Маркетинговая деятельность архивов

План лекции:

1. Понятие «маркетинг» и его применение при организации деятельности архивов

2. Направления маркетинговой деятельности архивов

3. Порядок формирования цен и тарифов на услуги в государственных архивах

4. Популяризация работы архивов

1. Понятие «маркетинг» и его применение при организации деятельности архивов. Понятие «маркетинг» (от англ. «market» – рынок) означает деятельность в сфере рынка сбыта. Маркетинг как область знаний разрабатывает вопросы всестороннего изучения рынка, спроса, вкусов и требований, ориентации производства на эти требования. Основу маркетинга составляет разработка перечня товаров и услуг, актуальных на рынке, исследование рынка, налаживание коммуникаций между поставщиком и потребителем, организация распространения товаров, установление цен, расширение службы сервиса. В условиях социалистического планового хозяйства и командной экономики теории и практике маркетинга, в том числе и в архивной сфере, внимания не уделялось. Но сегодня взаимосвязь между маркетингом и архивным делом очевидна и требует исследования. Процесс работы с архивными документами можно рассмотреть с точки зрения экономических категорий, как процесс производственный, в котором продуктом будет являться информация о прошлом (документная ретроспективная информация), которая распределяется между потребителями и должна соответствовать актуальным нуждам общества. Документная ретроспективная информация является частью общегосударственной и общемировой информационной системы. Этот окончательный продукт работы архивистов участвует в информационном обмене, который происходит в обществе, выступает товаром. Поэтому значительное место в деятельности архивных служб разных государств отводиться изучению нужд и динамики информационного рынка и прогнозированию спроса потребителей на информационные товары и услуги.

Микрофильм, микрофиша, оптический диск, бумажная копия документа, архивная справка, ответы на тематические и генеалогические запросы и т. д. являются товарными единицами.

2. Направления маркетинговой деятельности архивов. Организация комплексной маркетинговой деятельности по сбыту архивных услуг может осуществляться по следующим направлениям:

изучение международного рынка архивных услуг;

выявление потенциального спроса потребителей на архивные услуги;

разработка ценовой политики на архивные услуги;

формирование спроса на архивные услуги посредством средств рекламного воздействия.

Для решения задач использования документов руководство архива должно знать информационные нужды общества, структуру рынка информационных услуг на архивную информацию. С этой целью могут проводиться маркетинговые исследования по выявлении интенсивности и эффективности использования документов, тематике исследований, запросов и др. (учѐтная документация по этим видам работ ведется в каждом государственном архиве). Спросом пользуются комплексы документов с основных сфер общественной деятельности. Основными информационными услугами архивов являются копирование документов, издание документов и справочников, исполнение запросов и др.

3. Порядок формирования цен и тарифов на услуги в государственных архивах. Архивы (государственные) относятся к учреждениям, которые финансируются из госбюджета, однако поскольку это финансирование не обеспечивает всех расходов архивов, им разрешена самостоятельная финансовая деятельность. Более того, виды и объем платных работ и услуг включаются в планы работы архива и его структурных подразделений на год. Архив обязан информировать потенциальных потребителей об исполняемых работах и услугах. Здесь решается задача по установлению определенной цены на платные работы и услуги, оказываемые архивами. При этом процесс

установления цены на работу и услугу включает ряд последовательных этапов:

1) постановку задач ценообразования;

2) определение спроса на работы (услуги);

3) оценку расходов;

4) выбор метода ценообразования;

5) установление окончательной цены на услугу.

На сегодняшний день существуют методические рекомендации о порядке формирования цен на платные работы и услуги, исполняемые архивными учреждениями Республики Казахстан. Список цен на платные услуги утверждается директором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости работы, налогов и прибыли. Госархивы при формировании отпускных цен и тарифов на выполнение работ (услуг) в обязательном порядке должны складывать плановые калькуляции с расшифровкой статей расходов. Помимо калькуляции себестоимости в архиве складываются расшифровки расходов на сырье, материалы, комплектующие изделия и оплату работы. При реализации работы (услуги) помимо калькуляции обычно складываются счет-фактура и протокол согласования отпускных цен на работу (услугу).

Основными факторами, которые влияют на производственную себестоимость

определенной работы или услуги являются трудозатраты, заработная плата исполнителей, материальные расходы и накладные расходы. Величина трудозатрат вытекает из сложности произведенной работы и квалификации сотрудников.

В то же время госархивы в соответствия с законодательными актами обязаны

осуществлять ряд работ (услуг) бесплатно. В архиве утверждается список организаций и учреждений, запросы которых исполняются без оплаты. Это как правило: МИД, МВД, управления МВД, дипломатичные представительства, консульские учреждения государства, органы прокуратуры, суда, следствия, дознания, органы госуправления, местные исполнительные и распорядительные органы. Архив не взимает плату за выполнение социально-правовых запросов граждан о подтверждении рабочего стажа и размера заработной платы, прохождения службы, ликвидации чрезвычайных происшествий, участия в Великой Отечественной войне 1941 – 1944 гг.,  избрании на выборные должности, о лицах, потерпевших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселенных и пр.), о нахождении в местах принудительного содержания, о

реабилитации.

В соответствии с правилами работы пользователей в читальных залах архивов организация работы пользователей тоже осуществляется бесплатно. Исключение могут составлять случаи, когда по договоренности с пользователем ему оказываются услуги в срочном порядке или в количестве свыше установленной нормы, а также при оказании сотрудником архива дополнительных услуг. Госархивы также имеют права устанавливать льготы по оплате работ и услуг. Категории льготников определяются законодательными актами Республики Казахстан или решением руководства архива (для студентов, граждан СНГ, детских домов и пр.).

Расчетная цена при оказании одной и тот же услуги в разных архивах может не совпадать. Это связано со следующими факторами: во время оказания услуги исполнителя будут пользоваться разными по цене материалами; услугу в архивах могут исполнять специалисты разного уровня; может быть разной величина амортизационных отчислений используемых средств; может быть разной величина дополнительных расходов и т. д.

Специфичной услугой, оказываемой архивными учреждениями организациям,  является примем и хранение архивных фондов и документов в госархиве. Покрытие расходов по хранению документов определяется специальным Положением о порядке участия организаций в покрытии расходов по хранению документов в государственных архивах.

4. Популяризация работы архивов. Для достижения успеха в работе архивов необходимо осуществлять деятельность по установлению и развитию коммуникативных связей между архивами и потребителями их услуг. Термин «коммуникация» латинского происхождения и означает процесс отношений, передачи информации от одного человека к другому («public relations»). Чтобы реализовать специфичную функцию маркетинга в

архиве – формирование спроса и стимулирование сбыта архивной информации, необходимо осуществлять деятельность по установлению и развитию коммуникативных связей между архивами и потребителями архивных услуг.

Наиболее эффективным способом коммуникативного воздействия на потребителя рынка архивных услуг выступает реклама. Ее задачей является информирование потребителей об оказании услуг, способах удовлетворения их требований. В особенности приемлемой для маркетинговой деятельности архивов  Казахстана является реклама в ее классической форме. Классическая реклама основанная на опосредованных сношениях с потребителями архивных услуг посредством средств массовой информации (радио, телевидения, книг, газет, журналов). Возможно и употребление так называемой прямой рекламы в виде рекламных листов или сообщений, передаваемых посредством интернет-технологий. Однако с другой стороны популяризация услуг архивов должна идти вместе с совершенствованием работы самих архивов в этом направлении.

Популяризация работы архивов на современном этапе связана с процессом гуманизации или антропологизации работы архивов, т.е. работы архивов в интересах человека (пользователя, фондообразователя, сотрудника архива). Основные направления популяризации:

посредством рекламы (в том числе и в сети Интернет);

посредством выставок и проведения экскурсий (в том числе виртуальных);

участие в межрахивных и международных проектах;

поиск казахстанских документов за границей, реконструкция утраченных

архивных фондов;

публикационная деятельность;

рассекречивание архивов и либерализация доступа

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Что такое маркетинговые исследования и каковы перспективы их применения в современных  казахстанских архивах?

2. Охарактеризуйте основные направления маркетинговой деятельности архивов.

3. Какими документами регулируется порядок формирования цен и тарифов на услуги в государственных архивах?

4. Назовите основные направления популяризации деятельности архивов.