Анализ деятельности и времени как процесс контроля

Анализ деятельности и времени в рамках контроля как функции самоменеджмента означает сравнение фактического использования Вашего времени в течение дня и недели с запланированным.

 

Анализ видов деятельности и расхода времени
План S ч	Факт S4
Выигрыш в часах

 

Контроль деятельности и времени может осуществляться следующим способом.

1. Запланированное время (целеустановка).

Запишите, какие из важных задач (категория А) Вы могли бы выполнять, если бы ежедневно имели на 1 час больше времени в своем распоряжении:

 

Восприятие фактического течения времени и деятельности.

Фиксируйте в колонке «Фактическое состояние» всю свою работу, периодически выполняемую в течение дня или недели.

Фактическое состояние	Фактически затраченное время (ч, мин)	Планируемое состояние	Планируемое время ч, мин
Перечисление регулярно воспроизводимых в течение дня или недели видов деятельности	День	Неделя	Перечисление возможностей оптимизации в целях экономии времени	День	Неделя

Регистрируйте сначала только виды деятельности и затраченное время, а затем исследуйте причины и детали.

3. Разработка планируемого состояния.

Проанализируйте теперь каждый вид деятельности в графе «Фактическое состояние» с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:

— Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?

— Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?

— Что произойдет, если эту деятельность осуществить в течение более короткого промежутка времени?

Если не произойдет ничего или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно соответственно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.

Запишите эти меры по рационализации в графе «Планируемое состояние» и отведите для этого новое предусмотренное время.

4. Сравнение «план — факт» (контроль).

Последним шагом попытайтесь определить:

— Насколько велика фактическая временная нагрузка?

— Сколько времени может быть сэкономлено?

— Какие меры по экономии времени необходимо предпринять?

— Как можно со смыслом использовать сэкономленное,.время?

Постоянно или по крайней мере через равные промежутки времени проверяйте свой трудовой процесс на предмет возможности разгрузки!

Анализ дневных «помех» как метод контроля

Как и в результате анализа деятельности и времени, с помощью контроля и анализа текущих «помех» можно вскрыть дополнительные источники экономии времени. Здесь также наряду с отдельными видами деятельности и «помехами» следует зафиксировать возможности улучшения.

 

Факт	План
Время «от—до»	Отдельные виды деятельности, во время которых Вам мешают	Вид «помех» (телефон, посетители)	Продолжительность помех	Возможности улучшения использования времени

 

Определите новые меры для улучшения Вашего рабочего процесса (план) и сравните их затем с результатами реализации.

Контроль результатов

Основу и исходный пункт процесса самоменеджмента представляет собой намерение достичь поставленных целей в конце планового периода.

Без цели всякий результат труда является одинаково верным и неверным!

Контроль за результатами труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль).

Осуществляйте регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.

— Что могло быть выполнено из задуманных задач/целей?

— Какие результаты были достигнуты?

— Что осталось несделанным и почему (установить причины, «помехи»)?

— Где было потеряно время (см. контроль процесса)?

— Какие можно сделать выводы для предварительного планирования следующего периода (дня, недели, месяца)?

Помните о том, что контроль, так же как и сама задача, должен быть запланирован и проведен своевременно, чтобы можно было произвести необходимые корректировки! Если же Вы сможете лишь постфактум определить, что было неверно, то это ничего не даст для выполнения соответствующей задачи!

По комплексным рабочим задачам составляйте контрольный лист и фиксируйте даты (сроки) в своем дневнике времени!

 

Контрольный лист
№	Задача (цель)	Дата, срок	Планируемые показатели	Фактические показатели	Причины отклонений	Исполнение

 

Обзор истекшего дня (самоконтроль)

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных задач, но и личную ситуацию.

Обозревая истекший день, перепроверьте, что прошло благополучно и соответственно что могло быть сделано лучше!

Следующие вспомогательные вопросы должны дать Вам для этого некоторые побудительные импульсы.

 

Вспомогательные вопросы для обзора результатов дня (контроль)

Кто или что помешало мне сегодня достичь большего? Принес ли я сегодня пользу окружающим меня людям? Где я «застрял» на мелочах? Где я занимался поверхностными вопросами? Где я занимался ненужной критикой? Где я пошел на напрасные компромиссы? Где я вследствие тщеславия предъявил чрезмерные требования к своим партнерам? Что могла бы фирма по праву потребовать от меня? Как могли бы судить обо мне мой подчиненный, коллега или шеф? Мог ли я отказаться от каких-то дел?   Чему я научился сегодня? Удалось ли мне сегодня записать или обработать свои идеи, мысли? Что или кто доставил мне сегодня радость? Приблизил ли меня это день к достижению моих целей? Что самое лучше, что я мог бы сегодня сделать?

 

Поскольку, судя по опыту, подобный обширный список вопросов можно использовать далеко не всегда (если его вообще можно практиковать), применяйте метод «пяти пальцев», который ориентируется на начальные буквы названий пальцев.

М (мизинец) — мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил?

Б (безымянный палец) — близость цели' что я сегодня сделал и чего достиг?

С (средний палец) — состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа?

У (указательный палец) — услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем услужил, порадовал или «поспособствовал»?

Б (большой палец) — бодрость, физическая форма: каким было мое физическое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для своего здоровья, поддержания своих физических кондиций?

Отыщите в течение дня такие типичные ситуации, когда Вы могли бы применить эту формулу, например в автомобиле по пути домой или в ожидании автобуса!

Оценка результатов дня

Вы можете каждый день оценивать по четырёхбальной системе и заносить отметку в свой дневник времени:

 

4 = особенно удачный день; 3 = удачный день; 2 = удовлетворительный день; 1 = неудачный день (плохое настроение, неуспех, раздражение, заботы).

 

Таким образом Вы подчеркнете качество дня, его значение, которое он имеет для Вашей жизни. Это оказывает позитивное воздействие на Вашу уверенность в успехе.

Даже если Вы раздражены и находитесь в плохом настроении, благодаря подведению итогов в конце дня Вы побуждаетесь к тому, чтобы сконцентрироваться на положительных результатах. В итоге баланс будет выглядеть позитивнее, и Ваше настроение с которым Вы ляжете спать, станет уже иным!

Резюме

Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить, не может отказаться от самоконтроля.

Переживание даже небольшого успеха позитивно воздействует на настроение и мотивацию и способствует совершенствованию Вашего личного рабочего стиля!

Проработайте материал главы «Контроль» применительно к своим нуждам. Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Что из Вашего опыта нашло подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?

Использование главы «Контроль»
Страница	Мысли, ассоциации, темы	К какому времени проработать, применить	Контроль

Информация и коммуникации: Как целесообразно и рационально вести совещания, телефонные переговоры и корреспонденцию

«Делай так же — делай наоборот — делай повторно!»

Народная мудрость