Определение, функции и формы указателей.

Указатель – тип архивного справочника, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых (ссылочных) данных этих документов. По форме все указатели подразделяются на листовые, карточные, электронные. Указатели составляются к заголовкам дел или к документам – разрабатываются либо на основе сведений, имеющихся в заголовках дел описи, либо сведений, полученных в результате тематической разработки непосредственно документов фонда.

В связи с этим, указатели в архиве могут выступать в двух свойствах:

1) быть элементами справочного аппарата к архивной описи либо к другим

архивным справочникам (путеводителю, обзору);

2) являться самостоятельными справочниками (пофондовые, межфондовые,

межархивные указатели).

Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника. Поисковые (ссылочные) данные в указателе к описи даются на номера дел; в указателе к путеводителю и обзору – на страницу справочника; в указателе к каталогу – на индекс каталожной карточки. Указатели к описям, как правило, готовятся к фондам первой и второй категорий как к наиболее информативным и используемым. Выбор вида и количества указателей зависит от характера, объема и порядка систематизации документов фонда. К описям объемных фондов, содержащим многоаспектную информацию, могут составляться несколько указателей. Подготовленные указатели помещаются в конце описи или переплетаются в отдельные тома.

В качестве самостоятельных архивных справочников к документам и делам указатели могут создаваться на документы одной описи, нескольких описей фонда, всего фонда (внутрифондовые указатели), нескольких фондов одного (межфондовые указатели) или нескольких архивов (межархивные указатели).

2. Виды и разновидности указателей. Основными элементами любого указателя являются предметные понятия и поисковые данные об их местонахождении. Предметными понятиями (ключевыми словами) в указателях могут выступать факты, события, явления, названия учреждений, географические объекты, фамилии, имена лиц, а также хронологические периоды. В зависимости от этого различают отдельные виды указателей. Основными видами указателей являются: хронологический и предметный, разновидности последнего – тематический, именной, географический. В хронологическом указателе в хронологическом порядке располагаются даты упоминаемых событий или даты создания документов, например:

1917 г. – оп. 1, дд. 2–8.

оп. 2, дд.1–7.

1918 г. – оп. 1, дд. 1–5.

оп. 4, дд. 4–7.

Нередко в архивах составляют комбинированные указатели, в которых предметными понятиями являются предметы, темы, события, имена и географические названия.

По признаку группировки предметных понятий внутри предметных указателей различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

По структуре рубрик и степени информативности указатели делятся на глухие и аннотированные (развернутые). В глухих указателях в состав статьи входят лишь предметные понятия и поисковые данные. В аннотированных указателях, кроме обозначения понятия, включаются его пояснения. Степень пояснения бывает краткой и распространенной.

Предметные указатели (тематические, именные, географические) могут быть

общими, включающими предметные понятия различного характера, и специальными, состоящими из однородных предметных понятий. Общий предметный указатель составляется только глухим. Специальные предметные указатели могут быть глухими и аннотированными. Связь между близкими понятиями в указателе осуществляется путем применения общих («см.») и частных («см. также») ссылок (отсылок). Хронологический указатель составляется глухим.

Состав поисковых данных указателя зависит от объекта описания и масштаба

поиска. Объектом описания могут быть дела и отдельные документы. Поисковые данные указателя к делам одной описи содержат номера дел; для

указателя к делам нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами фондов и описей; для указателя к делам фондов нескольких архивов – наименованиями архивов.

Поисковые данные указателя к документам одного фонда включают номера

описей, дел, листов дел; поисковые данные указателя к документам нескольких фондов дополняются номерами фондов; поисковые данные указателя к документам нескольких архивов – наименованиями архивов.