Тема 1. Сущность и определение понятия «тайм-менеджмент». Целеполагание

Содержание

Аннотация

 

Тема 1. Сущность и определение понятия «тайм-менеджмент». Целеполагание

Вопрос 1. Понятие и сущность тайм-менеджмента.

Вопрос 2. Тайм-менеджмент как система. Основные уровни.

Вопрос 3. Основные понятия и определения целеполагания. Проактивный и реактивный подходы к жизни: определение, различия, значимость для целедостижения.

Вопрос 4. Ценности как основа целеполагания. Мемуарник как инструмент для определения своих базовых ценностей.

Вопрос 5. Формулирование целей: SMART-критерии.

Вопрос 6. SMART-цели и надцели. Две стратегии целедостижения: «Воронка шагов» и «Веер возможностей».

Вопрос 7. Стратегическая картонка как инструмент стратегического целеполагания.

Вопросы для самопроверки:

Литература по теме.

Практические задания.

 

Тема 2. Хронометраж как персональная система учета времени

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 2. Определение понятия, суть и задачи хронометража.

Вопрос 3. Техника полного хронометража.

Вопрос 4. Анализ личной эффективности на основе данных хронокарты.

Вопросы для самопроверки:

Литература по теме.

Практические задания.

 

Тема 3. Контекстное планирование. Планирование дня

Вопрос 1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время.

Вопрос 2. Два типа задач.

Вопрос 3. Определение понятия контекст.

Вопрос 4. Основные типы контекстов.

Вопрос 5. Определение и задачи понятия «контекстное планирование».

Вопрос 6. Техника контекстного планирования.

Вопрос 7. Инструменты контекстного планирования.

Вопрос 8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

Вопрос 9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.

Вопросы для самопроверки:

Литература по теме.

Практические задания.

 

Тема 4. Создание эффективного обзора задач

Вопрос 1. Основные понятия и определения.

Вопрос 2. Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов.

Вопрос 3. Контрольные списки.

Вопрос 4. Двумерные графики.

Вопрос 5. Технология майнд-менеджмента с использованием интеллект-карт для создания эффективного обзора задач.

Вопросы для самопроверки:

Литература по теме.

Практические задания.

 

Тема 5. Приоритеты

Вопрос 1. Определение, суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Матрица Эйзенхауэра.

Вопрос 2. Матрица многокритериальной оценки.

Вопрос 3. Критерии приоритетности.

Вопросы для самопроверки:

Литература по теме.

Практические задания.

 

Тема 6. Технологии достижения результатов: способы распределения рабочей нагрузки и самонастройки на действия

Вопрос 1. Правила организации эффективного отдыха.

Вопрос 2. Самонастройка на решение задач: методы, способы.

Вопрос 3. Эффективное решение больших трудоемких задач.

Вопрос 4. Техника работы с «задачами-слонами».

Вопрос 5. Использование SMART-критериев для подзадач.

Вопрос 6. Решение мелких неприятных задач.

Вопросы для самопроверки:

Литература по теме.

Практические задания.

 

Литература

Основная литература:

Дополнительная литература:

Интернет-ссылки:

Аннотация

 

Самый ценный и самый ограниченный ресурс, которым располагает каждый из нас, – это время. Именно поэтому одной из самых актуальных задач на сегодняшний день является грамотное управление данным ресурсом. В рамках дисциплины «Тайм-менеджмент» учащиеся ознакомятся с принципами и методами современных подходов к организации времени, концепциями, методами, инструментами, дающими возможность научиться справляться с любой работой, правильно распределять свои усилия между повседневными рутинными занятиями и стратегическими задачами, оптимизировать планирование, исходя из конкретных целей, и достигать хороших результатов. Изучение курса дает возможность делать то, что действительно нужно, отделять существенное от незначительного, грамотно использовать время, координировать свою работу и усилия с действиями других людей, развивать творческие способности, контролировать свои дела, улучшать качество жизни, устанавливать баланс между работой и личной жизнью.

Дисциплина посвящена изучению базовых понятий и представлений современного тайм-менеджмента. Она является теоретической и практической базой для получения знаний по другим управленческим дисциплинам, а также дает представление о системе организации времени. Дисциплина развивает ряд практических навыков и умений, позволяющих студентам впоследствии принимать высокоэффективные управленческие решения, оптимизировать бизнес-процессы, эффективно действовать в ситуациях высокой степени неопределенности, гибко реагировать на изменения обстоятельств.

 

Стратегии достижения целей.

 

! «Воронка шагов» (для задачных ситуаций). Для решения задачи идеально подходит техника SMART. Преимущества: удобство структурирования, алгоритмизация, мониторинг продвижения к цели, возможность программировать свое сознание на достижение цели. Данную стратегию можно представить в виде трех последовательно выполняемых этапов:

1. Разглобализация задачи (определение необходимых для достижения задачной цели шагов (подзадач)).

2. Формулирование выделенных подзадач по SMART-критериям.

3. Контроль выполнения подзадач с помощью инструмента тайм-менеджмента «Двумерный график» (подробнее о правилах составления и применения данного инструмента рассказано в Теме «Создание эффективного обзора задач»).

 

! «Веер возможностей» (для проблемных ситуаций). Для решения проблемных ситуаций, достижения надцели необходимо задать направление движения, выбрать любое из конкретных направлений деятельности. Эта стратегия подходит для действий в ситуациях конкурентной борьбы, постоянной неопределенности, так как оставляет больше возможностей для гибкого реагирования при изменении обстоятельств и не создает предсказуемости наших действий, что особенно важно в условиях конкуренции.

Этапы реализации стратегии «Веер возможностей»:

1. Определение основных направлений движения – схематичное изображение «Веера возможностей» с помощью интеллект-карты (подробнее о правилах составления и применения данного инструмента написано в Теме 4 «Создание эффективного обзора задач»).

2. Выбор наиболее оптимального на данный момент времени направления, определение одного небольшого шага в данном направлении (здесь уместно использовать технику SMART, так как этот шаг носит характер краткосрочности и может быть определен с помощью SMART-критериев).

3. Выполнение шага в выбранном направлении и оценка карты «Веера возможностей» с точки зрения выполненного действия, достигнутых (или отсутствующих) результатов. В случае необходимости всегда есть возможность быстро изменить траекторию движения, направление и выбрать другой путь в соответствии с полученным результатом; при этом затраты времени, усилий, финансов будут минимальны.

 

Литература по теме.

 

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с.

 

Дополнительная литература:

1. Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей – М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. – 375 с.

2. Осминин А. Как избавиться от лени и достичь Цели [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

3. Панфилов А. Отличная Технология Постоянства Активного Действия [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

 

Практические задания.

Задание №1.

При использовании SMART-техники было получено несколько вариантов формулировок по каждому критерию для цели развития цветочного бизнеса (компании «Цветочный мир»).

Скопируйте таблицу в документ Word. Выберите по одной формулировке, наилучшим образом подходящей для каждого критерия (выделите нужную ячейку заливкой зеленого цвета). При необходимости, переформулируйте окончательный вариант цели, чтобы она отвечала всем требованиям SMART.

 

	Формулировка
№1	№2	№3
S	Сделать «Цветочный мир» лидером регионального рынка продажи цветов.	Обогнать конкурентов.	Увеличить прибыль на 40%.
M	Продавать как можно больше цветов.	У нас должно быть несколько магазинов почти в каждом из 11-ти городов региона.	Наша рыночная доля должна составлять не менее 60%.
A	У нас есть начальный капитал, подготовленные кадры, команда единомышленников. Мы являемся специалистами не только в продаже, но и в выращивании цветов. Поэтому цель для нас достижима.	Цель достижима, так как нет ничего невозможного.	Нам не хватает средств на рекламных специалистов и высококлассных маркетологов, которые работают с нашими конкурентами. Несмотря на это, цель все-таки достижима.
R	Успех «Цветочного мира» позволит мне решить все мои финансовые проблемы.	Нас всех объединяет профессионализм, стремление к развитию, любовь к цветам. Наше развитие позволит сделать мир лучше и красивее, привить основы цивилизованного цветоводства в нашем регионе, а может, и в мире.	Все усилия мы сосредоточим на захвате рынков и победе над конкурентами любой ценой.
T	Достижение намеченной цели планируется в ближайшее время с учетом специфики развития региона.	Как только мы достигнем цели, можно будет сказать, что цель достигнута.	На реализацию задуманного по достижению намеченной цели уйдет два года интенсивной работы.

Задание №2.

В течение недели заполняйте страницу мемуарника (см. правила заполнении мемуарника). Определите, какие ценности чаще всего повторяются. Соотнесите свои ценности из мемуарника с целями из стратегической картонки. Сделайте вывод о соответствии или противоречии ваших целей ценностям.

Задание №3.

Прочитайте примеры речевых формулировок, определите, какие из них соответствуют человеку с реактивным отношением к жизни, какие – с проактивным. Объясните свое мнение.

1. Я не могу ничего сделать в этой ситуации.

2. Посмотрим, что можно сделать.

3. Они никогда не согласятся подписать этот договор.

4. Можно даже не пытаться, все равно ничего не получится.

5. Трудно что-либо предпринять, когда компьютер старый, нет нужной программы, отключен Интернет.

6. Всегда есть выход, надо только смотреть вокруг и видеть новые возможности.

7. Какие могут быть возможности, если ситуация безвыходная?

8. Можно выбрать новый подход к достижению желаемого результата.

9. Ничего не могу поделать со своими эмоциями, это происходит независимо от меня.

10. Это они виноваты, что у меня жизнь так сложилась …

11. Я сам принимаю это решение и готов отвечать за него.

12. Я могу поступить по-другому и ответить за свой выбор.

13. Мои эмоции и чувства я могу контролировать сам, ведь это мои чувства и эмоции, а не чьи-либо.

 

Задание №4.

Проактивность или реактивность. Используя различные источники информации (книги, периодические издания, Интернет-ресурсы, личный опыт, опыт друзей и т.д.), напишите небольшое эссе на тему «Проактивность и реактивность: два отношения к жизни». Требования к оформлению:

· формат А4;

· поля стандартные;

· 14 размер шрифта;

· полуторный междустрочный интервал;

· введение (актуализация темы, постановка проблемы, краткий обзор использованных источников);

· основная часть (собственно рассмотрение вопроса, изложение различных взглядов на проактивность и реактивность, собственные выводы, мнения, подкрепленные фактами, примерами из источников);

· вывод, формулируемый самостоятельно (краткое резюме и изложение собственного мнения по данному вопросу);

· список использованных в работе источников, оформленный в соответствии с требованиями библиографического описания (см. правила описания источников на сайте МФПУ «Синергия» в разделе «Библиотека»: http://www.mfpa.ru/r/students/library/list_literature/);

· объем работы: минимум – 2 с., максимум – 4 с.

 

Задание №5.

Составьте список своих ключевых областей:

· Возьмите 20–40 стикеров, выпишите на них свои обычные ежедневные дела и задачи (например, «сидел в контакте», «писал реферат», «готовил отчет о выполненной работе», «составлял клиентский договор» и т.д.). На один стикер можно выписать только одно дело (задачу).

· Сгруппируйте стикеры с близкими делами (задачами). Должно получиться несколько групп (5–9). Например, в одну группу собираем все стикеры, связанные с рабочими ситуациями.

· Дайте названия сформированным группам. Название должно быть коротким (1–2 слова) и отражать суть всех задач, вошедших в эту группу. Например, «Работа», «Учеба», «Семья» и т.д.

 

! С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Расширение проактивности: «Круг забот» и «Круг влияния».

2. Подходы к определению целей.

3. «Life management» и жизненные цели.

4. Ключевые области жизни: определение.

5. Цели и ключевые области жизни.

 

Шаг 1.

Возьмите небольшой блокнот или записную книжку, которые вы будете использовать для ведения записей по учету расходов времени в течение дня (листочки и стикеры лучше не использовать, так как они имеют тенденцию теряться). Лучше, если это будет блокнот карманного формата, его удобно всегда носить с собой. Записывайте все дела длительностью от 10 до 15 минут. Каждый раз при смене видов деятельности останавливайтесь на 1–2 минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет более осознанно относиться ко всем делам и задачам, которые мы выполняем в течение дня.

Самый простой способ – способ фиксирования начала и окончания любого дела. С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня (Пример 1).

 

 

Однако, из данной формы не вполне понятно, относится ли время, затраченное на то или иное дело, к поглотителям или оно было использовано эффективно. Поэтому предпочтительней использовать форму для записи данных, состоящую из четырех столбцов (Пример 2).

 

 

Из данных комментариев сразу становится видно, где «прячется» поглотитель времени (вместо внесения необходимых данных – общение в чате). Комментарии помогают четко определить поглотителей времени, установить, в какой зоне контроля они находятся и, следовательно, выбрать оптимальные способы минимизации расходов времени на непродуктивные процессы.

Шаг 2.

Выбираем показатели, которые будем отслеживать в следующем шаге техники хронометража. Такими показателями могут являться:

· любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени;

· любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени;

· любое желаемое действие, до которого «не доходят руки»;

· любое ресурсное занятие (дело для души), дающее положительные эмоции, силы, энергию, но на которое совершенно нет времени.

 

Таким образом, любая цель может быть переформулирована и стать показателем для хронометража.

Примеры:

 

ЦЕЛЬ (что хотим изменить, какого результата достичь)	ПОКАЗАТЕЛЬ (что будем отслеживать с помощью хронометража)
Хочу меньше времени тратить на компьютерные игры.	Количество времени в день, потраченное на компьютерные игры.
Хочу больше времени уделять дипломному проекту.	Количество времени в день, которое уделяю подготовке и написанию диплому.

Шаг 3.

На основании данных, полученных в процессе ведения хронометража, строим график динамики изменений показателей. График дает возможность наглядно увидеть происходящие изменения (или их отсутствие) и в случае необходимости внести коррективы в тактику борьбы с хронофагами (попробовать другие способы и приемы).

 

Например, с помощью данного графика отслеживаем динамику такого показателя, как «время, затраченное на просмотр телевизора», отнесенного к разряду поглотителей. На графике наглядно представлено, что, если в первый день на просмотр телепередач ушло 2 часа (120мин.), то к концу первой недели ведения хронометража сократилось до 45 минут. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 час 15 минут (75 мин.).

Для большей наглядности можно совместить на одном графике два показателя. Возьмем в качестве примера тот же самый поглотитель, что и в предыдущем случае (просмотр телевизора), и в качестве второго показателя выберем время, которое каждый день уделяется изучению английского языка. Теперь наш график будет выглядеть следующим образом:

 

 

Из графика видно, что если в первые дни на изучение английского языка было затрачено менее 20 минут, а на просмотр телевизионных программ – 120–80 минут, то к концу недели показатели изменились. Время на поглотитель сократилось до 45 минут, а высвобожденные резервы времени (1час 15 минут) были использованы для изучения языка.

 

Литература по теме.

 

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с.

 

Дополнительная литература:

1. Архангельский Г.А. Личный опыт: эволюция хронометража [Электронный документ] //Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru, свободный.

2. Блинков А. Дорога. [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

Задание №2.

Прочитайте выдержки из хронокарты сотрудника банка. Определите наличие поглотителей времени, подсчитайте количество времени, растраченного впустую. Предложите свои варианты мер по устранению потерь. Подсчитайте примерный выигрыш во времени от их применения.

Время начала и окончания	Длительность	Вид работы
7.45–9.00	1.15	Дорога.
9.10–10.26	1.16	Работа с почтой, ответ на письма заместителя. управляющего, мониторинг выполнения решений совещаний.
10.30–10.45		Визит (незапланированный) руководителя дополнительного офиса, который жаловался на сложности кадровых назначений. Посочувствовала.
10.45–11.10		Назначение встреч и совещаний в календаре/параллельно распечатала книгу про Outlook.
11.10–11.15		Векселя. Надо с ними срочно разобраться. Назначила задачу Астахову.
11.15–11.45		Зашел бывший сотрудник. Поделился впечатлениями от нового места работы.
11.45–11.50		Позвонила Шмакову, назначила встречу по возможному сотрудничеству.
11.50–12.15		Дооформила распоряжение (хотя это задача Крутиковой).
12.15–12.35		??? что делала.
12.35–13.00		ПОЧТА, ТЕЛ. РАЗГОВОРЫ.
13.00–13.30		Запрос Журавлевой о налогах.
13.30–14-00		Корректировка письма по налоговым последствиям.
14.00–14.28		ОБЕД.

Задание №3.

Переформулируйте приведенные ниже цели в показатели хронометража:

· Меньше задерживаться после работы для доделки невыполненного.

· Найти время на освоение программы Mind Management.

· Начать писать курсовую работу.

· Добавить время на мониторинг задач.

· Найти время на подготовку расчетов по новому проекту.

 

Задание №4.

Скопируйте задание в документ Word. Определите, какие из приведенных задач являются хронофагами, а какие – нет (поставьте отметку в нужную ячейку). Объясните свое решение, написав обоснование в правом столбце.

 

Время	Задача	Хронофагом
является	не является	потому что …
12.00–14.40	Совещание, обсуждали вопрос опозданий сотрудников.
11.00–11.20	Выгуливал собаку.
13.00–13.27	Дозванивался до организаторов выставки, узнавал способы и условия оплаты выставочного места. Лучше меня никто не сделает (но это задача руководителя отдела PRи рекламы, в штате есть офис-менеджер и 6 человек подчиненных).
12.00–14.40	Совещание, решали вопрос опозданий сотрудников, выработали меры по устранению явления.
8.30–10.05	Дорога до работы.

 

! С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Способы минимизации неэффективных расходов времени.

2. Техника сокращенного хронометража.

3. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления.

 

Тема 3. Контекстное планирование. Планирование дня

Вопросы темы:

1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время.

2. Два типа задач.

3. Определение понятия «контекст».

4. Основные типы контекстов.

5. Определение и задачи понятия «задачное планирование».

6. Техника контекстного планирования.

7. Инструменты контекстного планирования.

8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· инструменты планирования и особенности их применения;

· особенности и преимущества контекстного планирования;

· различные подходы к планированию времени и их особенности;

· различия между линейным и нелинейным временем;

· группы контекстов и их использование для планирования;

 

уметь:

· составлять план на день;

· определять различные типы контекстов;

· применять алгоритм планирования дня в своем ежедневном планировании;

· использовать технику контекстного планирования для повышения собственной эффективности;

· планировать дела и задачи с учетом трех типов задач.

Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· хронос и кайрос;

· жесткие задачи;

· гибкие задачи;

· бюджетируемые задачи;

· контекст;

· группы контекстов;

· контекстное планирование;

· алгоритм планирования;

· правило бюджетирования времени.

 

Полученные знания будут вам полезны:

· при планировании дел и задач различного типа;

· при планировании своего дня и анализе ситуаций;

· при управлении своими задачами и делами для повышении быстроты реагирования на изменения ситуаций.

 

Вопрос 2. Два типа задач.

 

Все дела и задачи, привязанные к конкретному времени (хронос), называются жесткими.

 

! Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.

 

С понятием «кайрос» связано большинство не привязанных жестко к определенному времени дел. Такие дела и задачи называются гибкими.

 

! Гибкие задачи – задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам).

 

Выполните задание.

Определите, какие задачи из списка являются жесткими, а какие – гибкими? По предложенному образцу сделайте сетку времени в документе Word, внесите в нее из списка только жесткие задачи.

 

9.00
10.00
11.00
12.00
13.00
14.00
15.00
16.00
17.00
18.00
19.00
20.00
21.00
22.00
23.00

Список задач:

12.30 позвонить поставщику, уточнить сроки.

Подготовить документы для заключения договора.

15.10 -16.20 провести презентацию у клиента.

Оплатить мобильный.

Заказать авиабилеты.

9.00 – 9.15 – планерка.

Купить новый ежедневник.

Подать заявку в тех. отдел.

Закончить недельный отчет.

Сдать недельный отчет.

Подобрать статистику для отчета.

Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

Проверить правильность реквизитов.

Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.

Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом.

 

Литература по теме.

 

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с.

 

Дополнительная литература:

1. Архангельский Г.А. Метод структурирования внимания [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

2. Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

Задание состоит из двух частей.

1. Установите соответствие между гибкими задачами и контекстами. Для каждого контекста допишите по три своих варианта задач (Выполняйте задание в документе Word).

Какая из задач, приведенных в списке, не подходит ни под один из данных контекстов? Дайте название тому контексту, которому соответствовала бы эта задача.

 

В офисе	Во время подготовки к экзамену	На каникулах
1.	1.	1.
2.	2.	2.
3.	3.	3.
4.	4.	4.
5.	5.	5.
6.	6.	6.

 

Задачи:

· Съездить с ребятами на рафтинг.

· Сделать резервную копию информации базы данных по клиентам.

· Сходить на выставку.

· Повторить вопросы по экономической теории.

· Помочь родителям на даче.

· Дописать и сдать реферат до начала КИМ-ов.

· Подобрать материал для разработки презентации у клиента.

· Подобрать в электронной библиотеке книги и учебные пособия.

· Помочь стажеру освоить программу.

· Собрать информацию о потенциальных партнерах на отраслевой выставке.

 

2. Подумайте и запишите, с помощью каких инструментов планирования и где удобнее размещать напоминания о приведенных гибких задачах. Объясните свой выбор. Например: все задачи, связанные с покупками продуктов, удобнее записать на стикеры или отдельный лист бумаги и прикрепить с помощью магнита на холодильник. Когда собираемся идти в магазин, заглядываем в холодильник, чтобы понять, что нужно купить, поэтому дверца холодильника – самое удобное место для напоминания об отсутствии необходимых продуктов. В ежедневник или Outlook записывать такие задачи не стоит, они не попадутся на глаза в нужный момент.

 

 

Задание №2.

Используя алгоритм планирования жестко-гибких задач, в течение недели ведите свое ежедневное планирование. Запишите вывод, содержащий ответ на вопросы:

1. Каких задач было больше в ваших планах: гибких или жестких?

2. Как часто вам приходилось вносить коррективы в план дня?

3. Помогает ли разделение на гибкие и жесткие задачи оптимизировать расходы времени и сделать управление задачами более гибким в вашем случае? Обоснуйте ответ.

Задание №3.

Скопируйте таблицу в документ Word. Определите, какие из перечисленных задач относятся к жестким, а какие – к гибким. Распределите задачи по нужным столбцам.

 

Жесткие	Гибкие

 

Задачи:

· Сдать отчет по проекту в 18.00.

· Купить хлеба по дороге домой.

· 14.00 – совещание у начальника.

· Когда руководитель отдела рекламаций вернется из командировки, передать ему информацию по «Колобку».

· 14 мая в 13.10 – сдать зачет по маркетингу.

· 19.00 – театр комедии.

· Купить билеты до Новокузнецка.

· Достать теплые вещи, пока не грянули морозы.

· Передать требования к вакансии старшего менеджера нашего отдела специалисту по рекрутингу.

· По дороге на переговоры заехать в банк.

! С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Метод структурированного внимания.

2. Планирование на основе метода структурированного внимания. Горизонты планирования (схемы см. далее).

Структура внимания

 

 

3. Результато-ориентированное планирование (формула эффективной постановки задач). См. тему 4 «Обзор задач».

4. Результато-ориентированность и конкретизированность задач: различия, области применения. См. тему 4 «Обзор задач».

 

Планирование работ по заключению контракта

 

План разработки корпоративного сайта УЦ

 

Планирование недели

Литература по теме.

 

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с.

 

Дополнительная литература:

1. Бехтерев С.В. Майнд-менеджмент: решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт. – М.: Альпина Паблишерз, 2010. – 312 с.

2. Сайт тайм-менеджерского сообщества. Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

С помощью двумерного графика запланируйте свою подготовку к сдаче экзамена / зачета по Тайм-менеджменту. Подзадач должно быть не менее семи.

Задание №2.

Используя технологию создания интеллект-карт, составьте карту своих ключевых областей жизни. Для каждой области напишите одну цель, которую хотелось бы достичь в этой сфере. Цель может быть сформулирована как с помощью SMART-критериев, так и в виде надцели или мини-миссии. Ключевых областей должно быть от пяти до девяти, но не менее четырех.

Задание №3.

Подготовьте с помощью интеллект-карты одно из перечисленных видов выступлений (выбор сделайте по своему усмотрению):

· выступление с докладом на тему «Особенности организации времени студента»;

· ответ на любой из контрольных вопросов к теме «Создание эффективного обзора задач»;

· выступление с докладом на научной конференции;

· выступление на планерке с докладом об итогах работы за неделю.

! С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите данный вопрос темы:

1. Управленческая полезность применения инструментов создания обзора задач.

 

Тема 5. Приоритеты

Вопросы темы:

1. Определение, суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Матрица Эйзенхауэра.

2. Матрица многокритериальной оценки.

3. Критерии приоритетности.

 

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· что такое приоритеты и почему так важно уметь выделять наиболее главные дела;

· классификацию дел по важности и срочности;

· как выбрать из множества вариантов оптимальный;

· как выбирать из множества дел самые важные;

 

уметь:

· использовать метод многокритериальной оценки для расстановки приоритетов в делах;

· уметь расставлять приоритеты для ежедневных задач;

· определять срочность и важность дел с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· приоритет;

· матрица Эйзенхауэра;

· метод многокритериальной оценки;

· веса критериев;

· четыре категории задач в матрице Эйзенхауэра.

 

Полученные знания будут вам полезны:

· при определении приоритетных дел в ежедневном планировании;

· при осуществлении выбора лучшего из имеющихся вариантов.

Литература по теме.

 

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб.пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2010. – 288 с.

 

Интернет-ресурсы:

1. Сайт тайм-менеджерского сообщества. Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

Внимательно прочитайте контекст ситуации и определите приоритетность задач менеджера с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Сегодня четверг, 15.00. Завтра утром необходимо провести презентацию нового продукта компании у клиента, а слайды еще не готовы. К сегодняшнему вечеру начальник ждет отчет о командировке. В понедельник предстоит сдать экзамен по экономике предприятия, а через две недели – курсовую работу по оптимизации рабочих процессов. Кроме того, через месяц стартует новый региональный проект, от которого будет зависеть судьба дальнейшего развития нашей компании в этом регионе.

Задачи:

1. Подготовить слайды презентации.

2. Родители просят срочно на выходных отвезти какие-то вещи на дачу.

3. Ковригин из отела развития сочно просит сделать за него статистику для отчета, иначе ему грозит выговор.

4. Ребята собираются выехать на озеро на выходные, зовут с собой.

5. Доделать отчет о командировке.

6. Сформировать пул предложений по проекту.

7. Разработать для проекта механизм мониторинга исполнения делегированных задач.

8. Подготовить ответы на вопросы к экзамену.