Матеріально-технічна підготовка проекту

 

Основне завдання цієї фази проекту — забезпечити надходження устаткування, конструкцій, матеріалів і послуг у точній відповідності до плану проекту. Цей процес прийнято поділяти на купівлю ресурсів і послуг на конкурсній основі, постачання ресурсів на місце виконання робіт і правове регулювання договірних відносин.

У зарубіжній практиці розрізняють закупівлю робіт, матеріалів, устаткування, послуг, а також послуг консультантів проекту [70]. Незважаючи на відмінності в термінології вітчизняна структура закупівель близька до зарубіжної і відрізняється від неї тільки останнім елементом, що не дістав в Україні широкого застосування. За іншими елементами закупівель спостерігається зближення підходів, за винятком того, що всі процедури закупівель за кордоном суворо регламентовані (правилами, інструкціями), а у вітчизняній практиці процес регламентації тільки розгортається.

Основною правовою формою організації та регулювання відносин між учасниками (суб'єктами) закупівель є договір — угода сторін, спрямована на встановлення, зміну чи припинення цивільних прав і обов'язків. Договір не тільки закріплює зобов'язання та права сторін, а й визначає порядок їх виконання, а також передбачає засоби захисту інтересів сторін. Існує два основних типи договорів — постачання та підряду [48].

За договором постачання постачальник зобов'язується в обумовлений термін передати покупцю у власність (повне господарське володіння, оперативне управління) товар, призначений для підприємницької діяльності чи інших цілей, не пов'язаних з особистим (сімейним, домашнім) споживанням. Покупець при цьому зобов'язується прийняти товар і сплатити за нього певну ціну. Договір постачання передбачає вільні дії сторін, тобто, як правило, постачальник не зобов'язаний укладати такий договір (проте законодавство може зобов'язати постачальника укласти договір на вимогу покупця, зокрема в разі постачання продукції для державних потреб).

Договір підряду регулює закупівлі, необхідним об'єктом яких є результат певних дій. У цьому разі одна сторона за завданням іншої зобов'язується виконати для неї за плату певну роботу (замовлення), результат якої переходить у власність замовника. На основі таких зобов'язань створюється нове майно (будівництво), здійснюється ремонт, поліпшуються існуючі об'єкти (реконструкція, капітальний ремонт, технічне обслуговування), реалізуються результати творчої діяльності (дослідження, нововведення).

Розрізняють такі організаційні форми закупівель: прямі, посередницькі та біржові. Під час прямої закупівлі існує правовий зв'язок між двома суб'єктами закупівель; між ними укладається відповідний договір. При посередницькій формі закупівлі особа, що здійснює проект, вступає у правові відносини з посередником — особою, яка сприяє забезпеченню проекту необхідними ресурсами. За умови біржової закупівлі члени біржі здійснюють біржову торгівлю безпосередньо від свого імені і за власний рахунок, від імені клієнта за його рахунок, від свого імені за рахунок клієнта або від імені клієнта за власний рахунок. Під час здійснення закупівель порушені або спірні права та інтереси сторін захищають арбітражні (як правило) і загальні суди (в окремих випадках).

На етапі матеріально-технічної підготовки проекту мають бути виконані такі дії:

• підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість і якість необхідного устаткування, машин і механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт, послуг;

• планування й організація процесу закупівель;

• вивчення джерел закупівлі, переговори з можливими постачальниками і попередній добір учасників торгів;

• підготовка документів для торгів, проведення торгів і ухвалення рішення про укладання контрактів із заявниками, що виграли торги;

• розміщення замовлення, зокрема переговори про постачання;

• планування постачань;

• контроль за постачанням (своєчасність, комплектність, кількість і якість) із вживанням необхідних заходів у разі відхилень;

• найняття на роботу необхідних спеціалістів, включаючи консультантів;

• взаєморозрахунки й організація бухгалтерського обліку;

• доставка, приймання та збереження товару, облік і контроль доставки;

• розв'язання конфліктів.

На окремих етапах стадії закупівель і постачань до управління матеріально-технічною підготовкою проекту враховується таке:

• планування й організацію здійснюють на основі даних ПКД; графіки розробляють на основі загального плану проекту з урахуванням тривалості розробки ПКД, циклу закупівель і доставки вантажів; план має охоплювати проект загалом; місце закупівель вибирають на основі розрахунку вартості варіантів; у плані зазначають осіб, які відповідають за кожну позицію постачання;

• постачальників вибирають на основі вивчення так званих кваліфікаційних анкет, де міститься інформація про управлінські, технічні, виробничі й фінансові можливості претендентів; список претендентів розробляють на основі вивчення анкет і узгоджують із замовником та керівником проекту; остаточний вибір постачальників здійснюють у результаті торгів;

• розміщення замовлень. Розробляють заходи щодо стандартизації (скорочення номенклатури) закупівель; загальні замовлення оформляють тільки після скорочення номенклатури закупівель; оцінка заявок і проведення торгів передують укладанню
контрактів; контракти укладають після узгодження з переможцями торгів вимог до перевезення та збереження вантажів і порядку платежів та преміювання.

Контроль за поставками здійснюють на основі спеціальних графіків. Організовують контроль за кожним з перелічених видів постачання (устаткування, роботи, місцеві матеріали, послуги). Контроль ґрунтується на загальному плані проекту; усі зміни вносять у загальний графік проекту; застосовують стандартні форми звітності.

Усі зазначені роботи очолює служба керівника проекту, що працює в контакті з усіма підприємствами й організаціями, які забезпечують проект ресурсами. У великих проектах головний керівник (проект-менеджер) делегує відповідні повноваження спеціальному менеджеру з поставок (або навіть спеціальній службі). У будь-якому разі, керівник проекту — центральна фігура в циклі матеріально-технічної підготовки проекту.

ПРАКТИЧНЕ ЗАВДАННЯ

Питання та завдання для самоконтролю

1. Основні етапи і загальна схема розробки проектної кошторисної документації.

2. Засоби та джерела фінансування проекту.

3. Призначення кошторису.

4. Методи визначення кошторисної вартості.

5. Склад і порядок розробки кошторисної документації.

6. Що таке бюджет проекту?

7. Що таке проектне планування?

8. Етапи проектного планування.

9. Сутність базисно-компенсаційного методу визначення вартості проекту.

10.Чим ресурсний метод відрізняється від базисно-компенсаційного?

11. Сутність ресурсно-індексного методу визначення вартості проекту.

12. Основні елементи фази матеріально-технічного забезпечення проекту.

13. Основні типи договору з матеріально-технічного забезпечення.

14. Основні форми закупівель.

15. Основні етапи матеріально-технічної підготовки проекту.

Самостійна робота студентів

1. Вплив зовнішнього середовища на можливості реалізації проекту.

2. Вплив ресурсних можливостей на реалізацію проекту.

Теми рефератів

1. Вплив експертизи на завершення проектів.

2. Календарне планування та його вплив на сторонні організації що впроваджують проект.

Завдання

Завдання 1. Розробіть бюджет проекту за такими даними.

• Обсяг виробництва та реалізації (тис. грн).

• Ціна одиниці продукції— 1000 грн.

• Товар обкладається ПДВ.

• Капітальні витрати підприємства: Будівельно-монтажні роботи — 1300 тис. грн; Обладнання — 700 тис. грн;

Накладні витрати — 150 тис. грн.

Усі витрати здійснено в першому році проекту.

• Прямі поточні витрати:

Матеріальні витрати — 125 грн на од. продукції; Оплата праці — 62,5 грн на од. продукції; Додаткова оплата праці у розмірі 9 % від заробітної плати. Витрати здійснюються щороку.

• Амортизація обладнання розраховується податковим методом (ІІІ-я група основних засобів).

• Операційні витрати:

Оренда приміщення — 50 тис. грн.

Виплата процентів за короткостроковий кредит банку — 12% від загальної суми 50 тис. грн.

Маркетингові витрати — 500 тис. грн.

Витрати на обслуговування виробничого процесу — 400 тис. грн.

Оплата послуг зв'язку та банків — 80 тис. грн.

Офісно-господарські витрати — 100 тис. грн.

Інші адміністративні витрати — 140 тис. грн.

Податок на прибуток — 25%.

Земельний податок — 20 тис. грн.

Доходи від участі в діяльності інших підприємств — 250 тис. грн щорічно.

Доходи від реалізації матеріальних цінностей та майна, залишкова вартість яких — 200 тис. грн — 300 грн у другому році реалізації проекту.

Продаж цінних паперів залученим інвесторам — 1000 тис. грн у першому році проекту.

Дивіденди виплачуються у розмірі 10 % від суми нерозподіленого прибутку.