Принципы, цели и формы использования документов архивов Казахстана.

Одной из основных функций архивных учреждений является обеспечение государства, общества и отдельных граждан необходимой ретроспективной информацией о составе, содержании и местонахождении архивных документов. В соответствии с архивным законодательством документы Национального архивного фонда Республики Казахстан являются историческим и культурным наследием, достоянием народа Республики Казахстан, его документальной памятью и служат для удовлетворения нужд общества и государства, реализации прав и законных интересов граждан. Правила работы государственных архивов Республики Казахстан устанавливают в качестве основных принципов использования архивных документов общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Под научно-информационной деятельностью государственных архивов понимается деятельность архивистов в области организации использования документов и ее непосредственных предпосылок – работы по созданию, совершенствованию и изданию научно-справочного аппарата. Для повышения эффективности научно-информационной деятельности архивы изучают общественные потребности в ретроспективных материалах и устанавливают деловые контакты с их потребителями. В настоящее время архивные документы используются в научных, народнохозяйственных, агитационно-пропагандистских, учебных и других целях, а также для удовлетворения социально-правовых и имущественных интересов граждан.

Использование документов в научных целях содействует разработке многих

актуальных проблем. Особо важную роль документальные источники играют в развитии исторической науки. Сейчас, когда пересматриваются многие концепции истории нашего народа, еще более возрастает значение архивных материалов. К ним часто обращаются экономисты, представители искусствоведения, архитектуры, медицины и других областей науки.

Информационная деятельность в народнохозяйственных целях всегда занимала значительное место в архивных учреждениях. В настоящее время архивные документы могут помочь при принятии правильных экономических решений. Известный вклад вносят архивы в развитие художественного творчества. Документальные источники являются базой для написания художественных произведений, сценариев для кино и телефильмов, спектаклей, помогают при реставрации памятников архитектуры, живописи и др. Преподавание истории в учебных заведениях немыслимо без использования архивных документов. Они способствуют более качественному усвоению знаний. Архивы стоят на страже интересов граждан, обеспечивая их справками о трудовой деятельности, учебе, награждении орденами и медалями, подтверждая права на владение собственностью и др.

Научно-информационная деятельность государственных архивов осуществляется в разнообразных формах, которые различаются в зависимости от вида информационного обслуживания потребителей или способа предоставления им ретроспективной информации. Основными формами использования документов в архивах являются следующие:

1) инициативное информирование об архивных документах;

2) организация выставок;

3) организация встреч с общественностью;

4) экскурсионная и лекционная деятельность;

5) сотрудничество со СМИ;

6) выдача документов во временное пользование учреждениям;

7) предоставление документов исследователям для работы в читальных залах;

8) исполнение запросов учреждений и заявлений граждан;

9) публикационная деятельность.

2. Инициативное информирование. Инициативное информирование – это целенаправленное обеспечение по инициативе государственного архива учреждений сведениями о составе, содержании и месте хранения архивных источников. Исходным этапом в этой работе является определение тематики информаций. При ее выборе следует руководствоваться задачами, решаемыми обществом на данном этапе развития, а также учреждениями, заинтересованными в ретроспективной информации. Определение тематики неразрывно связано с изучением потребностей государства и общества в такой информации. Для этого можно использовать такие каналы, как:

знакомство с перспективными и текущими планами работы учреждений;

согласование планов архивов по научно-информационной деятельности с

учреждениями;

изучение тематики запросов учреждений, поступающих в архив, а также

плановых и служебных заданий их представителей, работающих в читальном зале.

Для выявления потребностей учреждений в архивных документах можно использовать анкетный опрос, целью которого является получение ответов от

учреждений, какого рода ретроспективная информация им необходима. Важное место в работе по инициативному информированию занимает налаживание непосредственных связей с учреждениями-потребителями ретроспективной информации. От того, насколько установлены эти контакты, во многом зависит эффективность использования документов.

На тематику инициативного информирования оказывают влияние также состав, содержание и хронологические рамки хранящихся в архиве документов.

В практике работы государственных архивов республики наибольшее распространение получило составление двух видов информационных документов – информационных писем и тематических перечней. Выбор формы подачи ретроспективной информации зависит от характера и объема выявленных документов и целей информации.

Информационное письмо – наиболее простой вид информационного документа. Оно составляется в виде краткого официального письма, содержащего информацию о наличии в архиве сведений по определенному вопросу или теме. Цель письма – привлечь внимание учреждения к имеющимся документам и подсказать возможные пути получения их копий. Письмо содержит название фондов с краткой характеристикой документов, относящихся к теме информации. Кроме того, в нем даются рекомендации по

использованию документов (изучение в читальном зале, изготовление копий и т.д.) на случай, если учреждение, куда направлена информация, заинтересуется ей. Информационное письмо подписывает руководство архива.

Тематический перечень документов представляет собой список заголовков дел или документов по определенной тематике. Учитывая значительные затраты времени на подготовку перечня, рекомендуется его составлять только при наличии предварительной согласованности между архивом и учреждением. Перечень имеет заголовок, в котором указывается название темы информации, наименование архива, по материалам которого проведено выявление документов. Он содержит следующие графы: номер по порядку, дата (число, месяц, год), заголовок документа, поисковые данные (номера фондов, описей, дел и листов) и примечания. Схема построения перечня может быть различна в зависимости от характера, содержания и объема документов – хронологическая, тематическая, предметно-вопросная и др. Тематический перечень составляется после окончания выявления документов по теме и описания их на тематических карточках. К перечню, включающему большое количество документов, целесообразно дать краткое введение, в котором следует обосновать выбор темы, указать фонды, где хранятся выявленные документы, и сообщить принцип построения перечня. Перечень

подписывают директор архива и составитель.

Инициативное информирование способствует расширению круга потребителей ретроспективной информации и развитию других видов работ по использованию документов.

3. Виды экскурсионной и лекционной деятельности архива. Встречи с общественностью могут быть тематическими (предполагающими выступления работников архива и других участников на определенную тему с характеристикой документов) и информационными. Участники таких встреч информируются о составе документов одного или нескольких архивов, фонда или группы фондов, о новых поступлениях в архивы, рассекреченных документах. Для организации встречи составляется программа, в которой определяется тематика выступлений, состав документов, предназначенных для демонстрации, продолжительность встречи и порядок ее проведения.

Экскурсии в архив могут быть обзорными (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематическими (о документах по определенным темам). Презентации, «Дни открытых дверей» проводятся для популяризации работы архива, состава и содержания его фондов. В программу мероприятия включаются обзорные экскурсии, методические консультации по актуальным вопросам работы архива. Лекции, доклады готовятся по определенной тематике, на основании информации, содержащейся в документах. Устные журналы имеют, как правило, определенное название и постоянные тематические рубрики. При их проведении аудитории сообщаются сведения о документах, архивных поисках и находках. Читательские конференции организуются для пользователей в целях информации о составе и содержании архивных фондов и научно-справочного аппарата к ним, о новых поступлениях, информационной деятельности архива, а также в целях улучшения качества обслуживания пользователей в читальном зале. Во время этих конференций

изучаются потребности пользователей, их отзывы о работе архива. Уроки для студентов и школьников носят тематический характер, проводятся в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий и организуются на основании договоров архива с учреждениями образования по согласованным планам.

4. Организация выставок документов. Одной из наиболее эффективных форм использования архивных материалов являются выставки документов.

Выставка документов – это художественно оформленная подборка копийных или подлинных документов, фотографий и иллюстративных материалов по определенной теме, предназначенная для публичной демонстрации. Выставки бывают стационарные (предназначенные для экспонирования в одном помещении) или передвижные (предназначенные для экспонирования в различных организациях). По времени функционирования они делятся на постоянные и временные. Выставки организуются архивом как самостоятельно, так и совместно с другими учреждениями. Проведение совместных выставок позволяет подготовить более масштабную экспозицию.

Выставки проводятся как на некоммерческой, так и на коммерческой основе. При организации межархивной или межотраслевой выставки создается организационный комитет из представителей архивных учреждений, других организаций – устроителей и участников выставки. На базе выставки документов могут проводиться экскурсии, научно-практические конференции, семинары, «круглые столы».

Тематика выставок бывает различной. Как правило, их приурочивают к юбилейным датам и знаменательным событиям.  Подготовка выставки включает изучение литературы по теме, составление тематического плана, выявление и отбор документов для экспонирования, их аннотирование, составление главным образом для крупных выставок тематико-экспозиционного плана, подготовку материалов для экспонирования, монтаж и художественное оформление выставки, составление сметы расходов.

Тематический план выставки определяет ее структуру, раскрывает состав и

содержание разделов. На основании тематического плана проводится выявление и отбор документов, иллюстративного и другого вспомогательного материала. Тематический план при необходимости согласовывается с заинтересованными организациями, рассматривается на заседаниях ЭПК архива и утверждается руководством архива. В экспозиции по возможности должны быть представлены различные по своему внешнему

виду экспонаты, чтобы создать многообразие экспозиционного материала и улучшить выразительность выставки. В экспозиции необходимо сочетать документы обобщающего характера с материалами, раскрывающими детали отдельных событий или фактов. Все отобранные для выставки документы аннотируются.

Тематико-экспозиционный план включает аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с указанием их размеров и композиционного размещения на стендах или витринах, поисковых данных, иллюстративных и вспомогательных материалов, систематизированных в соответствии с разделами выставки.

При подготовке выставки, как правило, разрабатываются дизайнерские и эскизные проекты. Дизайнерский проект представляет собой план (графическое изображение) экспозиции, размещения стендов, витрин, экспонатов в них. В эскизном проекте определяются конкретные формы художественного оформления выставки.

Наряду с документами на выставке могут быть представлены музейные предметы, художественные произведения, печатные издания. Все отобранные для экспозиции документы аннотируются. К иноязычным документам при необходимости дается перевод или развернутая аннотация.

Подготовка документов и других материалов к экспонированию включает:

реставрацию подлинных документов и материалов; изготовление копий фонда пользования и муляжей, а также страховых копий. Документы на выставках экспонируются, как правило, в виде копий. На стационарных выставках допускается показ подлинников при создании необходимых условий по обеспечению их сохранности.

Организация-устроитель выставки несет ответственность за сохранность документов. Несоответствие размеров экспонируемых копий документов их оригиналам при необходимости оговаривается в аннотации.

При экспонировании оригиналов документов их помещают в застекленные, запираемые и опечатываемые витрины, которые размещаются в отдалении от

отопительной системы, оборудуются специальными шторками из плотного материала для защиты документов от воздействия солнечных лучей. В экспозиционном помещении поддерживается температурно-влажностный режим, обеспечивающий хорошую сохранность документов.

Страхование документов и оформление их временного вывоза за пределы страны осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Для организации массового посещения выставки архив информирует общественность о ее открытии по радио, через печать, телевидение, сеть Интернет, путем распространения афиш, рассылки пригласительных билетов. Архивом могут проводиться экскурсии по выставке.

5. Цели и формы сотрудничества с периодическими печатными изданиями.

Для периодической печати архив готовит тематические, научные, научно-популярные статьи, статьи о составе и содержании документов, документальные очерки, тематические газетные полосы, подборки документов, сообщения об архивных находках. Радио- и телепередачи предполагают использование архивной информации в виде бесед, интервью,

информаций, рекламы, репортажей, хроник. Объемы, сроки подготовки, тематика информационных материалов для СМИ согласовываются с редакциями газет, журналов, радио- и телепрограмм. Архив может в установленном порядке предоставлять кино-, теле-видеостудиям, информационным и рекламным агентствам, редакциям газет и журналов, издательствам документы для подготовки различного рода сценариев, создания художественных, художественно-публицистических, документальных, научно-популярных и учебных фильмов и программ, издания печатной продукции.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Назовите основные цели и формы научно-информационной деятельности архивов.

2. Что такое «инициативное информирование», каковы его цель и значение в работе архива по организации использования документной ретроспективной информации? Выделите основные каналы определения тематики инициативного информирования.

3. Охарактеризуйте примерную структуру и содержание информационного письма и тематического перечня документов.

4. Какие виды экскурсионной и лекционной деятельности могут проводиться архивом?

5. Назовите и охарактеризуйте виды архивных выставок. Опишите порядок подготовки выставки.

6. Каковы могут быть цели и формы сотрудничества архива с периодическими печатными изданиями?

11.2. Исполнение запросов учреждений и обращений граждан

План лекции:

1. Составление архивных справок

2. Подготовка архивных копий и выписок

3. Виды запросов граждан, особенности их учета

1. Составление архивных справок. Государственные архивы уделяют много внимания исполнению поступающих запросов учреждений и заявлений граждан. Нормативной базой данного вида деятельности архивов выступает Закон Республики Казахстан «Об обращениях граждан и юридических лиц» от 18 июля 2011 г. Учреждения запрашивают сведения по истории городов, районов, населенных пунктов, предприятий, организаций, библиографические данные о политических, государственных и общественных деятелях, ученых, представителях культуры и т.д. Нередки среди них запросы социально-правового характера. Граждане обращаются с просьбами подтвердить трудовой стаж, заработную плату, прохождение службы в Вооруженных силах,  избрание на выборные должности, образование, награждение, имущественные права, политическую реабилитацию и др.

В соответствии с содержанием запросов и заявлений производится поиск необходимых сведений по документам архива. По результатам рассмотрения запросов и заявлений готовятся положительные или отрицательные ответы. Первые, согласно «Правил работы государственных архивов Республики Казахстан» и сложившейся практики даются в виде архивных справок, архивных выписок или копий. При их отсутствии архивная справка может быть исполнена на основании имеющихся в архиве печатных материалов.

Архивная справка – это вид информационного документа, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение о наличии в документах архива сведений, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных этих документов, например:

Архивные справки, архивные выписки и машинописные архивные копии составляются на бланке архива с указанием названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия». Архивные справки подписываются руководством архива и заведующим отделом использования документов и заверяются гербовой печатью.

Архивная справка должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по рассматриваемому запросу или заявлению. Не относящиеся к запросу (заявлению) сведения в нее не включаются. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, содержащиеся в документах. При этом информация дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица и фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении (например, несовпадение в написании имени или отчества, года рождения, должности и т.д.).

В справке сведения даются так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки («так в документах»). Отмечаются также отсутствие и сокращенное написание имени или отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них. Сведения о работе в нескольких организациях или об учебе в разных учебных заведениях включаются в одну справку. В случае, если сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется печатью архива.

В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов).

Допускается включение поисковых данных документа в текст справки после изложения каждого факта или события. В случае необходимости дополнительные сведения и рекомендации приводятся в архивной справке после указания поисковых данных или в сопроводительном письме.

В справках о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводятся точное название должности, в которой работал заявитель, и годы работы. Имеющиеся в личных делах собственноручно составленные заявителем листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости, содержащиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские профсоюзные билеты, учетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

В справку о заработной плате включаются сведения не только о размере заработной платы, но и обо всех видах доплат, полученных заявителем, в том числе об оплате за сверхурочную работу, работу в выходные дни, за совместительство, а также сведения о выплатах единовременного характера, не относящихся к заработной плате, если такие сведения есть в документах архива. Размер заработной платы в справках дается в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится справка.

Сведения о заработной плате включаются в справку так, как они изложены в

документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

В справке о размере заработной платы колхозников приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда. В справку о заработной плате при наличии месяцев, в течение которых работник фактически не работал или проработал неполное количество рабочих дней (независимо от причины), включаются данные о зарплате за другие, непосредственно предшествующие месяцы.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующие годы; другие выплаты – на основании приказов по личному составу или по основной деятельности.

В справках об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения сообщаются сведения, в каком классе или на каком курсе он учился.

В справку о награждении в соответствии с решением местных исполнительных и распорядительных органов включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным исполнительным и распорядительным органом, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.

В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на

производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф и несчастных случаев, делах по расследованию причин аварий и катастроф на этих предприятиях, а также в документах областных комитетов, городских комитетов профсоюзов и профсоюзных комитетов соответствующих организаций.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе заявителя

справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, имеющихся в документах, тем, которые изложены в ранее выданной справке, и в случае обнаружения дополнительных данных, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Разъяснения по существу обнаруженных в документах сведений, пояснения к

документам, внушающим сомнения в их достоверности, причины выдачи неполной справки и т.п. сообщаются в сопроводительном письме, направляемом вместе с архивной справкой учреждению или гражданину.

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений составляется отрицательный ответ на фирменном бланке архива, но без надписи «Архивная справка». В нем указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда еще следует обратиться за справкой по данному вопросу. Отрицательные ответы не заверяются гербовой печатью.

2. Подготовка архивных копий и выписок. По итогам рассмотрения запросов учреждений и заявлений граждан выдаются также архивные копии или выписки из документов.

Архивная копия – это дословное воспроизведение различными средствами

(машинопись, фото, электрография и др.) всего текста документа, официально заверенное архивом. При изготовлении ксеро- и фотокопий документов бланк архива не используется. На обороте каждого листа копии документа проставляются поисковые данные документа, на обороте последнего листа копии документа – заверительная надпись и печать архива.

Архивная выписка – это дословное воспроизведение части документов, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

В архивной выписке извлечениями из текста должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу или заявлению, причем связанность содержания и точный смысл каждого извлечения не должен нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием. В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текста должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по

запросу, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки или машинописной копии неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа части текста оригинала могут быть оговорены словами «Так в тексте оригинала» или «В тексте неразборчиво». При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и т. п. Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.

Подлинные личные документы могут изыматься из дел с разрешения руководства архива. С изымаемых документов изготавливаются копии, которые помещаются на место изъятых документов. Изъятие подлинных личных документов, а также замена их на копии отражается в листах-заверителях, описях. Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них паспорта, военные билеты, служебные удостоверения.

Архивным копиям и выпискам даются соответственные названия «Архивная

копия», «Архивная выписка», в конце после текста или на обороте указываются поисковые данные. Они заверяются руководством архива и гербовой печатью.

3. Виды запросов граждан, особенности их учета. Запросы, поступающие в

архив, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.

Тематический запрос – запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии. Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе и на основе договора). Пользователи могут провести самостоятельное исследование в читальном зале архива.

Тематические запросы государственных органов, органов местного управления и самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством Республики Казахстан сроки или в сроки, обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов осуществляется на безвозмездной основе.

По итогам проведенной работы архив направляет пользователям информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки, копии и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма.

Генеалогический запрос – запрос об архивной информации, с помощью которой можно установить родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.

Генеалогические запросы, поступающие от юридических лиц, исполняются в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с заключенными с ними договорами.

Информация по генеалогическому запросу может предоставляться в виде родословного древа, генеалогической схемы, архивных справок, выписок или копий документов, устанавливающих родственные связи.

Запрос социально-правового характера – запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан. К запросам социально-правового характера относятся запросы, касающиеся подтверждения трудового стажа и размера заработной платы, прохождения воинской службы, участия в Великой Отечественной войне,  пребывания в эвакуации, состояния здоровья и нахождения на излечении, награждения и присвоения ученых степеней и званий, творческой деятельности и охраны авторских прав, образования и учебы, избрания на выборные должности, применения репрессий, реабилитации, гражданского состояния, имущественных и наследственных прав граждан, и иные, касающиеся защиты прав и законных интересов граждан.

При исполнении запросов социально-правового характера допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям, с разрешения руководства архива, подлинных личных документов: аттестатов, дипломов, свидетельств и других, кроме паспортов, воинских книжек. На место изъятого личного документа вкладывается копия документа и делается соответствующая отметка.

Все поступающие запросы учреждений и заявлений граждан регистрируются.

При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения документов, содержащих запрашиваемую информацию, или дает заявителю соответствующие рекомендации.

При отсутствии в архиве необходимых для наведения справки документов архив запрашивает организацию, в которой хранятся документы, содержащие сведения, интересующие заявителя. После получения необходимой информации архив в установленном порядке извещает об этом заявителя.

При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемой теме (вопросу), запросы исполняются на основании имеющихся в архиве печатных изданий, относящихся к предмету запроса. При необходимости проведения поиска по значительному количеству документов и организации их копирования, архив информирует заявителя о промежуточных результатах работы.

Все формы использования документов архива подлежат учету. Учет возлагается на отдел использования документов или другое структурное подразделение архива, выполняющее его функции. Архив ведет учет поступающих и исполненных тематических и генеалогических запросов на карточках, пользователей и их личных дел по журналу регистрации пользователей и их личных дел, пользователей и тематики исследований в читальном зале на карточках, числа посещений пользователями читального зала по журналу регистрации посещений пользователями читального зала. Учет и регистрация запросов социально-правового характера осуществляется в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

Учет подготовленных архивом выставок, встреч с общественностью, экскурсий, презентаций, лекций, статей, тематических подборок, уроков для студентов и школьников, печатных изданий, радио- и телепередач, инициативных информаций ведется на карточках учета форм использования документов. Заказы на копирование документов учитываются в журнале. Архив ведет учет количественных показателей использования документов

(количество использованных фондов, количество выданных для использования дел, снятых копий).

Учет и регистрация запросов социально-правового характера, поступающих от казахстанских и иностранных юридических и физических лиц, ведется раздельно.

Одной из форм информационного обслуживания является предоставление учреждениям документов во временное пользование для выполнения служебных заданий, организации выставок и т.п. Чаще всего в подобных случаях учреждения обращаются к своим же документам, переданным на постоянное хранение. Передача архивных документов во временное пользование организациям оформляется специальным актом, который подписывается руководителями архива и учреждения. Он заверяется гербовыми печатями обоих учреждений. Срок выдачи дел во временное пользование не должен превышать трех месяцев. При необходимости его продления архиву направляется письмо, в котором обосновывается причина продления срока. Строгое соблюдение всех требований архива – обязательное условие получения учреждением документов во временное пользование.

Характеристика вышеприведенных форм использования документов не исчерпывает всех форм научно-информационной деятельности. Они весьма многообразны. Инициатива архивистов и растущие потребности общества в ретроспективной информации могут рождать иные новые формы.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Назовите виды информационных документов, выдаваемых архивом по запросам граждан.

2. Опишите правила составления отдельных видов информационных документов архива.

3. Назовите основные виды запросов, поступающих в архив и выделите их особенности.

4. Каким образом ведется учет информационной деятельности архивов?