Сутність та зміст управління комунікаціями

Управління інформаційним зв'язком (комунікаціями) в проектах – це дії, необхідні для забезпечення своєчасного отримання, збору, поширення, зберігання і кінцевого розміщення проектної інформації. Воно забезпечує дуже важливі зв'язки між людьми для обміну ідеями та різного роду інформацією, що в кінцевому підсумку необхідно для успішного завершення проекту.

Рис. 9.1. Схема інформаційного обміну в організації

 

Управління комунікаціями базується на груповій взаємодії в рамках управління проектом і включає:

1. інформацію проекту (зібрані, оброблені, розподілені вихідні дані та одержані в результаті прямих розрахунків, аналітичної обробки, експерних оцінок);

2. засоби обробки інформації, тобто інформаційні технології, що базуються на сучасних програмних продуктах;

3. засоби комунікації, що базуються на сучасних засобах зв'язку, орієнтовані на забезпечення своєчасного збору, генерації, розподілу, збереженні та передачі необхідної проектної информації;

4. документування робіт – збір, обробка та збереження документації по проекту.

Інформаційний зв'язок у проекті включає:

1. Моделі «відправник-одержувач» - цикли зворотного зв'язку, комунікаційні бар'єри.

2. Вибір засобів комунікації.

3. Стиль комунікацій.

4. Засоби комунікації.

5. Техніку комунікацій.

 

 

Документи проекту: форма, класифікація, вимоги

Документ проекту - носій письмової чи графічної інформації, основний елемент комунікаційної системи проекту.

Обов'язкові реквізити документів (формальних, неформальних):

1. автор документа (посада, прізвище, ініціали);

2. дата складання документа;

3. адресат (кому документ призначається).

Класифікація документації:

1. статутна;

2. інвестиційна (бізнес-плани, техніко - економічні обґрунтування та ін.);

3. проектно-конструкторська (креслення, специфікації та ін.);

4. проектно-кошторисна (проекти організації робіт, кошториси та ін.);

5. нормативно-технічна (стандарти, норми, правила та ін.);

6. документація з якості;

7. технологічна (інструкції, технологічні карти);

8. організаційно-розпорядча:

а) організаційна (організаційна структура, матриці відповідальності, положення про підрозділи, менеджера проекту, правила внутрішнього розпорядку та ін.);

б) розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції та ін.);

9. інформаційно-довідкова (протоколи, акти, листи, довідки та ін.);

10. планова (прогнозна) - плани проекту, календарні та сітьові графіки, гістограми, таблиці та ін.;

11. звітна (баланси проекту, звіти про витрати та ін.);

12. облікова (плани рахунків, головна книга, інші регістри бухгалтерського та управлінського обліку);

13. розрахунково-платіжна (розрахункові відомості, чекові книжки, платіжні доручення та ін.);

14. контрактна (договір про наміри, договори (контракти), акти прийому-здачі, протоколи узгодження ціни та ін.);

15. транспортна (накладні, маршрутні листи);

16. документація стратегічного характеру (стратегічні цілі проекту, концепція проекту, політика в сфері якості, кадрів);

17. документація загального характеру.

 

 

Планування інформаційного зв'язку

Планування інформаційного зв'язку - визначення інформаційних і комунікаційних потреб зацікавлених осіб за обсягом, часом та каналами.

Планування інформаційного зв'язку взаємопов'язане з організаційним плануванням, організаційна структура проекту впливає на комунікаційні вимоги проекту.

Рис. 9.2. Логічна схема планування інформаційного зв’язку

 

Вхідні дані для планування інформаційного зв'язку

1. Вимоги до комунікацій - це загальна кількість інформаційних потреб зацікавлених осіб проекту (визначаються типом і обсягом необхідної інформації, враховуючи її цінність). Для визначення проектних вимог до комунікацій необхідна інформація з таких питань:

1. Проектна організація та взаємні обов'язки зацікавлених осіб.

2. Напрямки діяльності, відділи, спеціалісти.

3. Логічне рішення про штат виконання проекту і його розстановка.

4. Зовнішні інформаційні зв'язки (наприклад, із засобами масової інформації).

2. Технологія передачі інформації - прийоми та способи інформаційного зв'язку між елементами проекту (щоденні звіти, розширені засідання, документи, календарні плани, бази даних).

3. Обмеження - це критерії вибору команди менеджерів проекту.

4. Допущення - це чинники, що розглядаються як істинні, реальні або визначені.

Методи та засоби для планування інформаційного зв'язку базуються на а налізі потреб зацікавлених осіб з метою визначення потреби в інформації та її джерел, методів і технологій, механізмів уникнення зайвих витрат на некорисну інформацію чи невідповідну технологію.

План управління комунікаціями - результат планування інформаційного зв'язку. Це документ, в якому відображені:

1. Структура збору і зберігання - опис методів збору та зберігання інформації.

2. Структура поширення – визначення:

а) отримувача інформації (звіти, календарні плани, технічна документація);

б) способів її передачі (письмові звіти, наради та ін.).

3. Опис інформації (обсяг, зміст, рівень деталізації).

4. Виробничі календарні плани (терміни інформаційного зв'язку).

5. Доступ до інформації (заплановані канали).

6. Методи коригування плану управління інформаційним зв'язком.

План управління комунікаціями (заснований на потребах проекту) - елемент загального плану проекту.

 

 

1. Звіт про виконання проекту

Звіт про виконання проекту - включає збір і поширення інформації про використання ресурсів (для досягнення цілей проекту):

1. Складання звіту про стан визначає на даний час етап виконання проекту.

2. Звіти відносно просування визначає досягнення команди проекту.

3. Прогноз майбутнього стану проекту та його розвитку.

Звіти про виконання в цілому повинні надавати інформацію стосовно змісту календарного плану, вартості, якості, ризику.

Рис. 9.3. Логічна схема звітування про виконання проекту