Менеджмент с помощью дневника времени

Недостатки обычного календаря-памятки

Вы наверняка и прежде планировали свое время — только не так осознанно, методично и системно, как это изложено в данной главе. Вы еще раньше вели календарь-памятку, имевший скорее всего вид карманной записной книжки или большого, возможно настольного, календаря.

Обычные календари-памятки, используемые только для пометки сроков, являются могильщиками успешного планирования времени.

Польза от подобных календарей для заметок заключается в том, что они помогают ориентироваться в сроках и датах, так же как расписание поездов — во времени отправления и прибытия на станции. То, что действительно должно быть завершено, зачастую не записывается, хотя за каждой акцией кроются цели, которых мы хотим или должны достичь.

— Вопрос «Что надо сделать?» описывает содержание нашей работы.

— Вопросом «Чего я хочу достичь?» задается однозначная ориентация для нашей деятельности.

Если Вы приглядитесь теперь к обычным календарям-памяткам с точки зрения техники планирования времени, то обнаружите следующие изъяны.

Недостатков календаря-памятки

1. Фиксируются только сроки, но не цели тех или иных действий. То, что действительно важно, не фигурирует в плане дня.

2. Не указываются продолжительность акций и резервное время для затянувшихся дел.

3. Устанавливается произвольная, зависящая от внешних факторов очередность дел.

4. День не предусматривается, не планируется.

5. Дела не объединяются в блоки, не определяется время про запас на непредвиденную деятельность (например, 90 мин — основное время, 30 мин — про запас).

6. Намечаются совещания без точного определения темы.

7. Не устанавливаются приоритеты.

8. Дела четко не определяются.

9. Не планируется время для рутинных и затяжных задач.

10. Не используются формуляры и другие вспомогательные средства планирования и принятия решений.

Вывод: используйте дневник времени (ДВ)!

Что такое ДВ?

Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая благодаря рациональному подразделению должна быть удобна своей наглядностью (обозримостью). ДВ является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля.

Это Ваш постоянный спутник, Ваша, так сказать, письменная память, которая всегда и всюду у Вас под рукой.

Дневник времени представляет собой, кроме того, практическую составную часть последовательной системы планирования времени, а именно рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.

Дневник времени — важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью дневника времени Вы реализуете возможность письменного изложения. Вы получаете полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. Вы можете гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актулизировать свои планы.

Структура ДВ

Календарная часть.

— В эту часть Вы можете «зашить» различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами.

— Особое значение придается плану дня. Основной принцип: один лист на день.

— Вы найдете в календарной части листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни.

— Отдельные дневные листки Вы можете после использования сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени будете иметь архив времени и успехов Вашей жизни — надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов.

— Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом все свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного заполнения и контроля.

Раздел служебных и частных дат.

Здесь на соответствующих листках и формулярах вы можете записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию, например:

— порядок подготовки проектов;

— сроки проведения ярмарок и семинаров;

— организационные мини-планы;

— важнейшие понятийные сокращения;

— тарифы зарплаты и доходов;

— список дней рождения;

— почтовые тарифы;

— списки книг;

— расписание самолетов;

— адреса отелей;

— дорожные расходы;

— диетические таблицы;

— календарь футбольных матчей;

— сроки проведения всевозможных мероприятий;

— листки-памятки;

— универсальные листки для планирования;

— карточки для записей идей и т. д.

Раздел адресов и телефонов.

У Вас всегда будут под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, которыми Вы наиболее часто пользуетесь.

Общая часть.

Различные отделения, как в бумажнике, позволяют Вам разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск и денежные купюры.

Практическое использование.

Благодаря применению дневника времени Вы каждый день (неделю, месяц) сможете лучше планировать, организовывать и координировать всю свою работу, рациональнее обходиться со своим временем.

— Дневник времени повышает качество работы и приносит успех!

— Достигаемая рационализация порядка только на 12,5 % (фирмы-изготовители обещают 15—35 %) при 8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый час!

Ведите дневник времени, он — важнейшее вспомогательное средство вашего самоменеджмента!

Резюме

Планирование в круге правил самоменеджмента означает подготовку к реализации целей.

Затрачивая больше времени на планирование, Вы сокращаете время на исполнение и экономите время в целом (планирование — выигрыш во времени).

Преимущества планирования обнаруживаются в таких сферах самоменеджмента, как достижение целей, выигрыш во времени, обозримость, установление приоритетов, сроков, резервов времени, повышение эффективности, делегирование дел и уменьшение стресса (см. 2.1).

Важнейшие принципы и правила планирования времени:

 

1. Основное соотношение (60: 40) 2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех» 3. Сведение задач воедино — план действий. 4. Регулярность — системность — последовательность. 5. Реалистичное планирование. 6. Гибкость. 7. Восполнение потерь времени. 8. Письменная форма. 9. Перенос несделанного. 10. Фиксация результатов, а не действий. 11. Установление временных норм. 12. Сроки исполнения. 13. Установление приоритетов (степени важности). 14. Избавление от «тирании» спешности. 15. Делегирование. 16. «Поглотители времени» и временные резервы. 17. Переработка — перепроверка. 18. Свободное время. 19. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы). 20. Время для планирования творчества. 21. Рутинная работа. 22. Непродуктивная деятельность. 23. Альтернативы. 24. Разнообразие. 25. Согласование временных планов.

 

Планирование времени можно представить как закрытую систему: из планов жизни и долгосрочных планов вытекают годовые и квартальные планы, а из них — месячные и декадные планы, которые в итоге конкретизируются в деловых планах дня. С помощью сравнения «план — факт» в плане производятся корректировки.

План дня представляет собой последнюю и важнейшую ступень планирования времени и конкретную реализацию намеченных целей.

Планирование предполагает поэтапный и системный подход, разложение общей задачи на частные, чтобы распределить различные акции по временным периодам (от плана действий к плану времени).

Использование метода «Альпы» при ежедневных затратах 10 —20 минут приносит многократный выигрыш во времени.

 

1. Составление заданий дня.

2. Оценка длительности акций.

3. Резервирование времени «про запас» (60:40).

4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению.

5. Последующий контроль — перенос несделанного.

Дневник времени является важнейшим "рабочим средством личного самоменеджмента. Он представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

В качестве первого шага планирования времени оправдало себя составление годового плана в общих чертах и ежедневных планов. Настройте себя положительно по отношению к плану, с помощью которого Вы хотите добиться своих целей.

Даже самый занятой руководитель способен так приспосабливать свои цели и планы к соответствующим обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить выполнению плана жизни и карьеры. Будьте бдительны, активны и гибки, чтобы правильно реагировать на разного рода воздействия, отвлекающие Вас от Ваших намерений. Четкий план располагает к спокойствию и невозмутимости.

Всегда перепроверяйте свои планы и изменяйте их, если окажется, что они невыполнимы или поставленная цель не может быть достигнута к указанному сроку. Если же Вы решились на какое-то дело, то доводите его до конца, концентрируйте на нем все свои силы! Но помните о том, что за каждым напряжением должна следовать разрядка (менеджмент здоровья является составной частью самоменеджмента).

Ориентируйтесь при составлении планов на достижение не только материальных и профессиональных успехов!

Используйте теперь для своих нужд главу «Планирование». Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Чему Вы нашли подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?

 

 

Использование главы «Планирование»
Страница	Мысли, ассоциации, темы	К какому времени работать, применить	Контроль