Пояснения к отдельным вопросам саморазгрузки.

Зачем вообще это делать?

Исключить!

— Действительно ли необходимо предпринимать эту служебную поездку, читать это доклад, составлять это письмо и т. д. и т. п.?

— Должен ли я вести деловые записи по этому процессу, регулярно вести эту статистику, просматривать входящую почту, не пропуская ничего?

— Действительно ли надо принимать этого посетите ля, реагировать на этот телефонный звонок, ответить на этот вопрос?

— Нужно ли это совещание? Должен ли я действительно принимать участие в этом совещании (или празднике)?

Эти и подобные самокритичные вопросы нередко могут помочь уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».

Обходитесь поэкономнее со своим временным капиталом, особенно если речь идет о менее важных вещах!

Почему именно я?

Поручить!

— Не может ли выполнение этой задачи взять на себя кто-то другой, нельзя ли ее делегировать?

— Действительно ли это в моей компетенции?

— Не занимаюсь ли я вопросами второстепенного значения, которые, собственно, не должны были бы меня касаться?

— Не имеет ли место попытка обратного делегирования?

— Соответствует ли выполняемое моим задачам и целям?

Эти вопросы должны удержать вас от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому.

Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между Вами и Вашими сотрудниками.

Почему именно теперь?

Установить оптимальные сроки!

— Что говорит за то, что эту задачу надо выполнить именно сейчас?

— Является ли эта работа действительно столь важной или она может подождать?

— Не имеет ли смысла вообще сделать эту работу в другое время?

— Подошло ли действительно время для этой задачи (с учетом приоритетности АБВ, графика работоспособности и т. д.)?

Эти вопросы уберегут вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять в итоге слишком много времени.

Работайте над сроками и старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра после обеда», «в пятницу, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».

Почему в этой форме?

Рационализировать!

— Надо ли отвечать на письмо таким же подробным письмом? (Поговорить по телефону вместо того, что бы диктовать!)

— Могу ли я при выполнении этой задачи применить новые организационные формы, новые средства и методы работы?

— Как я могу упростить и рационализировать это процесс?

Пусть эти и подобные вопросы натолкнут Вас на новые идеи относительно организации Вашего труда. Помните об известной шутке: «Зачем так просто, если можно сложно!»

Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творческие и рациональные возможности исполнения

Путем последовательного и планомерного труда можно добиться существенной экономии рабочего времени.

 

4.5. Составление рамочного плана дня (упражнение)

В заключительном упражнении Вы должны с помощью разработанных в этой главе организационных принципов и методов «набросать» образцовый рабочий день. Даже если такой «идеальный день» вряд ли вероятен, вы можете использовать его как целеустановку или ориентир при составлении своего плана дня и его организации.

Сделайте свой рамочный план дня инструментом составления дневного распорядка!

Помните при этом о следующих моментах:

— начало работы;

— спокойный час;

— график дневной продуктивности;

— регулирование пауз;

— график дневных «помех»;

— контроль за результатами дня;

— предварительное планирование следующего дня.

Используйте нижеследующий формуляр и перенесите свой рамочный план дня в свой дневник времени!

С помощью данного упражнения полезно составить также недельный рамочный план, причем вы приобретете навык в распределении дел по отдельным дням недели.

Интегрируйте в свой «идеальный день» и «идеальную неделю» также личные дела и цели, касающиеся, например, семьи, занятий спортом, отдыха, культурных мероприятий, хобби, общения с друзьями и т. д.!

 

Время дня	Задачи, действия (цели)	Примечания
5 ч
6 ч
7 ч
8 ч
9 ч
10 ч
11 ч
12 ч
13 ч
14 ч
15 ч
16 ч
17ч
18 ч
19 ч
20 ч
21 ч
22 ч
23 ч
24 ч

 

Резюме

Функция самоменеджмента «Реализация и организация» предполагает объединение Ваше энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей.

Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот.

В нижеследующем формуляре сведены воедино важнейшие правила и принципы распорядка дня. Учитывайте в своем распорядке дня изменение Вашей психологической готовности, распределяйте с учетом этого свои задачи по отдельным периодам дня.

Выведите свой личный дневной ритм, для чего путем си-стематических наблюдений определите свой график продуктивности.

Биоритм выявляет подъемы и спады наших жизненных сил в течение продолжительного периода: он указывает на то, что в физической, психической и духовной сферах имеют место периодические колебания, но еще не проясняет, почему так происходит.

Биоритм указывает на тенденции, но сам по себе не является творцом событий; его можно учитывать при планировании своих задач на продолжительный период, что содействует достижению целей более рациональным путем.

Перепроверьте свой персональный рабочий стиль и усовершенствуйте его, для чего интегрируйте в него все новые побудительные импульсы, например в целях избавления от мешающих привычек.

Постоянно имейте в виду использование нетрадиционных, лучших возможностей: всегда есть более простой путь для выполнения задачи.

 

Организационные принципы распорядка дня
Начало дня 1. Начинать день с позитивным настроем. 2. Хорошо позавтракать и без спешки на работу. 3. Начинать рабочий день по возможности в одно и то же время. 4. Перепроверка плана дня. 5. Вначале — ключевые задачи. 6. Приступать без раскачки. 7. Согласовать план дня с секретарем. 8. Утром заниматься сложными и важными делами. Основное время дня 9. Хорошая подготовка к работе. 10. Влиять на фиксацию сроков. 11. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию. 12. Отклонять дополнительно возникающие «неотложные» проблемы. 13. Избегать незапланированных импульсивных действий. 14. Своевременно делать паузы (соблюдать размеренный темп). 15. Небольшие однородные задачи выполнять сериями. 16. Рационально завершать начатое. 17. Использовать временные «остатки». 18. Работать, учитывая колебания общей трудовой активности в течении дня (график дневных «помех») 19. Выкраивать свободный час 20. Контролировать время и планы Конец дня 21. Завершать несделанное. 22. Контроль за результатами и самоконтроль. 23. План на следующий день. 24. Домой — с хорошим настроением. 25. Каждый день должен иметь свою кульминацию.

 

Свои рабочие задачи ставьте сначала под вопрос и изыскивайте меры, которые могли бы помочь Вам в саморазгрузке.

Используйте материал главы «Реализация и организация» для своих нужд. Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Что из Вашего опыта нашло подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?

Использование главы «Реализация и организация»
Страница	Мысли, ассоциации, темы	К какому времени проработать, применить	Контроль

 

Берегите свое время (см. начальный раздел «Значение времени»), обходитесь со своим временем так же, как Вы обходитесь со своими деньгами!

Не «все в свое время», а «все в мое время»!

5. Контроль: как обеспечить успех и запланированный результат

Берегите свое время (см. начальный раздел «Значение времени»), обходитесь со своим временем так же, как Вы обходитесь со своими деньгами!

Не «все в свое время», а «все в мое время»!

контроль результатов (целевой контроль).

Функции контроля

Последней функцией во внешнем кольце круга самоменеджмента является контроль. Многие специалисты, видят в нем основную деятельность менеджера. Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Вы выявляете, были ли достигнуты поставленные цели, и вносите необходимые коррективы.

Всякая постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль за исполнением

Контролируйте регулярно реализацию своих временных планов!

На менее удачных результатах и возникающих ошибках Вы можете только поучиться: таким образом Вы набираетесь опыта.

Контроль, кроме того, способствует повышению мотивации труда (ощущение успеха) и задает импульсы для новой постановки вопросов и проблем.

Контроль как функция самоменеджмента охватывает три задачи:

Осмысление физического состояния.

Что достигнуто к моменту осуществления контроля?

Сравнение запланированного с достигнутым.

В какой степени достигнута поставленная цель?

Какие имеют место отклонения?

Корректировка по установленным отклонениям.

Время, продолжительность и регулярность контроля в определяющей степени зависят от исполняемых задач и поставленной цели. В этой связи следует различать:

контроль процесса и осуществляемой деятельности;

Контроль процесса

Регулярно через равные промежутки времени проверяйте свои планы и организацию труда.

Постоянно в течение дня задавайте себе, например такие вопросы:

— выполняете ли Вы действительно необходимые задачи?

— подходите ли Вы к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?

— справляетесь ли Вы с запланированными задачами в установленное время?

— перепоручаете ли Вы в достаточном объеме дела, в том числе и срочные?

— собираете ли Вы в единый блок небольшие дела, телефонные разговоры и т. п.?

— используете ли Вы все другие возможности рационализации и разгрузки?

— ведете ли борьбу с «помехами» и «поглотителями времени»?

Регулярно анализируйте свою деятельность и свое время и составляйте листок дневных «помех», чтобы контролировать и совершенствовать свою рабочую методику (см. формуляры в начальной главе).

Полученный в результате этого опыт поможет Вам выявить «поглотителей времени», вредные привычки (длительные телефонные разговоры, ненужную отчетность, лишние или слишком продолжительные совещания, неприятные отвлечения от работы, слишком большой объем представительской деятельности, неверные приоритеты, недостаточное делегирование дел) и принять соответствующие контрмеры.

Для подобных письменных протоколов нет альтернативы. Уже сам факт сознательного записывания действует как средство самовоспитания.