня винагород, що задо­вольняють обидві сторони. Керівник виконує роль консультанта, а не оцінювача, зосереджуючи увагу не тільки на результатах, що досягнені, але й на розвитку здібностей, підвищенні кваліфікації, зацікавленості пра­цівника. При даній оцінці активну участь беруть і самі робітники. Тут час­то обговорюються результати трудової діяльності, не виставляючи оцінок. Наголос робиться на спільному вирішенні проблем, завдань, а зарплата розглядається окремо.

Метод вимушеного вибору — експерти вибирають із набору одну харак­теристику, яка найбільше підходить даному працівнику (наприклад досвід роботи, уміння планувати, організовувати особисту працю, спостереж­ливість).

Метод опису— передбачає послідовну ґрунтовну характеристику пере­ваг і недоліків працівника і може комбінуватись з методом вимушеного вибору.

Метод вирішальної ситуації використовується для оцінки виконавців, ґрунтується на описі «правильної» і «неправильної» поведінки працівника в певних ситуаціях, ці описи служать ніби еталоном для зіставлення пове­дінки працівника, якого оцінюють.

Метод оцінки за шкалою. Для цього будується шкала від мінімального до максимального значення з певним інтервалом. Наприклад, знання оцінюються максимально в 10 балів за такою шкалою: 1, 2, 4, 6, 8, 10.

Метод оцінки на основі детального опису особистості — даються формулювання характеристик, і для оцінки працівника потрібно вибрати найбільш відповідну до нього.

Наприклад, відношення до праці оцінюється так:

5 - дуже любить працювати;

4 — старається добре працювати;

З — нормально працює;

2 — дещо несерйозно відноситься до праці;

1 — халатно відноситься до роботи.

Метод оцінки нормативом роботи, тобто оцінка працівника здійснюєть­ся на основі норми на роботу, яку він виконує, в кількості, якості і часі.

Оцінка методом комітетів ~ робота людини обговорюється в групі. Складається список дій, які оцінюються як позитивно, так і негативно, на основі зіставлення якого з вимогами до працівника або посади робиться висновок з врахуванням «ціни» досягнень.

Метод незалежних судів — це оцінка людини працівниками, які з нею не знайомі (5—7 осіб) на основі «перехресного допиту».

Метод 360° — працівник оцінюється керівником, колегами і своїми підлеглими. Заповнюється загальна та індивідуальна для кожного форма.

Метод моделювання ситуації - створення штучних, але близьких до реальних умов роботи і управлінських ситуацій (підбір ділових паперів, розробка проектів документів, інтерв'ю). Критерієм оцінки є здатність організувати і планувати, гнучкість, стиль роботи, стійкість до стресів.

Метод ситуаційного інтерв’ю — претендентам дається опис однакових ситуацій, а потім ставлять запитання щодо їх вирішення.

Метод інтерв’ю - претенденту дається завдання провести співбесіди з де­кількома кандидатами на робочі місця і самому прийняти рішення. Цей ме­тод зорієнтований на перевірку умінь правильно оцінювати і підбирати пра­цівників.

Метод колективного обговорення кандидата на посаду, метод порівнян­ня, коли кандидата порівнюють з реальним працівником, якого прийнято за еталон.

Слід відмітити, що в цільових, планових і оперативних оцінках як у вітчизняній, так і в зарубіжній практиці управління умовно всі існуючі методи об'єднують в три групи: якісні, кількісні і комбіновані.

До групи якісних методів відносять методи біографічного опису, діло­вої характеристики, спеціальної усної характеристики, еталону, а також метод обговорення.

До групи кількісних методів відносять всі методи з кількісною оцін­кою рівня якостей працівника. Найбільш поширеними є бальний і метод коефіцієнтів.

Комбіновані методи — це методи експертної оцінки, тестування.

За результатами оцінки персоналу формуються такі документи:

—результати тестування (екзамену) професійних знань та вмінь;

—соціально-психологічний портрет особистості;

—оцінка ділових і моральних якостей;

—аналіз шкідливих звичок і захоплень;

—оцінка рівня виробничої кваліфікації;

—висновок атестаційної комісії.