Правила, касающиеся хода дня

(9) Хорошая подготовка к работе

Необходимость и преимущества достаточной подготовки к работе (ПР) на производстве неоспоримы, там имеются даже специальные подготовительные цехи. В коммерческом секторе с помощью хорошей ПР можно вскрыть дополнительные существенные резервы рационализации и сэкономить общее время за счет сокращения времени на исполнение (см. 2.1).

Сокращайте свое собственное рабочее время за счет подготовки к работе и планирования!

(10) Влиять на фиксацию сроков

Установленные ранее сроки очень часто принимают безоговорочно. Старайтесь, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в Ваши планы, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты. Это часто получается легче, чем Вы думаете. Что касается регулярных встреч (например, ежедневных или еженедельных), то обращайте внимание прежде всего на то, чтобы было выбрано удобное для Вас время их проведения.

(11) Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию

Активные и коммуникабельные руководители скло-* няются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и вызывают тем самым соответствующую реакцию на свои действия и вместе с этим негативные последствия для временного распорядка. Как скоро из одноразового участия из чистого интереса в каком-либо совещании возникает новый срок, протокол, ситуационный доклад или даже группа по разработке проекта?

Перепроверяйте поэтому все свои акции (согласование сроков, визиты, телефонные разговоры, письма и т. п.) с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции!

(12) Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы

На каждом предприятии и в каждом подразделении возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации.

«Когда решается крупная проблема, кажется, что мелкие дела усиленно выдвигаются на передний план»

(Купер).

Помните всегда о том, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным затратам времени и средств. Старайтесь по возможности отклонять дополнительные срочные дела.

Проверяйте предстоящие дела по следующим критериям:

— с какими потерями Вы должны будете считаться, если Вы отложите то или иное дело или — вообще ничего не предпримете;

— необходимо ли Ваше личное участие;

— нельзя ли решить проблему иными способами, например поручив ее другому лицу.

(13) Избегать незапланированных импульсивных действий

Если Вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо по телефону, обдумайте хорошенько, необходимо ли это отвлечение для Вашей текущей работы, имеет ли оно смысл. Как правило, импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку не соблюдаются установленные приоритеты.

Однако зачастую бывает, что при выполнении задачи Вы наталкиваетесь на интересную идею или важную информацию.

В этом случае сделайте краткую запись и обработайте ее позднее, в более удобное время.

Эту рекомендацию, конечно, не надо понимать так, что Вы должны отказаться от всякой спонтанности в работе. Иногда и спонтанно возникающие паузы или беседы с коллегами могут быть полезными и интересными.

(14) Своевременно делать паузы/соблюдать размеренный темп

Как часто и когда Вы делаете перерывы в работе?

Рассматривайте паузы не как трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха.

Предусматривайте регулярные, но короткие паузы!

При расслаблении старайтесь двигаться, снабжая по возможности организм кислородом.

Во время длительных пауз повышайте свою работоспособность, например в рамках Вашей дневной тренировочной программы.

Делайте перерывы и при проведении совещаний.

Очень часто наиболее плодотворные идеи возникают именно в подобной разряженной атмосфере.

Чтобы получить наибольший регенерирующий эффект от перерыва в работе, надо предусматривать его в рамках периода относительно высокой производительности, до того, как полностью исчезнет способность к концентрации.

Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после 1 часа работы.1 Пауза должна длиться не более 10 минут, поскольку именно в перерыве 10 минут наступает оптимальный эффект, а потом имеет место тенденция к его снижению.

Отсюда следует:

Паузы надо прерывать по истечении 10 минут, но делать их более частыми.

Вспомните, например, о крупных японских предприятиях, где успешно практикуется система коротких перерывов с групповой производственной гимнастикой.

Размеренный рабочий ритм.

В средне- и долгосрочном плане суета и спешка стоят больших затрат труда и времени, чем усредненный размеренный темп, не говоря уже о воздействии стресса на Ваше здоровье!

(15) Небольшие однородные задачи выполнять сериями

В следствии производимых в разовом порядке кратких телефонных звонков, сообщений, спонтанного проведения «летучек» и чтения корреспонденции теряется масса времени.

Расправляйтесь с рутинной работой и так называемыми мелочами, объединяя однообразные задачи в рабочие блоки.

Данный метод имеет то решающее преимущество, что Вы лишь один раз производите соответствующую подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью. Благодаря концентрированности и непрерывности процесса Вы экономите время. 6 блоков по 10 минут на диктовку писем, на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут:

1 х 60 минут < 6 х 10 минут

Собирайте также в один блок весь тот материал для чтения, который Вам надо только просмотреть.

Рабочий блок не должен быть слишком длительным (от 30 до 60 минут), поскольку иначе ваш телефон будет долго занят, что может вызвать некоторое беспокойство.

Оцените, какие возможности для рационализации работы представляет принцип «серийного производства».

Даже если выигрываются отдельные минуты, за день они складываются в половину часа или даже в целый час!

(16) Рационально завершать начатое

Отвлечение от основной задачи «стоит» немало времени, поскольку по возвращении к ней Вам приходится вновь повторять уже проделанное однажды. Вследствие нарушения систематичности в работе существенно ограничиваются Ваши способности к творчеству и решению проблем.

Избегайте поэтому «скачков в работе» и всегда старайтесь начатое доводить до конца (или прерывать в целесообразном месте).

Предусматривайте для своей работы достаточно времени, в паузах или в последние минуты перед тем, как встать из-за стола, намечайте задачу, которую Вы можете успеть завершить в оставшееся время.

Если прервать работу необходимо, кратко запишите идеи, которые Вы не успели проработать до конца, предложения по решению и все прочее, что поможет Вам как можно быстрее возобновить незаконченное дело.

Помните о том, что нет лучшей возможности выполнить задачу категории А, чем «засесть» за нее самому и работать до полного ее разрешения.

(17) Использовать временные промежутки

Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания и на «холостые ходы». Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности. Задавайте себе «временной вопрос Лакейна»:

Как я могу эти минуты использовать с наибольшей пользой?

Если Вы продуктивно реализуете в течение дня возникающие промежутки времени, то в течение недели Вы получите дополнительное время в свое распоряжение.

(18) Работать антициклично

Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. С ними выгодно разделываться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея. Учитывайте в своем распорядке дня спокойные и «беспокойные» периоды. На нижеследующем графике «дневных помех» показано течение типичного рабочего дня в конторе.

Попытайтесь на основе заполненного Вами листка «дневных помех» составить Ваш график «помех» и сравните его с изображенным выше.

Чем больше Вы будете обращать внимание на рабочие привычки Ваших коллег и деловых партнеров, тем меньше вы подвергнетесь опасности принятия спонтанных решений и тем меньше Вас будут отрывать от работы.

Поэтому работайте антициклично, то есть:

— в течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач;

— «беспокойный» период используйте для выполнения дел категории В, т. е. как запланированное про запас» (40 %) время;

— не принимайтесь утром сразу за просмотр почты, отложите это на потом;

— старайтесь приходить пораньше утром и уходить побыстрее вечером.

(19) Выкраивать спокойный час

Для выполнения важных дел требуется спокойная обстановка — это азбучная истина, но как воплотить ее в жизнь?

Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не может помешать. Таким образом, Вы назначаете время — возможно самое важное для Вас:

Время для себя (1 час)!

Занесите это время в свой план дня так же, как вы отводите время на совещания или на визит посетителей. Подобный период никем не нарушаемой концентрированности существенно повысит продуктивность Вашего труда.

Используйте это время для важных, но не срочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения уровня квалификации или для других задач, которые зачастую тонут в суете дня.

Отгородите себя на это время от внешнего мира — лучше всего с помощью секретаря или просто закройте дверь в свою комнату, предварительно предупредив, что «Вас нет на месте»

(20) Контролировать время и планы

Во время совещаний и при других видах деятельности нередко поначалу расточают время, а в последние 20 % времени обсуждают 80 % вопросов, подлежащих рассмотрению.

Наряду с отслеживанием своего времени многократно перепроверяйте также свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т. п.!

Перепроверка необходима для приспособления к новым условиям, возникающим в течение дня. Планирование должно быть реалистичным, иначе после рабочего дня Вы будете испытывать неудовлетворенность.