Инвентаризация времени. Рабочий стиль, который Вы до сих пор практиковали (самоанализ)

Предпосылкой того, что в Вашем личном рабочем стиле вообще что-либо изменится, является прежде всего представление о том, куда уходит Ваше время, что конкретно и как Вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным.

Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.

Этот шаг необходим!

«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следующие признаки:

не известно, на что вообще расходуется время;

не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;

не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;

не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Только если вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем вы тратите, вы вскроете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или самоменеджмента.

Анализ использования времени

Первый шаг — составление инвентарной описи все: видов деятельности, в которых вы участвовали кахкруководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы:

анализ видов деятельности и расхода времени;

листок «дневных помех» (перерывов в работе).

Заполните последовательно и без пропусков эти две «анкеты на примере трех (или более) типичных дней на следующей неделе.

Будьте, пожалуйста, при этом по возможности честными и самокритичными, даже если у Вас возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающими. Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение.

Только честный анализ, предназначенный исключительно для Вашего личного употребления, подскажет Вам, как конкретно улучшить рабочий стиль.

 

Анализ видов деятельности и расхода времени
№	Вид деятельности, занятий	Интервал времени (от-до)	Продолжительность (мин)	А	Б	В	Г

 

Листок «дневных помех»
№	Помехи. Интервал времени (от — до)	Продолжительность (мин.)	Телефонный разговор или посетитель	Кто?	Пометки, например, причины «помех»

 

Указания по методу записи (инвентаризации времени):

не менее важным, чем собственно инвентаризация времени, является выбор репрезентативных рабочих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюдения;

не старайтесь производить немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе будет утеряна наибольшая польза от Вашей инвентаризации времени).

К формуляру «Анализ видов деятельности и расхода времени»:

не ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени;

поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.

К формуляру «Дневные помехи»:

заносите сюда все «помехи» или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т. п.;

фиксируйте все, что Вас отрывает от дел:

Н — начальник

Кл — клиент

Ко — коллега по профессии

Пос — поставщик

П — подчиненный

Сем — семья

С — секретарша

Пр — прочие

При заполнении формуляра помните о том, что (записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как Вам внезапно пришло в голову, что Вы должны позвонить господину «Н»!).

Два исходных пункта инвентаризации времени.

Прежде чем Вы приступите к оценке результатов анкет, Вы должны определить, в каком виде Вы могли бы получить итоги.

В центр анализа вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты.

Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.

Анализ сильных сторон

Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел.

В этом смысле Вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента!

Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества Вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.

Последовательно применяйте в повседневной практике уже известные Вам принципы самоменеджмента!

Анализ слабых сторон

Как только Вы вскроете свои личные слабые стороны, Вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую Вы держите в руках!