Організація процесу управління проектами

3.3.1. ОРГАНІЗАЦІЯ ПРОВЕДЕННЯ ТОРГІВ ЗА ПРОЕКТАМИ _

 

Реалізація проектів в умовах ринкової економіки зводиться, по суті, до серії взаємозалежних і скоординованих закупівель ресур­сів проекту в найширшому розумінні слова, у тому числі: машин та устаткування, матеріалів, ліцензій і «ноу-хау», будівельних, монтажних і пусконалагоджувальних робіт (ген- і субпідрядни­ків), консультаційних послуг з розробки проектно-кошторисної документації (проектувальники), проведення торгів, нагляду за роботами, підготовки персоналу тощо. Поняття «закупівлі» у за­кордонній практиці управління проектами має набагато більше глобальний характер порівняно з його традиційним вітчизняним розумінням як етапу матеріально-технічного забезпечення проек­ту. Основна відмінність полягає у більш широкому розумінні тер­міна «ресурси проекту», що означає не тільки традиційні мате­ріально-технічні й трудові ресурси, а й увесь необхідний спектр робіт і послуг за проектом. Об'єднуючим елементом ресурсів проекту є основний спосіб їх закупівлі — через конкурсні торги (тендери).

У цьому розділі розглядаються аспекти процедур конкурсних торгів із закупівель. Історія торгів як способу закупівель розпо­чалася досить давно, коли були закладені основні принципи, у тому числі: економія, змагальність (конкуренція), 'забезпечення рівних прав і сумлінності учасників, гласність.

У сьогоднішніх умовах мета торгів полягає, в основному, у здійсненні закупівель за такими напрямами [7]:

• закупівля товарів, робіт і послуг у межах держзамовлення;

закупівля в рамках реалізації проектів, що фінансуються за рахунок державних коштів (у цьому випадку закупівлі робить компанія, що одержує на певних умовах державні кошти для реа­лізації проекту);

♦ закупівля, яка здійснюється у межах проектів, що їх фінан­сують міжнародні фінансові організації — Міжнародний банк реконструкції і розвитку, Європейський банк реконструкції і роз­витку, регіональні банки розвитку та ін.;

♦ закупівлі ресурсів для інвестиційних проектів у межах прое­ктного фінансування.

Під час торгів використовують такі основні поняття і визна­чення.

Процедури закупівлі — різного роду процедури (послідовність дій, оформлена документально), які застосовуються при розміщенні замовлень на постачання, виконання, надання. До процедур належать:

попередній підбір;

· відкритий конкурс;

· закритий конкурс;

· двоетапний конкурс;

· запит котирувань;

· закупівля з одного джерела.

Конкурс — спосіб розміщення на постачання товарів, виконання робіт, надання послуг, при якому замовник або організатор конкурсу в той чи інший спосіб штучно створює умови для конкурентної боротьби між постачальниками—учасниками конкурсу на замовлення з метою вибору найкращих умов придбання необхідних товарів, робіт, послуг.

Істотною відмінністю конкурсів від аукціонів є те, що поста чальник може подати тільки одну пропозицію щодо постачання необхідних товарів, робіт, послуг, яка згодом не може бути змінена ні постачальником, ні замовником. Інакше кажучи, якщо за результатами конкурсу укладається контракт, то він укладається на тих умовах, що їх було вказано у пропозиції учасника, який виграв конкурс. Конкурси бувають:

· відкриті;

· закриті;

· двоетапні.

Відкритий конкурс — це такий вид конкурсу, при якому замовник або організатор його залучає пропозиції постачальни­ківучасників конкурсу щодо постачання товарів, виконання робіт, надання послуг за допомогою публікації запрошення до участі в конкурсі у друкованих засобах масової інформації і розглядає пропозиції усіх постачальників, які на це запрошення від­гукнулися. Важливим є саме останній момент — розгляд пропозицій усіх постачальників, що відгукнулися на запрошення до участі в конкурсі. У деяких випадках установлюється вимога, щоб конкурсна документація була отримана встановленим чи­ном, у тому числі й після внесення плати за неї. Однак це не слід розглядати як обмеження на участь у конкурсі: конкурсна доку­ментація має надаватися на вимогу будь-якого постачальника.

Відкриті конкурси розглядаються як основний (і найкращий) спосіб закупівлі товарів, робіт, послуг. Це означає, що коли немає спеціальних умов закупівлі (кон'юнктура ринку, спеціальні ви­моги до технічних або техніко-економічних характеристик про­дукції, вимоги до таємності закупівлі, відносно невеликі обсяги закупівлі), то її потрібно здійснювати на відкритому конкурсі. Практично це означає, що відкриті конкурси застосовуються для закупівлі великого обсягу досить стандартизованих товарів, ро­біт, послуг на конкурентному ринку, коли немає спеціальних умов до терміну й таємності закупівлі.

Переваги відкритих конкурсів:

найліпші умови для конкуренції між постачальниками і, як наслідок, можливість одержання найвигідніших умов придбання закуповуваних товарів, робіт, послуг;

відкритість процесу розміщення замовлення запобігає не­сумлінним діям чиновників, які приймають рішення про витрати засобів.

Недоліки відкритих конкурсів:

• складність документації і процедур;

• тривалий термін здійснення закупівлі;

• істотні витрати на організацію і закупівлю.

Закритий конкурс — замовник або організатор конкурсу за­лучає пропозиції постачальників-учасників на постачання това­рів, виконання робіт, надання послуг, надсилаючи спеціальні за­прошення постачальникам, які, на думку замовника, будуть зацікавлені в участі у конкурсі. Замовник або організатор конкур­су розглядає пропозиції тільки тих постачальників, які одержали такі спеціальні запрошення.

Закритий конкурс застосовується, якщо необхідні товари, робо­ти, послуги здатні забезпечити тільки вибрані постачальники, або ж якщо ряд постачальників має виняткові права на постачання необ­хідних товарів, робіт, послуг, або ж технічно складні товари, робо­ти, послуги можуть постачатися обмеженим колом фахівців.

Переваги закритих конкурсів:

♦ простіші в організації та проведенні, ніж відкриті, і, як наслідок, коштують замовникові або організаторові конкурсу дешевше;

• можна організувати достатню конкуренцію між постачальниками.

Недоліки закритих конкурсів:

• конкуренція між постачальниками обмежена;

• можливі несумлінні дії чиновників, які приймають рішення про спосіб закупівлі й залучення (незалучення) тих чи інших по­стачальників.

Двоетапний конкурс — вид конкурсу, під час якою замов­ник чи організатор конкурсу:

• на першому етапі залучає первісні пропозиції щодо постачання товарів, виконання робіт, надання послуг без визначення ціни (вартості, розцінок);

• веде переговори з постачальниками з будь-яких аспектів їхніх пропозицій (за винятком вимог щодо правомочності та кил ні фікації постачальників, а також комерційних умов пропозицій);

• за результатами переговорів можна внести зміни у гехнічні та техніко-економічні вимоги до товарів, робіт, послуг, які були встановлені на початку конкурсу;

• на другому етапі залучаються остаточні пропозиції постачиш, ників із визначенням ціни та інших комерційних умов.

Двоетапні конкурси застосовують під час закупівлі і ех нічім» складних товарів, робіт, послуг, на які замовник не може або» яки хось причин не бажає скласти докладні технічні (техніко еко номічні) вимоги. Саме тому йому треба провести переговори» по стачальниками щодо технічних (техніко-економічних) умов і іншої

Спрощені способи закупівлі — це такі способи розміщення держзамовлення на постачання товарів, виконання робіт, наданні послуг, які порівняно з конкурсами відрізняються простотою і невеликими витратами часу, матеріальних і трудових рссурі 11» До спрощених способів належать запит котирувань і закупівля»

одного джерела.

Запит котирувань — спрощений спосіб закупівлі товарів, робіт, послуг, за якого держзамовник або організатор конкурі v надсилає кільком потенційним постачальникам запит щодо цін на необхідні товари, роботи, послуги і присуджує контрам ИЛ постачання товарів, виконання робіт, надання послуг тому носів чальникові, що дав пропозицію (котирування) з найменшою ціною

Істотним є те, що замовник або організатор конкурсу встаиоі лює усі вимоги до закуповуваних товарів, робіт, послуг і гермі ні в, а також до умов їх постачання (виконання) та оплати. Пості чальник має подати пропозицію з означенням тільки ціни товарів, робіт, послуг.Спосіб запиту котирувань застосовується під час закупівлі не­великого обсягу простих стандартизованих товарів, робіт, послуг, для яких існує ринок, що сформувався.

Переваги:

• простота організації;

• невеликі витрати часу, трудових і матеріальних ресурсів;

• наявність конкуренції між постачальниками. Недоліки:

• обмежена сфера застосування;

• можливі несумлінні дії чиновників, які приймають рішення про те, кому направляти запити про ціни.

Закупівля з одного джерела — спрощений спосіб закупівлі товарів, робіт, послуг, коли замовник або організатор конкурсу за­питує пропозицію про постачання товарів, виконання робіт, на­дання послуг тільки в одного постачальника. Застосовується у разі, коли тільки один постачальник може надати необхідні товари, ро­боти, послуги (постачальник — єдиний виробник або один поста­чальник має виняткові права на постачання товарів, робіт, послуг — за умови, що на ринку відсутня повноцінна заміна) або ж якщо внаслідок надзвичайних обставин (повені, землетруси, воєнні дії) виникла термінова потреба в товарах, роботах, послугах.

Перевага:

• простий в організації і проведенні — малі витрати часу, ма­теріальних і трудових ресурсів.

Недолік:

• відсутність конкуренції між постачальниками — здебільшого найбільш невигідні умови придбання.

Етапи закупівлі — окремі, обмежені в часі процедури (тобто послідовність дій, оформлена документально), що є частиною процедури закупівлі тим чи іншим способом. Багато етапів заку­півлі висвітлюються в протоколі закупівлі або додатках до нього. Основними етапами закупівлі є:

• проведення маркетингових досліджень;

• розробка конкурсної і допоміжної документації;

• повідомлення про проведення конкурсу;

• поширення конкурсної документації;

• роз'яснення і зміна конкурсної документації;

• прийом конкурсних заявок;

• розкриття конкурсних заявок;

• оцінка конкурсних заявок;

• присудження контракту;

• підписання контракту;

• повідомлення про результати конкурсу.

КЛАСИФІКАЦІЯ ТОРГІВ

 

Залежно від способів організації торги поділяють на: 1) від­криті; 2) відкриті з попередньою кваліфікацією; 3) закриті; 4) оди­ничні (табл. 4.1.1).

При проведенні перших двох видів торгів оголошення про них публікуються в офіційних друкованих виданнях, тому часто такі торги називають «публічними». Такими їх вважають не тому, що вони анонсуються через відкриті публікації, а у зв'язку з можли­вістю участі в них усіх зацікавлених фірм.

Наприклад, за проектами, які фінансуються за рахунок позик, кредитів і гарантій Європейського банку реконструкції і розвитку (ЄБРР), передбачається повідомлення про проведення відкритих тор­гів через щомісячний бюлетень ЄБРР «Procurement opportunities». Аналогічно Світовий банк видає двічі на місяць бюлетень «Development Forum Business» для анонсування відкритих торгів у межах проектів, які фінансує МБ.

В Україні оголошення друкуються у бюлетені «Вісник держав­них закупівель»

Зазвичай відкриті торги проводять при розміщенні замовлень на відносно несюїадні (досить типові) види устаткування, робіт і послуг, що їх можуть запропонувати численні фірми; водночас сума замовлень має бути досить значною, з огляду на те, що ви­трати на проведення відкритих торгів є порівняно великими та час на підготовку і проведення їх (до підписання контракту) мо­же розтягуватися на багато місяців.

Таблиця 4.1.1