Значение информации и коммуникаций

Сердцевину, или центр круга, самоменеджмента составляет сфера информации и коммуникаций, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. В самом деле, нам приходится справляться с настоящим потоком информации, который обрушивается на нас.

Обработка информации должна быть ориентирована на достижение Ваших профессиональных и жизненных целей

Идеально было бы, если Вы занимались лишь той информацией, которая кажется важной с точки зрения решения Ваших проблем и достижения Ваших целей. В этой связи информационным фильтром для восприятия новых данных может служить однозначная целеориентация, когда более существенные вещи воспринимаются сильнее, чем те, которые обладают малой информационной ценностью или совсем ее не имеют и поэтому остаются без внимания.

В реальной жизни, однако, Вы получаете, перерабатываете и распространяете гораздо больше информации, чем это действительно необходимо.

Функция «Информация и коммуникации» является важным связующим звеном между различными функциями самоменеджмента, поскольку Вы вынуждены постоянно обмениваться информацией — вступать в коммуникации.

Коммуникации — это обмен информацией

Информация и коммуникации представляют собой ключевые моменты всякого процесса управления, общественных отношений, социальной системы, да и вообще самого человеческого существования.

Менеджеры проводят в среднем 80 % своего времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т. п.

Какая доля Вашего времени отводится выполнению функции «информация и коммуникации»?

Проанализируйте с этих позиций еще раз свои протоколы дня (анализ времени и деятельности).

Несмотря на все старания, половина всей находящейся в предпринимательском обороте информации оказывается в итоге лишней — однако какая именно половина?

В настоящей главе речь идет не о разработке стратегии информационной политики, а о рациональном подходе к овладению информацией. Сама эта тема настолько многогранна, что по этому поводу существует избыток информации, изложенной в многочисленных руководствах по менеджменту. В рамках данной книги, разумеется, невозможно подробно рассмотреть все аспекты. Мы ограничимся поэтому кратким обзором, выводами и рекомендациями обратиться к специальной литературе.

Рациональное чтение

Поток материала для чтения в виде деловых писем, газет, специальных публикаций, циркуляров, частной корреспонденции, служебных записок и т. п. становится все более насыщенным.

Примерно 30 % своего времени менеджеры тратят на чтение!

Совершенствование техники чтения означает поэтому совершенствование Вашей организации труда!

Рациональное чтение помогает лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означало бы потерю времени и пустую трату средств.

Различные способы и формы рационального чтения можно сгруппировать в зависимости от того, используются ли они до, во время или после самого процесса чтения. Метод SQ 3R основывается на всех трех фазах.

Методы «до чтения»

Здесь речь идет в конечном счете о том, чтобы определить, какие части соответствующего текста (книги, газеты, статьи, циркуляра) могут представлять интерес с точки зрения личных и профессиональных целей, а какие — нет.

Независимо от того, с какой скоростью Вы читаете, Вы сможете путем целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

Сортируйте поэтому свой материал для чтения и читайте лишь то, что Вам безусловно нужно для получения информации! Как можно прочитать 200 страниц за одну минуту?

Очень просто: Вы должны в течение этой минуты, просмотрев содержание, определить, что книга объемом 200 страниц не подходит Вам, и потому решить ее не читать!

Критический анализ программы чтения на день у большинства руководителей показал бы, что многое вообще можно было не читать.

Рациональное чтение прежде всего предполагает целенаправленный отбор и принятие решения относительно того, надо ли тот или иной материал читать вообще, если да, то в каком объеме

Следующие вспомогательные вопросы должны способствовать тому, что чтение будет Вами восприниматься в меньшей степени как спонтанный, эмоционально управляемый акт (например, из любопытства к своей почте), а в большей мере как рациональный процесс:

— Что я должен прочитать?

— Что я обязан прочитать?

— Что я хочу прочитать?

— Что я хочу с этим предпринять?

— Что можно было бы прочитать позднее?

— Что мне вообще не нужно читать?

Отдавайте себе отчет в том, что за иной материал для чтения Вы должны заплатить цену в деньгах, но за любой материал для чтения необходимо заплатить цену во времени! (см. начальную главу о ценности времени).

Каким временем для чтения Вы вообще располагаете в течение дня или недели, чтобы прочесть все то, что должны или хотели бы прочитать?

Обходитесь по-хозяйски со своим временем и выбирайте материал для чтения, сообразуясь со своими целями по следующей схеме.

1. «Просеивайте» имеющийся материал для чтения, прежде чем обрабатывать его!

2. Собирайте также небольшие тексты для серий ной обработки в рабочие блоки и резервируйте в своем недельном плане по крайней мере один час для их прочтения!

Методы «во время чтения»

Если Вы после фазы селекции приняли первое позитивное решение, а именно ближе заняться соответствующим текстом, вы можете читать его в зависимости от целеустановки, руководствуясь следующими методами.

Ориентирующее чтение.

Первое восприятие содержания, чтобы определить, что ожидает читателя (последняя проверка на предмет того, надо ли обрабатывать данный текст).

Изучающее чтение.

Отыскать существенное (определение того, какая информация важна, менее важна или не нужна совсем).

Обобщающее чтение.

Обобщение содержания и критическая оценка прочитанного материала (фиксация основных мыслей по поводу прочитанного).

Здесь тоже надо работать целеориентированно, стремиться читать только самое важное!