Техники борьбы с поглотителями времени.

Вспомните свой типовой рабочий день.

1. Запишите все дела, задачи, действия этого дня, которые можете отнести к разряду поглотителей времени, в левую колонку таблицы (минимум три). При необходимости поясните, почему это дело, действие, задачу вы рассматриваете как потерю времени?

2. В колонку рядом запишите причины возникновения данной потери времени.

3. В правой колонке запишите, какие способы борьбы с данным хронофагом вы уже применяете или планируете применить, какие меры, на ваш взгляд, наиболее подойдут для успешной борьбы с данным поглотителем времени?

Внимание! Старайтесь избегать советов и предложений по минимизации затрат времени по принципу: «Надо это вообще не делать».

Обратите внимание, что используемое время можно разделить на три категории:

1. Использовано эффективно (есть результат).

2. Нейтральный результат (необходимые издержки затрат времени на дорогу, завтраки-обеды, умывания-одевания). Здесь подход «взять и отказаться» точно не подойдет. Скорее, стоит рассмотреть вариант возможности снижения затрат времени на выполняемое действие.

3. Использовано неэффективно (хронофаги). Вот здесь допустимы различные варианты оптимизации: от сокращения расходов времени до полного исключения из орбиты наших дел.

Образец:

Мой рабочий хронофаг	Причины потери времени	Меры по устранению
Заполняла счета за Егорову. Она плохо в этом разбирается, легче сделать самой, хотя это не моя функциональная обязанность. Из-за этого я не успеваю дописать свой отчет уже второй день.	Боюсь делегировать задачи, стараюсь контролировать все, хотя это невозможно. Привыкла брать все на себя.	Учиться делегировать (изучить вопросы делегирования в тайм-менеджменте). Инвестировать время и объяснить один раз, как надо делать, с условием, что за последующие ошибки отвечать будете уже не вы. И, наверное, надо перестать принимать от подчиненных работу с недоделками, так как на их устранение уходит ваше время.

 

Задание №2.

Прочитайте выдержки из хронокарты сотрудника банка. Определите наличие поглотителей времени, подсчитайте количество времени, растраченного впустую. Предложите свои варианты мер по устранению потерь. Подсчитайте примерный выигрыш во времени от их применения.

Время начала и окончания	Длительность	Вид работы
7.45–9.00	1.15	Дорога.
9.10–10.26	1.16	Работа с почтой, ответ на письма заместителя. управляющего, мониторинг выполнения решений совещаний.
10.30–10.45		Визит (незапланированный) руководителя дополнительного офиса, который жаловался на сложности кадровых назначений. Посочувствовала.
10.45–11.10		Назначение встреч и совещаний в календаре/параллельно распечатала книгу про Outlook.
11.10–11.15		Векселя. Надо с ними срочно разобраться. Назначила задачу Астахову.
11.15–11.45		Зашел бывший сотрудник. Поделился впечатлениями от нового места работы.
11.45–11.50		Позвонила Шмакову, назначила встречу по возможному сотрудничеству.
11.50–12.15		Дооформила распоряжение (хотя это задача Крутиковой).
12.15–12.35		??? что делала.
12.35–13.00		ПОЧТА, ТЕЛ. РАЗГОВОРЫ.
13.00–13.30		Запрос Журавлевой о налогах.
13.30–14-00		Корректировка письма по налоговым последствиям.
14.00–14.28		ОБЕД.

Задание №3.

Переформулируйте приведенные ниже цели в показатели хронометража:

· Меньше задерживаться после работы для доделки невыполненного.

· Найти время на освоение программы Mind Management.

· Начать писать курсовую работу.

· Добавить время на мониторинг задач.

· Найти время на подготовку расчетов по новому проекту.

 

Задание №4.

Скопируйте задание в документ Word. Определите, какие из приведенных задач являются хронофагами, а какие – нет (поставьте отметку в нужную ячейку). Объясните свое решение, написав обоснование в правом столбце.

 

Время	Задача	Хронофагом
является	не является	потому что …
12.00–14.40	Совещание, обсуждали вопрос опозданий сотрудников.
11.00–11.20	Выгуливал собаку.
13.00–13.27	Дозванивался до организаторов выставки, узнавал способы и условия оплаты выставочного места. Лучше меня никто не сделает (но это задача руководителя отдела PRи рекламы, в штате есть офис-менеджер и 6 человек подчиненных).
12.00–14.40	Совещание, решали вопрос опозданий сотрудников, выработали меры по устранению явления.
8.30–10.05	Дорога до работы.

 

! С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Способы минимизации неэффективных расходов времени.

2. Техника сокращенного хронометража.

3. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления.

 

Тема 3. Контекстное планирование. Планирование дня

Вопросы темы:

1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время.

2. Два типа задач.

3. Определение понятия «контекст».

4. Основные типы контекстов.

5. Определение и задачи понятия «задачное планирование».

6. Техника контекстного планирования.

7. Инструменты контекстного планирования.

8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· инструменты планирования и особенности их применения;

· особенности и преимущества контекстного планирования;

· различные подходы к планированию времени и их особенности;

· различия между линейным и нелинейным временем;

· группы контекстов и их использование для планирования;

 

уметь:

· составлять план на день;

· определять различные типы контекстов;

· применять алгоритм планирования дня в своем ежедневном планировании;

· использовать технику контекстного планирования для повышения собственной эффективности;

· планировать дела и задачи с учетом трех типов задач.

Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· хронос и кайрос;

· жесткие задачи;

· гибкие задачи;

· бюджетируемые задачи;

· контекст;

· группы контекстов;

· контекстное планирование;

· алгоритм планирования;

· правило бюджетирования времени.

 

Полученные знания будут вам полезны:

· при планировании дел и задач различного типа;

· при планировании своего дня и анализе ситуаций;

· при управлении своими задачами и делами для повышении быстроты реагирования на изменения ситуаций.