Типы, виды, разновидности путеводителей.

Путеводитель – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения об архивных фондах (архивных коллекциях) одного или нескольких архивов и предназначенный для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива (архивов).

В зависимости от наличия информации о фондах одного или нескольких архивов и соответственно от объекта описания путеводители можно разделить на два типа:

1) путеводители по одному архиву – архивные (внутриархивные, общеархивные) путеводители;

2) межархивные путеводители – путеводители по определенной совокупности архивных учреждений и/или других хранилищ документов НАФ (далее – архивов).

Объектом описания в первом типе путеводителей является архивный фонд, архивная коллекция; во втором – архив и/или другое хранилище документов НАФ.

Масштаб поиска информации в первом случае – один отдельный архив; во втором – Национальный архивный фонд страны в целом или его часть.

Каждый из типов путеводителей может быть представлен несколькими видами.

Первый тип – внутриархивные путеводители:

1) путеводитель по архиву (предназначен для общего ознакомления с историей архива, составом и содержанием его документов, состоит из характеристик состава и содержания фондов и сведений о научно-справочном аппарате к документам архива);

2) путеводитель по фондам архива (более подробно и полно описывает фондовый состав архива);

3) тематический путеводитель по фондам архива (только по фондам с документами определенной тематики или содержания);

4) краткий справочник по фондам архива.

В данный тип также включаются путеводители по документам архива на различных носителях (например, справочник кинодокументов архива аудиовизуальных документов).

Второй тип – межархивные путеводители – можно разделить на вида:

1) путеводитель по архивам (содержит систематизированный перечень общих характеристик архивов);

2) путеводитель по фондам архивов (более подробно и полно освящает фондовый состав архивов);

3) тематический путеводитель по фондам архивов (только по фондам с документами определенной тематики или содержания);

4) краткий справочник по фондам архивов.

2. Состав описательной статьи и структура путеводителей. Путеводители состоят из описательных статей и справочного аппарата. Основным и обязательным элементом описательных статей путеводителей всех типов и видов является характеристика фонда (документов), она может включать:

1) название фонда;

2) справочные данные о фонде –

номер фонда,

количество дел,

крайние даты документов;

3) краткую историческую справку о фондообразователе;

4) аннотацию состава и содержания документов фонда (путеводитель по фондам архива).  

Размещение путеводителя в рамках данной классификации – условно по причине неопределенного характера описательной статьи этого справочника.

Согласно «Правил…» объектом описания в нем выступает фонд. Это представляется не совсем верным. Поскольку справочник отражает состав не одного, а нескольких архивов, то первым уровнем в его информационной структуре должен выступать отдельный архив и только затем систематизированный перечень характеристик его архивных фондов.

Ф. 490, 34 ед. хр., 1925 – 1930 гг.

В аннотации состава и содержания документов фонда приводится обобщенное описание документов (по видам) и их краткое содержание (по темам, вопросам, отражающим направление деятельности фондообразователя). Виды документов в аннотациях указываются в единообразной последовательности, в порядке их значимости: постановления, решения, приказы, циркуляры, распоряжения, положения, уставы, протоколы, планы, отчеты.

Описательная статья в путеводителях второго типа (межархивные путеводители, объект описания – архив или другое хранилище документов НАФ) отличается наличием дополнительных сведений об архивном учреждении – характеристики архива, включающей:

наименование архива (полное и сокращенное);

адресные данные архива;

справочные сведения по видам документации архива.

Характеристика фондов и документов архива в межархивном путеводителе, в

сравнении с внутриархивным путеводителем, как правило, белее сжата. Состав характеристик фондов и документов может меняться в зависимости от вида путеводителя. Описательная статья отдельных видов справочников (в рамках каждого из типов) может либо увеличиваться в объеме, дополняясь сведениями об описи (описях) фонда, библиографией по теме, указаниями на наличие внутриархивного НСА к фонду, сведениями об условиях доступа и использования документов (тематический путеводитель по фондам), либо сокращаться до названия фонда и его справочных данных (краткий неаннотированный справочник).

Схема построения (порядок расположения описательных статей) путеводителей первого типа (за исключением тематических путеводителей) определяется составом и содержанием архивных фондов и закрепляет структуру справочника в целом и место каждой описательной статьи в нем. В большинстве случаев в качестве наиболее оптимальной применяется производственно-отраслевая схема, согласно которой характеристики фондов группируются в разделы и подразделы с учетом тех сфер государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с которыми были связаны фондообразователи. Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру деятельности фондообразователя. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности организаций.

Внутри этих групп характеристики располагаются по хронологии, значимости фондов, алфавиту наименований организаций.

Последовательность описательных статей тематического путеводителя – в порядке возрастания номеров фондов с документами данной тематики, по значимости фондообразователей или хронологии.

Описательные статьи в межархивных путеводителях расположены, как правило, согласно признаков уровня учреждения в отраслевой системе и/или его административно-территориальной принадлежности (республиканские, областные архивы).

В состав справочного аппарата путеводителей входят: оглавление, списки сокращенных слов, предисловие, указатели. Путеводители могут сопровождаться списком всех фондов архива, списком не аннотированных фондов (более свойственно для путеводителей по фондам архива).

Cписок не аннотированных фондов помещается в конце путеводителя, в нем

указываются: название фонда (группы фондов), номер (номера или количество) фонда (фондов), объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

3. Путеводитель по архиву предназначается для общего ознакомления с историей архива, составом и содержанием его документов. Основная часть путеводителя состоит из характеристик состава и содержания фондов и сведений о научно-справочном аппарате к документам архива. Сведения по истории архива помещаются в предисловии.

4. Путеводитель по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, состоящих из названия и номера фонда, объема фонда в единицах хранения по видам документации, крайних дат документов по каждому виду документации, исторической справки, аннотации, библиографии по фонду.

Перечень сведений может быть дополнен: сведениями о количестве и составе описей фонда; списком не аннотируемых фондов, состоящим из названий фондов и справочных данных о них; информацией об объемах дел по личному составу, об условиях доступа и использования документов. Путеводитель по фондам архивов кроме вышеуказанных сведений дополнительно содержит сведения об архивных учреждениях, состав фондов

которых он освящает.

5. Путеводитель по архивам содержит систематизированный перечень характеристик архивов. Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из наименования архива (полного и сокращенного), адресных данных архива, справочных сведений по видам документации, исторической справки и аннотации. Характеристика может дополняться информацией об условиях доступа и использования документов, библиографией.

Одним из примеров путеводителя по архивам является двухтомник «Государственные архивы СССР» (М., 1989), в подготовке которого принимали участие и казахстанские архивисты. В нем собраны сведения о всех центральных архивах СССР и государственных архивах союзных республик по состоянию на середину 80-х годов.

Каждой республике посвящен раздел, в котором даются справки на ее архивы. В справке приводятся полное и сокращенное название архива, его адрес, количество и крайние даты хранимых документов, краткая история архива. В справках о центральных и областных архивах имеются аннотации о содержании основных групп документов фондов. Несмотря на распад СССР и происшедшие изменения в сети и названии архивов, справочник не утратил своего информационного значения и является единственным изданием, где охарактеризованы все государственные архивы стран бывшего СССР.

Уже в период суверенного Казахстана создан межархвный путеводитель «Архивные документы Республики Казахстан – сокровищница социальной памяти государства» (Алматы, 2005), содержащий сведения об органах и учреждениях всей государственной архивной службы страны, в том числе о государственных архивах всех уровней – республиканских, областных, а также территориальных (районных, городских) архивах. Описательная статья справочника содержит: название архива; адрес и контактный телефонный номер; общее количество фондов, единиц хранения и их общие хронологические рамки; режим работы архива; краткую историю архива; краткую аннотацию фондов. Некоторые статьи сопровождены фотографиями с изображением зданий архивов. Справочник содержит список изданных путеводителей по архивам, а также иллюстративный материал, отражающий богатство и видовое разнообразие документов НАФ.

Примером путеводителя по архивным учреждениям отдельного региона страны выступает справочник «Государственные архивы Кустанайской области». В него включены сведения о всех органах и учреждениях государственной архивной службы области,  общественных объединений области, государственные архивы в городах Кустанай, территориальные архивы области). Описательная статья состоит из официального названия архива, краткой истории учреждения, характеристики состава фондов, характеристики направлений работы архива, его структуры, сведений о сотрудниках; адреса, телефонного номера. Сведения о территориальных архивах ограничены их адресами и контактными телефонами.

6. Тематические путеводители и краткие справочники. Тематический путеводитель по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня характеристик фондов (частей фондов), содержащих документы по определенной теме (темам). Характеристика документов состоит из: номера и названия фонда; крайних дат документов фонда; номера описи (описей); аннотации документов фонда (фондов); библиографии по теме; указания на наличие внутриархивного НСА к фонду.

Характеристика может быть дополнена сведениями по истории фондообразователя, об условиях доступа и использования документов, для межархивного путеводителя – наименованиями архивов.

Краткий справочник по фондам архива (архивов) содержит систематизированный перечень характеристик архивных фондов, включающих названия архивных фондов и справочные данные о них. В краткий справочник могут входить сведения обо всех хранящихся фондах или об определенной их группе.

Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Характеристика фонда в аннотированном кратком справочнике по фондам архива (архивов) состоит из названия фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных и краткой аннотации. Характеристика фонда в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия фонда и справочных данных. Характеристика фонда может быть дополнена сведениями об объеме дел по личному составу, об условиях доступа и использования документов, библиографией, для межархивного справочника – наименованиями архивов.

В архивах с нефондовой структурой или с документами на небумажных носителях могут создаваться путеводители по свойственным им классификационным единицам либо по видам документов. Например, для архивов с аудиовизуальными документами создаются путеводители по аудиовизуальным документам архива (в зависимости от вида – кинодокументы, фотодокументы и т.д.). Примером такого путеводителя является (Поскольку такой вид путеводителей, как тематические, а также краткие справочники присутствуют в каждом типе – ниже они характеризуются совместно) справочник «Центральный государственный архив кинофотофонодокументов:

Справочник. Ч. 1. Кинодокументы (7809 док. за 1925 – 1990 гг.)» (Алматы, 2002).

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Какие функции выполняет такой архивный справочник как путеводитель? Какие типы, виды и разновидности путеводителей могут разрабатываться в госархивах и чем они отличаются?

2. Какие сведения включает в себя описательная статья путеводителя по фондам архива и какова схема построения данного вида справочника?

3. Каков состав справочного аппарата путеводителей? Что представляет собой «список не аннотированных фондов»?

4. В чем отличие описательных статей внутриархивных и межархивных путеводителей. Приведите примеры путеводителей каждого из указанных типов.

5. Какие сведения содержатся в тематических путеводителях? Приведите примеры.

6. Какие сведения содержатся в кратких справочниках? Приведите примеры.