Результативність та ефективність системи менеджменту

Оцінювання системи менеджменту організації можливе за критеріями результативності та ефективності.

Результативність системи менеджменту – її здатність виконувати управлінські функції таким чином, щоб організація могла досягати намічених цілей, оперативно реагуючи на зміни зовнішнього та внутрішнього середовища.

Реалізація управлінських функцій забезпечується через:

ü Механізм внутрішньої координації. Внутрішня координація здійснюється через механізм розподілу влади і делегування повноважень відповідно до сформованої структури управління, що забезпечує гнучкість підприємства, його здатність координувати дії працівників.

ü Процедури стимулювання. Ефективні процедури стимулювання дають змогу ідентифікувати потреби й інтереси людей і розробити такий механізм їх задоволення, який би спрямовував їх зусилля на досягнення загальних цілей.

ü Систему інформаційного забезпечення, яка має сприяти своєчасному виявленню проблеми чи нових можливостей, що з’явилися внаслідок зміни умов господарювання.

ü Структуру прийняття рішень, яка повинна забезпечувати оперативне і кваліфіковане опрацювання інформації для прийняття та реалізації адекватного ситуації рішення.

Особливості організації (розміри, форма власності, вид діяльності тощо) визначають ступінь значущості кожного елемента. Результативність системи управління досягається при належному функціонуванні всіх вказаних елементів. Порушення відповідності між елементами системи управління спричиняє не лише втрату динаміки розвитку організації, а й зростання витрат на функціонування системи управління, а значить, зниження її ефективності.

Ефективність системи менеджменту – показник, що характеризується співвідношенням витрат на здійснення управлінських функцій і результатів діяльності організації.

Найуживанішим показником визначення ефективності управління є відношення загального або кінцевого результату до сукупних витрат на управління:

 

Еу = Рк / Ву, (10.4)

де Еу – ефективність управління, Рк – кінцевий результат, отриманий підприємством, Ву – витрати на управління.

Цей показник може набувати різного змісту в залежності від того, яка величина виступає в якості загального результату діяльності підприємства – обсяг реалізації, валовий дохід, прибуток тощо.

До витрат на управління відносять:

1) Витрати на оплату праці: заробітна плата керівників та спеціалістів, заробітна плата технічного та обслуговуючого персоналу, премії і доплати управлінцям з фонду матеріального заохочення.

2) Витрати на техніку управління: носії інформації та предмети управлінської праці, засоби обробки інформації та оснащення процесів управління, знання, умови праці тощо.

3) Витрати на організацію і забезпечення управління: науково-дослідні роботи і наукова організація управлінської праці, підготовка і підвищення кваліфікації менеджерів, заходи щодо вдосконалення управління.

4) Накладні витрати: службові відрядження і пересування, поштово-телеграфні, телефонні і канцелярські витрати, інші трансакційні витрати.

Ще одним поширеним показником ефективності системи менеджменту є відношення загального результату виробництва до кількості працівників апарату управління:

 

Еу = Рк / К, (10.5)

де К – кількість управлінського персоналу.

Загалом система кількісних показників ефективності може включати показники, наведені у таблиці 10.2.

Таблиця 10.2 Кількісні показники ефективності системи менеджменту організації

Ознака групування показників	Спосіб розрахунку показників ефективності
Фінансові витрати на управління	1. Відношення загального або кінцевого результату господарювання до сукупних витрат на управління: – Обсяг реалізованої продукції, що припадає на 1 грн. витрат на управління; – Обсяг прибутку, що припадає на 1 грн. витрат на управління; – Коефіцієнт співвідношення темпів зміни загального результату господарювання і темпів зміни витрат на управління.
2. Частка заробітної плати працівників апарату управління у собівартості продукції (послуг) і темп зміни цього показника
Економія живої і уречевленої праці апарату управління	1. Частка працівників апарату управління у загальній кількості персоналу організації і темп зміни цього показника.
2. Рівень продуктивності праці з розрахунку на одного працівника апарату управління і темп зміни цього показника.
3. Скорочення тривалості виконання управлінських процедур
4. Скорочення непродуктивних витрат часу працівників апарату управління.

 

Однак результативність і ефективність управління залежить від системності дій працівників функціональних служб та підрозділів, від раціонального розподілу між ними повноважень та обов’язків, від ступеня досконалості управлінських процедур. З огляду на це для оцінювання діяльності працівників апарату управління використовують якісні показники, що характеризують специфіку управлінської праці (табл.10.3).

 

 

Таблиця 10.3 Якісні показники ефективності системи менеджменту організації

Показник	Формула розрахунку
1. Рівень керованості	Кн = Ун / Уф, де Ун – норма керованості, Уф – фактична кількість підлеглих у керівника
2. Коефіцієнт раціональності структури	Крс = 1 – Пф / Пос, Крс = 1 – Аф / Атс, де Пф, Пос – кількість підрозділів в апараті управління фактично і відповідно до нормативів; Аф, Атс – кількість працівників апарату управління фактично і згідно з типовою структурою
3. Ступінь централізації управлінських функцій	Кц = Рфв / Рф, де Рфв – кількість прийнятих рішень при виконанні даної функції на вищих рівнях управління; Рф – загальна кількість прийнятих рішень при виконанні даної функції на всіх рівнях управління
4. Співвідношення кількості лінійного та функціонального персоналу	Кс = Алк / Афк, де Алк – кількість лінійних керівників, Афк – кількість праівників функціональних служб
5. Ступінь формалізації праці менеджерів	Кф = Анд / Азу, де Анд – кількість працівників, праця яких організована на основі нормативних документів, Азу – загальна кількість працівників управління
6. Коефіцієнт цілеспрямованості структури управління	Кцсу = Аауп / Ауп, де Аауп – кількість адміністративно-управлінського персоналу, зайнятого вирішенням спеціальних проблем, Ауп – кількість всього управлінського апарату
7. Коефіцієнт повноти охоплення функцій управління	Кофу = Кф / Кн, де Кф, Кн – кількість функцій, які здійснюються в апараті управління фактично і за встановленими нормативами
8. Коефіцієнт дублювання функцій	Кд = Крз / Крн, де Крз – кількість видів робіт, закріплених за декількома підрозділами, Крн – кількість видів робіт згідно із затвердженими нормативами
9. Коефіцієнт глибини спеціалізації управлінських робіт	Кспец = Трпроф / Тр, де Трпроф – обсяг робіт, профільних для даного підрозділу, Тр – загальна кількість рішень, прийнятих у підрозділі
10. Коефіцієнт надійності структури управління	Кнад = 1 – Кн / Кзаг, де Кн – кількість нереалізованих рішень, Кзаг – загальна кількість рішень, прийнятих у підорозділі

 

Часто виникає потреба не лише в оцінці ефективності всієї системи управління, але і в оцінці результативності роботи окремих її працівників. Така оцінка дає керівництву змогу визначити їх внесок у загальні результати роботи підприємства і зробити відповідні зміни у системі мотивації їхньої праці. Оцінку слід проводити з урахуванням зони відповідальності кожного менеджера щодо його посадових обов’язків.

Система оцінки ефективності роботи менеджерів різних управлінських рівнів і функціональних сфер передбачає:

§ Визначення у контексті загальної стратегії організації цілей окремих підрозділів і оформлення їх у вигляді системи планових показників, що мають числовий вимір і часові обмеження;

§ Встановлення експертним шляхом значущості кожного показника у загальній їх кількості (сума вагомостей дорівнює 1);

§ Визначення вищим керівником по завершенні планового періоду ступеня досягнення кожного показника конкретною структурною одиницею, якою керує менеджер, роботу котрого оцінюють; цей показник може вимірюватися за п’ятибальною шкалою.

Загальну ефективність роботи менеджера оцінюють за формулою:

 

(10.6)

 

де Кт – середньозважений інтегральний показник ефективності роботи менеджера; l – кількість оцінюваних видів діяльності менеджера; αj – значущість j -того виду діяльності менеджера, яка може суттєво змінюватись в залежності від умов і цілей, які ставить перед собою організація; βj – оцінка вищим керівником результатів j -того виду діяльності менеджера за п’ятибальною шкалою; n – загальна максимальна кількість балів, яка може бути набрана менеджером з урахуванням кількості оцінюваних сфер діяльності й найвищої оцінки результатів його роботи за п’ятибальною шкалою.