Особливості організації як відкритої системи

Студентам слід розглядати це питання з точки зору взаємодії підприємства з зовнішнім середовищем. Розгляд управління організацією з позицій взаємодії з зовнішнім середовищем приводить до розуміння підприємства як відкритої організаційної системи на відміну від закритої організаційної системи.

Підприємства з закритою системою є самозабезпеченими, у той час як виживання підприємства з відкритою системою залежить від навколишніх умов. Закриті організаційні системи не здатні швидко реагувати на зміну зовнішніх умов і дуже довго перебудовуються, а відкриті організаційні системи здатні гнучко реагувати на будь-які зміни зовнішніх факторів.

Характерною рисою сучасного менеджменту є пристосування підприємства до вимог середовища, що його оточує. Зовнішнє середовище являє собою об’єктивні обставини, фактори, що оточують організацію в суспільстві, до яких вона мусить пристосовуватися.

 

Рис. 1.1 Зовнішнє середовище організації

 

Підхід з точки зору взаємодії організації із зовнішнім середовищем особливо актуальний в умовах формування ринкових відносин, коли потрібна гнучкість менеджменту і здатність швидко пристосуватися до зовнішнього середовища. Ключову роль в цьому грає вищий рівень управління організацією на основі стратегічного управління.

Студенти повинні пригадати, що зовнішнє оточення організації можна представити у вигляді двох сфер: мікросередовище - ділове оточення, яке формується з покупців, постачальників, конкурентів, ділових партнерів, державних органів, профспілок і інших контактних аудиторій (ці суб'єкти середовища безпосередньо впливають на діяльність організації, але і організація може впливати на них), та макросередовище - загальне зовнішнє оточення організації, яке відображає стан суспільства, його економіки, демографії, природного середовища, рівня розвитку НТП, і не пов'язана з конкретною організацією, тобто макросередовище є однаковим майже для всіх організацій і може бути охарактеризоване за допомогою системи PEST - чинників (політико-правові, економічні, соціальні, технологічні).

Важлива задача менеджменту - зниження невизначеності положення організації в її діловому оточенні. Це досягається шляхом розвитку адаптивності до зовнішнього середовища. У залежності від того, наскільки організація адаптивна до змін в оточенні, виділяється два типи управління:

§ механістичний (жорсткий) тип управління, який характеризується консервативною, негнучкою структурою, чітко визначеними, стандартизованими задачами, опором змінам, ієрархічною схемою контролю, командним типом комунікацій, що йдуть зверху вниз, змістом яких є розпорядження, інструкції, прийняті рішення;

§ органічний – м'який тип управління, який характеризується гнучкою структурою, динамічними задачами, готовністю до змін, багатоспрямованістю комунікацій, змістом яких є інформація і поради, використанням самоконтролю і взаємоконтролю.

В умовах формування ринкових відносин підприємство повинне розглядатися як відкрита система, що безупинно взаємодіє з невизначеним навколишнім середовищем і використовує ситуаційне керування. Основною метою підприємства як відкритої системи є виживання в навколишньому середовищі, що постійно змінюється, як показано в таблиці 1.4.

Таблиця 1.4 Характеристика відкритих і закритих систем

Елементи характеристики	Традиційна організація	Сучасна організація
Загальна перспектива	Мислення закритої системи	Мислення відкритої системи
Основна мета	Економічна	Виживання в умовах невизначеності
Припущення про навколишнє середовище	Прогнозоване	Зовсім невизначене
Припущення про організації	Усі спрямовані до мети перемінні відомі (обсяг продукції, прибуток і ін.) і керовані. Невизна-ченість може бути усунута шляхом плану-вання і керування	Спрямовані до мети перемінні часто піддані зовнішнім впливам, що не піддаються керуванню і не передбачувані

Підприємству, як відкритій системі, властиво:

1. Взаємодія з навколишнім середовищем. Підприємство, як відкрита система, повинне мати зворотний зв'язок з навколишнім середовищем, щоб проводити коригувальні дії відповідно до зовнішніх змін. Швидкі зміни, що відбуваються в діловому оточенні підприємств сприяють розвитку підприємницьких підприємств, як підприємств особливого типу, що функціонують як відкрита система. Поява цих підприємств зв'язана з необхідністю створення реальних економічних цінностей на стійкій і постійній основі шляхом пошуку і реалізації всіх наявних у цьому напрямку можливостей.

2. Синергізм. Організаційні системи повинні створюватися таким чином, щоб досягти синергізму – тобто одночасного функціонування окремих, але взаємозалежних частин, що забезпечують більш високу загальну ефективність, чим сумарна ефективність частин, узятих окремо.

3. Динамічна рівновага. Динамічна рівновага підтримує внутрішній баланс відкритої системи, необхідний для виживання з використанням ресурсів з навколишнього середовища.

4. Рівність кінцевих результатів – означає досягнення організацією тих самих результатів різними засобами.

Таблиця 1.5 Властивості підприємства як відкритої системи

Риси і властивості	Характеристика, обґрунтування
Елементи	Система складається з деякого числа частин, називаних елементами
Структура	Форма зв'язків між елементами організаційно закріплена в структурі
Зв'язки	Компоненти системи зв'язані між собою
Взаємодія	Компоненти впливають один на одного своїм перебуванням у системі і виходом з неї, що є результатом взаємного впливу і взаємодії з навколишнім середовищем
Процес	Зміни, що відбуваються в результаті взаємодій, називаються процесами
Холізм і емерджентні властивості	Система – цілісність, що виявляє свої властивості, що виникає тільки в результаті взаємодії її компонентів
Ідентифікація	Властивості системи, на підставі яких її можна ідентифікувати і відрізнити від інших явищ, що не входять у систему
Оточення	Представлено явищами, що, не будучи частиною системи, істотно впливають на неї. Це навколишнє середовище системи
Концептуалізм	Система – це концепція, особлива форма якої відбиває цілі і цінності індивідуума чи групи, що розробили цю концепцію.

 

Студентам рекомендується звернути увагу на те, що підприємства мають недостатню ефективність, якщо їм не вдається зв'язати частини підсистеми (функції) у єдиний механізм. Виділення окремих функцій і нездатність зв'язати частини в єдине ціле можуть обумовлюватися різними причинами, а головним чином, вузькістю поглядів фахівців апарата керування, що точно не представляють свого місця в організаційній структурі управління всього підприємства в цілому. З числа інших причин можна вказати недоліки в самій організаційній структурі управління (недостатньо чітке планування, розробка різних планів і заходів без застосування системного підходу).