Введение: Управляйте сами своим временем с помощью метода

Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть Результативным»

Ален Макензи

Что такое самоменеджмент?

«И куда только ушло мое время?» — стонет иной руководитель под бременем работы и стресса. Мы все знаем эту проблему. Все больше людей попадает в цейтнот. Но не столько перегрузка работой, сколько неумение планировать свое время вынуждает многих менеджеров проводить за письменным столом 60 часов в неделю (или, может быть, больше?).

Перегрузка руководителя является следствием пересечения его многочисленных задач. Зачастую необходимо решать сразу много вопросов. Следствие: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не перепоручаются (не делегируются), поведение менеджера, оказывается, слишком зависит от событий дня, он отвлекается на второстепенные дела.

Что такое самоменеджмент?

Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное, использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.

Описанные в настоящей книге методы должны помочь Вам в осуществлении Ваших профессиональных и личных планов.

Основная цель самоменеджмента состоит в том> чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни. В данной книге в первую очередь речь идет о том, как ситуацию, для которой типичны неупорядоченная работа и обусловленное внешними обстоятельствами выполнение заданий, преобразовать в ситуацию целесообразных и выполнимых задач.

Даже если на Вас со всех сторон «сваливаются» различные задания и запросы и работа постоянно захлестывает Вас, Вы сможете благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, ежедневно выкраивать резерв времени (в том числе и для досуга) и освободиться для действительно руководящих функций.

Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Многие менеджеры слишком сильно ориентированы на процесс деятельности, т. е. на полезность действия, и слишком слабо — на конечную цель, т. е. на результативность, о чем свидетельствует следующее противопоставление.

 

 

МНОГИЕ МЕНЕДЖЕРЫ ПРЕДПОЧИТАЮТ
правильно делать дела	вместо того, чтобы	делать правильные дела;
решать проблемы	вместо того, чтобы	создавать творческие альтернативы;
сберегать средства	вместо того, чтобы	оптимизировать использование средств;
исполнять долг	вместо того, чтобы	добиваться результатов,
снижать издержки	вместо того, чтобы	повышать прибыль.

 

Нижеследующая анкета должна помочь Вам представить себе в первом приближении практикуемый Вами до сих пор стиль работы.

Если Вы наберете менее 20 баллов, то это не должно Вас обескураживать. Просто Вам надо употребить свою энергию на устранение слабых мест. Это уже будет первым шагом на пути к последовательному САМОМЕНЕДЖМЕНТУ!

Затронутые в 1—10 вопросах анкеты аспекты подробно рассматриваются в каждой из последующих глав.

САМОМЕНЕДЖМЕНТ- насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой?

 

1. Ярезервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.

Почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда.

2. перепоручаю все, что может быть перепоручено.

Почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда.

3. За письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.

Почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда.

4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.

Почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда.

5. Каждый день составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.

Почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда.

6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.

Почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда.

7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.

Почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда.

8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы.

Почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда.

9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно-важных» проблемах.

Почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда.

10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.

Почти никогда 1 — иногда 2 — часто 3 — почти всегда.

Если Вы теперь суммируете баллы, набранные Вами в результате проверки вашего рабочего стиля, то получите следующие результаты: 0—15 баллов: Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.

16—20 баллов: Вы пытаетесь овладеть своим временем, но Вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

21—25 баллов: у Вас хороший самоменеджмент.

26—30 баллов: Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим Вас людям (в том числе и автору настоящей книги) приобщиться к Вашему опыту.

Начинайте с улучшения себя самого! Все будет проще, реалистичнее и успешнее, если Вы не будете убеждать других в преимуществах Ваших мероприятий и методов, а станете сами работать лучше и результативнее.

Десять преимуществ самоменеджмента:

5. Выполнение работы с меньшими затратами.

6. Лучшая организация труда.

7. Лучшие результаты труда.

8. Меньше спешки и стресса.

9. Больше удовлетворения от работы.

10. Большая мотивация труда.

11. Рост квалификации.

12. Меньшая загруженность работой.

13. Меньше ошибок при выполнении своих функций.

14.Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

Вашим самым главным преимуществом, очевидно, является то, что Вы используете и сберегаете свой самый дефицитный и важный ресурс — Ваше ВРЕМЯ!

Если у Вас нет времени — проработайте эту книгу, чтобы у Вас было время!

При последовательной проработке отдельных глав Вы научитесь:

— рационально использовать имеющееся в Вашем распоряжении время;

 

— мыслить целеустановочными категориями и работать в соответствии с целями;

— с помощью планирования обретать уверенность в себе и избавляться от стрессов;

— ежедневно добиваться успехов и выкраивать свободное время (не менее одного часа).

Что Вы будете делать со своим ежедневным выигрышем во времени?

1.

2.

3.

Это ваше личное решение относительно приоритетности.

Значение времени

«Время — это наименее гибкий элемент в вашем существовании»

Тед В. Энгстрем

Мы хотим дать Вам возможность несколько сильнее прочувствовать значение и ценность времени. Попробуйте для начала ответить на следующие вопросы. Они будут углублены и развернуты по ходу дальнейшего изложения.

1. Вам хватает времени?

Если Ваш ответ «нет», то он соответствует признанию абсолютного большинства управляющих.

Э Изучение бюджета времени германских управляющих показало, что только 8 % из них не нуждаются в дополнительном времени, тогда как остальным опрошенным требуется от 10 до 100% добавочного времени. В общей сложности 65 % руководителей показали, что могли бы с толком использовать 20 % и более (до 100 %) дополнительного времени — это один или два дополнительных рабочих дня в неделю!

Один из экспертов по рационализации труда (А. Маккензи) опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам:

Из ста менеджеров:

лишь один имеет достаточно времени;

десятерым требуется на 10 % больше времени;

сорока менеджерам нужно 25 % дополнительного времени;

остальным не хватает 50 % времени.

К сожалению для нашего руководящего состава «не иметь времени» и работать как можно больше и дольше стало своего рода символом статуса (служебного положения).

Чем меньше времени имеет руководитель, тем более значительной персоной он кажется.

А как обстоит дело у Вас?

Не имеет ли каждый из нас одинаковое количество времени?

Парадокс времени гласит:

«Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

Эти взамозависимости будут более подробно проанализированы в последующем изложении.

Что означает время для Вас?

Именно в деловом мире наиболее часто употребляв ют поговорку «Время — деньги».

Ау Вас?

 

Время приравнено к деньгам?	Время = деньги?
Значат ли для Вас деньги больше, чем время?	Время < деньги?
Или время для Вас ценнее денег?	Время > деньги?

 

Наши тезисы:

Время — это не только деньги.
Время более значимо, чем деньги.
Время — это нечто такое же, как сама жизнь.

Для того чтобы осознать значение времени, представьте себе, что:

- «время» — самое употребляемое имя существительное в немецком языке!

- о времени в ФРГ справляются по телефону 235 млн. раз в год!

Еще о значении времени:

Время необратимо.

Время нельзя накопить.

Время нельзя умножить.

Время нельзя передать.

Время проходит безвозвратно.