Картина жизненных устремлений.

Назовите 5 важнейших пунктов(целей), которых Вы еще хотите достичь до конца своей жизни:

1.

2.

3.

4.

5.

 

Дифференцируйте свои жизненные цели по временным критериям.

При этом несущественно, окажутся ли Ваши собственные представления реалистическими или утопическими,— этот аспект будет рассмотрен позже. Значительно важнее сейчас выяснить, что представляют собой Ваши «жизненные линии», определяющие Ваше существование, а также каковы ваши желания, к исполнению которых Вы будете стремиться в ближайшие годы. Даже кажущиеся поначалу утопическими цели могут стать стимулами и ориентирами Вашей последующей работы и Вашей дальнейшей жизни.

Уясните себе с помощью нижеследующего упражнения, с какими событиями Вы должны считаться в ближайшие 20 лет Вашего личного временного ряда. Принимайте при этом во внимание лиц из вашего ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, шефа, друзей и т. д.) и свой возраст.

Подобными особыми событиями могут быть:

поступление детей в школу или достижение ими совершеннолетия;

выход на пенсию отца или матери;

выход на пенсию непосредственного начальника,

истечение сроков платежей по долгосрочным кредитам;

высвобождение вложенных денежных средств и т. п.

Временной ряд для нахождения личных целей

 

Год	Собственный возраст	Возраст окружающих	Особые события

 

Этот временной ряд ставит Ваши желания и цели во взаимосвязь с другими важными датами из жизни людей вашего личного окружения.

Впишите в графы следующего формуляра все желаемые цели на ближайшее и отдаленное будущее:

Долгосрочные жизненные цели, путеводные ориентиры и т. д. Чего Вы хотите достичь в этом мире, в этой жизни?

Среднесрочные цели.

Чего вы хотите достичь в ближайшие 5 лет?

Краткосрочные цели.

Чего Вы хотите добиться уже в ближайшие 12 месяцев?

Жизненные цели

 

Личные желания: долгосрочные (жизненные цели);

среднесрочные (5 лет);

краткосрочные (ближайшие 12 месяцев).

Профессиональные цели: долгосрочные (жизненные цели);

среднесрочные (5 лет);

краткосрочные (ближайшие 12 месяцев).

 

На предпоследнем этапе нахождения личных целей подробнее рассмотрим сферу «профессия».

Выделите свои профессиональные ориентиры!

Чем бы вы охотнее всего занимались в профессиональном отношении? Если бы Вы могли свободно выбрать служебное положение, функцию, звание, отрасль, организацию, предприятие или институт, кем бы Вы охотнее всего были или стали?

Примеры:

Стать управляющим в средней фирме XY — отрасли.

Стать членом правления фирмы X или Y.

Основать или руководить зарубежным филиалом (в какой стране?).

Быть причисленным к ведущим специалистам,

Достичь должности в государственном аппарате.

Добиться звания профессора или доктора.

Занимать нынешнюю должность до выхода на пенсию и укреплять свое положение.

Работать самостоятельно (не по найму) в качестве…

Сделать политическую карьеру в качестве…

Через пять лет «выйти из игры» и стать пастухом в Люнебургской Долине.

И т. д.

Ваш ответ:

Профессиональный ориентир

Я охотно бы был или стал……….в………..

Или: я охотно бы занимался свободной профессией, а именно……….

Ваш профессиональный ориентир является ключом к Вашему профессиональному и личному успеху:

Профессиональный ориентир усиливает мотивацию трудовых достижений.

Профессиональный ориентир направляет в определенное русло Ваши активность, профессиональные устремления и решения при выборе профессии.

Профессиональный ориентир является руководством для последующего исполнения Ваших служебных обязанностей.

Перепроверьте свой ориентир с помощью следующего упражнения.

Представьте себя в желаемой Вами профессии и попытайтесь ответить на следующие вопросы:

— Почему Вы, собственно, не занимаетесь этим?

Ответ:……

— Что Вы сделали до сих пор, чтобы устранить эти причины?

Ответ:……

— Если не знаете, то насколько велик Ваш действительный интерес к этой должности?

Ответ:…..

— Что Вы до сих пор сделали, чтобы смягчить эти трудности или устранить их?

Ответ:…….

— А что следовало сделать?

Ответ:……

— Какую цель вы хотите себе поставить, чтобы преодолеть эти трудности в обозримое время?

Ответ:……

Инвентаризация целей

Просмотрите заполненные формуляры и составьте инвентарную опись Ваших целей. Отфильтруйте при этом важнейшие позиции, т. е. те жизненные цели и, цели карьеры, которых Вы хотите достичь.

Думайте при этом и о тех своих желаниях и юношеских мечтах, которые могли быть реализованы посредством существенных единовременных затрат времени и финансовых средств. (Например, совершить кругосветное путешествие, прожить 6 месяцев на острове в теплом море и т. п.). Если Вы сохраните эти цели под рубрикой «То, что я еще хочу совершить», то подобные смелые желания станут конкретнее и будут основой Вашего плана на более поздний период жизни.

Своим представлениям о целях Вы придаете тем самым «вызывающий» характер, что побуждает наконец-то их однажды реализовать.

Инвентаризация целей

Личные цели (цели жизни)

Профессиональные цели (цели карьеры)

Опыт, который я еще хотел бы приобрести: личный—> профессиональный

То, что я еще хотел бы совершить: в личной жизни—>в профессиональной сфере

Ситуационный анализ

После того, как Вы прояснили для себя вопрос о личных и профессиональных целях, займемся в рамках составленной «инвентарной описи» Вашими личными ресурсами, т. е. средствами для достижения/ целей. При этом будем продвигаться в четыре этапа:

(1)Направляющие вопросы для ситуационного анализа.

(2)Личный баланс успехов и неудач.

(3)Сильные и слабые стороны.

(4)Анализ «цель — средство»

Подобный ситуационный анализ поможет выявить Ваши слабые и сильные стороны и определить, какие сферы Вы можете развить и над чем Вам следует еще работать.

Что Вы делаете для того, чтобы позитивно повлиять на «кривую» жизни?

На последующих страницах Вы найдете целый ряд направляющих вопросов для ситуационного анализа в личной и профессиональной сфере, которые должны способствовать определению Вашего «местонахождения».

 

 

(1) Направляющие вопросы для ситуационного анализа в личной сфере
Мой жизненный путь: каким были мои крупнейшие успехи и неудачи?
Влияние семьи: детство? юность? родители? братья и сестры? близкие?
Мои личностные параметры, черты характера и сильные стороны?
Моя гармония? В чем состоят мои конфликты с окружающим миром? Чем я их объясняю?
Дружеские связи? Вражда?
При каких обстоятельствах я чувствую себя сильным, побежденным, слабым?
Каких успехов я до сих пор не смог достичь? По каким причинам?
Какие опасности, трудности, проблемы и т. п. могут передо мной возникнуть? В каких областях?
Какие меры я хочу предпринять для их предотвращения?
Кто из окружающих стимулирует мою жизненную активность? Кто ей препятствует?
В чем могут раскрыться мои возможности? В чем не могут? Что я хочу против этого сделать?
Какие негативные для меня посторонние воздействия я хочу устранить?
Какие позитивные воздействия я хочу поддержать, использовать?
Чего хотят окружающие? Что я могу им дать?
Кому я могу принести пользу сейчас и в будущем?
Что я хочу конкретно сделать, чтобы принести пользу окружающим?
Какими денежными средствами я мог бы пожертвовать для своих друзей?
Приношу ли я максимальную пользу тем людям, которые приносят максимальную пользу мне?
Кому и какую радость я доставлю немедленно? Завтра?
И т. п.

 

(2) Направляющие вопросы для ситуационного анализа в профессиональной сфере
Знаю ли я задачи моей должности?
Знаю ли я, чего от меня ждут?
Согласованы ли мои цели с моим руководством?
Знаю ли я рутинные, однообразные дела, относящиеся к сфере моей деятельности?
Планирую ли я эти дела?
Имею ли я в любое время представление о задачах, которые предстоит решить?
Известны ли мне срочность и важность моих задач?
Устанавливаю ли я приоритеты?
Выполняю ли я своевременно свои задачи?
Часто ли я при этом испытываю давление?
Нуждаюсь ли я в напоминании об исполнении своих обязанностей?
Откладываю ли я свои дела?
Приступаю ли. я самостоятельно к делам?
Исполняю ли я свои дела полностью и окончательно?
Часто ли я получаю запросы или рекомендации?
Получаю ли я жалобы на то, что неудовлетворительно информирую другие инстанции?
Как велико влияние моей работы на мою личную жизнь?
Какую пользу я приношу своими действиями?
На какой встречный эффект я могу рассчитывать (повышение заработка, продвижение по службе, налаживание контактов и т. д.)?
Каких успехов, в том числе частных, я могу добиться в обозримое время?
С какими неудачами я должен считаться?
Каковы главные преимущества моей работы?

 

Баланс успехов и неудач

Определив, «куда я хочу?», продумайте вопрос, «где я нахожусь?» Надо проанализировать Ваши личные сильные и слабые стороны. С этой целью еще раз рассмотрим Вашу «кривую жизни и с помощью следующего упражнения выявим Ваши до сих пор крупнейшие успехи в работе и в личной жизни. Какие способности, знания, опыт и т. п. были необходимы, чтобы достичь этих успехов? Попытайтесь при этом установить те способности, которые привели к соответствующему результату.

 

Личные знания + способности Специальные знания: знание производства техника сбыта знание менеджмента специальные производственно-экономические знания общая эрудиция контакты и связи Личные качества: физическая конституция, умение быть в форме, выносливость манера держать себя, активность, выдержка коммуникабельность, умение выслушать, интуиция приспособляемость, готовность прийти на помощь восприимчивость к критике, самокритика Способности руководителя пробивная сила, умение убеждать умение распределять обязанности, давать указания умение стимулировать и мотивировать труд отдельных людей и коллектива способность к работе «в команде» и в кооперации Интеллектуальные способности: рассудительность творческий потенциал логическое мышление структурное, системное мышление Рабочие приемы: рациональность и системность в работе техника принятия решений и «снятия» проблем умение концентрироваться, рациональное чтение методика работы, организация труда умение говорить, техника ведения дискуссии и переговоров

 

 

 

Баланс личных успехов
Мои крупнейшие успехи, достижения и т. п.	Как я этого добился (способности, которые были для этого необходимы)
1. 2. 3. Прочие

 

Путем анализа своих способностей Вы определите, что вы вообще можете совершить, т. е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете. Речь идет о дальнейшем развитии этого потенциала. Но это лишь одна сторона медали.

С другой стороны, Вы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Составьте также баланс своих крупнейших неудач и поражений и отметьте, следствием отсутствия каких качеств они были. Подумайте далее над тем, как Вы в свое время преодолели ту или иную неудачу.

Знать свои слабости значит укреплять свои сильные стороны.

Мои крупнейшие поражения, неудачи и т. д.	Способности, которых мне недоставало	Как я преодолел неудачи?
1. 2. 3. Прочие

 

Сильные и слабые стороны

Следующим шагом сгруппируйте определенные Вами достоинства и недостатки и выделите две-три важнейшие сильные и слабые стороны. Подобный «срез» личных качеств является предпосылкой для планирования дальнейших шагов и мер по достижению целей.

 

«Срез» способностей	Сильные стороны (+)	Слабые стороны (-)
Профессиональные знания и опыт	1. 2. 3.	1. 2. 3.
Социальные и коммуникационные качества	1. 2. 3.	1. 2. 3.
Личные способности	1. 2. 3.	1. 2. 3.
Способности руководителя	1. 2. 3.	1. 2. 3.
Интеллектуальные способности, рабочие приемы	1. 2. 3.	1. 2. 3.
Прочее	1. 2. 3.	1. 2. 3.

Анализ «цель — средство»

Практические цели (цели действия) развивать избавляться

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого обратитесь к составленной в предыдущем разделе «инвентарной описи» целей и выберите пять важнейших целей. Определите необходимые для достижения этих целей средства и проверьте, чего Вы еще должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствующей цели.

 

Пример:

 

Цель	Средства	Имеется в наличии
Пребывание на необитаемом острове в теплом море	6 мес. свободного времени 10000 марок на дорожные расходы   Знания в области мореплавания под парусом и рыбной ловли   Знание языков	X   X
Стать членом правления в дочерней фирме

 

По профессиональным (карьерным) целям под рубрикой «Средства» укажите необходимую для их достижения квалификацию и поставьте конкретные реалистичные практические цели по приобретению опыта и способностей, которых вам еще не хватает.

 

Анализ «цель —средство»
Желаемые цели	Необходимые средства. Что требуется?	Ситуационный анализ
Имеется в наличии (способности и т. д.)	Не имеется в наличии	Практические цели, меры

 

Формулирование целей

Последняя фаза процесса постановки целей — конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования.

План жизни и карьеры

Перенесите Ваши сформулированные жизненные и карьерные цели из заполненных Вами ранее рабочих бланков в нижеследующие формуляры.

Установить сроки — сформулировать результаты!

Каждая цель, как мы выяснили в начале этой главы, имеет смысл только тогда, когда установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Сформулируйте теперь их применительно к своим желаемым и практическим целям и перепроверьте свои планы с точки зрения того, насколько они реалистичны. КРИТЕРИИ УСТАНАВЛИВАЕТЕ ВЫ!

Помните при этом и о таких аспектах, как физическое состояние, здоровье, поскольку хорошее здоровье и конституция являются предпосылкой активной жизни и успешного самоменеджмента.

Для этого предусматривайте в своих периодических планах (годовых, месячных, недельных и дневных) мероприятия для сферы «Здоровье»: лыжные пробеги, спортивные каникулы, лечение, плавание каждую неделю, ежедневные пробежки на свежем воздухе, занятия йогой и т. п., а также профилактические осмотры.

Не забывайте также о самообразовании, о повышении уровня знаний и квалификации, о своем культурном просвещении (путешествия, участие в культурных мероприятиях и т. п.).

Не берите на себя слишком много, поскольку нереальные задачи имеют, мало шансов быть выполненными. Чем больше целей Вы себе поставите, тем больше Вам придется менять в вашей прежней жизни, тем больше придется развивать активность.

Устанавливайте также конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением Ваших долгосрочных глобальных целей. При стремлении к долгосрочным целям вы должны считаться с изменением внешних условий и возникновением новых тенденций. Поэтому наряду с общими целями важно с точки зрения психологической мотивации ставить перед собой и краткосрочные достижимые подцели и добиваться промежуточных успехов.

 

Пример: Жизненный план (извлечение).

 

Сфера жизни	№4	Жизненная цель	Значимость, важность	Срок (год)	Практические цели
Имущество, деньги	Собственный дом (бунгало) в привлека-тельной сельской местности.	Высокая		Поиск участка,   оформление кредитного договора,   накопление собственных средств,   выгодная продажа квартиры.
Срок Контроль

 

Для формулировки практических целей в профессиональной сфере требуются информация из первых рук и умение ориентироваться в вопросах, касающихся предприятий, отрасли и рынка. Здесь важную роль сыграют Ваше профессиональное самообразование, накопление специальных знаний и делового опыта.

Какова самая вероятная (ближайшая по времени) возможность Вашего продвижения по службе в предстоящие 2—3 года?

 

Наименование должности___________ Сфера ответственности_____________ Дополнительно требуемые: деловые качества____________ качества руководителя________ личные способности__________ Другие критерии ___________

 

Для планирования карьеры важно знать следующее.

Малый шаг, предпринимаемый сразу, дает подчас больше эффекта, чем обширные, стратегические и грандиозные замыслы, за которыми следуют затяжные действия.

Каков Ваш очередной шаг?

 

Активная цель (ближайший шаг)____________ Требуемая информация_____________________ Необходимые ресурсы, помощь со стороны и т. п.______ Ожидаемые трудности, проблемы___________________ Акции, мероприятия ________Сроки________________ Прочее____________________________

 

Зафиксируйте этот первый ближайший шаг в своем плане карьеры!

Пример: План карьеры (извлечение).

 

	профессиональные цели	Значимость, важность	Срок (год)	Практические цели	Срок (к какому времени)	Контроль
	Стать директором по маркетингу в средней по масштабу фирме	Высокая		Приобретение опыта работы по сбыту.     Стать зам. руководителя службы по маркетингу

 

Резюме

«Мыслить целями» — значит поставить частное на службу большому целому. Появляется знание того, в каком направлении идти и какого конечного результата надо достичь.

Процесс постановки целей охватывает три фазы

нахождение цели: чего я хочу?

ситуационный анализ: что я могу?

формулировка целей: к чему я конкретно приступаю?

 

Обеспечьте сначала ясность цели, для чего с помощью предложенных упражнений опишите, чего Вы конкретно хотите достичь (жизненные цели)

«Инвентарная опись» целей сводит воедино личные и профессиональные ориентиры.

Ситуационный анализ в личной и профессиональной сферах представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем еще надо работать (слабые стороны).

Следующий шаг — анализ «цель — средство», в ходе которого необходимые для достижения целей средства (личные, финансовые и временные ресурсы) сопоставляются с реальной ситуацией.

Из определения мер, требуемых для достижения долгосрочных целей (например, концентрация на сильных сторонах), вытекают конкретные практические цели, необходимые для дальнейшего процесса самоменеджмента. Формулирование целей предполагает фиксацию сроков и результатов.

Промежуточные практические цели фиксируются в плане жизни и карьеры, который должен регулярно перепроверяться, актуализироваться и дополняться.

Используйте теперь для своих нужд материал главы «Постановка целей». Что Вам показалось особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Чему Вы нашли подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?

 

	Использование главы «Постановка целей»
Страница	Мысли ассоциации, темы	К какому времени проработать, применить?	Контроль

 

После того, как в этом разделе Вы проанализировали свои жизненные и карьерные цели и сформулировали их, в следующей главе, которая называется «Планирование», Вы узнаете, как подготовить реализацию этих целей.

Планирование Как готовить выполнение своих задач

 

«Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе»

Народная мудрость

2.1. Основы планирования

Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния — времени, а именно:

либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);

либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Чем лучше мы распределим (читай: спланируем) свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает:

Подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени.

Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.

Также как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть событий.

Вряд ли необходимо вам как руководителю доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. Вместе с тем мы хотели бы Вас призвать к следующему:

Станьте в своей деловой сфере сами для себя предпринимателем и планируйте использование своего времени для достижения своих целей!

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыше во времени.

Общий практический опыт на производстве свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, что этот процесс не может быть произвольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным.

Динамика и частичная непредсказуемость производственной деятельности, как правило, приводят к тому, что абсолютный оптимум никогда не может быть запланирован и достигнут, однако если Вы добьетесь ежедневного выигрыша порядка 30 минут, то это уже можно считать успехом. Общим правилом можно считать следующее:

«Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами».

От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1 % времени тратить на планирование.

Пример: для разработки плана дня требуется 5— 10 минут.

Ниже Вам предлагается список ответов на вопрос «Зачем нужно планирование времени?», с которым Вы должны ознакомиться (пожалуйста, поставьте сегодняшнюю дату и пометьте все те пункты, где указано то, чего Вы хотите достичь).

 

Преимущество планирования в личном самоменеджменте	Первичный просмотр (дата). Чего бы я хотел добиться	Вторичный просмотр (дата). Чего бы я хотел добиться
Достижение цели: выяснение профессиональных и личных целей достижение профессиональных и личных целей кратчайшим путем реалистическое рассмотрение целей с позиций ограниченности во времени Выигрыш во времени: экономия времени для действительно важных дел и целей, для исполнения управленческих функций, для работы с сотрудниками, для семьи, для досуга четкое представление о времени, необходимом для различных проектов, задач и видов деятельности (что, когда, к какому времени необходимо сделать?) лучшая оценка времени, выявление потребности в нем Приоритеты: концентрация на действительно важных задачах и обеспечение их решения определение степени важности тех или иных видов деятельности, выявление дел, которые могут быть поручены другим Сроки установление реальных сроков и их соблюдение, учет потребности во времени своевременное распознавание узких мест и принятие соответствующих контрмер Резервы времени: создание резервов времени для непредвиденных дел, образование «окон» в течение дня Эффективность: предварительное определение структуры дня и рациональное использование рабочего времени на этой основе более быстрое решение задач за счет объединения их в «блоки» (одновременное решение группы задач) избавление себя и сотрудников от «холостых ходов» Делегирование (перепоручение) дел: хорошая рабочая обстановка в коллективе делегирование заданий сотрудникам рациональное распределение поручений внутри предприятия и за его пределами Уменьшение стресса: меньше суеты, больше предусмотрительности лучшее планирование перерывов в работе меньше стрессов, поскольку выполняется большее количество дел больше удовлетворения от работы, меньше раздражения, нетерпения

 

Если Вы позднее, после вторичного просмотра (см. гл. 7), обнаружите, что получили реальный результат по трем или более пунктам, то, значит, Ваш новый подход к планированию времени оказался весьма успешным для вас (и для автора данной книги).

2.2. Принципы и правила планирования времени

 

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, Вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.

Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

Чтобы Вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с Вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.

 

1. Основное соотношение (60:40)	Оценка	Примечание
Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60 %

 

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками.

 

Основное правило планирования времени

60 % — запланированная активность

20 % — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)

20 % — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество)

Рабочее время

60% запланированное время

20% непредвиденное время

20 % спонтанное время

 

В зависимости от вида и рода Ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.

 

2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех»	Оценка	Примечание
Задокументируйте и перепроверьте то, как и на что Вы используете (транжирите) свое время (см. формуляры 0.3).

 

Таким образом Вы приобретете:

постоянное представление о расходе своего бюджета времени;

опыт как основу для будущей потребности во времени;

исходные позиции для совершенствования применяемой Вами методики работы и распределения времени и т д.

 

3. Сведение задач воедино — план действий	Оценка	Примечание
Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде рабочие акции Невыполненное из этого списка Вы можете взять за основу для заполнения «свободных мощностей» при составлении плана на следующий период

 

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает даются намного легче, чем более важные. Используйте для этих целей рабочий формуляр «Список дел и контроль за их выполнением» (образец см. 3.3).

 

4. Регулярность — системность — последовательность	Оценка	Примечание
Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело

 

Работа по системе и соблюдение временных планов важнее заполнения формуляров (педантичного ведения записей).

 

5. Реалистичное планирование	Оценка	Примечание
Не впадайте в крайность чрезмерного планирования и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться

 

6. Приспособляемость	Оценка	Примечание
Проявляйте гибкость, поскольку планы времени составляются не для того, чтобы облегчать Вам жизнь, а для того, чтобы достигались Ваши цели
7. Восполнение потерь времени	Оценка	Примечание
Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне

 

8. Письменная форма	Оценка	Примечание
Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и Вы будете всегда иметь полный обзор дел
9. Перенос несделанного	Оценка	Примечание
Невыполненные задачи, которые Вы не хотите вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов

 

10. Фиксация результатов вместо действий	Оценка	Примечание
Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия

 

Пример:

— вместо: «позвонить г-ну Майеру»

— лучше: «согласовать с г-ном Майером программу для ЭВМ».

Таким образом Ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то Вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что Вам спонтанно приходит на ум.

Постоянно задавайтесь вопросами:

В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.? Чего я хочу достичь?

 

11. Установление временных норм	Оценка	Примечание
Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует

Опыт показывает

На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

Если Вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.

Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае с. г.» (продолжительность — 90 мин.) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание — не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.

 

12. Срок исполнения	Оценка	Примечание
Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, вы приучаете себя к самодисциплине, избегаете нерешительности, промедления и откладывания дел

 

Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «Как можно скорее». Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2—3 недели?

Без фиксаций точных сроков при договоренности с другой стороной Вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!» или «Я еще в среду Вам сказал: «Как мо