Работа читального зала и публикационная деятельность архива 


Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Работа читального зала и публикационная деятельность архива



План лекции:

1. Порядок доступа к архивным документам

2. Учет работы читального зала

3. Публикационная деятельность архивов. Типы и виды документальных публикаций

4. Формы и способы издания документов

1. Порядок доступа к архивным документам. Работа исследователей в читальных залах архива – традиционная и наиболее распространенная форма

использования документов. Государственные архивы  Казахстана обслуживают исследователей как своей республики, так и других государств. Порядок работы пользователей с документами в читальном зале, их права, обязанности и ответственность определяются «Инструкцией о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Казахстан» (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики  Казахстан от 24 мая 2012 г. № 133).

Разрешение на работу с архивными документами предоставляется на основании официального письма учреждения, направившего своего сотрудника в архив. В нем указываются фамилия, имя и отчество исследователя, должность, тема, ее хронологические рамки и цель работы. Письмо подписывает руководитель учреждения или ученый секретарь.

Разрешение на право работы в читальном зале дает руководство государственного архива на срок не более одного года с момента оформления документов. По истечении этого срока или при изменении темы работы исследователь представляет новое письмо. Архив обеспечивает в установленном порядке доступ пользователей к секретным, частично секретным документам, базам данных, с учетом ограничений, определенных

законодательством Республики Казахстан. Ознакомление с секретными документами осуществляется в установленном порядке в специально выделенном помещении под контролем работника архива, допущенного к работе с секретными документами. Частично рассекреченные дела выдаются пользователям в порядке, установленном для выдачи секретных дел. Копии рассекреченных документов из состава частично рассекреченных дел, включенные в фонд пользования, выдаются в порядке, установленном для документов, находящихся на открытом хранении.

Сведения, содержащие государственные секреты, ставшие известными работнику архива в силу его должностных обязанностей, не подлежат огласке либо незаконному использованию. Руководители, работники архива, осуществляющие использование документов, содержащих сведения ограниченного доступа, обязаны обеспечить исполнение законодательства Республики  Казахстан в области защиты государственных секретов, а также режим доступа к документам, установленный фондообразователем.

Архив обеспечивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию, относящуюся к тайне личной жизни, в порядке, установленном

законодательством Республики Казахстан (см. Инструкцию о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Казахстан от 24 мая 2012 г. № 132)).

По запросам правоохранительных, судебных органов, органов прокуратуры,

государственного контроля по делам, находящимся в их производстве, архив

предоставляет для пользования документы, содержащие коммерческую тайну, которые хранятся в фондах организаций, независимо от их организационно-правовой формы. В случае, если использование может нанести вред документам, Правилами работы государственных архивов Республики Казахстан, 2005 предусмотрена возможность выдачи копий документов. Документы, содержащие коммерческую тайну, могут быть выданы также иным пользователям на основании письменного разрешения

фондообразователя или его правопреемника. Доступ и использование документов, подпадающих под действие законодательства Республики Казахстан об авторском праве и смежных правах, на которые срок действия авторского и смежных прав не истек, осуществляется с разрешения автора или его наследников (правопреемников). Выдача пользователям документов, перешедших по истечении установленных законодательством Республики Казахстан сроков в общественное достояние, не ограничивается. Архив по требованию гражданина обязан предоставить ему для ознакомления все документы, касающиеся его лично, а также изготовить их копии.

Ограничения на доступ гражданина к информации о нем возможны только в случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан. Архив обеспечивает реабилитированным лицам, а в случае их смерти – родственникам и наследникам в установленном порядке право на ознакомление в полном объеме с материалами прекращенных уголовных, фильтрационно-проверочных и административных дел, а также получение копий документов, за исключением сведений, касающихся третьих лиц без их согласия.

Исследователь, допущенный к работе над документами архива, заполняет анкету-обязательство установленного образца, представляет план работы, знакомится с правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов Казахстана. Исследователям в архивах для поиска необходимой информации выдается имеющийся научно-справочный аппарат: описи, каталоги, путеводители и другие справочники, а также документы по теме работы. Они получают в день не более пяти описей и 10 дел. При наличии микрофильмов документов на бумажной основе подлинники, как правило, не выдаются. В порядке исключения вопрос об их выдаче решается руководством архива с учетом конкретных обстоятельств. Максимальное количество материалов, которые могут находиться в пользовании исследователя, определяется архивом, но не должно превышать пяти описей и 25 дел. Описи и другие архивные справочники предоставляются исследователю на срок до 5 дней, документы – до 1 месяца. Срок работы с документами может продлеваться, но не более чем на две недели.

Дела исследователю выдаются на основании заполняемых им требований, в которых он расписывается при получении дел. При работе с делами исследователь обязан оформлять листы использования. Исследователь отвечает за сохранность выданных дел. Если при возврате дел будет обнаружена недостача или повреждение документов и это произошло по вине исследователя, он лишается права работы в читальном зале на срок, определенный руководством архива либо наказывается в судебном порядке. Исследователи могут делать выписки из документов и получать заказанные копии документов только по теме исследования. При этом исследователь заполняет лист выдачи копий и выписок из документов. Разрешение на их выдачу дает руководство архива.

2. Учет работы читального зала. В государственных архивах налажен учет

работы читальных залов. Для регистрации посещений исследователями читального зала ведется журнал. На каждого исследователя заводится личное дело, в которое подшиваются: письмо учреждения, направившего его на работу в архиве; анкета; план работы; требование на выдачу дел; листы выдачи копий и выписок из документов.

Личные дела не оформляются на представителей учреждений, выполняющих в читальном зале служебные задания.

Для анализа тематики исследований в архиве ведутся специальные картотеки: тематическая (по тематике исследований) и именная (по фамилиям исследователей). На их базе готовятся сводные информационные справочники об использовании документов через читальные залы архивов. Информация о тематике исследований служит источником для анализа постановки исследовательской работы, помогает в ее координации и определении новых направлений.

3. Публикационная деятельность архивов. Типы и виды документальных публикаций. Публикационной деятельностью архива называется совокупность работ по подготовке к изданию документов, включающая выбор темы, определение типа, вида и формы публикации, формирование коллектива составителей, редакционной коллегии, составление организационно-методических документов, заключение договоров с заинтересованными организациями и издательствами. При публикации документов необходимо руководствоваться действующими правилами издания исторических документов.

Работа по подготовке межархивных изданий, а также изданий, осуществляемых в соответствии с поручениями Президента Республики Казахстан и Правительства Республики Казахстан, международными договорами Республики Казахстан и договорами с архивными службами зарубежных стран координируется республиканским органом государственного управления по архивам и документации.

Подготовка документальных публикаций осуществляется в плановом порядке. Типы документальных публикаций определяются их целевым назначением. Различают научный, научно-популярный и учебный типы изданий.

Публикации научного типа предназначены для научного исследования, в большинстве случаев заменяют непосредственное обращение к документам, освещают историю создания текста, внешние особенности публикуемого документа, определяют место публикуемого документа среди других источников. Научные публикации являются результатом научного исследования; их научно-справочный аппарат отражает все стороны этого исследования.

Публикации научно-популярного типа предназначены для распространения исторических знаний и популяризации архивных документов среди широкого круга читателей. Одна из задач таких публикаций состоит в том, чтобы облегчить прочтение исторических документов. Этому должен служить соответствующий научно-справочный аппарат издания.  

Публикации учебного типа предназначены для более глубокого усвоения учебной программы, обучения самостоятельной работе с архивными документами. При подготовке учебных публикаций учитываются возрастные особенности учащихся, степень их подготовки.

По видам документальные публикации делятся на пофондовые, тематические, публикации документов одной разновидности или одного лица. Пофондовые публикации создаются в научных целях. Остальные виды публикаций могут относиться к любому их типу. Пофондовые публикации состоят из документов одного фонда (коллекции) или его структурной части, но могут иметь в своем составе документы фондообразователя из других фондов и архивов в случае плохой сохранности или разрозненного хранения

фонда.

Тематические публикации состоят из разнообразных архивных документов по определенной теме, независимо от их фондовой принадлежности.  Публикации документов одной разновидности состоят из исторических источников одного вида (протоколы, письма, завещания и др.), независимо от их фондовой принадлежности.   Публикации документов одного лица состоят из документов, созданных этим лицом в процессе его деятельности, независимо от их фондовой принадлежности.

4. Формы и способы издания документов. Формами публикаций документов являются корпус, серия, сборник, моноиздание, альбом, буклет, плакат, публикация в периодических и многотомных изданиях, публикация в приложении к научному или научно-популярному труду, публикация в тексте научного или научно-популярного труда.

К способам издания документов относятся:

типографская публикация (наборным и фотомеханическим способом);

публикация на пленочных носителях (микрофильм, микрофиша);

электронная публикация.

Наибольшая точность воспроизведения текста достигается фотомеханическим (факсимильным способом). По степени адекватности воспроизведения оригинала различают издания высшей степени факсимильности («собственно факсимильные») и издания высокой и средней степени факсимильности (издания «факсимильного типа»). Издания высшей степени факсимильности с максимальной степенью подобия воспроизводят оригинал, включая его точные размеры, характер и внешний вид бумаги (пергамена) и переплета, все визуальные особенности текста, иллюстрации, повреждения и т.п. Такое издание целесообразно сопровождать текстом того же документа в шрифтовом (наборном) воспроизведении с разделением сплошного текста (если таковой имеется) на слова, а также научно-справочным аппаратом. Издания высокой и средней степени факсимильности с большой точностью воспроизводят текст подлинника, но отличаются от него внешними элементами оформления: не воспроизводят размера и внешнего вида бумаги или пергамента, не полностью передают его красочность и т.п. По структуре такие издания состоят из факсимиле текста оригинала и научно-справочного аппарата, если публикуемый текст небольшого объема. Когда публикуется большой текст или комплекс источников, научно-справочный аппарат помещается в последнем, отдельном томе издания.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Каков порядок получения официального разрешения на работу с документами архива?

2. Опишите порядок доступа к секретным и частично секретным документам.

3. Назовите максимальное количество единиц материалов и сроки, на которые они могут предоставляться пользователям в читальном зале.

4. Каким образом ведется учет работы читальных залов архивов?

5. Назовите типы, виды, формы и способы публикации документов.

6. Охарактеризуйте основные типы публикаций документов.

7. Перечислите основные требования к факсимильной публикации.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВОВ

Ключевые понятия: управление архивом, архивный менеджмент, планирование и отчетность, работа с кадрами в архивах, маркетинговая деятельность архивов, популяризация работы архивов, инструкции, методические рекомендации, методические указания, рабочие инструкции, памятки, квалификационный справочник должностей служащих.

Лекции:

1. Организационные документы архива. Работа с кадрами

2. Научная и методическая работа архивов

3. Маркетинговая деятельность архивов



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2019-05-20; просмотров: 746; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 44.222.116.199 (0.071 с.)