Облік і звітність у сфері праці

 

Усі процеси в суспільному виробництві повинні контролюватися. Саме облік забезпечує компетентні органи управління необхідною інформацією, здійснює реєстрацію та контроль усіх без винятку операцій, пов’язаних з виробництвом як з кількісного, так і з якісного боку.

У сфері праці та її оплати облік забезпечує:

– облік та контроль чисельності працівників, використання робочого часу, фактичної продуктивності праці всіх категорій працюючих;

– облік, оцінку і розподіл трудових затрат у розрізі підрозділів та видів продукції;

– нарахування заробітної плати кожному працівникові відповідно до існуючих систем оплати праці;

– забезпечення використання фонду заробітної плати відповідно до нормативних вимог.

Більш детальна звітність за необхідності формується в систему управлінського обліку для внутрішнього користування. Джерелом даних для звітності є табельний облік на підприємствах, відомості нарахованої заробітної плати, інша інформація з первинного та аналітичного обліку.

Звітність - це специфічна форма отримання інформації в процесі реалізації управлінських функцій. У сфері праці звітність відображає динаміку трудових показників та результативність процесу управління працею на підприємстві.

Питання функціонування та організації державної статистики в Україні регламентується Законом України «Про внесення змін до Закону України «Про державну статистику», Законом України «Про національну програму інформатизації», Указом Президента України «Про утворення Державного комітету статистики України», «Положенням про Державний комітет статистики України», затвердженим Указом Президента України, різними відомчими інструкціями й положеннями окремих міністерств і державних комітетів [13]. Правовою основою державної статистичної діяльності є також Конституція України та інші нормативно-правові акти, які регулюють відносини в галузі статистики, інформації, а також міжнародні договори України в галузі статистики, згода на обов’язковість котрих надана Верховною Радою України. Нині в Україні продовжується перехід на міжнародну систему обліку і статистики.

Статистичною діяльністю в Україні керує Державний комітет статистики, який має систему статистичних органів, побудовану за адміністративно-територіальним принципом. Держкомстат видає накази, інструкції та рекомендації з питань організації обліку і звітності, які є обов'язковими для виконання всіма суб'єктами господарювання незалежно від форми власності. Підприємства, організації та установи подають до районних (міських) відділів і обласних управлінь статистики статистичні звіти та інші документи.

Управління державою і соціальними процесами, які відбуваються в ній, неможливе без достовірних статистичних даних. Тому будь-яка управлінська структура вкрай у них зацікавлені, а з боку держави встановлюють різні види відповідальності за навмисне перекручення звітних статистичних даних. Для здійснення моніторингу соціально-трудової сфери на всіх рівнях, для стратегічного й оперативного управління підприємством необхідно мати достовірну, оперативну і повну інформацію про перебіг процесів, пов'язаних з організацією та використанням праці й соціально-трудовими відносинами.

Показники у сфері праці оформляють у вигляді звітів та широко використовують у роботі як усередині підприємства, так і за його межами - на місцевому, регіональному, галузевому й загально-державному рівнях управління. Звітність показників з праці на підприємстві поділяють на статистичну та оперативну, вона може мати різні напрями використання і періодичність складання. Найширшу й достовірну інформацію про результати впровадження програм з праці, управління і розвитку персоналу надає державна статистична звітність підприємств з питань праці. Вона формується на основі звітів установлених форм, які підприємства незалежно від форм власності та господарювання зобов'язані подавати в установлені терміни до управління статистики місцевості, де підприємство зареєстроване (головного управління статистики в АР Крим, обласного (районного, міського) органу державної статистики). У регіональних управліннях статистики ця звітність акумулюється, аналізується й узагальнені результати подаються до Держкомстату України і Міністерства праці та соціальної політики України, яке використовує ці дані для планування і координації роботи з управління соціально-трудовими процесами в країні. Державна статистична звітність підприємств з питань праці складається із статистичної звітності про працю, про стан заборгованості щодо виплати заробітної плати та про використання робочого часу.

Державна статистична звітність з питань праці включає такі звіти:

- «Звіт з праці» (форма № 1-ПВ місячна, форма №1-ПВ квартальна), який подається підприємствами, установами, організаціями (далі - підприємствами) незалежно від форм власності та господарювання до сьомого числа наступного після звітного періоду місяця;

- «Звіт про кількість працівників, їхній якісний склад та професійне навчання» (форма № 6-ПВ (річна) — подається до 9 лютого наступного після звітного періоду року;

- «Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників і спеціалістів» (форма № №9-ДС (річна) — подається до 9 лютого;

- «Звіт про травматизм на виробництві» (форма № 7-тнв (річна) — подається до 9 лютого;

- «Звіт про витрати на утримання робочої сили» (форма №1-РС) – подається один раз на чотири роки;

- «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці» (форма № 4-ПН) заповнюється підприємствами, установами та організаціями у разі запланованого масового вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва й праці, у тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємств, установ і організацій, скороченням чисельності або штату працівників підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, виду діяльності й господарювання. Іформація подається підприємствами, установами, організаціями не пізніше ніж за два місяці до вивільнення працівників до територіального органу Державної служби зайнятості України

Основними нормативними документами, які регламентують порядок статистичного обліку з праці є:

- Інструкція зі статистики чисельності працівників. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України «Про державну статистику» з урахуванням міжнародних рекомендацій у системі статистики зайнятості та оплати праці. Інструкція містить основні методологічні положення щодо визначення показників кількості працівників у формах державних статистичних спостережень з метою одержання об'єктивної статистичної інформації щодо зайнятості працівників і розмірів їхньої оплати праці (затверджена Наказом Державного комітету статистики України від 28 вересня 2005 р. № 286).

- Інструкція зі статистики заробітної плати. Ця Інструкція розроблена відповідно до Законів України «Про державну статистику» та «Про оплату праці» з урахуванням міжнародних рекомендацій у системі статистики оплати праці й стандартів Системи національних рахунків (СНР 93) (затверджена наказом Державного комітету статистики України
від 13 січня 2004 р. № 5).

- Наказ Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» (Із змінами і доповненнями, внесеними) (затверджений 25 грудня 2009 року № 496).

- Наказ Державного комітету статистики України «Про затвердження форм державних статистичних спостережень зі статистики праці» (від 29 червня 2011 року № 163), який було видано відповідно до статей 4, 14, 18 Закону України «Про державну статистику», враховуючи положення статей 80, 81 Цивільного кодексу України, частини 8 статті 19 і статті 55 Господарського кодексу України, з метою подальшого вдосконалення державних статистичних спостережень зі статистики праці та отримання повної, всебічної й об'єктивної статистичної інформації.

На підприємствах роботу зі складання і вчасного подання звітів з питань праці здійснює економіст з питань праці.

Також для здійснення аналізу використовують дані бухгалтерської звітності, дані відділу кадрів, акти ревізій і перевірок. Оперативна звітність з праці складається для задоволення поточних потреб підприємства в даних про працю й соціально-трудові відносини. На її базі здійснюється прийняття оперативних та розроблення перспективних рішень щодо кадрових змін на підприємстві, змін у чисельності та складі персоналу, показниках продуктивності праці, мотивації праці в організації, соціально-економічного розвитку трудового колективу.

 

 

Аудит у сфері праці

 

Аудит у трудовій сфері - це система заходів для збору інформації, її аналізу й оцінки на цій основі ефективності діяльності підприємства організації праці та регулювання соціально-трудових відносин і їхньої відповідності критеріям чинного українського законодавства.

З переходом до ринкових відносин метою аудиторської діяльності стають проблеми економічного й ефективного використання ресурсів робочої сили. Аудиторська діяльність має виявляти проблеми, що виникають в організації, досліджувати їхні причини та розробляти рекомендації до їх усунення.

Об'єктом аудиту в трудовій сфері є трудовий колектив, персонал підприємства та його діяльність.

Аудит дозволяє переконатися у взаємній відповідності діяльності підприємства з керування персоналом і стратегії його розвитку, а також взаємній відповідності регламентації соціально-трудових відносин та законів, правил, інструкцій і методик, що визначають цю діяльність. За результатами аудиторської перевірки можуть бути визначені напрямки для встановлення, зміни або вдосконалення стандартів. Перевірка сприяє кадровим перестановкам, що поліпшують якісний склад трудових ресурсів, просуванню найбільш перспективних співробітників і розвитку творчої активності.

Аудит у трудовій сфері може бути розглянутий у трьох аспектах:

- організаційно-технологічному;

- соціально-психологічному;

- економічному.

В організаційно - технологічному аспекті аудит являє собою перевірку документації та аналіз показників, що свідчать про легітимність і ефективність діяльності підприємства.

У соціально - психологічному аспекті аудит у трудовій сфері — це оцінка соціально-трудових відносин на підприємстві, що включає поряд з вивченням документації проведення самостійних опитувань, анкетувань, індивідуальних і колективних бесід, інтерв'ю з працівниками різних рівнів та категорій.

Економічний аспект аудиту у трудовій сфері — це визначення:

- конкурентоспроможності підприємства в трудовій сфері, що оцінюється шляхом порівняння економічних і соціальних показників діяльності підприємства за законодавчо встановленими нормами і нормативами або з кращими в галузі показниками на аналогічних підприємствах;

- ефективності функціонування служб керування трудовими ресурсами, виявлення їхньої ролі в підвищенні конкурентоспроможності підприємства;

- економічної ефективності самого аудиту, порівняння витрат на проведення аудиторської перевірки з її результатами.

Подібно до фінансових перевірок аудит у трудовій сфері повинен проводитись періодично, щоб переконатися у виконанні поставлених завдань.

Аналіз і оцінка якогось одного показника або явища у відриві від інших не дають бажаного результату, необхідний комплексний аналіз, що припускає вивчення рівня та динаміки будь-якого окремого показника у взаємозв'язку зі змінами рівня й динаміки всіх інших.

Джерелами для аудиторського розгляду та аналізу є:

— інформація відділів праці й заробітної плати, планового відділу, бухгалтерії;

- акти ревізій, перевірок;

- документи відділу кадрів — пояснювальні записки, протоколи виробничих нарад, листи, догани, заяви і скарги працівників, а також опитування, інтерв'ю та соціологічні тести.

Аудит у трудовій сфері класифікують за такими ознаками:

- періодичністю проведення;

- повнотою охоплення об'єктів, що вивчаються;

- залежно від методів аналізу.

Відповідно до періодичності проведення аудит поділяють на:

- поточний - здійснюється згідно зі встановленим регламентом за певний період часу;

- оперативний - передбачає оперативне розпорядження керівництва;

- систематичний - проводиться у визначений час і повторюється через певний проміжок часу;

- разовий - передбачуваний у період зниження ефективності функціонування підприємства.

Залежно від повноти охоплення об'єктів, що вивчаються, аудит може бути:

- повним - охоплює аспекти використання праці;

- локальним - здійснюється за певними об'єктами;

- тематичним - аналізуються всі об'єкти, а аудит відбувається в зв'язку з виникненням певної проблеми.

Залежно від методів аналізу аудит поділяють на:

- комплексний - застосовується весь арсенал відомих методів;

- суцільний - аналізується обсяг виконаних робіт усіма працівниками підприємства;

- вибірковий - дослідженню підлягають працівники, обрані за спеціальною методикою.

Основні напрями аудиту конкретизуються для кожного окремого підприємства і залежать від цілей аудиту. Тому аудит у трудовій сфері здійснюється в трьох напрямах:

- економічному - визначення конкурентоспроможності підпри-ємства у трудовій сфері, оцінювання ефективності функціонування служб управління трудовими ресурсами та доцільності проведення аудиту;

- соціально-психологічному - передбачає оцінювання соціально-трудових відносип на підприємстві;

- організаційно-технологічному - перевірка документації та аналіз показників, що засвідчують легітимність і ефективність діяльності підприємства.

Аудит трудових показників здійснюється за планом і зазвичай у чотири етапи:

- підготовчий етап, що передбачає розроблення внутрішньофірмових документів (наказів, розпоряджень, у яких визначено терміни, завдання, виконавці й учасники аудиту), а також планів і програм розгляду аналізованої інформації;

- збір інформації - спостереження, виміри, опитування, обробка статистичних даних, зіставлення бухгалтерських та інших даних;

- обробка інформації - порівняння організації праці на аналогічних підприємствах, з'ясування причин плинності кадрів, виявлення та обґрунтування втрат робочого часу тощо;

- узагальнення і представлення оцінних результатів, висновків і рекомендацій замовникові.

Існує безліч методичних прийомів аудиту, що передбачає використання різноманітних схем поєднання методів аналізу і загалом характеризують інфраструктуру аудиту в трудовій сфері.

Саме тому аудит у трудовій сфері охоплює:

- аудит ефективності управління персоналом, у якому використовують безліч методик, що дає змогу оцінити ефективність кадрових управлінських заходів у вартісному виразі. За допомогою таких категорій, як втрати та упущені можливості, аудитор показує адміністрації й керівникові підприємства серйозність економічних утрат від непрофесійного управління соціально-трудовими процесами, зокрема від утрат робочого часу, можливість нових підходів до управління персоналом;

- аудит ефективності використання персоналу - припускає аналіз чисельності, структури, руху працівників на підприємстві загалом і його підрозділами у динаміці; аудит використання робочого часу, продуктивності праці; витрати фонду оплати праці; навчання й соціальні потреби;

- аудит використання робочого часу - розпочинається з аналізу планового обсягу робочого часу. Порівняння планових (розрахункових, базисних) показників з фактичними дає змогу виявити неефективні втрати робочого часу;

- аудит якості праці - охоплює велику кількість умов і показників, зокрема певний рівень кваліфікації працівників, відсутність порушень техніки безпеки тощо. Як показник трудової діяльності якість праці можна застосовувати, переносячи її зміст на якість продукції;

- аудит продуктивності праці - має на меті з'ясування ступеня виконання виробничих планів зі зростання продуктивності праці та її динаміки, вивчення впливу підвищення продуктивності праці на обсяг господарської діяльності, впливу факторів - на продуктивність праці;

- аудит витрат коштів на оплату праці - передбачає низку послідовних розрахунків: визначення розмірів заробітної плати за категоріями персоналу; обґрунтування форм і систем оплати праці; аналіз ефективності систем преміювання; аналіз розподілу й використання засобів, що спрямовуються у фонд споживання.

Дані аудиту й аналізу дають змогу виявити резерви ефективнішого використання робочої сили на основі розвитку прогресивних форм організації й стимулювання праці, а також чинники, що забезпечують кількісну і якісну зміну трудових показників та показників соціального розвитку трудових колективів.

Ефективність аудиту може виступати в чисто економічній, соціально - економічній, соціально - психологічній формі або являти собою їхній комплекс, що найбільш реально.

Таким чином, аудит у трудовій сфері як елемент виявлення резервів підвищення ефективності й прибутковості підприємства є одним з найбільш діючих факторів економічної політики підприємства, що особливо наочно проглядається в умовах переходу до ринкової системи. Чисто методично аудит містить як мікроекономічні, так і макроекономічні питання організації соціально-трудових відносин та охоплює практично всі елементи цих відносин.

Систематичне проведення аудиторських перевірок дає можливості для оцінювання стану і розвитку трудових відносин на підприємстві в динаміці.

Джерелом внутрішньої інформації служать документація й звіти, в тому числі баланс трудових ресурсів підприємства, опис видів робіт та специфікацій, дані про витрати на прийом і звільнення, навчання і перепідготовку кадрів, анкети і тести для претендентів на роботу, рівень професійної захворюваності й виробничого травматизму тощо.

Аналіз, звітність, аудит у сфері праці забезпечують ефективну реалізацію заходів для забезпечення підприємства трудовими ресурсами необхідної кваліфікації, їх раціонального використання, відповідності організації та обліку заробітної плати встановленим нормативам і стандартам.

Контрольні питання

1. Що являє собою економічний аналіз у трудовій сфері?

2. Назвіть основні завдання аналізу трудових показників.

3. Вкажіть об'єкти дослідження аналізу трудових показників.

4. Які показники характеризують ефективність використання праці?

5. Що відображає звітність у сфері праці?

6. Які форми звітності включає Державна статистична звітність з питань праці?

7. Назвіть основні нормативні документи, які регламентують порядок статистичного обліку з праці.

8. Охарактеризуйте суть, значення, напрями й етапи аудиту в сфері праці.

9. У яких аспектах може бути розглянутий аудит у трудовій сфері?

Література

1. Грішнова О.А Економіка праці та соціально-трудові відносини: підруч. / О.А. Грішнова. – К.: Знання, 2006. – 529 с.

2. Акулов М.Г. Економіка праці й соціально-трудові відносини: навч. посіб. / М.Г. Акулов, А.В. Драбаніч, Т.В. Євась та ін. – К.: Центр учбової літератури, 2012. – 328 с.

3. Мних Є.В. Економiчний аналiз: пiдруч. / Є.В. Мних. – К.: Знання, 2011. – 630 с.

4. Черниш С.С. Економічний аналіз: навч. посіб. / С.С. Черниш. – К.: ЦУЛ, 2010. – 312 с.

5. Верига, Ю.А. Звiтнiсть пiдприємств [текст]: [навч. посiбник] / Ю.А. Верига, З.М. Левченко, I.Д. Ватуля. – [2-ге вид., доп. i перероб.]. – К.: ЦУЛ, 2008. – 776 с.

6. Крупельницька І.Г. Звітність підприємств: навч. посібник / І.Г. Крушельницька. – К.: ЦУЛ, 2012 – 232 с.

7. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування та звітність: підруч. – 5-е вид., допов. І перероб. / Н.М. Ткаченко. – К.: Алерта, 2011. – 976 с.

8. Аудит (Основи державного, незалежного професійного та внутрішнього аудиту): підруч. / за ред. д.е.н. проф. В.В. Немченко та О.Ю. Редько. – К.: ЦУЛ, 2012. – 536 с.

9. Огійчук М.Ф. Аудит: організація і методика: навч. посібник / М.Ф.Огійчук, І.Т. Новіков, І.І. Рагуліна – 2-е вид., перероб. і доп. – К.: Алерта, 2012. – 664 с.

10. Економіка праці та соціально-трудові відносини [Електронний ресурс] / О.І. Ілляш, С.С. Гринкевич. – К.: Знання.– 2011.– 476 с.

11. Економіка праці та соціально-трудові відносини: навч.-метод. посібник / [за заг. ред. проф. Є.П. Качана]. – Тернопіль: ТДЕУ, 2006. – 373 с.

12. Кальман О.Г. Правова статистика: підручн. для студентів юридичних спеціальностей вищих закладів освіти / О.Г. Кальман, О.І. Христич. – Харків: Право, 2004. – 304 с.