Рационализация корреспонденции с помощью профессиональной диктовки.

Мы исходим из того, что Вы знакомы с техническими приемами рациональной диктовки и потому ограничимся лишь некоторыми методическими указаниями.

Диктуйте на пленку вместо того, чтобы диктовать стенографистке. В последнем случае Вы блокируете время двух лиц одновременно; В то время как! Вы будете наговаривать второе письмо, первое может быть напечатано с магнитофонной пленки.

Для диктовки кратких текстов используйте незаполненные промежутки времени или время вынужденных пауз (в автомобиле, вагоне поезда, самолете и т. д.).

Краткие тексты, особенно если они не очень важные, диктуйте блоками.

 

Рационализация корреспонденции путем самоограничения.

Избегайте ненужного бумагооборота, избавляйтесь от привычки записывать или диктовать по любому мало-мальски значительному поводу.

Рационализация корреспонденции за счет целеоринтированности в работе.

Перед составлением каждого письма спрашивайте себя, какой цели Вы хотите достичь. Всегда предварительно обдумывайте, что Вы хотите сообщить другому лицу.

Использование листков-памяток и формуляров

Выигрывайте время, используя для повторяющихся задач и работ листки-памятки. Имеется в ввиду разграфленный лист, на котором в определенном порядке перечисляется и задается то, что должно быть сделано, поручено, перепроверено или изменено. Листки-памятки превратились в универсальный инструмент облегчения труда для повторяющихся и стандартных процессов.

Они обладают следующими преимуществами:

 

Листки-памятки как средство самоменеджмента

1. Разложение работы на отдельные фазы способствует концентрации на наиболее существенном. 2. Ускоренное выполнение дела высвобождает дополнительную энергию. 3. Нет необходимости снова и снова обдумывать рутинные процессы («изобретать велосипед»). 4. Пропадает опасение того, что какое-либо дело может быть забыто; листки-памятки дают максимум уверенности при минимуме контроля. 5. Листки-памятки способствуют накоплению опыта и совершенствованию стиля работы. 6. Многие дела благодаря составлению списка становятся обозримыми. 7. Листки-памятки служат инструментом личной подготовки к работе. 8. Листки-памятки образуют основную структуру, которая может постоянно совершенствоваться. 9. С помощью листков-памяток легче справляться с рутинной работой. 10. Листки-памятки являются постоянным накопителем опыта, они разгружают нашу память.

 

Применение:

— листки-памятки служат для управления информационными мыслительными процессами, а также процессами формирования мнений и принятия решений;

— листки-памятки особенно рекомендуются для осуществления анализа, наблюдений, контроля, проведения переговоров и бесед, подготовки докладов, командировок и т. п.

Практически нет такого вида деятельности, который нельзя было бы разложить на отдельные рабочие фазы!

Определите наиболее часто повторяющиеся в Вашей профессиональной и личной сферах виды работ и создайте свой собственные листки-памятки, например для:

— подготовки командировок;

— подготовки конференций (см. «План обсуждений» в 6.3);

— профессиональной диктовки;

— проблемного анализа;

— контроля за реализацией проектов;

— на случай автомобильной аварии и т. д.

Запишите здесь отдельные ключевые понятия, которые Вы позже примените для своих первых набросков листков-памяток:

Основную структуру листка-памятки Вы можете разработать следующим образом:

 

5 ступеней составления листка-памятки

1. Выбрать те виды деятельности или занятий: — которые повторяются; — одинаково или аналогично исполняются. 2. Весь процесс разложить на рабочие этапы и фазы: — что должно быть сделано? — на что следует обратить особое внимание? — что подлежит выяснению? — кого надо проинформировать? И т. д. 3. Составить логическую очередность: — какие имеются взаимозависимости? — какие временные ограничения должны быть соблюдены? — что из чего вытекает в соответствии с логикой данной деятельности? — где потребуются промежуточные результаты? 4. Произвести группировку: — какая деятельность повторяется? — где имеются логические промежуточные связи? — где употребляются одинаковые вспомогательные средства? 5. Подвергнуть переработке предварительно составленный листок: — анализ ошибок; — критические фазы; — возможности делегирования; — апробирование; — окончательная корректировка; — готовый листок-памятка.

 

Попробуйте составить список повторяющихся видов работ и разработать листки-памятки по пятиступенчатой схеме! Попытайтесь затем определить экономию труда и времени.

Дополнительное время Вы сможете сэкономить, если заведете картотеку формуляров листков-памяток для различных проектов и рабочих процессов.

Используйте формуляры, приведенные в настоящей книге (например, на этой странице) и разрабатывайте свои собственные! Перепроверяйте применяемые вами формуляры с точки зрения их построения, смысла и завершенности!

 

Системная подготовка к беседам

Моя целеустановка. Необходимая документация. Начало беседы. Что может быть «узким» местом у клиента? Мой вариант решения. Возможные возражения. Мои контраргументы, сильные стороны. Заметки, анализ, оценка. Немедленно поручить.

 

Рациональная канцелярия

Успех самоменеджмента зависит не только от применения различных методов организации труда и планирования времени, но и от оборудования рабочего места и правильного применения вспомогательных средств. Это особенно относится к рациональной канцелярии: системе хранения документов, архивному плану, регистратуре, средствам упорядочения и т. п.

Наилучшим вспомогательным средством является хорошо оснащенный (и регулярно ведущийся!) дневник времени (см. 2.5).

Резюме

Коммуникация представляет собой обмен информацией. Переработка информации должна быть увязана с личными профессиональными и жизненными целями.

Рациональное чтение в первую очередь означает определение приоритетности: целенаправленный отбор и принятие решений относительно того, надо ли читать вообще, и если надо, то сколько.

Путем специальной тренировки представляется возможным усовершенствовать методику чтения и повысить скорость чтения за счет:

избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов; применения лучшей техники чтения.

Путем выделения в тексте важных мест (маркировки) и подготовки выписок Вы обеспечиваете лучшую проработку материала и облегчаете повторное чтение, причем что-либо существенное может быть взято из текста и изложено в кратчайшей форме.

В качестве универсальной техники чтения используйте метод SQ 3R:

обзор;

постановка вопросов;

чтение;

обобщение;

повторение.

Нижеследующий листок-памятка охватывает важнейшие указания и правила рационального проведения совещаний.

По возможности отгородитесь от нежелательных визитеров и покончите с мифом «открытой двери».

Предусмотрите для себя «спокойный час», а также часы приема для посетителей (в том числе для Ваших сотрудников). По возможности предварительно планируйте и подготавливайте беседы с запланированными посетителями.

Телефон является одновременно одним из самых эффективных средств экономии времени и одним из наиболее распространенных его «поглотителей» (парадокс телефона). Учитесь искусству владения телефоном, вместо того чтобы допустить его власть над собой

Предупреждайте отвлечение от дела путем отгораживания (с помощью секретаря), обрабатывайте «входящие» телефонные разговоры.

 

Организационные принципы рационального проведения совещаний

До совещания 1. Требуется ли вообще проводить заседание? 2. Какие имеются альтернативы совещанию? 3. Должен ли я лично принимать в нем участие? 4. Свести свое участие до минимума 5. Сократить число участников до минимума 6. Выбрать наиболее подходящее время проведения 7. Обеспечить закрытое для посторонних помещение и позаботиться о средствах наглядной информации 8. Целеустановки для отдельных пунктов повестки дня 9. Составление повестки дня с указанием времени для отдельных тем 10. Рассылка приглашений с указанием тем и целей совещания Проведение совещания 11. Начинать точно вовремя 12. Сообщить о стоимости минуты 13. Согласовать правила совместной работы 14. Назначить ответственного за соблюдение регламента и ведение протокола 15. Исключить ненужные паузы и «убийственные» фразы 16. Следить за критическими пунктами в дискуссии 17. Контролировать движение к поставленным целям 18. Повторно называть принятые решения и намеченные меры 19. Подвести итоги 20. Завершить точно в назначенное время (на позитивной ноте, с личным обращением) После совещания 21. Перепроверить ход и результат совещания 22. Составить протокол результатов 23. Размножить и разослать краткий протокол 24. Контролировать выполнение решений 25. Невыполненное перенести на следующее совещание

 

«Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте по возможности «телефонными» блоками (до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка).

Будьте кратки во время телефонного разговора, оформляйте запись всех важных переговоров по телефону (до — во время — после).

Кончайте с «документацией», сокращайте или рационализируйте свою корреспонденцию.

 

Входящая почта. 1. Не обрабатывать «рутинную почту». 2. Сортировать, раскладывать по папкам. 3. Прикладывать разъяснительные материалы. 4. Несущественное — в корзину. 5. Помечать важные места в тексте. 6. Снабжать указаниями по обработке. 7. Переправлять по назначению. 8. Обрабатывать сразу после получения. 9. Ни одно письмо не оставлять без обработки. 10. Ящик для почты с тремя отделениями.

 

Исходящая почта. 1. Немедленный ответ 2. Письма-копии. 3. «Письма-маятники» (блицответ). 4. Облегчение ответа. 5. Краткие письма. 6. Обработка текста. 7. Индивидуальные письма. 8. Профессиональная диктовка. 9. Самоограничение. 10. Целеориентированность в работе.

 

Листки-памятки способствуют концентрации на существенном, разгружают память и экономят время.

1. Выбрать вид деятельности.

2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.

3. Составить логическую схему.

4. Произвести группировку.

5. Переработать предварительный листок-памятку.

Различные формуляры, подобные листкам-памяткам, также экономят время.

Проработайте материал главы «Информация и коммуникации» применительно к своим нуждам. Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Что из Вашего опыта нашло подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?

Использование главы «Информация и коммуникации»
Страница	Мысли, ассоциации, темы и т. п.	К какому времени проработать, применить?	Контроль

Постарайтесь стать автономнее, отгораживаясь от посетителей, телефонных звонков и совещаний, которые крадут Ваше время

Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим «поглотителем времени».

Претворение в практику

7.1. Ретроспективный взгляд и план мероприятий

 

«Все вещи тяжелы до тех пор, пока не полегчают»

Персидская поговорка

После того как Вы в процессе чтения книги познакомились с функциями и возможностями применения самоменеджмента, в настоящей главе Вам надлежит оценить и приспособить к своим нуждам знания, приобретенные при чтении, с тем чтобы последовательно применять их на практике.

Наверняка при чтении отдельных мест книги Вы подумали: «Это бы я попробовал», например устанавливать приоритеты (АБВ), завести дневник времени, вести планы дня, по-иному использовать телефон и т. д., и, возможно, отметили эти мероприятия в таблицах, завершающих соответствующие главы?!

В данной главе речь идет о том, чтобы свести воедино отдельные запланированные шаги в общую стратегическую концепцию и последовательно претворять ее в повседневной работе.

Перелистайте поэтому еще раз отдельные главы и внесите все те предложения, которые вы хотите претворить в жизнь, во всесторонний план мероприятий.

Обратите внимание при этом на следующие вопросы:

1. Что именно Вы собираетесь сделать?

2. Кто будет затронут соответствующими мерами (Вы сами, сотрудники, секретарь и т. д.)?

3. Когда Вы собираетесь начать?

4. Имеете ли Вы в виду определенные сроки исполнения?

Насколько обширным получился Ваш план мероприятий?

Реально ли все это и не слишком ли много хорошего?

Проблема подобных планов часто заключается в том, что в начале принимается слишком обширная программа и эти действительно благие намерения по улучшению работы и изменению привычек с течением времени уходят, как вода в песок.

 

План мероприятий «Самоменеджмент»
Что?	Кто?	С какого времени?	До какого времени?	Контроль

 

Договор на использование в начале этой книги должен был дать понять, насколько важно для автора, чтобы именно этот эффект после прочтения был бы минимальным или — в идеальном случае — вообще бы не проявился

Нижеследующий договор на изменение должен застраховать Вас на некоторое время после прочтения книги и послужить методическим инструментом претворения в практику техники самоменеджмента.

Договор на изменение

Договор на изменение представляет собой план действий в целях корректировки представлений, поведения и ощущений. Договор на изменение заключается с самим собой.

Вы можете решиться на меры, касающиеся:

Вас самого;

Ваших сотрудников;

Вашего начальника;

Вашей жизни.

Найдите время и попытайтесь ответить на следующие вопросы.

Учитывайте при этом и различные стороны прошлого опыта (вопрос 3) с его действительными и мнимыми преимуществами, не будь которых, Вы бы сразу изменили свой образ действий. В чем, собственно, заключается Ваша выгода, если Вы можете сказать, что у Вас никогда не бывает времени, Вы всегда заняты, чрезвычайно загружены, перерабатываете и т. д.? На что Вы рассчитываете? На восхищение? На принятие Вашей занятости во внимание?

Договор на изменение

Дата

1. Что я действительно хочу изменить (сформулируйте как можно конкретнее)? 2. Чего я не хочу делать в будущем? 3. С какими отдельными преимуществами связаны мои прошлые установки, привычки в работе, мое поведение? 4. Как я могу сохранить эти преимущества при новом образе действий и мыслей? 5. Что я сделаю конкретно, чтобы достичь этой цели? Где и в каких ситуациях я могу применить новые приемы? 6. Как заметят окружающие, что я изменился? 7. Каким образом я, возможно, попытаюсь перехитрить самого себя, чтобы не выполнить договор? 8. Каких трудностей следует ожидать? Чем я могу на них ответить? 9. Дата первой проверки соблюдения мною договора на изменение (срок: 2—4 недели). 10. Насколько хорошо я выполнил свой договор? Если он выполняется недостаточно хорошо, то в чем причина этого?